關(guān)于專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案信息化管理的思考

余涵　田敏

［摘 要］在高校中實(shí)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)制度能夠激勵(lì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員更積極主動(dòng)地工作。專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案，是記錄專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績(jī)和工作能力的原始憑證，能準(zhǔn)確、客觀地反映專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)業(yè)務(wù)工作的貢獻(xiàn)與價(jià)值。因此，對(duì)職稱(chēng)檔案進(jìn)行信息化管理就顯得尤為重要。

［關(guān)鍵詞］專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)；檔案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.13.041

［中圖分類(lèi)號(hào)］G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2023）13-0143-04

0? ? ?引 言

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的科技社會(huì)和高度文明的人類(lèi)社會(huì)中，檔案作為一種非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，在社會(huì)生活中發(fā)揮著重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，檔案的管理方式也在發(fā)生改變，省人社職改部門(mén)檔案信息化管理也逐步取代了傳統(tǒng)人工檔案管理，這為檔案管理工作提供了極大的便利，也提高了檔案管理者的工作效率［1］。

1? ? ?專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案管理現(xiàn)狀

1.1? ?專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)系列多

專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格又稱(chēng)為職稱(chēng)，它反映了專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的學(xué)識(shí)水平、專(zhuān)業(yè)能力和工作成就，是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)水平的等級(jí)稱(chēng)號(hào)。對(duì)于專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員來(lái)說(shuō)，職稱(chēng)同時(shí)具有學(xué)術(shù)學(xué)銜和崗位雙重性質(zhì)。專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員擁有何種專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)，表明他具有何種學(xué)術(shù)水平或從事何種工作崗位，象征著一定的身份［2］。高校中的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員類(lèi)型較多，除了專(zhuān)任教師、教輔人員、輔導(dǎo)員外，還有一部分其他專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，他們分別從不同的專(zhuān)業(yè)技術(shù)系列申報(bào)中獲得相對(duì)應(yīng)的職稱(chēng)，如教師系列、實(shí)驗(yàn)系列、檔案系列、圖書(shū)情報(bào)系列及會(huì)計(jì)系列等。

1.2? ?專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案的歸檔

根據(jù)教師系列專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)申報(bào)條件的要求，職稱(chēng)檔案涵蓋了任現(xiàn)職以來(lái)的各項(xiàng)證明材料，如師德情況、學(xué)歷資歷情況、教學(xué)工作量、社會(huì)實(shí)踐鍛煉、論文與科研成果、科研獲獎(jiǎng)及成果轉(zhuǎn)化、社會(huì)服務(wù)、育人工作與業(yè)績(jī)、職稱(chēng)政策性?xún)A斜（經(jīng)組織安排參加對(duì)口援外、援藏、援疆等援助工作）等等，這些材料都應(yīng)及時(shí)歸檔。但由于職稱(chēng)檔案收集的限制性，目前只能將個(gè)人的職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審表進(jìn)行歸檔，而那些能真正反映專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員工作業(yè)績(jī)和工作能力的有價(jià)值的材料多未進(jìn)行完整的歸檔。

1.3? ?專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案管理形式的發(fā)展過(guò)程

湖北省的各系列高級(jí)職稱(chēng)評(píng)審，在2009年以前，采用的是以紙質(zhì)材料申報(bào)、評(píng)審、匯總為主，計(jì)算機(jī)輔助管理的方式來(lái)歸檔保存職稱(chēng)檔案。

2009—2014年，逐漸由紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理過(guò)渡轉(zhuǎn)化，主要利用湖北省教委職改辦研制的99版“職稱(chēng)評(píng)審管理系統(tǒng)”，采取單位版和個(gè)人版相結(jié)合的模式，進(jìn)行最基本的評(píng)審數(shù)據(jù)錄入、修改、上報(bào)和接收下屬單位數(shù)據(jù)及打印花名冊(cè)。先由申報(bào)者在電腦中安裝個(gè)人版，進(jìn)入系統(tǒng)按照提示錄入職稱(chēng)材料，再導(dǎo)出MDB格式文件提交至單位版匯總，由于該系統(tǒng)是20世紀(jì)末的產(chǎn)物，開(kāi)發(fā)時(shí)間早，后期也沒(méi)有得到必要的修正，有些功能難以做到與時(shí)俱進(jìn)，錄入時(shí)須派專(zhuān)人一氣呵成且需十分仔細(xì)，否則錄入出錯(cuò)想修改會(huì)越改越錯(cuò)。但相對(duì)于2009年以前的純紙質(zhì)材料檔案，個(gè)人職稱(chēng)的相關(guān)業(yè)績(jī)基本實(shí)現(xiàn)了電子信息化，將職稱(chēng)申報(bào)人員的評(píng)審紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字。

2015年至今，運(yùn)用的是最新版“高級(jí)職稱(chēng)申報(bào)系統(tǒng)”，這一版的系統(tǒng)除了將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字外，還添加了上傳圖片的功能。各申報(bào)單位管理員可以在系統(tǒng)管理后臺(tái)提出職稱(chēng)申報(bào)修改建議和審核意見(jiàn)，這不僅方便了管理人員對(duì)職稱(chēng)申報(bào)的審核，也方便了評(píng)委對(duì)職稱(chēng)申報(bào)材料進(jìn)行檢索、查詢(xún)和分析，降低了申報(bào)人員復(fù)印論文、業(yè)績(jī)材料的成本，使整個(gè)職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審過(guò)程真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化。而且，通過(guò)“高級(jí)職稱(chēng)申報(bào)系統(tǒng)”申報(bào)的人員，他們的檔案材料經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審核，在職改部門(mén)的職稱(chēng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)中形成了電子信息職稱(chēng)檔案，具有真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2? ? ?實(shí)施專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案信息化管理的必然性

實(shí)施專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案查閱利用者可以不受時(shí)空和地域等客觀條件限制，便利快捷地查詢(xún)和利用所需要的數(shù)字檔案資料信息，同時(shí)也能幫檔案人員節(jié)省查詢(xún)傳統(tǒng)檔案所耗費(fèi)的大量時(shí)間與精力，提高工作效率。

2.1? ?降低申報(bào)成本，提升審核效率

以往申報(bào)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)材料包括評(píng)審表、綜合材料一覽表，還有證明申報(bào)人員業(yè)績(jī)能力的申報(bào)材料復(fù)印件、代表作原件等。為了準(zhǔn)備好業(yè)績(jī)申報(bào)材料，申報(bào)人員往往要提前幾個(gè)月開(kāi)始收集材料并分類(lèi)匯總，再加上各種證明的原件資料，一個(gè)參評(píng)對(duì)象的完整材料可能有一兩千克，加之參評(píng)人員較多，起碼要配有一輛小轎車(chē)才能完成這些職稱(chēng)材料的搬運(yùn)、送審。而且絕大部分的申報(bào)材料提供的是復(fù)印件，使用的復(fù)印紙有時(shí)能多達(dá)幾百?gòu)?，也給申報(bào)人員帶來(lái)了不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

而采用職稱(chēng)申報(bào)系統(tǒng)之后，單位或個(gè)人只需要一臺(tái)電腦就能將大部分的職稱(chēng)佐證材料進(jìn)行信息化制作、上傳、保管和修改利用。這規(guī)范了職稱(chēng)申報(bào)工作的過(guò)程，提高了職稱(chēng)審核工作的效率和質(zhì)量，推動(dòng)了職稱(chēng)檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。

2.2? ?人才流動(dòng)性的增強(qiáng)，對(duì)職稱(chēng)檔案信息管理提出了新要求

2017年，人社部出臺(tái)了《支持和鼓勵(lì)事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》（人社部規(guī)〔2017〕4號(hào)）［3］，激發(fā)了事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員創(chuàng)新科技的活力和干事創(chuàng)業(yè)的熱情，破除了體制內(nèi)管理的束縛，發(fā)揮了事業(yè)單位示范引導(dǎo)作用，明確支持和鼓勵(lì)事業(yè)單位專(zhuān)技人員發(fā)揮自身的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，創(chuàng)造更高的社會(huì)利用價(jià)值，這使人才的流動(dòng)性增強(qiáng)。而通過(guò)職稱(chēng)檔案信息化的檢索、查詢(xún)，可以了解各類(lèi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的基本情況，提高檔案的利用價(jià)值。

2.3? ?職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審信息化趨勢(shì)要求

全國(guó)人大常委會(huì)在2020年6月20日對(duì)1988年實(shí)施的《檔案法》進(jìn)行了修訂公布，并于2021年1月1日起正式實(shí)施。新修訂的《檔案法》中增設(shè)了一章《檔案信息化建設(shè)》，要求檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全，保證電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用［4］。這就充分明確了電子檔案的合法性和有效性，把檔案信息化管理納入了地區(qū)信息化發(fā)展規(guī)劃，從頂層設(shè)計(jì)層面確保了檔案數(shù)字化成果能夠?qū)崿F(xiàn)高效利用和安全保管。

2.4? ?有關(guān)部門(mén)政務(wù)信息公開(kāi)是推行職稱(chēng)檔案信息化的有利契機(jī)

隨著我國(guó)民主進(jìn)程的推進(jìn)，政府和群眾的關(guān)系日益密切，群眾了解政府信息的需求也不斷擴(kuò)大，而在政務(wù)信息的公開(kāi)中，有規(guī)章制度、時(shí)政新聞、文件政策等內(nèi)容板塊，為了完善電子政務(wù)信息公開(kāi)，那么必然將檔案作為一種政策性工具，用來(lái)滿足政府政務(wù)信息公開(kāi)的服務(wù)需求。這就要求我們加快建設(shè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案信息化管理的腳步，提供更詳細(xì)的檔案內(nèi)容和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.5? ?計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展延伸

首先，信息化技術(shù)的進(jìn)步離不開(kāi)電子設(shè)備在工作、生活中的普及，個(gè)人電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施為專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)有力的保障；其次，信息化技術(shù)的進(jìn)步還解決了多人同步電子檔案上傳、檢索、下載等問(wèn)題，電子檔案安全問(wèn)題也由加密技術(shù)來(lái)解決。因此，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展延伸為專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案信息化管理工作快步走上正軌提供了良好契機(jī)。

3? ? ?專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案信息化管理的應(yīng)用為職稱(chēng)檔案信息管理帶來(lái)了諸多便利，但是也存在一些問(wèn)題。

3.1? ?對(duì)檔案管理部門(mén)不重視，投入資金不夠

檔案信息化管理工作是以計(jì)算機(jī)為載體，通過(guò)統(tǒng)一錄入和登記管理的。有關(guān)研究數(shù)據(jù)顯示，檔案部門(mén)中管理員的個(gè)人電腦和打印機(jī)、復(fù)印件配置均能達(dá)到100%，但一些其他硬件設(shè)施，如掃描儀、照相機(jī)等配置率均較低。電腦的普及是檔案信息化管理中最基本的硬件支持，但掃描儀、照相機(jī)等外圍設(shè)備的普及率低卻是檔案信息化中的短板。職稱(chēng)檔案信息化管理對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新的依賴(lài)性較大，技術(shù)更新?lián)Q代和計(jì)算機(jī)升級(jí)的速度是成正比的，這就容易導(dǎo)致計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)之間可能不匹配，使信息化管理面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

3.2? ?檔案信息化管理相關(guān)制度缺乏

高校在日常管理過(guò)程中，會(huì)根據(jù)政府相關(guān)部門(mén)的要求制定一系列能保證人員合法權(quán)益、促進(jìn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展的相關(guān)政策，但是專(zhuān)門(mén)針對(duì)職稱(chēng)檔案信息化管理的制度卻嚴(yán)重缺乏，涉及檔案管理的制度也較少。高校檔案管理人員配置不多，很少有專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)職稱(chēng)檔案信息化管理的相關(guān)工作人員，一般把該項(xiàng)工作合并到人事檔案管理工作中。

3.3? ?檔案管理人員素質(zhì)不高，缺少?gòu)?fù)合型人才

高校檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案信息化管理水平有至關(guān)重要的影響。有關(guān)研究數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)高校檔案管理專(zhuān)業(yè)人員不足、高層次人才少，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化，對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)不熟悉，業(yè)務(wù)水平參差不齊，文化程度差距較大，不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

4? ? ?專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案信息化管理的模式

專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)檔案信息化管理有多種模式，我國(guó)在這方面研究也較多，因此檔案管理部門(mén)應(yīng)充分借助信息化的優(yōu)勢(shì)，將檔案中各種各樣的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加工處理并安全妥善地存儲(chǔ)在系統(tǒng)之中，從而豐富檔案的服務(wù)與利用模式，形成較完善的職稱(chēng)檔案信息管理體系，增強(qiáng)檔案信息管理工作的效果。

4.1? ?雙套制管理模式

職稱(chēng)材料電子文檔的優(yōu)勢(shì)很明顯，其共享和處理模式是傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不能比擬的。但是紙質(zhì)文檔的原始記錄性、保存的安全性比電子文檔更好。因此，采用“雙套制”管理，即用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的模式來(lái)管理職稱(chēng)檔案，這樣可以同時(shí)發(fā)揮電子文檔和紙質(zhì)文檔的優(yōu)點(diǎn)，使其處于共同儲(chǔ)存和可利用的狀態(tài)。雙套制既滿足了職稱(chēng)材料科學(xué)管理和信息共享的需求，又保證了職稱(chēng)材料的安全性和原始憑證性。

4.2? ?分級(jí)保管模式

高校專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)材料的歸檔應(yīng)采用分級(jí)保管的模式進(jìn)行，即分為省職改部門(mén)檔案保管、學(xué)校檔案室保管、學(xué)校人事部門(mén)檔案保管三個(gè)層級(jí)。

首先，省職改部門(mén)檔案室保存的職稱(chēng)材料是最全面、最權(quán)威的，應(yīng)該有每一位申報(bào)者的一套職稱(chēng)申報(bào)材料，按照檔案要求的紙質(zhì)材料規(guī)范歸檔，這套職稱(chēng)申報(bào)材料里包含了申報(bào)人員的一覽表、評(píng)審表、學(xué)歷學(xué)位及業(yè)績(jī)材料等，并應(yīng)按年度按申報(bào)系列一人一卷歸檔保存?？紤]到檔案室的面積限制，可以對(duì)不同人員的檔案材料按長(zhǎng)期或短期分類(lèi)保管，即對(duì)于獲得任職資格的申報(bào)人員檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存；對(duì)于未獲任職資格的申報(bào)人員檔案進(jìn)行短期保存，短期保存到期后，退回本人。

其次，學(xué)校檔案室，作為申報(bào)人的工作單位，則需要采取雙套制進(jìn)行職稱(chēng)材料歸檔保管。不僅要保管好省職改部門(mén)下發(fā)給各單位的電子文件、數(shù)據(jù)光盤(pán)等，同時(shí)還要按照紙質(zhì)材料歸檔要求保管好本單位人員的職稱(chēng)評(píng)審表和獲得任職資格的紙質(zhì)文件。

最后，對(duì)于學(xué)校人事部門(mén)檔案室來(lái)說(shuō)，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)材料見(jiàn)證了申報(bào)人的個(gè)人學(xué)術(shù)、崗位的發(fā)展，是人事檔案重要組成部分之一。但人事檔案的歸檔、工作性質(zhì)與學(xué)校檔案管理的要求存在較大差異。因此，人事處檔案室只需要保存紙質(zhì)職稱(chēng)文件即可。

4.3? ?前端控制模式

檔案管理工作在前端控制上應(yīng)該是多方面的，比如管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)是否合理、歸檔是否規(guī)范、怎樣才能保證職稱(chēng)材料歸檔管理工作能夠更高效率更優(yōu)質(zhì)地開(kāi)展等等，這都需要在職稱(chēng)檔案信息化建設(shè)中有創(chuàng)新的、與時(shí)俱進(jìn)的服務(wù)觀念和歸檔意識(shí)。為此，各級(jí)職改部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)干部，要充分認(rèn)識(shí)到職稱(chēng)檔案的重要性，為職稱(chēng)材料有效歸檔提供思想上和技術(shù)上的保障，實(shí)行前端控制；各級(jí)指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)工作的部門(mén)，要對(duì)新時(shí)期職稱(chēng)材料歸檔管理工作面臨的問(wèn)題提出科學(xué)的指導(dǎo)和建議，使職稱(chēng)歸檔工作與信息化能同步規(guī)范進(jìn)行［5］。檔案管理干部也要轉(zhuǎn)變工作理念，提高素質(zhì)，認(rèn)清職稱(chēng)材料歸檔工作的發(fā)展趨勢(shì)，積極探索有效的歸檔辦法。

5? ? ?結(jié)束語(yǔ)

職稱(chēng)檔案管理信息化建設(shè)已取得很大進(jìn)展，隨著社會(huì)化職稱(chēng)評(píng)審的逐步推進(jìn)，職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審工作將助力社會(huì)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，能否順應(yīng)時(shí)代的要求，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，取決于在職稱(chēng)材料歸檔管理過(guò)程中，是否能熟練運(yùn)用信息化技術(shù)，以此來(lái)提高工作效率和工作質(zhì)量。這就要求高校檔案管理人員必須克服重重困難，在改革的道路上不斷探索。

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