提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑探索

鄭春梅

內(nèi)蒙古蒙泰不連溝煤業(yè)有限責(zé)任公司 內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010321

引言

辦公室是企業(yè)的行政管理部門，其職能具有綜合性、全局性、計(jì)劃性，同時(shí)也具有突發(fā)性、應(yīng)急性、機(jī)動(dòng)性。辦公室工作人員每天面對(duì)的工作內(nèi)容既有事關(guān)企業(yè)全局的大事要事，也有繁瑣的、細(xì)碎的日常瑣事，甚至是突發(fā)性的、應(yīng)急性的事件。如今，隨著煤炭工業(yè)的不斷發(fā)展，煤炭企業(yè)不斷做大、做強(qiáng)，煤炭企業(yè)的辦公室管理工作也面臨更加復(fù)雜的情況，面臨著諸多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。因此，煤炭企業(yè)的辦公室管理工作應(yīng)不斷完善內(nèi)部管理機(jī)制，提升工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作效率，為企業(yè)生產(chǎn)創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。

一、提升煤炭企業(yè)辦公室管理工作成效的必要性

煤炭企業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支柱型企業(yè)，其內(nèi)部管理工作成效決定了其外部生產(chǎn)能力。在信息化時(shí)代背景下，煤炭企業(yè)辦公室管理工作有必要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新、不斷進(jìn)步。

1.能有效促進(jìn)信息化交流

在信息化時(shí)代，企業(yè)辦公室就是煤炭產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目的重要后臺(tái)指揮中心。當(dāng)前，煤炭企業(yè)辦公室每天都要進(jìn)行大量且重要的信息傳播與信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作，要結(jié)合辦公室技術(shù)對(duì)這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分析，以此有效掌握和控制前方煤礦項(xiàng)目的施工情況。

辦公室還要負(fù)責(zé)物料供應(yīng)工作、財(cái)務(wù)管理工作等，這對(duì)煤炭企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展非常關(guān)鍵。此外，煤炭企業(yè)辦公室是一個(gè)綜合管理部門，是企業(yè)上傳下達(dá)的橋梁和紐帶。提升辦公室管理工作成效可以提升其信息收集和交流能力，這樣一方面能為企業(yè)管理者提供有效信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策部署當(dāng)好參謀和助手；另一方面，能急職工之所急，想職工之所想，為基層職工服務(wù)，為安全生產(chǎn)服務(wù)，為企業(yè)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

2.能有效提升企業(yè)項(xiàng)目參與度

在日常工作中，煤炭企業(yè)辦公室往往會(huì)提出一些最新的項(xiàng)目設(shè)計(jì)規(guī)劃信息，而且同時(shí)會(huì)負(fù)責(zé)分析項(xiàng)目中技術(shù)應(yīng)用的可行性等，這為企業(yè)決策者提供了多種選擇，一定程度上實(shí)現(xiàn)了煤炭企業(yè)的項(xiàng)目?jī)?yōu)化。所以，提升辦公室管理工作成效，可以提升自身在企業(yè)項(xiàng)目中的參與度。辦公室可以利用自身技術(shù)能力全程參與煤炭企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程，從技術(shù)角度、經(jīng)濟(jì)角度與政策角度反映煤炭企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施的組織過(guò)程與控制過(guò)程，確保企業(yè)管理運(yùn)營(yíng)的高效率、高質(zhì)量。

二、提升辦公室管理工作成效的路徑

蒙泰不連溝煤業(yè)有限責(zé)任公司成立于2006年，是內(nèi)蒙古當(dāng)?shù)卮笮偷拿禾可a(chǎn)企業(yè)。當(dāng)前公司正處于穩(wěn)定向上發(fā)展期，公司希望夯實(shí)地方煤炭企業(yè)，優(yōu)先實(shí)現(xiàn)對(duì)鐵路工業(yè)、電力工業(yè)的有效技術(shù)配套，強(qiáng)化自身管理創(chuàng)新，真正實(shí)現(xiàn)可循環(huán)發(fā)展。為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，公司也希望從自身做起，搞好辦公室建設(shè)，提高辦公室的管理工作成效。

1.不斷完善內(nèi)部管理制度

我國(guó)資源賦存的特點(diǎn)決定了解決中國(guó)的能源問(wèn)題必須以煤為主。因此，煤炭企業(yè)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中有著重要的地位和作用。要發(fā)展煤炭企業(yè)，其辦公室內(nèi)部就要完善自身管理機(jī)制，要以嚴(yán)格的制度規(guī)范實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的優(yōu)化。

管理機(jī)制不會(huì)一成不變，要根據(jù)時(shí)代發(fā)展、產(chǎn)業(yè)形勢(shì)變化以及領(lǐng)導(dǎo)要求不斷完善和創(chuàng)新。要全面梳理和審視原有的辦公室管理制度，該堅(jiān)持的要堅(jiān)持，該完善的要完善，該新建的要經(jīng)科學(xué)研究后建立，如科學(xué)制訂辦公室工作人員考核制度及賞罰激勵(lì)制度等。

2.持續(xù)提升辦公室工作人員協(xié)調(diào)協(xié)作能力

要持續(xù)提升辦公室工作人員的協(xié)調(diào)協(xié)作能力，其中就包括了技術(shù)協(xié)作與人心協(xié)調(diào)。為此，蒙泰不連溝煤業(yè)公司辦公室主要從項(xiàng)目決策提出與技術(shù)提供這兩方面聚攏人心，希望做到辦公室內(nèi)人人平等，人人都有提出決策的權(quán)利，避免辦公室內(nèi)出現(xiàn)過(guò)分嚴(yán)格的等級(jí)制度。

3.持續(xù)建設(shè)人本管理工作環(huán)境

要提升辦公室管理工作成效，需要引入人本管理理念。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們生活水平的不斷提高，煤炭企業(yè)的員工對(duì)企業(yè)提出了更高的要求，辦公室工作變得更加復(fù)雜、具體，辦公室工作人員面臨的困難和挑戰(zhàn)也日益增多。因此，辦公室負(fù)責(zé)人要以人為本，更多地關(guān)注員工的思想狀態(tài)和生活狀態(tài)，想方設(shè)法地調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，在充分鼓勵(lì)、尊重員工的基礎(chǔ)上給予其相應(yīng)的管理權(quán)力，激發(fā)員工的自豪感、使命感，提升其工作成效。

4.融入網(wǎng)絡(luò)化、創(chuàng)建辦公室信息通道

融入網(wǎng)絡(luò)化是蒙泰不連溝煤業(yè)公司目前比較推崇的做法。當(dāng)前，企業(yè)辦公室已經(jīng)建立了互聯(lián)網(wǎng)體系，應(yīng)用了云技術(shù)等高科技手段，還基于智能化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了信息共享，建立了數(shù)據(jù)庫(kù)。這大幅提升了辦公室管理工作的時(shí)效性與快捷性，保證了辦公室乃至公司全員之間的信息傳播與反饋的及時(shí)性。同時(shí)，公司還定期開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，確保辦公室及公司網(wǎng)絡(luò)信息通道能長(zhǎng)期有序運(yùn)行。※