大數(shù)據(jù)背景下少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)面臨的機遇

李鳳巧 姚元立 李曉霞

[摘要]現(xiàn)階段，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛普及，時代發(fā)展不斷進步，對當(dāng)前社會少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)具有重要意義。在少數(shù)民族地區(qū)，檔案信息化建設(shè)有利于開展社會保障工作，為各項政策的落實提供有效依據(jù)。所以，相關(guān)人員需要對此給予一定重視，結(jié)合少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀，通過采取相應(yīng)措施抓住機遇，以此促進少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)更加完善。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；少數(shù)民族地區(qū)；檔案；信息化建設(shè)

引言

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及促使少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)得到持續(xù)發(fā)展。在少數(shù)民族地區(qū)檔案工作中，充分結(jié)合時代發(fā)展，使檔案信息化建設(shè)愈發(fā)完善，相關(guān)人員需要根據(jù)少數(shù)民族地區(qū)檔案工作現(xiàn)狀合理分析，采取相應(yīng)策略，進一步推動少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)未來發(fā)展。

一、少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)的概述

在少數(shù)民族地區(qū)檔案管理工作中，需要全面推進其信息化建設(shè)。比起人工檔案管理，信息化管理更加完善、更加系統(tǒng)、更全面細(xì)致，有效規(guī)范操作流程，整理歸檔各種檔案信息資料，就算是面對龐大的流量也能應(yīng)對，查閱非常方便，而且可以很多人同時在平臺上調(diào)閱檔案。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作只需不斷開發(fā)完善計算機軟件系統(tǒng)，就能存儲巨量數(shù)據(jù)信息，達到永久保存檔案資料的目的。信息化檔案管理，保存檔案的方法有很多種，不僅可以是文檔形式，還可以是視頻形式，也可以是圖像形式等，這樣使得檔案資料更加全面、更加完善、更加真實、更有價值。信息化檔案管理在收集整理資料方面更加便捷，更容易保管，在提取上很方便，用時還短，更加精準(zhǔn)，這些優(yōu)勢對推動少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化的建設(shè)和提升檔案管理水平有著重要意義。

在信息化檔案工作中，檔案資料不再是紙質(zhì)資料，工作人員也不需要人工書寫檔案資料，可以在電腦上輸入資料，直接保存在電腦數(shù)據(jù)庫中；只需要把資料錄入到檔案信息系統(tǒng)中，保存后就能智能整理、歸檔；信息化檔案工作不僅降低人力成本、節(jié)省空間、節(jié)約資源，還能有效避免由于人工失誤帶來的誤差。利用信息技術(shù)，將所有檔案信息納入數(shù)據(jù)庫管理，這樣檔案信息系統(tǒng)性將明顯加強，當(dāng)查閱利用信息需求指令發(fā)出后，整個數(shù)據(jù)庫的檔案信息就成為利用對象，與所需信息相關(guān)聯(lián)的檔案信息都將被調(diào)閱展現(xiàn)，打通檔案信息之間的原始壁壘，讓檔案管理、信息調(diào)閱傳輸和共享變得輕松簡單，擴大檔案信息利用共享的覆蓋面，檔案的利用價值得到大幅提升[1]。

二、大數(shù)據(jù)背景下少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)面臨的機遇與挑戰(zhàn)

由于在大數(shù)據(jù)背景下建設(shè)檔案管理信息化可與現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)進行有效結(jié)合，能夠讓檔案資源的獲取、調(diào)用、存儲都得到最大程度上地運用。大數(shù)據(jù)背景能夠促進當(dāng)前的檔案管理工作更加高效地進行，同時還能夠提高工作效率、減少勞動成本。雖然如今檔案信息化技術(shù)已經(jīng)得到保障，但是資金和設(shè)備還是無法得到有效的保障，因為建設(shè)檔案管理的信息化，除了需要一些先進的技術(shù)以及設(shè)備，還需要具備專業(yè)素質(zhì)的人才。另外，檔案信息可能會出現(xiàn)安全漏洞，因為檔案管理的過程中主要都是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)，若是中了病毒，那么數(shù)據(jù)就會被偽造或者篡改。除此之外，我國的檔案人員非常稀少，無法滿足當(dāng)前市場的發(fā)展需求。

三、信息化檔案建設(shè)存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

由于少數(shù)民族部分地區(qū)存在制定不同管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的情況，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)覆蓋范圍小、數(shù)據(jù)交換限制多，無法體現(xiàn)信息化系統(tǒng)的經(jīng)濟效益和服務(wù)效益，具體表現(xiàn)出的問題主要有兩個方面：一是系統(tǒng)軟件的開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，各單位使用的檔案系統(tǒng)都不相同，互相之間也不能通用且系統(tǒng)操作復(fù)雜，實用性差，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一，計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)設(shè)備型號不統(tǒng)一，硬件互操作性較差；二是系統(tǒng)管理規(guī)范不統(tǒng)一，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與國際技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)均有一定差距，使得檔案數(shù)字信息的分類、存放、標(biāo)識都具有一些特殊性，從而導(dǎo)致了檔案信息檢索的難度。互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)手段的引入要求新檔案保管人員在掌握現(xiàn)代檔案保管科學(xué)技術(shù)的同時，還要能夠了解計算機應(yīng)用技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)，但因為部分檔案保管人員并沒有計算機應(yīng)用技術(shù)和信息技術(shù)方面的專業(yè)技能和基礎(chǔ)知識，容易在歸檔原則上發(fā)生混亂的問題，因此難以實現(xiàn)現(xiàn)代數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的正確歸檔[2]。

（二）軟件系統(tǒng)應(yīng)用功能得不到應(yīng)有的發(fā)揮

軟件系統(tǒng)應(yīng)用功能得不到應(yīng)有發(fā)揮一直是困擾少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)的問題之一，造成這一現(xiàn)象的因素比較多。其中，部分檔案管理人員計算機應(yīng)用技術(shù)差，在進行檔案的信息化管理工作時，只使用一些簡單的查詢功能或者網(wǎng)上操作，大部分稍復(fù)雜點的系統(tǒng)管理工作仍然通過人工完成，浪費信息化系統(tǒng)提供的管理資源。在少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息雖然已經(jīng)數(shù)字化成為數(shù)據(jù)信息，但是查詢、分享、傳輸功能的使用規(guī)范有著嚴(yán)格規(guī)范，致使部分功能無法使用；在少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)開始前，設(shè)備采購人員工作不細(xì)致導(dǎo)致計算機硬件和軟件的代差出入太大，在軟件系統(tǒng)升級時出現(xiàn)硬件設(shè)備無法匹配的情況，最后要么更換硬件增加成本，要么軟件無法升級更新，影響系統(tǒng)功能的使用。

四、大數(shù)據(jù)背景下少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)的有效策略

（一）提高少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)的重視度

在大數(shù)據(jù)背景下，隨著各種信息技術(shù)的推廣，使得少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)的進程加快，這對于檔案存放服務(wù)的發(fā)展來說，又是一種新的進步，不僅體現(xiàn)在信息質(zhì)量的存儲方面，也體現(xiàn)在檔案信息的整合方面。借助各種信息技術(shù)和信息平臺，使得檔案信息的存儲量以及規(guī)模變得越來越大，在此過程中，人們能夠隨意利用其中的信息資源相互共享，從而充分發(fā)揮出了檔案信息、數(shù)據(jù)資源的根本價值、提高社會各界的共同進步；同時，相關(guān)人員需要檔案信息系統(tǒng)形成了一種立體式的結(jié)構(gòu)，讓各類信息系統(tǒng)的調(diào)用、集成、共享等工作變得更為簡單，從而提高檔案業(yè)務(wù)的質(zhì)量。由此可見，在大數(shù)據(jù)管理視角下，檔案工作迎來了更多的發(fā)展機會。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和基層工作人員都要關(guān)注檔案的信息化工程建設(shè)，并轉(zhuǎn)變了思想，意識到信息化工程建設(shè)對于檔案管理工作來說是非常關(guān)鍵的。只有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)將信息化建設(shè)放在心上，注重于信息化工程建設(shè)，才能夠據(jù)此制定一套完善的檔案管理方案，優(yōu)化檔案管理工作；基層工作人員同樣要重視檔案工作的信息化建設(shè)，只有這樣才能充分發(fā)揮出其實用效能，才能全身心地投入其中，進而提升檔案信息系統(tǒng)的效能。

（二）培養(yǎng)技術(shù)人才

大數(shù)據(jù)時代是由各類技術(shù)以及平臺等共同創(chuàng)建的新時代，如信息技術(shù)、計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體平臺等，其在為檔案工作帶來發(fā)展機遇的同時，也帶來一些挑戰(zhàn)。涉及重要檔案資料的要加密處理，并進行備份，以避免檔案資料被人盜取或損壞等情況發(fā)生，提升檔案信息系統(tǒng)的安全性。少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化管理以信息技術(shù)為支撐相關(guān)人員需要掌握信息技術(shù)管理應(yīng)用和必要的操作能力，還要懂網(wǎng)絡(luò)管理、計算機、服務(wù)器等設(shè)施設(shè)備的維護，及時進行網(wǎng)絡(luò)和軟件檢測，升級改造以及信息數(shù)據(jù)的備份管理，保證檔案信息系統(tǒng)的正常運行。

（三）積極開發(fā)管理軟件

在大數(shù)據(jù)背景下，適合的檔案管理軟件是少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化應(yīng)用水平的關(guān)鍵，相關(guān)人員需要通過開發(fā)專門的檔案管理軟件實施智能化查詢服務(wù)，將海量的檔案信息進行整合、歸類，以便更好地掌握檔案內(nèi)容，提供科學(xué)精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。建設(shè)檔案資源檢索系統(tǒng)可以保證檔案資源得到有效運用，方便快捷地檢索檔案信息，是信息化檔案管理建設(shè)的重要內(nèi)容，是有效利用檔案資料的前提。在檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中，一定要重視建設(shè)自動檢索系統(tǒng)，要利用一定工具，設(shè)立一個科學(xué)的檔案自動檢索系統(tǒng)；要延長紙質(zhì)檔案資料與實體檔案資源的壽命，完善基礎(chǔ)設(shè)施，能夠更好地儲存紙質(zhì)檔案資料，那些有價值的紙質(zhì)檔案資料要數(shù)字化保存到數(shù)據(jù)庫里面。檢索信息系統(tǒng)的建立，要根據(jù)檔案使用者的需求以及檔案管理的目標(biāo)來建立，要能從檔案資料的有效運用角度來看，合理地規(guī)劃檔案資料的運用過程，根據(jù)這個過程來建立檢索系統(tǒng)。

當(dāng)下，為能夠有效運用檔案資源，相關(guān)人員需要結(jié)合檔案使用者的需求，建立一套科學(xué)的資料檢索系統(tǒng)，便于使用者快速找到檔案資料。檢索系統(tǒng)可以是通過圖像來檢索，也可以是文字關(guān)鍵詞來檢索，要能提升檔案資源的有效性，充分發(fā)揮檔案資料的價值，相關(guān)人員需要讓檔案資料的運用與檢索更符合當(dāng)前使用者的需求，提升檔案檢索效率，讓檔案資料能夠高效利用[3]。

（四）打造檔案網(wǎng)絡(luò)體系

少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)管理過程，既包含有管理操作系統(tǒng)，也包含數(shù)據(jù)庫建設(shè)、軟件系統(tǒng)管理等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，其中最根本最關(guān)鍵的是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的建設(shè)管理。信息化建設(shè)會面臨信息管理風(fēng)險，數(shù)據(jù)安全成為管理的側(cè)重點，這就需要建設(shè)一個有序健全的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，打造安全專用的數(shù)據(jù)傳輸和接口，采用設(shè)置管理權(quán)限等方式確保少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)的安全穩(wěn)固。數(shù)據(jù)采集工作是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，相關(guān)人員需要以此開展信息的深度挖掘工作、分析及整合工作，相關(guān)人員需要還要對數(shù)據(jù)存儲環(huán)節(jié)進行管理，包括對模型以及技術(shù)的管理，其目的在于提高存儲系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)能力；同時還需要做好傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化存儲工作，經(jīng)專用管理軟件處理后存放于數(shù)據(jù)庫，掛接到服務(wù)器，形成數(shù)字信息管理模式[4]。

（五）完善管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)是一個現(xiàn)代化系統(tǒng)管理工程，制定完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是確保正常發(fā)展的基礎(chǔ)和前提。在檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下，少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)發(fā)展思路的確定、管理技術(shù)的提升，與檔案利用服務(wù)需求和檔案資源的共享都將會健康發(fā)展，從而在檔案的收集整理、提供利用、資源整合等方面規(guī)范發(fā)展并做出成績。

五、結(jié)語

綜上所述，在少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)人員需要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過采取科學(xué)合理的有效措施，充分發(fā)揮檔案工作的價值；還需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，優(yōu)化檔案管理工作，從整體提高檔案管理工作質(zhì)量，以此為少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)未來發(fā)展提供有效保障。

參考文獻：

[1]于淑萍.少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)的必然性與可行性芻議[J].蘭臺內(nèi)外，2022（24）：77-78.

[2]張楠.新時期少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)的策略研究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022（23）：25-27.

[3]邢延華.少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)與檔案管理探析[J].延邊教育學(xué)院學(xué)報，2022，36（03）：80-81+84.

[4]王靜.少數(shù)民族地區(qū)檔案信息化建設(shè)的必然趨勢與實現(xiàn)路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（10）：117-118.

基金項目：內(nèi)蒙古開放大學(xué)2021年度教育教學(xué)研究重大課題攻關(guān)項目，項目名稱：數(shù)字化背景下少數(shù)民族地區(qū)遠(yuǎn)程開放教育檔案管理研究（項目編號：IMOU-EZDGGZ2146）

作者簡介：

李鳳巧（1975.04-），女，漢族，內(nèi)蒙古烏蘭察布市，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

姚元立（1989.04-），女，回族，內(nèi)蒙古錫林浩特市，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。

通訊作者：李曉霞（1984.09-），女，漢族，內(nèi)蒙古烏蘭察布市，碩士，檔案館員，研究方向：檔案管理。