基于效率提高的企業行政管理創新路徑研究

周芳芳

[摘 要]行政管理是企業可持續經營的內在支撐與基本輔助。一套行之有效的行政管理系統可為企業的運營提供持續的動能，輔助企業拓展前方業務、穩固產品生產、統籌管理全體人員、增強企業凝聚力。當前，仍有一部分企業沒有意識到行政管理的重要作用，因此，文章圍繞效率提高這個核心，說明企業優化行政管理的必要性，分析了企業在行政管理工作中出現的問題并提出一些建議，以期為管理同仁提供一些理論借鑒。

[關鍵詞]效率提升；企業管理；行政管理；行政管理系統

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）06-0010-03

企業的行政管理是支撐企業可持續經營的一套規章、制度、操作辦法并以此輔助執行的職能性管理系統，具有規范性、縱向性、服務性等特點。行政管理在企業的經營管理中扮演著十分重要的角色，輔助企業拓展前端業務、穩固產品生產、統籌管理全體人員、增強企業凝聚力，為企業的發展提供強勁的助力。但一些企業的行政管理部門，因為種種原因工作效率低下，難以適應企業發展的實際需要。

因此，圍繞效率提高這個核心優化與變革行政管理系統，可為企業提供更堅實的內部支撐，激發企業的生存活力，推動企業實現良性、健康發展[1]。

一、企業行政管理的特性

企業行政管理是企業依托行政管理系統開展的職能性管理。它依托于行政部門，同時涉及企業的方方面面，具有規范性、縱向性和服務性等特性。

（一）規范性

行政管理是一套支撐企業經營的管理系統，涉及企業中的生產、營銷、外聯、后勤、財務、人事等諸多部門，需要依靠規范的制度章程、嚴謹的流程化操作、合理的獎懲機制等措施，實現“以一管多”的職能需求，因此規范性是行政管理最為重要的特性。

（二）縱向性

行政管理通過上級行政機構向下級下達指令，其行政關系是自上而下的統籌與指揮，在執行過程中，各層級各部門之間開展協作，因此縱向性是行政工作開展的重要特性，所有的創新改革必須考慮到這一特殊性。

（三）服務性

行政管理要處理企業大小事務的統籌規劃、協調安排、信息溝通等工作內容，在企業中擔任著服務者的角色。服務性是行政管理發揮統籌管理全體人員的“中樞神經”作用的關鍵。正是因為行政管理的對象是企業的全部部門及全體人員，要把每一個細節的服務都做到位，才能給企業的運營提供實實在在的支持[2]。

二、企業行政管理面臨的主要問題

當前，企業的行政管理尚存在一些比較典型的問題，諸如“小馬拉大車”，“人治”高于“法治”，一人多崗、分身乏術等，這給企業的管理造成了一定的障礙。

（一）“小馬拉大車”

在企業的經營過程中，行政部門往往扮演著服務型的職能角色，處于管理話語權的邊緣。很多企業只設置總的行政部門，在各分部、各層級不再設置額外的分部、分級行政崗位，導致行政管理時常被架空，政令的實施只停留在通知的發布上。一些小企業的行政崗位更是囊括于人事部中，行政管理的工作不能獨立開展，行政工作也可能由人力資源崗位人員兼職負責，這都阻礙了行政工作的開展。這樣的部門設置，削弱了行政管理作為信息處理中心、管理統籌中心的“中樞神經”作用。行政管理責任重大，要統籌管理企業中大大小小的事務，執行能力卻被弱化，就像一只“小馬駒”拉著企業這輛大車，吃力且低效。

造成如此局面的原因，一方面是管理觀念上的局限。與生產、業務、財務等部門相比，行政部門不直接產生盈利價值，一些管理者還停留在“管人就行”的階段，依舊把行政管理職能降低到為盈利部門服務的地位，沒有意識到行政管理統籌全局的作用。另一方面，組織架構與經營發展速度不匹配也造成了一些問題。很多企業的行政設置跟不上業務部門的擴張速度，隨著業務量激增，企業增配了生產人員、業務人員，但行政管理人員的數量并未改變，行政管理工作的增加，使行政管理人員的工作效率大打折扣[3]。

（二）“人治”高于“法治”

行政管理是一項專業化要求極高的工作，但很多企業還停留在行政就是處理人事瑣事的階段，認為這類工作誰都可以干，將一些閑置人員塞進行政部門，讓行政管理的“人治”高于“法治”，行政工作在實際開展中被曲解，變了形，離執行目標“差之毫厘，謬以千里”。一些企業在設置時喜歡套用國企或者機關的行政機制，初期可能還適用，但隨著企業的快速發展，很多機制就不再適配了。加之企業的行政管理人員也樂于依靠傳統經驗開展工作，惰于學習新理論、新方法、新技術，懶得調整、革新現行機制，這就造成了行政部門不能很好地服務企業經營，被管理對象要適應老套的行政管理系統。同時，企業在治理過程中，經常會出現所有權和經營權無法分離的局面，股東干預經營，行政管理可能淪為權力爭斗的工具。還有一些領導習慣以權壓人，喜歡屬下服從他的長官意志，使行政管理形成以某個人或者幾個人的喜好為工作的風向標，工作往往奉行的是領導指令，而非按章辦事。還有很多中小企業依靠家族化經營，有內部裙帶關系的人都被安排進行政部門，導致工作的開展往往使不上勁，人的意志、關系的強硬在其中起到更大的決定性的作用。這些行為都大大弱化了行政管理按規章制度操作的規范性，也影響了行政管理的職能發揮[4]。

（三）一人多崗，分身乏術

行政管理工作范圍廣、內容雜，為了節約人力成本，一些企業也大大壓縮了行政人員數量，行政人員往往一人多崗，身兼數職，需要在行政管理工作之外再兼職諸如人力、后勤、外聯甚至倉管、出納等本職工作之外的事務。這讓很多行政人員在各種不同性質的事務之間疲于奔命，無法沉下心來把行政管理做到專業化、高質化。同時，一些行政人員的專業能力不強，主要是因為招聘時就對行政人員的學歷和專業匹配度要求較低，給予的待遇也不高，導致行政人員只能完成事務性工作，而無法拓展諸如公共關系維護、制度變革、統籌管理全體員工等工作。

出現行政人員一人多崗、分身乏術的問題，主要在于企業的組織結構不合理，且行政管理系統的低效也會加劇這個問題。行政操作系統如果沒有及時更新、升級，會耗費大量的人力和時間，一些企業在引進行政系統時可能只是隨大流，并沒有根據企業需求設計，在后續操作中隨著新情況、新變化的不斷增多，就可能會引發管理混亂，造成行政管理的低效。

三、企業行政管理效率提高的意義

效率的提高可為企業的持續運營提供持續的驅動力，行政管理應圍繞著效率優先進行創新改革。效率提高是促進企業現代化的最優選擇，是企業提升競爭力的重要助力，可為企業實現高質量發展提供保障，并成為企業戰略發展的有效輔助。

（一）企業現代化的最優選擇

在日益變化的市場形勢下，企業面臨更多的發展機遇，企業管理模式能否支持企業抓住這些發展機遇是非常重要的。因此，企業要摒棄落伍的行政管理系統，提高行政管理效能，將高效的行政系統作為“中樞神經”驅動企業的運營，跟上時代創新的步伐，在不斷變化的市場環境中站穩腳跟。

（二）企業提升競爭力的重要助力

當前，隨著企業之間的競爭日益加劇，要想讓企業穩固發展，最根本的是提升核心競爭力。一個注重效率的行政管理系統正是精雕細琢于小處，用心顧好每一個環節，提升企業的競爭力，使企業在競爭激烈的市場中保有一方領地[5]。

（三）企業高質量發展的基礎支撐

效率提高是企業高質量發展的內在動力。當企業實行效率至上的行政管理機制時，內部的協作和配合將更加順暢，員工的工作潛能也將被激發，積極性被調動，由此形成一股合力，共同為企業外部業務的拓展提供有力的保障。

（四）企業戰略發展的有效輔助

在提高行政效能的過程中，企業管理系統都將隨之優化，無論是在制度、組織、架構、流程方面，還是在文化建設方面，規范化、科學化、專業化是管理的重要標尺，以促進企業往精深方向規劃戰略目標，免除企業在高速發展進程中的后顧之憂。

四、基于效率提高的企業行政管理創新路徑

為解決企業行政管理存在的諸多問題，實現新時代企業的創新性發展，企業行政管理應從以下幾個方面圍繞效率提高進行革新。

（一）樹立效率優先的管理理念

在企業的管理中，生產與業務部門大多重視效率的提高，行政管理部門則多以維持穩定、促進和諧為管理目標，這種觀念是對行政管理本質的忽視，沒有把行政管理當作企業的“中樞神經”及統籌全局的重要板塊[6]。

市場環境瞬息萬變，提高工作效率是企業經營的首要任務。行政部門在后方凝聚員工，讓政令通達，各部門和諧，為前方業務運營提供支撐，因此也應將效率的管理觀念融入其中，讓前后方的節奏保持一致。隨著企業的發展，行政部門也應擴大規模，架設一個更加合理的組織結構，配備足夠的人手，這都需要領導者在思想上重視行政部門，真正認識到行政部門的價值，將行政部門視為“指揮棒”“助推器”，這樣才能最大限度地發揮行政管理的助力作用。

（二）推行規范化、標準化的流程管理

行政管理的特點是要求企業執行規范化的管理機制，建立標準化的流程管理，只有使按章辦事成為日常工作的正常模式，才能提高企業的運行效率。企業在設計公司章程時，要明確股東與管理者之間的權利與義務，盡量建立經理人系統，減少股東參與對決策指手畫腳的機會。在公司中倡導“法治”管理，擯除“人治”干預，在全公司推行效率為先的制度化管理。行政部門的地位特殊，同時兼任著企業制度的制定者、執行者與監督者三重身份，在制度的設計與執行的實操中，應做好表率，在企業內部起到規范化、標準化、按流程辦事的帶頭作用。在設計制度上應結合企業實際，并充分考慮到執行的合理性，在讓企業運營有章可循的基礎上還要讓制度能夠為運營起到保駕護航的作用，而不是讓制度拖累企業的實際經營。要對制度的學習、流程化的具體操作做培訓和輔導，將制度的執行落到實處，真正發揮出制度化管理的功用，讓企業內部借由規范化的制度管理促進個體、部門的工作效率的提高，實現全部門通力合作、全企業合力運營的健康態勢[7]。

（三）實施合理的崗位建制，提高各崗位工作效能

行政管理一崗多職的現象較為普遍，必須進行合理的崗位建制，將行政崗位的人員工作盡量往專業化、專門化靠攏，只有實施專業化操作，才能真正提高各崗位的工作效能。企業行政管理必須樹立“以企為本，服務一線”的理念，將管理和服務有機結合，抱著服務各部的態度，融入其他部門，實現行政管理對多部門“長觸手”的輔助職能。同時，還要行使好制度賦予的權力，將制度、紀律貫徹落實到公司全體人員、貫穿工作的每一個環節，以確保企業各項工作有條不紊地開展。

（四）加強行政人才培養，提高員工的工作效率

企業中并不缺乏事務性的行政人員，更不歡迎左右逢源或者制造權力紛爭的管理人員，但對于“知業務、懂管理、會溝通”的專業化行政管理人才卻十分歡迎。企業應緊緊圍繞行政管理的專業性，搭建起以戰略性人才為領導、專業性人才鋪中層、事務性人才打基礎的三層人才梯隊。著重培養、提升行政人員的政策理解能力、溝通協調能力、信息管理能力與制度建設能力等行政管理核心能力。為其提供更多的培訓通道與歷練機會，給予行政人才更大的成長空間。同時，科學設計薪資方案，適度提高行政人員的工資待遇，架構通暢的晉升通道，讓行政人才能夠安心地做好本職工作。

（五）建設技術驅動效能的管理信息系統

為提高企業行政管理效能，企業應建設信息化管理系統。充分運用數字化辦公技術構建企業數字化管理平臺，提高行政管理的信息化水平。還應根據管理需要購買管理信息化軟件，如釘釘、E企行、企業微信及其他OA 辦公系統，借助數字化管理系統，提升行政管理的單位時效性，提高企業應對內外部環境變化的反應速度；提升行政管理人員對人、財、物、力等信息的收集整理能力和統計分析能力，為企業的科學決策和資源調配提供更多重要依據。

參考文獻：

[1]羅玉香.新常態下企業行政管理方式的創新研究[J].中國市場，2023（05）：63-65.

[2]羅嘯.企業行政管理創新思路與發展優化策略[J].中外企業文化，2023（01）：73-75.

[3]馬三蕊.關于提升現代企業行政管理人員綜合能力的思考[J].老字號品牌營銷，2022（22）：139-141.

[4]蘇毅興.中小型民營企業行政管理模式創新研究[J].企業改革與管理，2022（15）：18-20.

[5]張鵬.淺談新時代國有企業行政管理模式創新[J].辦公室業務，2020（03）：45-46.

[6]寧怡，楊戈.企業行政管理的角色定位與效率提升[J].現代企業，2022（01）：54-55.

[7]徐建華.新時代中小民營企業行政管理創新研究[J].投資與創業，2022，33（13）：147-149.