網絡時代事業單位文書檔案管理信息化研究

姜紅霞

摘 要：市政公用發展服務中心（以下簡稱為“事業單位” ）做好檔案管理方面的工作至關重要，可對前期工作分析、總結，并對后續工作計劃和方案的制定提供有效參考。其中，文書檔案保存、利用價值較高，需對其中的文書檔案管理工作加以強化。在網絡時代背景下，對事業單位文書檔案管理工作提出了越來越高的要求，事業單位需要革新傳統管理理念，注重文書檔案管理信息化建設工作的開展。因此，本文以網絡時代事業單位文書檔案管理信息化工作開展的意義為切入點，結合事業單位文書檔案管理的工作現狀，提出信息化工作策略，旨在全面提升事業單位文書檔案管理工作的質量水平。

關鍵詞：網絡時代；文書檔案管理；信息化建設；工作策略

近些年，我國各地區市政服務事業呈現出較為快速的發展態勢。市政工作內容較多，以市政公用發展服務中心為例，為確保各項工作順利、有效地開展，有必要做好各項管理工作。其中，文書檔案管理是一項非常重要的工作，做好事業單位的文書檔案管理，能夠使各項工作有章可循、有據可依。但需注意的是，從現狀來看，事業單位文書檔案管理工作尚且存在一些問題，如文書檔案管理信息化制度不完善、文書檔案管理信息化建設落后、檔案管理工作人員素質水平不高等。為解決這些問題，事業單位文書檔案管理工作需要順應網絡時代信息化發展的趨勢，并努力促進文書檔案管理工作質量水平的提高。

一、網絡時代事業單位文書檔案管理信息化工作開展的意義

文書檔案是由事業單位行政管理事務活動產生的，由通用文書轉化而來的一部分檔案，如命令、指示、決定、布告和請示等。由此可見，事業單位文書檔案管理是一項系統化的工作。在網絡時代背景下，為做好此項工作，需對傳統的紙質檔案管理思想進行革新，注重檔案管理信息化建設。從實踐工作層面分析，做好事業單位文書檔案管理信息化工作具有重要意義。

1.有助于文書檔案管理工作效率的提高

在傳統工作模式下，事業單位文書檔案以紙質檔案管理為主，隨著事業單位文書檔案資料的增多，會加大檔案管理人員收集、分析整合及存儲管理文書檔案資料的工作負荷及難度，使文書檔案管理工作效率難以得到有效提高。在網絡時代，通過做好事業單位文書檔案管理信息化建設工作，由傳統單一化的紙質檔案管理模式逐步轉向電子化、信息化管理，在計算機技術和信息技術的融合應用下，有助于減輕檔案管理人員工作的壓力，提高檔案收集、歸檔管理工作的效率，并能保證歸檔文書檔案資料的準確性及完整性。

2.有助于保證文書檔案資源的安全性

事業單位涉及一些保密性要求較高的文書檔案資料，尤其是市政基礎設施管理工作產生的相關文書檔案資料，為遵循管理方的要求，有必要做好相關文書檔案資料的保密管理，若采取傳統紙質檔案管理，則在文書檔案資料傳遞、交接等工作環節易出現遺失、缺損和被盜竊等安全問題。在網絡時代，針對保密要求高的檔案資料開展電子化、信息化管理，能夠最大限度地預防遺失、缺損和被盜竊等安全問題的發生，進一步保證文書檔案資源的安全性，滿足管理方的文書檔案資源的管理要求，提高了管理方對檔案管理服務的滿意程度。

3.有助于提升文書檔案資源的共享利用價值

事業單位文書檔案管理的利用價值較低，一般在單位內部利用，很難將其共享利用價值充分發揮出來。而在網絡時代，加強事業單位文書檔案管理信息化建設，在檔案管理信息系統的構建及應用下，可實現文書檔案管理對內、對外的共享利用，通過共享利用權限的設置，既能夠提升文書檔案資源共享利用的價值，又能夠保證文書檔案資源利用的安全性。

二、事業單位文書檔案管理的工作現狀

根據網絡時代背景下事業單位文書檔案管理信息化工作開展的意義來看，文書檔案管理工作在事業單位的長足發展中起到關鍵的作用。對此，事業單位必須對這一工作予以高度重視，同時采取多種措施確保文書檔案管理工作能夠順利開展下去，進而全面有效地提高事業單位文書檔案管理工作效率。但從現狀來看，在此項管理工作開展期間，仍存在一些問題。

1.文書檔案管理信息化制度不完善

要想做好事業單位文書檔案管理工作，需要有制度作為保障。但從現狀來看，一些事業單位在文書檔案管理信息化制度方面還不完善。比如，延續使用傳統紙質檔案管理制度，對于電子檔案在歸檔制度方面不夠明確，易出現歸檔的電子檔案資料信息不夠完整、真實性有待考究等現實問題，進而難以提高文書檔案信息資源的利用價值。又比如，未能針對文書檔案管理工作人員制定合理、科學的績效制度、獎懲制度，難以規范約束檔案管理人員的工作行為，管理人員信息化管理意識薄弱，很難做好事業單位文書檔案管理信息化工作，使此項工作流于形式，缺乏實效性。此外，文書檔案管理安全制度缺失，難以保證文書檔案資料的安全性，檔案資料未能實行電子備份、安全加密，易出現電子檔案遺失、被惡意篡改等風險問題，不利于提升文書檔案資料管理工作整體的安全性。

2.文書檔案管理工作不規范

為提升事業單位文書檔案管理工作的標準化、科學化水平，有必要對其工作加以規范。但從目前來看，一些事業單位在文書檔案管理工作方面還不規范。一方面，事業單位文書檔案管理存在直接將紙質檔案轉化成電子檔案的情況，對檔案管理的延續性、創新性有所忽視，雖然樹立了檔案電子、信息化管理思維理念，但檔案電子化、信息化管理缺乏規范，使檔案電子化、信息化管理流于形式，實效性不高。另一方面，部分檔案管理工作人員未能樹立規范化檔案管理意識，在文書檔案收集整理方面積極性不高，未能加深與其他部門之間的聯系，如市政服務部門、業務部門等，導致難以收集到完整、真實、全面的文書檔案資料，且易出現文書檔案歸檔不及時的情況，使事業單位文書檔案管理工作質量水平難以得到有效提升。

3.文書檔案管理信息化建設落后

在網絡時代背景下，事業單位文書檔案管理需重視信息化建設，但目前一些事業單位在文書檔案管理信息化建設方面比較落后，究其原因，主要表現為：一方面，部分事業單位文書檔案管理信息化建設存在形式主義，資金投入不足，難以滿足其信息化建設所需的軟硬件設備設施，如檔案管理軟件、計算機軟件、掃描軟件、圖像處理軟件及文字識別軟件等；又如，計算機電腦設備、檔案柜、除濕機、空調設備、掃描儀和數碼攝像機等。在缺乏軟硬件設備設施支持的情況下，難以滿足事業單位文書檔案信息化建設的基礎要求。另一方面，在事業單位文書檔案管理信息化建設過程中，還需要一些現代化科學技術的充分支持，如文書檔案管理信息化系統所需的信息技術、大數據分析技術、安全密鑰技術等，若這些技術難以及時引進并應用，則難以保證系統運行的可靠性及安全性，容易導致文書檔案資料受到病毒感染、黑客攻擊。

4.檔案管理工作人員綜合素質不高

部分檔案管理工作人員的素質水平有待提升。一方面，部分檔案管理工作人員自主學習意識不強，未能與時俱進地學習文書檔案管理工作所需的信息技術，對檔案管理信息化系統應用掌握不足。在此情況下，檔案管理人員便難以勝任單位的文書檔案管理崗位，難以提高檔案管理服務能力水平。另一方面，單位未能對在崗檔案管理工作人員開展定期培訓教育，難以提升檔案管理工作人員的管理專業能力水平。

三、做好網絡時代事業單位文書檔案管理信息化工作的具體策略

從上述事業單位文書檔案管理工作存在的問題來看，事業單位要對出現問題的主要原因展開深入分析。為解決事業單位文書檔案管理工作的問題，有必要結合網絡時代的特點，樹立信息化建設思想理念，采取具有針對性的措施，進而使事業單位文書檔案管理信息工作能夠更好地符合網絡時代的發展步伐，為妥善保護文書檔案做出努力。

1.健全文書檔案管理信息化制度

從事業單位文書檔案管理信息化工作質量水平提升角度考慮，需健全文書檔案管理信息化制度。一方面，完善電子檔案歸檔制度，文書檔案管理工作人員要嚴格按照電子檔案歸檔制度的要求，做好電子文檔、圖像、音頻、視頻和文本等檔案資料的收集整理，保證收集的文書檔案資料的完整性、真實性，及時歸檔處理，以此提升文書檔案資料的時效價值。另一方面，完善檔案管理人員管理制度，在對單位檔案管理人員開展管理的過程中，落實獎懲機制、崗位責任制，規范、約束檔案管理人員的工作行為，明確責任，提升其對自身崗位的責任意識，針對檔案管理工作積極、認真、負責的工作人員給予精神層面或物質層面的獎勵，針對工作怠慢、存在失誤的工作人員給予一定懲罰等。此外，還要完善文書檔案安全管理制度，針對電子檔案做好備份處理，并通過應用安全密鑰技術，避免出現電子檔案失竊、被惡意篡改內容等風險問題，進而有效保證文書電子檔案資料的完整性、真實性及安全性。

2.加強部門協作，提升文書檔案管理工作的規范程度

在網絡時代，為提升事業單位文書檔案管理工作的規范程度，還有必要加強部門協作，單位檔案管理部門需加深與單位業務部門之間的聯系，使業務部門在開展服務業務過程中，能夠明確文件材料形成的時間，并按照先后順序排列，將廢稿、重稿清除，并規范篩選，以此減輕檔案管理人員分析、整理文書檔案資料的負荷及難度。同時，檔案管理部門還需加深與市政服務部門之間的聯系，根據市政服務部門工作內容、性質，明確文書檔案類型，以宗卷為單位，對零散文件展開分類立卷處理，并做好私密檔案的保密處理，若文件破損，需及時修復等。總之，需通過部門協作，保證文書檔案資料的完整性、真實性及安全性，進而提升單位文書檔案管理工作的規范程度。

3.引進技術，加快文書檔案管理信息化建設

事業單位文書檔案管理是一項系統化的工作，尤其是在信息化建設過程中，更需要投入充足的建設資金，引進信息化建設所需人力資源、物力資源。重視文書檔案管理信息化建設所需軟硬件設備設施的引進。當然，在文書檔案管理信息化系統建設過程中，還應重視安全密鑰技術、防火墻技術及各類殺毒軟件的應用，確保系統運行的可靠性及安全性，避免黑客入侵、病毒感染，保證文書檔案資料在系統中存儲的安全性。此外，還需重視檔案權限管理，根據用戶的權限等級，提供相關的檔案服務，以此在保證文書檔案信息資料安全性的基礎上，使其共享利用價值得到有效提高。

4.通過培訓教育活動，提升檔案管理工作人員的綜合素質水平

事業單位文書檔案管理信息化工作的開展，少不了檔案管理工作人員職能作用的發揮。事業單位必須對檔案管理工作人員開展系統培訓，提升檔案管理工作人員的理想信念，能夠在今后的相關工作中嚴謹、認真、負責。因此，有必要采取有效策略，提升檔案管理工作人員的綜合素質水平。

（1）加強自主學習

發揮單位領導者的職能作用，引導單位檔案管理工作人員加強自主學習，學習檔案管理信息化所需的相關技術，如計算機應用技術、信息技術、大數據分析技術等，并通過學習有關信息化方面的專業知識，提升管理人員的檔案管理信息化能力，引導其重視文書檔案管理工作，使其按照規范要求做好檔案電子化、信息化管理工作。

（2）加強培訓教育

事業單位需要針對在崗的檔案管理工作人員加強培訓教育，在培訓教育活動開展期間，側重對檔案管理工作人員實行信息化技術、文書檔案管理信息系統應用方法技巧等方面的培訓，使檔案管理工作人員能夠通過培訓，提升自身的信息化素養，并能做好事業單位文書檔案管理信息化建設工作。

（3）加深與兄弟單位、優質高校之間的合作

事業單位需要加深與兄弟單位、優質高校之間的合作，根據單位對檔案管理現代化人才的需求，從優質高校引進懂技術、懂管理的檔案管理專業人才，滿足事業單位文書檔案管理信息化建設的人才需求。同時，加深與兄弟單位之間的溝通協作，事業單位檔案管理工作人員要定期開展研討會，圍繞單位文書檔案管理信息化建設工作的不足，共同分析探討，提出相關改進、優化建議，達到持續提高事業單位文書檔案管理信息化建設工作質量的目的。

四、結語

綜上所述，網絡時代給事業單位文書檔案管理工作帶來了一定機遇與挑戰，事業單位需要革新文書檔案管理思想理念與方法，需要優化管理制度、注重信息化建設、提高工作人員素質水平等。因此，事業單位需結合機遇與挑戰，明確工作問題，健全文書檔案管理信息化制度，加強部門協作，引進大數據技術、信息技術等，并通過培訓教育活動，提高檔案管理工作人員的綜合素質水平，進一步提高事業單位文書檔案管理工作的規范化水平，保證文書檔案資料的安全性，全面提高事業單位整體管理服務水平。

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（作者單位：濱州市市政公用發展服務中心）