大數據背景下少數民族地區檔案信息化建設面臨的機遇

李鳳巧 姚元立 李曉霞

[摘要]現階段，隨著大數據技術的廣泛普及，時代發展不斷進步，對當前社會少數民族地區檔案信息化建設具有重要意義。在少數民族地區，檔案信息化建設有利于開展社會保障工作，為各項政策的落實提供有效依據。所以，相關人員需要對此給予一定重視，結合少數民族地區檔案信息化建設發展現狀，通過采取相應措施抓住機遇，以此促進少數民族地區檔案信息化建設更加完善。

[關鍵詞]大數據；少數民族地區；檔案；信息化建設

引言

當前，大數據技術的普及促使少數民族地區檔案信息化建設得到持續發展。在少數民族地區檔案工作中，充分結合時代發展，使檔案信息化建設愈發完善，相關人員需要根據少數民族地區檔案工作現狀合理分析，采取相應策略，進一步推動少數民族地區檔案信息化建設未來發展。

一、少數民族地區檔案信息化建設的概述

在少數民族地區檔案管理工作中，需要全面推進其信息化建設。比起人工檔案管理，信息化管理更加完善、更加系統、更全面細致，有效規范操作流程，整理歸檔各種檔案信息資料，就算是面對龐大的流量也能應對，查閱非常方便，而且可以很多人同時在平臺上調閱檔案。大數據背景下，檔案管理工作只需不斷開發完善計算機軟件系統，就能存儲巨量數據信息，達到永久保存檔案資料的目的。信息化檔案管理，保存檔案的方法有很多種，不僅可以是文檔形式，還可以是視頻形式，也可以是圖像形式等，這樣使得檔案資料更加全面、更加完善、更加真實、更有價值。信息化檔案管理在收集整理資料方面更加便捷，更容易保管，在提取上很方便，用時還短，更加精準，這些優勢對推動少數民族地區檔案信息化的建設和提升檔案管理水平有著重要意義。

在信息化檔案工作中，檔案資料不再是紙質資料，工作人員也不需要人工書寫檔案資料，可以在電腦上輸入資料，直接保存在電腦數據庫中；只需要把資料錄入到檔案信息系統中，保存后就能智能整理、歸檔；信息化檔案工作不僅降低人力成本、節省空間、節約資源，還能有效避免由于人工失誤帶來的誤差。利用信息技術，將所有檔案信息納入數據庫管理，這樣檔案信息系統性將明顯加強，當查閱利用信息需求指令發出后，整個數據庫的檔案信息就成為利用對象，與所需信息相關聯的檔案信息都將被調閱展現，打通檔案信息之間的原始壁壘，讓檔案管理、信息調閱傳輸和共享變得輕松簡單，擴大檔案信息利用共享的覆蓋面，檔案的利用價值得到大幅提升[1]。

二、大數據背景下少數民族地區檔案信息化建設面臨的機遇與挑戰

由于在大數據背景下建設檔案管理信息化可與現代的科學技術進行有效結合，能夠讓檔案資源的獲取、調用、存儲都得到最大程度上地運用。大數據背景能夠促進當前的檔案管理工作更加高效地進行，同時還能夠提高工作效率、減少勞動成本。雖然如今檔案信息化技術已經得到保障，但是資金和設備還是無法得到有效的保障，因為建設檔案管理的信息化，除了需要一些先進的技術以及設備，還需要具備專業素質的人才。另外，檔案信息可能會出現安全漏洞，因為檔案管理的過程中主要都是應用互聯網和計算機技術，若是中了病毒，那么數據就會被偽造或者篡改。除此之外，我國的檔案人員非常稀少，無法滿足當前市場的發展需求。

三、信息化檔案建設存在的問題

（一）缺乏統一標準和規范

由于少數民族部分地區存在制定不同管理標準和規范的情況，導致信息化系統覆蓋范圍小、數據交換限制多，無法體現信息化系統的經濟效益和服務效益，具體表現出的問題主要有兩個方面：一是系統軟件的開發缺乏整體規劃性，各單位使用的檔案系統都不相同，互相之間也不能通用且系統操作復雜，實用性差，應用系統建設標準不一，計算機設備、網絡信息系統設備型號不統一，硬件互操作性較差；二是系統管理規范不統一，行業標準與國際技術標準均有一定差距，使得檔案數字信息的分類、存放、標識都具有一些特殊性，從而導致了檔案信息檢索的難度。互聯網信息化技術手段的引入要求新檔案保管人員在掌握現代檔案保管科學技術的同時，還要能夠了解計算機應用技術和互聯網計算機技術，但因為部分檔案保管人員并沒有計算機應用技術和信息技術方面的專業技能和基礎知識，容易在歸檔原則上發生混亂的問題，因此難以實現現代數字化檔案信息系統的正確歸檔[2]。

（二）軟件系統應用功能得不到應有的發揮

軟件系統應用功能得不到應有發揮一直是困擾少數民族地區檔案信息化建設的問題之一，造成這一現象的因素比較多。其中，部分檔案管理人員計算機應用技術差，在進行檔案的信息化管理工作時，只使用一些簡單的查詢功能或者網上操作，大部分稍復雜點的系統管理工作仍然通過人工完成，浪費信息化系統提供的管理資源。在少數民族地區檔案信息化建設過程中，檔案信息雖然已經數字化成為數據信息，但是查詢、分享、傳輸功能的使用規范有著嚴格規范，致使部分功能無法使用；在少數民族地區檔案信息化建設開始前，設備采購人員工作不細致導致計算機硬件和軟件的代差出入太大，在軟件系統升級時出現硬件設備無法匹配的情況，最后要么更換硬件增加成本，要么軟件無法升級更新，影響系統功能的使用。

四、大數據背景下少數民族地區檔案信息化建設的有效策略

（一）提高少數民族地區檔案信息化建設的重視度

在大數據背景下，隨著各種信息技術的推廣，使得少數民族地區檔案信息化建設的進程加快，這對于檔案存放服務的發展來說，又是一種新的進步，不僅體現在信息質量的存儲方面，也體現在檔案信息的整合方面。借助各種信息技術和信息平臺，使得檔案信息的存儲量以及規模變得越來越大，在此過程中，人們能夠隨意利用其中的信息資源相互共享，從而充分發揮出了檔案信息、數據資源的根本價值、提高社會各界的共同進步；同時，相關人員需要檔案信息系統形成了一種立體式的結構，讓各類信息系統的調用、集成、共享等工作變得更為簡單，從而提高檔案業務的質量。由此可見，在大數據管理視角下，檔案工作迎來了更多的發展機會。相關部門領導和基層工作人員都要關注檔案的信息化工程建設，并轉變了思想，意識到信息化工程建設對于檔案管理工作來說是非常關鍵的。只有相關部門領導將信息化建設放在心上，注重于信息化工程建設，才能夠據此制定一套完善的檔案管理方案，優化檔案管理工作；基層工作人員同樣要重視檔案工作的信息化建設，只有這樣才能充分發揮出其實用效能，才能全身心地投入其中，進而提升檔案信息系統的效能。

（二）培養技術人才

大數據時代是由各類技術以及平臺等共同創建的新時代，如信息技術、計算機技術、互聯網技術、多媒體平臺等，其在為檔案工作帶來發展機遇的同時，也帶來一些挑戰。涉及重要檔案資料的要加密處理，并進行備份，以避免檔案資料被人盜取或損壞等情況發生，提升檔案信息系統的安全性。少數民族地區檔案信息化管理以信息技術為支撐相關人員需要掌握信息技術管理應用和必要的操作能力，還要懂網絡管理、計算機、服務器等設施設備的維護，及時進行網絡和軟件檢測，升級改造以及信息數據的備份管理，保證檔案信息系統的正常運行。

（三）積極開發管理軟件

在大數據背景下，適合的檔案管理軟件是少數民族地區檔案信息化應用水平的關鍵，相關人員需要通過開發專門的檔案管理軟件實施智能化查詢服務，將海量的檔案信息進行整合、歸類，以便更好地掌握檔案內容，提供科學精準的檔案信息服務。建設檔案資源檢索系統可以保證檔案資源得到有效運用，方便快捷地檢索檔案信息，是信息化檔案管理建設的重要內容，是有效利用檔案資料的前提。在檔案信息系統的建設過程中，一定要重視建設自動檢索系統，要利用一定工具，設立一個科學的檔案自動檢索系統；要延長紙質檔案資料與實體檔案資源的壽命，完善基礎設施，能夠更好地儲存紙質檔案資料，那些有價值的紙質檔案資料要數字化保存到數據庫里面。檢索信息系統的建立，要根據檔案使用者的需求以及檔案管理的目標來建立，要能從檔案資料的有效運用角度來看，合理地規劃檔案資料的運用過程，根據這個過程來建立檢索系統。

當下，為能夠有效運用檔案資源，相關人員需要結合檔案使用者的需求，建立一套科學的資料檢索系統，便于使用者快速找到檔案資料。檢索系統可以是通過圖像來檢索，也可以是文字關鍵詞來檢索，要能提升檔案資源的有效性，充分發揮檔案資料的價值，相關人員需要讓檔案資料的運用與檢索更符合當前使用者的需求，提升檔案檢索效率，讓檔案資料能夠高效利用[3]。

（四）打造檔案網絡體系

少數民族地區檔案信息化建設是一個系統管理過程，既包含有管理操作系統，也包含數據庫建設、軟件系統管理等現代信息技術手段，其中最根本最關鍵的是計算機網絡技術的建設管理。信息化建設會面臨信息管理風險，數據安全成為管理的側重點，這就需要建設一個有序健全的檔案網絡系統，打造安全專用的數據傳輸和接口，采用設置管理權限等方式確保少數民族地區檔案信息化建設的安全穩固。數據采集工作是檔案工作的基礎環節，相關人員需要以此開展信息的深度挖掘工作、分析及整合工作，相關人員需要還要對數據存儲環節進行管理，包括對模型以及技術的管理，其目的在于提高存儲系統的運轉能力；同時還需要做好傳統檔案的數字化轉化存儲工作，經專用管理軟件處理后存放于數據庫，掛接到服務器，形成數字信息管理模式[4]。

（五）完善管理標準規范

少數民族地區檔案信息化建設是一個現代化系統管理工程，制定完善的標準規范是確保正常發展的基礎和前提。在檔案標準規范的指導下，少數民族地區檔案信息化建設發展思路的確定、管理技術的提升，與檔案利用服務需求和檔案資源的共享都將會健康發展，從而在檔案的收集整理、提供利用、資源整合等方面規范發展并做出成績。

五、結語

綜上所述，在少數民族地區檔案信息化建設中，相關人員需要充分利用大數據技術，通過采取科學合理的有效措施，充分發揮檔案工作的價值；還需要轉變傳統管理理念，優化檔案管理工作，從整體提高檔案管理工作質量，以此為少數民族地區檔案信息化建設未來發展提供有效保障。

參考文獻：

[1]于淑萍.少數民族地區檔案信息化建設的必然性與可行性芻議[J].蘭臺內外，2022（24）：77-78.

[2]張楠.新時期少數民族地區檔案信息化建設的策略研究[J].文化產業，2022（23）：25-27.

[3]邢延華.少數民族地區檔案信息化建設與檔案管理探析[J].延邊教育學院學報，2022，36（03）：80-81+84.

[4]王靜.少數民族地區檔案信息化建設的必然趨勢與實現路徑[J].辦公室業務，2022（10）：117-118.

基金項目：內蒙古開放大學2021年度教育教學研究重大課題攻關項目，項目名稱：數字化背景下少數民族地區遠程開放教育檔案管理研究（項目編號：IMOU-EZDGGZ2146）

作者簡介：

李鳳巧（1975.04-），女，漢族，內蒙古烏蘭察布市，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

姚元立（1989.04-），女，回族，內蒙古錫林浩特市，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。

通訊作者：李曉霞（1984.09-），女，漢族，內蒙古烏蘭察布市，碩士，檔案館員，研究方向：檔案管理。