高校儀器設備管理信息化建設的研究

葉晟 王健 蘇文莉

【摘? 要】 近些年，隨著國家對高等教育經費的持續(xù)投入，高校儀器設備種類、數量與日俱增的同時，對儀器設備信息化管理也提出了更高的要求。文章在分析西部某地方高校儀器設備信息化管理工作現狀的基礎上，從健全信息化管理制度、提升管理人員信息化素養(yǎng)、構建全流程管理平臺及開放儀器設備資源共享等多方面，提出了適應地方高校的儀器設備管理全生命周期的信息化建設方案。

【關鍵詞】 信息化建設；儀器設備；管理系統(tǒng)

一、高校儀器設備管理信息化建設現狀

（一）信息化管理程度不高

目前，學校仍處于儀器設備信息化建設的第二階段，即在數字化校園的基礎上，建立了基于B/S結構的儀器設備信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中相關業(yè)務部分采用線上辦理，但功能過于簡單，只能實現儀器設備資產錄入、查詢、增加、刪除、修改以及對設備進行報廢等。而且，系統(tǒng)相對閉塞，僅對接二級學院，未接入普通教職員工，也未與相關職能部門系統(tǒng)進行數據對接。

（二）信息化管理制度不夠完善

健全的儀器設備信息化管理制度是保障高校儀器設備在當前信息化、數字化形勢下規(guī)范管理的前提。作為設備管理制度的重要一環(huán)，學校儀器設備信息化管理制度相對陳舊、與當前形勢脫節(jié)，且推廣與執(zhí)行力度不夠，在一定程度上影響了儀器設備管理信息化水平，需進行更新與完善。

（三）儀器設備開放共享信息化平臺缺失

高校實現儀器設備，特別是大型儀器設備的共享，對提高設備利用率、提升投資效益、科學配置教育經費有著重要作用。但目前，學校儀器設備的開放共享程度偏低，除了共享的意識不足，共享管理辦法不夠完善，獎懲激勵機制不夠健全外，缺少儀器設備開放共享信息化平臺也是其中重要原因之一。儀器設備負責人之間缺乏信息共享渠道，出現了設備重復購買、利用率不高，甚至長期閑置等現象。

（四）儀器設備管理人員信息素養(yǎng)不高

在儀器設備種類、數量且專業(yè)性大幅提升的前提下，學校對設備管理人員信息化培訓相對較少，并且設備管理人員除了個別專職外，大部分由教師兼職，教師需要兼顧科研與教學，無法投入大量時間、精力從事儀器設備信息化管理工作，在沒有強制要求的情況下，普遍選擇傳統(tǒng)管理方式，對儀器設備管理的信息化有一定影響。

二、高校儀器設備管理信息化建設思路

為縮小與省內外一流高校的差距，更好地為學校開展人才培養(yǎng)、科技攻關、社會服務等各項工作提供物質保障，文章基于校情、存在的問題與新形勢的發(fā)展，探討符合全生命周期管理理念的信息化建設解決方案，探索高校儀器設備面向信息化、數據化、開放式管理的思路。

（一）高校儀器設備全生命周期管理的特點

儀器設備全生命周期管理包括從儀器設備的配置、論證、招投標、采購、建賬、驗收、使用、維修直到設備報廢的整個過程。高校的設備全生命周期管理，涵蓋了資產和設備管理雙重概念，通過全生命周期管理，學校能夠實時動態(tài)掌握儀器設備的使用情況、運行狀況與利用效率等全方位信息，實現學校儀器設備資產投入與產出最大化，滿足全校師生對實驗及教學設備“安全、可靠、優(yōu)質、高效、經濟運行”的現代化要求。

（二）高校儀器設備全生命周期管理的難點

1. 高校儀器設備種類多、數量大

近年來，儀器設備作為辦學的重要支撐條件，無論是教學、實驗、科研、辦公設備的種類和數量都大幅提高，在為高校正常運行進行有效保障的基礎上，其復雜性也對儀器設備全生命周期管理提出了更高的要求。

2. 高校儀器設備全生命周期參與主體多

高校部門分支多，儀器設備的歸屬，即全生命周期涉及被管理的部門涵蓋行政、教學、教學服務、科研等。同時，全生命周期各階段管理工作同樣涉及眾多參與主體，包括國資、計財、招標辦、紀委監(jiān)察、審計及各二級學院等，部門之間彼此連接、共享數據、流轉業(yè)務。所以，儀器設備全生命周期管理的設計需要考慮參與主體的復雜性、多樣性及互相制約的特點。

3. 高校儀器設備全生命周期管理系統(tǒng)性強、持續(xù)性高

儀器設備全生命周期呈現出系統(tǒng)性與持續(xù)性。系統(tǒng)性要求管理工作要考慮周全，比如，管理相關政策、文件需統(tǒng)一，不能因人而異、因事而異。持續(xù)性則是各階段工作會制約且相互影響，要求管理具備持續(xù)性，任何階段的變動都必須體現，否則可能會造成國有資產的流失。

（三）調查研究與分析

1. 調研目的

基于目前儀器設備管理信息化建設的現狀，對當前儀器設備管理信息系統(tǒng)的滿意度、使用情況及主要問題、亟須完善功能等進行調研。

2. 研究方法

（1）調查對象

國有資產管理處工作人員、各二級學院設備管理員、各部門系統(tǒng)使用人員與普通高校教師等對儀器設備信息化建設及設備管理系統(tǒng)最直接、最有代表性的使用者與體驗者。

（2）調查方法

通過在線問卷，共發(fā)放問卷66份，回收有效問卷60份。

3. 調研結果

（1）滿意度

根據圖1所示統(tǒng)計結果，受調查者對當前儀器設備管理信息系統(tǒng)不滿意的占到73%以上，一般及滿意為26.7%，沒有非常滿意的用戶，滿意度整體偏低，且根據后續(xù)分析，各部門系統(tǒng)使用人員與普通高校教師對系統(tǒng)滿意度相對更低。

（2）主要問題

受調查者滿意度較低的原因主要是當前儀器設備管理信息系統(tǒng)的功能過于單一，其主要問題如圖2所示。包括：①未與設備管理各職能系統(tǒng)進行數據對接，導致論證、采購、驗收、設備入賬等均采用線下處理，造成人力、物力的浪費，且效率不高；②設備管理功能不全面，如缺少設備維修、設備變動等環(huán)節(jié)，具備設備報廢功能，但流程不完善；③二級學院（單位）管理員管理權限不足，且普通教師沒有系統(tǒng)使用權限，無法提交相關業(yè)務，管理員工作量增大；④沒有儀器設備開放共享平臺，大型儀器設備使用效益不高；⑤移動設備普及的現狀下，受調查者希望部分業(yè)務，如設備入庫、設備維護等能夠同步至移動端實現，便于操作。

（四）高校儀器設備全生命周期管理信息化建設策略

1. 健全儀器設備信息化管理制度

儀器設備全生命周期管理需要制度保證，需全面梳理各部門現有管理制度，并在嚴格貫徹國家相關各項規(guī)章制度的基礎上，修訂和完善儀器設備信息化管理制度，科學化、制度化、規(guī)范化落實全生命周期管理，讓信息化建設有章可循。

2. 構建基于全生命周期的信息化管理系統(tǒng)

基于調研結果，分析校內儀器設備全生命周期管理的特點，結合新形勢、新政策，建設全新的儀器設備信息化管理系統(tǒng)。

（1）構建適應新形勢發(fā)展和符合校情的儀器設備全生命周期管理系統(tǒng)模型，如圖3所示，包括儀器設備管理信息化系統(tǒng)及與相關業(yè)務部門的數據接口。儀器設備管理信息化系統(tǒng)包含儀器設備申購、審批、采購、驗收、入賬、管理、維修、報廢及大型設備開放共享等模塊；數據接口鏈接的相關業(yè)務部門包括計財、實驗教學中心、各二級學院等。

系統(tǒng)采用多層次、立體化管理，實行學校、二級學院及各業(yè)務單位、各部門及實驗室（課題組）的三級管理模式，分級授權，層層聯(lián)動，優(yōu)化了流程，提高了業(yè)務處理的效率與系統(tǒng)的可靠性。

同時，進一步下放權限，為全校教職員工開通一般賬戶，統(tǒng)一認證，具有設備購置、報廢申請、歸屬查詢、共享設備等普通權限，使全校職工能夠實時了解個人業(yè)務辦理進程，查詢名下所屬設備信息，大大增強了系統(tǒng)對普通教職員工的可用性與易用性。

（2）基于模型開發(fā)儀器設備全流程信息管理系統(tǒng)，相關業(yè)務全程采用線上辦理，部分業(yè)務同步至移動端實現，有效實現儀器設備管理全生命周期信息化，確保儀器設備管理數據在全生命周期內有效溯源。同時，實現學校各職能部門對全校儀器設備信息的數據互通與共享，掌握各種儀器設備的使用及管理情況，科學評價儀器設備使用績效，為學科建設、質量管理、科學研究等提供數據支持。

（3）通過儀器設備信息管理系統(tǒng)的運行，可產生儀器設備的生命周期數據，對生命周期數據進行分析，能夠優(yōu)化流程、提升服務。隨著學校發(fā)展，大型儀器購置逐年增多，通過對儀器設備的數據化管理能夠為大型儀器購置論證、開放共享、效益分析提供真實有效的數據保障，大幅提升管理的科學性。

3. 建立儀器設備開放共享信息化平臺

目前學校儀器設備分布不均衡，特別是大型儀器設備利用率及管理效率不高，在基于全生命周期的信息化管理平臺上構建儀器設備開放共享渠道，打通學校儀器設備開放共享的“最后一公里”。

4. 提升儀器設備管理人員信息素養(yǎng)

（1）穩(wěn)定儀器設備管理人員隊伍，保證全生命周期管理各階段工作具備持續(xù)性，在重要崗位最大程度安排專職管理人員；（2）重視對儀器設備管理人員的經常性信息化培訓，特別是兼職管理人員，更要注意信息化素質的培養(yǎng)及對信息化管理的重視；（3）建立科學合理的考核激勵機制，充分調動設備管理人員更新信息化管理知識、提高信息化管理效率的積極性、主動性，最大程度保障高校儀器設備管理工作。