新時期做好人事檔案管理工作探析

魏紅

摘 要：隨著社會的發展，人事檔案管理存在的問題日益凸顯，為了全面契合現階段的人事檔案管理發展新需求，需創新人事檔案管理方法，充分發揮人才市場檔案的資源優勢，進一步增強社會各界的人才信息服務意識。基于此，文章以新時期人事檔案管理現狀及問題為切入點，進一步探討其解決路徑，以便尋找適應現階段人事檔案管理的有效方法，提升人事檔案管理的服務質量。

關鍵詞：新時期；人事檔案管理；優化路徑

人事檔案是保存人才信息的重要載體，用人單位可根據人事檔案信息科學且合理地使用人力資源，在真正意義上做到“人盡其才”。為了順應新時期的發展需求，優秀的人事檔案管理從業者，應著力探尋發展新出路，充分發揮現有的檔案管理優勢，在滿足人們日常所需的基礎上，提高社會影響力，充分發揮人才檔案管理的價值。

一、新時期人事檔案管理現狀及問題

1.檔案管理人員統籌管理意識不強

在新時期發展背景下，諸多單位的人事檔案系統已實現信息化和數字化的全覆蓋，但人事檔案管理系統無法脫離人類的智慧而單獨運行，因此，在現階段的發展過程中，相關管理人員在人事檔案管理工作中仍占據重要地位。首先，存在檔案管理者統籌意識不強和職業素養不高等專業問題。部分單位領導認為人事檔案管理只是完成單純抄寫及記錄的工作，和一般職員無異，在錄用時也不會特意要求其專業化，從根本上造成人事檔案管理的專業化缺失。其次，部分已步入就業崗位的檔案管理人員自身管理意識相對滯后，認為傳統的人事檔案管理只是對人員檔案進行整理、記錄和管理，忽略了以宏觀角度或整體的視野對整個單位內的各類檔案進行系統化管理的重要意義。在新時代發展背景下，隨著政府事業單位規模日漸增大，內部員工結構也日趨復雜，接踵而來的便是由于員工流動變化帶來的工作組織框架的層級細化，若僅將工作停留表面，并未形成針對性的管理層級邏輯，則難以規避工作隱患的出現。

2.檔案管理制度不健全

新時期，人事檔案管理工作還存在一個嚴重的問題，就是管理制度不健全。盡管部分單位已經制定了較為完善的管理制度，但在實際工作中并不能發揮相應的指導作用，許多情況下僅僅用來配合工作或只是提供文字上的完整信息，容易造成檔案管理工作人員的主觀性過強。因此，檔案管理工作人員往往會根據自身的工作方法和工作方式對人事檔案加以嚴格管理，不同的工作人員對待相同工作的處理方式大相徑庭。

目前，社會各行各業的人員流動性較大，這種變化趨勢也反映在人事檔案管理工作中，在實際工作中，當檔案管理人員出現變化時，若無科學且可行的管理制度支撐，如果出現檔案管理人員辭職或晉升換崗，在一定程度上會降低對接任者的管理，新到崗人員也很難盡快進入正常工作狀態，從而降低人事檔案管理工作的效率和質量。在這種情形下，管理者的主體意識就會有所凸顯，在面對難題時多依靠自身的理解開展工作，但長此以往，就會在人事檔案管理中出現遺漏，甚至還可能造成班組內部和職工個人間的爭議。所以，為使人事檔案管理工作得以長期及有效地開展，就需要建立一種更加有力的檔案保護機制，管理者與人事部門有關人員從單位全局發展的角度考慮，對單位的發展現狀和內部組織結構進行全面調研，并以此為基礎建立有關的檔案管理規章制度，使制度更為適合現實的單位管理，給管理者的工作帶來方便，從而降低由于管理者工作變化所造成的不良影響。

3.檔案管理方式僵化過時

在部分傳統的行政事業單位，其人事檔案管理模式依然停留在人工階段，雖然引進現代信息技術，但僅僅是由紙質檔案轉移到電腦中，而沒有通過信息技術手段對其數據加以分析，單一、呆板的人事檔案管理模式早已無法滿足當前復雜高頻的人事變動，成為阻礙人事檔案管理順利開展的難題。其中，轉型的難題主要表現為以下兩點：一是形式問題，二是調取問題。現階段，一些行政事業單位仍以傳統的紙質檔案管理為主，對其的規范化約束力度較小，缺乏統一的標準，會出現管理紙張大小各異的情況。例如，在21世紀初，當時的紙質檔案規格多為16開的辦公室專用紙，但基于開展信息化辦公，人事檔案多為電子打印，檔案規格為A4紙，隨著社會的持續發展，人事檔案管理手段也不斷更新迭代，雖然內容不會受到紙張規格的影響，但是，規格不一、雜亂無序的檔案資料造成檔案管理人員的整理困難，也降低了其美觀性。此外，尺寸不一致也會造成文檔收集過程中的疏漏，而零散紙張一旦流失，尋回可能性微乎其微，長期看來也不利于單位的長遠發展。依靠傳統人工方式進行檔案資料保管的方法，會對資料調取與檢索造成一定障礙。在特別需要某項檔案資料時，檔案管理工作人員需要在錯綜復雜的檔案資源中查找，耗費了管理者大部分時間和精力，也不利于管理的有效實施，在出現緊急或需調取大量資源時，檔案管理人員就必須占用其他工作的時間查找資源，長此以往就會降低人事檔案管理者的工作熱情。

二、新時期人事檔案管理工作優化路徑

1.樹立正確的檔案管理意識

第一，要樹立正確的管理意識，順應新時代發展要求，全面認知檔案管理工作。檔案是記載人生軌跡的重要依據，要嚴格把控檔案信息的質量，做好底部紅線，以此避免后期在調取檔案信息時，才發現信息不全，再去補辦的情況。在此過程中，相關管理人員應具備正確的檔案管理意識，與新時代靠攏，主動把網絡技術和現代化手段運用于具體的檔案管理服務中。唯有與社會相銜接，才能夠滿足其發展要求，才能夠使人事檔案管理工作真正落到實處。因此，人事檔案管理工作者必須要創新和開拓服務方式和工作手段，以充分發揮檔案管理信息化的服務功能，以專業的技術知識武裝頭腦，發揮人事檔案管理服務的最佳作用。

第二，相關部門應加強員工的培訓教育工作，以此提高檔案管理人員對工作的重視度。人事檔案是個人身份、學歷及資歷等方面的證據。同時，與個人工資待遇、社會勞動保障及組織關系緊密掛鉤，檔案信息對每一個人都不可或缺，和每個人的日常生活都密不可分。因此，每個人要具有積極配合的主觀意識，主動協助相關部門開展人事檔案資料的完善與補充。

2.建立健全人事檔案管理機制

第一，形成專業化的人事檔案管理部門，進行集中管理，明晰工作各環節的權責與承擔責任的主體，避免多部門進行協同管制，構建集中管理模式，最大限度地提高檔案管理水平，更好地統籌資源，進行人才配置，避免出現內部管理層相互推諉的現象，以及一個檔案在多部門之間各有“管轄權”的尷尬局面，集中化管理機制的構建，能夠有效促進人事檔案管理工作有序開展。

第二，構建科學、嚴格的管理機制，由政府出臺相應的政策法規，為后續管理工作的標準化開展提供堅實的依據。同時，人事檔案管理應在中國特色社會主義發展的道路上全面優化，弘揚中華優秀傳統文化，結合信息技術，發掘大數據融合應用模式，為新時期的人事檔案管理工作的優化提高創新動力。與此同時，人事檔案管理工作者還必須認真學習《中華人民共和國檔案法》等國家的有關法令、政策文件，循規蹈矩，兢兢業業，依法辦事，并以此為基礎，全面領悟國家相關法律法規的真正含義，以達到“百尺竿頭，更進一步”的高度，以新時代引領新作為，全面達成精細化檔案管理工作。

3.打造素質過硬的人事檔案管理團隊

“人”是管理工作有序開展的核心，同時“人”也是單位持續發展的內在驅動力。因此，培養高素質人員，建設一批業務素質精良的人事檔案管理工作團隊，是人事檔案管理部門開展工作的必要條件。人事檔案管理部門要具有一支勢如破竹、氣勢盎然的專業人才隊伍，并對現有的工作人員開展培訓，使其具備良好的職業素質和道德，成為有社會責任感和對工作認真負責的人，還要使之具有創造力，建立一個專業的及高素質的人事檔案管理隊伍，以專業的角度處理各種業務問題，秉承專業人干專業事的態度優化服務，全面提升檔案管理人員的職業素養。首先，可以根據單位實際用人情況制訂“引進來”計劃，不斷夯實人才庫。通過招聘高素質的應用型人才，發揮檔案專業人才的資源優勢，提高人事檔案管理的效能，為人事檔案管理工作添磚加瓦。其次，讓所有的檔案管理人員“走出去”，為他們進行定期培訓，全面增強現有工作人員的專業素養，時刻把握工作主旋律，積極提高自身管理水平，通過不斷學習，成為檔案管理行業的領頭羊。

4.創新新時代人事檔案管理模式

新時代，人事檔案管理部門應及時轉變傳統的觀念，將封閉保守的信息管理錯誤觀念，逐步轉變為公開化和開放化的管理模式，這也是當前人事檔案管理工作的發展趨勢。通過構建個性化的管理模式，使每個人對自己的檔案信息有全面的認知，如遇突發情況，都能從容面對，快速查缺補漏，規避由于時間問題造成的檔案信息無法修補的情況。構建全新的人事檔案模式，更有利于塑造人事檔案服務的良好形象，更加適應個人和單位查閱檔案資料的需要。現代人事檔案管理工作必須努力塑造檔案行業嶄新面貌，逐步呈現出不同以往的狀態，切實構建新時代的特點，從而產生劃時代意義的、全新的現代檔案管理的模式，全方位促進人事檔案管理工作健康、有序開展。

隨著信息化社會的發展，人事檔案管理部分應在完善紙質檔案的基礎上，結合信息技術建立電子檔案信息庫。第一，檔案管理單位要主動建立職工檔案查詢資料庫，方便用人單位和有需求的市民隨時隨地查詢資料。第二，檔案管理單位應當拋棄人事檔案信息“神秘感”的錯誤觀念，把不包含個人隱私內容的檔案信息直接上傳公共信息網絡平臺，以方便有需要的機構和個人查詢，以此提高非隱私人事檔案信息的公開性。現階段，在部分人的主觀意識中，認為從單位調取成績和年齡等信息十分困難，從而以投機取巧的心態，在找工作時編造假學歷，企圖蒙混過關，從而拿到與自身信息并不相符的工資或工作。因此，人事檔案管理部門應將工作信息公開，使犯罪分子“無從下手”。第三，人事檔案管理部門要與用人單位構建和諧的溝通渠道，有序開展協助查閱與核查工作，提高檔案管理工作效率。

5.基于人文關懷建立激勵機制

人事檔案管理人員工作熱情有限，主要原因是單位沒有完善的工作機制。構建干部人事檔案管理的合理機制，是現在干部人事檔案管理改革與發展的關鍵，通過合理的管理機制，使干部檔案管理人員的業務才能、勞動付出、個人收入及工資待遇掛鉤，對本職工作認真負責，愛崗敬業，工作優秀者要在待遇與薪資上給予相應的獎勵，增強員工工作的自豪感。同時，應結合新時期人力資源管理考核機制，創新管理觀念與手段，從管理工作的方式上創新創優，在保證人事檔案管理者最基本的薪酬福利待遇的基礎上，視工作量的多少，逐步引入獎金機制，通過對薪酬機制的調整，能夠極大提高人事檔案管理者的工作積極性，使人事檔案管理工作質量得到進一步提高和改善，并取得預期成效。通過獎勵與晉升的制度，充分調動工作人員的工作積極性，大力推動信息交流與培訓力度，提高檔案管理人員的社會服務能力和職業素質。

另外，還必須重視人文交流，實現人文關懷。眾所周知，人事檔案管理內容單調，也比較乏味，這就應該重視對檔案管理人員多些人文關愛，讓其感受到團隊的溫馨氛圍與關懷關愛，鼓勵員工相互之間開展工作交流與互動，增強員工的工作成就感。在日常管理工作中，領導應深入基層，隨時掌握人事檔案管理人員的實際業務需要和思想情感需求，急他們所需，想他們所想，協助人事檔案管理人員克服業務和生活上的困難，積極建立“以人為本”的干部人事檔案管理新機制，逐步形成獎懲分明的管理體系，從管理的方式上革新，充分發揮個人在實際管理工作中的主觀能動性，積極探索推進人事檔案管理業務的開展。同時，明晰各崗位的職責，使工作運行更加高效，創新工作制度，使員工能各司其職，營造積極和融洽的工作氛圍。

三、結語

通過進一步優化檔案管理制度，提高檔案管理效率和服務質量，從而更好地服務人民群眾。全國聯網后，所有流動人事檔案信息系統都進行了數據信息匯集和數據共享，可準確檢索到檔案內容和檔案的歸屬情況，檔案管理現代化建設穩步開展。通過利用全國統一的信息服務平臺、統一的作業標準、統一的業務規范，全區各級人才服務管理機構已迅速擺脫了傳統手工管理模式，顯著提高了人事檔案管理服務質量。

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（作者單位：泰安市城市管理綜合服務中心）