試論信息化時代醫院檔案管理工作的創新

秦占霞 董婉婷

摘 要：隨著人們物質生活水平的提高，對于醫療服務也有更高要求，醫療管理以及診療過程都形成直接性醫院檔案管理數據，其保存的相關文字、圖表、影像等有利于醫院的可持續性發展，但是，傳統的醫院檔案管理模式已經不能滿足當前社會發展的需求，尤其是互聯網技術的快速發展更給醫院檔案管理創新提供了重要渠道。本文以信息化時代醫院檔案管理創新的必然性作為切入點進行分析，結合目前醫院檔案管理工作所面臨的障礙和困境，探討信息化時代醫院檔案管理工作的創新舉措。

關鍵詞：信息化時代；醫院檔案管理；工作創新

在信息時代背景下，醫院檔案管理也朝著數字化方向發展，數字化管理可以有效節約醫院的物理空間。同時，在信息傳遞、信息分享、信息檢索等環節更具優勢。面對時代的發展變革，醫院檔案管理應緊跟新技術形式，探索新技術應用路徑，注重數字化檔案管理的升級，讓信息化檔案管理事業可以更好地服務于醫療體系，只有深入分析信息時代醫院檔案管理創新的必要性，才能結合當前檔案管理過程中的問題進行路徑創新。

一、信息時代醫院檔案管理創新的必然性

1.數字化發展成為社會發展的必然趨勢

隨著我國經濟高速發展，廣大民眾對于醫療服務也有更高的要求，很多醫院每天都要接待大量的患者，醫院的運營也會產生海量的數據，傳統的醫院檔案管理模式大部分依靠人工操作，存在效率低下、信息不透明等缺點。信息技術的出現改變人們的生產、生活方式，醫院可以依托網絡技術對數據進行收集、整理、分析、共享，對于檔案管理具有深遠影響。據估計，未來醫院的檔案管理工作所面臨的數據更加龐雜，為有效提升自身的運轉效率，使用數字化技術已經成為未來社會發展的必然趨勢，醫院也需要緊跟時代腳步，在加快數字檔案建設的同時，為智慧型醫院的建設做好堅實基礎。

2.傳統的醫院檔案管理模式無法滿足醫院現代化發展的要求

目前，醫院正朝著多元化綜合診療服務模式轉變，有助于提升醫院自身的服務質量和服務效率。但是，綜合醫療體系所包含的部門也更多，檔案數據的產生大多集中在醫務人員和患者兩方面，加上各類醫療設備等，使得傳統檔案管理模式無法滿足醫院現代化發展要求。傳統的醫院檔案管理方式效率低下，需要依靠人工進行數據整合，在長期的單一性勞作下，檔案管理人員很容易產生疲勞，造成數據丟失和記錄錯誤，如此一來就會降低后期的檔案價值。檔案管理的創新需要考慮現代化社會的高速運轉性，構建信息框架不僅能夠對數據進行歸類和糾偏，在后期調用時也更加便捷，是提升醫院整體運轉效率的重要手段。

3.創新檔案管理模式關系到醫院服務質量

從以往的社會發展經驗來看，技術與人才是醫療事業主要的兩大推動力，醫院檔案管理工作內容較為繁雜，采用信息技術不僅能夠優化人才資源配置，也能將以往的診療數據進行整合，為后期的醫療服務提供豐富經驗，使其呈現數據化發展趨勢，促進檔案管理工作的質量提升，進一步作用于醫療服務事業。例如，利用大數據和云計算技術可以將醫院的海量數據進行整合，并在云端進行數據分析，不僅有效避免人為因素的錯誤，還能實現信息統籌管理，對于提升醫療服務質量具有深遠的影響。

二、信息化時代醫院檔案管理工作創新所面臨的困境

1.對于數字化醫院檔案管理認知不足

計算機及互聯網技術改變著人們的生產生活以及學習方式，但是，在人們的傳統印象中相關技術僅僅是對紙質檔案的電子化轉換以及錄入存儲，可是在信息化時代的數字技術應用已經遠遠不止于此。目前，很多醫院仍采用傳統的檔案管理方式，包括文字管理、數據化轉換等初級階段，其實，在電子化檔案管理過程中可以將人事、財務、行政、診療、反饋等多個環節進行融合。一方面，部分人員思想未能轉換過來，另一方面，數據化檔案管理創新模式還需要培養專業化人才。因此，醫院檔案管理創新工作仍處于起步階段。

2.醫院檔案管理人員素質有待提升

我國走過了社會高速發展的40年，前期的經濟增長速率較高，也讓很多人產生慣性思維，認為醫院檔案管理工作更擅長利用傳統模式進行推進，對于現代化數字技術認知不足，因此，也不具有現代管理經驗，尤其缺乏互聯網以及大數據方面的知識。醫院檔案管理人員普遍年齡偏大，對于大數據以及網絡技術如何運用并不熟悉，而對于傳統檔案管理更加輕車熟路，所以，在思想認識上也不愿意主動改變。另外，醫院檔案管理信息化工作創新，需要進行宏觀性的框架設計，由各個部門進行協同合作，醫院缺少相關技術人員，因此，在管理創新方面仍不足。

3.缺少專業化的數字檔案管理平臺

互聯網技術具有革命性的功能作用，是未來社會改革的重要工具，我國在軟件應用領域處于世界領先地位，尤其是大數據和云計算技術，通過自主技術研發已經取得傲人成績，并在相關創新領域中有較好的實踐應用經驗，但在傳統行業中正處于探索階段。從技術角度而言，醫院檔案管理工作進行數據化框架創新并不難，但是，由于醫院檔案管理工作所包含的內容較為繁雜，不是一蹴而就所能完成的工作任務，而是要根據不同醫院的運行情況進行宏觀框架制定，在此道路上很多醫院進行開創性的探索研究，但還缺乏統一化、專業化的數字檔案管理平臺。如果任憑所有醫院進行自主研發，則可能造成數據對接困難，不利于我國構建統一化大市場的發展需求。醫院檔案管理工作必須依靠專業化的數據平臺進行自我優化與調整，但是，很多計算機程序員并不具備醫院的工作經歷，往往憑借主觀意識設立數據框架，在醫院實際使用中并不便捷，因此，構建專業化的數字檔案管理平臺是打造智能化醫院的重要基礎，只有將醫院工作內容、工作程序與網絡技術進行多角度融合，才能促進醫院良好發展。

4.數字化檔案管理的安全性有待完善

數字化檔案管理模式雖然可以極大程度上提高工作效率，降低物理存儲量空間，但是，數字化檔案的安全性是社會廣泛關注的問題，檔案信息系統包含的內容很多是隱私性數據，需要防止檔案信息系統與一般性的網絡環境相混雜。目前，各地醫院開發的檔案管理系統在使用方面并不規范，很容易由于交叉網絡造成系統病毒感染，一方面，要結合軟硬件的應用特點進行網絡主動安全防范，另一方面，則應加強工作人員的綜合素養，針對系統安全漏洞進行客觀防范。從目前來看，數字化檔案管理的安全性還有待提升，尤其是系統外部可以隨意插接U盤等，這很容易帶來安全隱患，造成數據丟失或被篡改。

三、信息化時代醫院檔案管理智能化建設的重要性

1.促進醫院科學決策

在人們的傳統印象中，數字化檔案管理僅僅是對數據本身的儲存和調用，但是，通過觀察醫院日常工作內容可以發現，檔案管理與醫院的很多決策息息相關，尤其在一些重大政策方面的調整，關系到醫院的未來可持續發展。傳統的醫院決策大多以管理者的以往經驗作為判斷依據，而智能化的醫院檔案管理可以為決策者提供更多的數據基礎，能夠通過多維度進行數據對比分析，給出智能性意見，為管理層的相關決策提供信息支持。

2.提升檔案管理效率

智能化是現代醫院檔案管理工作的必然發展方向，科技的力量也能推動醫院檔案管理工作進行自我完善，減少傳統人工勞動強度并能將復雜的數據進行統一整合以及對比分析。數字化技術雖然能提升檔案管理效率，但是，也需要具有一定精密性和智能性的分析系統，要求相關程序開發者深入醫院內部進行調研與觀察，并由多個醫院部門進行配合，給出意見，讓網絡技術與各部門的實際需求相關聯，尤其在各個部門信息交流環節要充分利用數字化技術打通障礙與瓶頸，防止發生信息不對稱的問題，以此提高醫院檔案管理工作的質量。

3.實現信息資源共享

傳統醫院檔案管理工作大多以紙質卷宗形式進行保存，很多醫院也在積極探索檔案數字化的發展路徑，但是，整個過程較為艱難，還需要注重智能化技術的合理運用以及滲透，如此不僅能夠有效降低未來醫院檔案管理成本，還能提高檔案管理的工作效率。數字化、智能化技術不僅能夠通過數據分析全方位地了解醫院的檔案管理現狀，還能將紙質文本進行掃描利用，對于未來醫院可持續發展具有建設性意義。但是，醫學的發展需要大量的數據作為支持，以往的醫院檔案管理僅是內部進行數據流轉和經驗交流，采用信息化技術可以實現信息資源共享，不僅在不同醫院之間進行信息分享，還可以跨國家、跨地區進行資源優化，利用網絡技術特點不斷豐富數據庫資源，根據社會發展形態以及醫院實際的運行情況進行信息補充，為未來智能化醫院建設提供有效的數據引導。

四、信息化時代醫院檔案管理工作的創新思考

1.提升信息化技術在思想認知層面的重要地位

信息化時代醫院檔案管理工作的創新，不僅僅要從技術方面考慮，還要通過提升信息化技術在思想認知層面的重要地位，促進檔案管理工作效能提升。首先，大部分醫院已經使用計算機對檔案內容進行錄入和整理，但是，未能發揮出數字化檔案的潛在價值和優勢，在網絡技術加持下數據可以在患者和醫院之間構建起虛擬的溝通橋梁，可以針對患者需求進行數據模擬分析，為醫生決策提供更好的數據經驗，而且在醫院行政管理方面也可以充分發揮數字檔案的優勢，為醫院人事決策以及部門溝通等方面提供數據分享途徑。其次，數字化是未來醫院發展的必然趨勢，因此，醫院管理層應注重網絡數據相關技術的深入學習，可以定期組織人員對數字化檔案管理工作內容進行深入淺出地學習和探討，在潛移默化中提升影響力，在醫療管理改革方面為未來醫院數字化檔案管理做好鋪墊。最后，網絡技術人員雖然能為醫院數字化檔案管理工作提出可行性方案，但檔案工作的改革和創新還要以醫院人員內部為主，因此，檔案管理部門應組織人員進行學習性討論，內容包括如何將數字技術與目前工作進行有機融合，既要有效降低人工操作強度，也要注重數據的安全性以及流程的簡化性。

2.建立健全醫院數字化檔案管理制度

雖然數字化檔案管理模式并不完全依賴人工進行細節勘驗，但是，還需要從未來發展角度考慮，建立健全醫院數字化檔案管理制度。首先，醫院檔案管理人員應在宏觀角度分析傳統檔案管理的弊端，并提出數字化技術的應用優勢，在完善檔案管理過程中，探討如何將數字化技術與傳統檔案管理方法進行融合，盡可能地對檔案管理進行功能拓展，強調部門與部門之間的緊密聯系。其次，在制定檔案管理制度方面要注重科學性和合理性。最后，醫院數字化檔案管理制度并非一成不變，而是在發展中以彈性方式互相借鑒，因此，要加強醫院與醫院之間、地區與地區之間的借鑒與學習，定期組織線上經驗交流，針對服務功能開發模塊進行探討，為醫院提供最優化的對應路徑。

3.開發和建立標準統一的檔案管理平臺

醫院的檔案管理主要包含患者和廣大職工兩大部分。患者方面，醫院每天接待海量人員，面臨著巨大的工作壓力，同時，因為患者可能在不同醫院進行重復檢查，因此，開發和建立標準統一的檔案管理平臺尤為重要，不僅可以讓各個醫院之間信息交流和對接更具便捷性，也能減少患者的看病成本，通過互聯網技術構建檔案管理平臺，可以對數據進行整合、優化以及傳遞分享。一方面，醫院可派遣檔案管理人員，在深入軟件開發工作過程中進行學習與觀察，探討建立統一標準化平臺需要考慮的內容，集思廣益，促進醫院所有部門以及不同醫院之間的信息對接融洽度；另一方面，醫院自身也要考慮檔案管理數字化發展的長期路徑，應注重復合型人才的培養，既可以從內部選拔青年才干，也可以從各大高校引入技術人才，為平臺建設儲備人才。

4.借助大數據及云計算技術進行檔案管理創新

信息化時代是信息技術日新月異的時代，是信息產生價值的時代，是信息數據的存儲、分析、利用手段創新運用的時代。信息化時代的來臨極大地改變了人們的生活、學習與工作方式。由于醫院檔案管理工作涉及醫療業務、行政管理、科研教學等多個方面，需要對海量的檔案數據進行有效的收集、整理、存儲、共享和利用。而大數據及云計算技術是信息化時代最重要和最有前景的技術之一，其在醫院檔案管理中有著廣泛而深刻的應用。首先，大數據技術可以通過建立海量醫療數據庫、網絡信息共享、數據實時監測等方式，為國家衛生綜合管理信息平臺、電子健康檔案資源庫、國家級衛生監測信息系統、婦幼保健業務信息系統、醫院管理平臺等提供基本數據源，并提供數據源的存儲、更新、挖掘分析、管理等功能。其次，云計算技術可以通過云儲存技術實現不同的醫療機構之間病歷信息共享，使診斷醫生通過雙方身份驗證，在系統中添加或變更病歷信息，并實現多方采用。云計算技術還可以通過云服務技術為醫院提供各種專業軟件和應用程序，如電子病歷系統、遠程會診系統等。例如，北京協和醫院的醫療大數據平臺，該平臺利用云計算技術，對數據進行自動化采集、關聯整合、標準化處理以及便捷化檢索分析，構建臨床大數據知識圖譜及推理引擎，為疾病診斷、治療、預防等提供科學依據和輔助決策。這兩種技術是目前的互聯網行業發展熱點，不僅提高醫院檔案管理工作效率和質量，而且也為患者提供更便捷和安全的就診服務。

五、結語

綜上所述，在信息時代背景下，數字技術正在逐步改變著社會發展形態，相關醫院工作人員應充分意識到現代醫院檔案管理創新的必然性，同時，也要考慮目前醫院檔案管理工作創新所面臨的困境，結合數字化發展趨勢，通過構建智能化檔案管理體系，為醫院科學決策提供數據支持，提升檔案管理效率，并實現信息資源共享。在工作創新方面則應考慮新技術、新理念的滲透與執行，建立健全完善的醫院檔案管理制度，通過建立和開發檔案管理平臺促進數據的執行統一化，合理使用信息數據技術，以此促進我國醫療體系的高質量發展。

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（作者單位：1.山東省職業衛生與職業病防治研究院；

2.濟寧市第一人民醫院）