不動產檔案管理中數字化技術的應用

摘 要：隨著社會經濟的發展，人們通常會通過購入不動產的方式，以強化個人的固定資產，導致不動產檔案管理工作量增加。為了解決傳統檔案管理中的問題，本文從不動產檔案管理中數字化技術應用效果著手，對其應用范圍展開深入研究，并對其應用策略提出建議，希望能為不動產檔案管理的現代化發展提供參考。

關鍵詞：不動產；檔案管理；數字化技術

由于不動產檔案管理工作與權益人的切身利益之間存在密切關聯，不動產檔案管理質量及其效率與人們的生活息息相關，為有效解決傳統管理模式中檔案資料查閱、檢索、更新效率低的問題，通過對數字化技術的合理運用，實現檔案管理模式創新，充分發揮現代化技術的先進優勢，滿足不動產檔案管理工作的需求。

一、數字化技術在不動產檔案管理中的作用

1.提升不動產檔案管理效率

隨著不動產行業的高速發展，不動產檔案管理的任務量與工作量大幅上升，再加上不動產登記檔案更新速度加快，導致相關工作的開展難度增加。受不動產檔案管理數量增加和更新變化等多種因素的影響，在不動產檔案管理中應用傳統的工作方式開展檔案檢索工作，往往要消耗更多的時間和精力。對此，在現代社會背景下選擇適宜的現代化信息技術，加大數字化技術在不動產檔案管理中的應用力度，使申請人在辦理不動產交易和登記的過程中，利用數字化的不動產登記資料，省去中間環節，為不動產交易創造便利條件。例如，2021年11月，某不動產登記中心正式啟動市本級不動產登記產權檔案整理數字化服務項目，通過公開招投標優選技術能力強的檔案技術單位，實現了讓企業和群眾最多跑一次的轉型目標，推動當地營商環境進一步優化。

2.降低不動產檔案管理成本

社會經濟高速發展，快速提升了人們的物質生活水平，在滿足人們基本物質需求的基礎上，越來越多的人對不動產表現出較強烈的購買欲望，我國整體不動產的購買量大幅增加，也導致不動產檔案管理工作壓力持續提升。由于不動產檔案管理工作本身具有較強的專業性和復雜性，在相關工作開展期間往往需要多部門和人員的共同參與才能完成，基于這種不動產檔案管理工作形式，導致該工作的成本投入大幅提升。對此，在不動產檔案管理的數字化技術應用中，借助數據庫技術、云存儲技術、OCR技術、掃描技術和計算機技術等高新技術使檔案資源信息形式發生轉變，降低了紙質資源的需求。通過各類不動產登記檔案掃描入庫和數字化項目順利實施，縮減了檔案存儲的占用空間，提升了檔案數據的流動性，使大量不動產檔案管理期間的人員和場地成本大幅降低。

3.提供便捷服務

不動產檔案管理中加強數字化技術的應用，在全國范圍內建立統一的不動產信息登記制度，使傳統的紙質檔案資料信息向數字化、電子化轉變，完善其管理流程和管理內容，通過對不動產檔案資料信息的全面收集和數字化管理，不動產基本權益人利用數字化技術和平臺，在網絡支持下能夠隨時隨地查看其不動產的相關信息，從根本上得到有效保障。同時，還可以就其中部分問題展開線上聯絡和調整，使不動產的檔案管理信息的準確性得到切實提升。此外，圍繞不動產檔案資料的管理范圍、保密要求、年限跨度等，開展統一培訓，制定統一標準，落實統一計劃，構建“互聯網+不動產檔案管理”一體化平臺，提升不動產檔案管理服務的便捷性和高效性。

二、數字化技術在不動產檔案管理中的應用范圍

1.檔案資料掃描

在不動產檔案管理工作開展初期應用數字化技術，通常以數據對接工作為主，記錄與審核不動產檔案資料。在傳統的不動產檔案管理中，檔案資料通常選擇以紙質資料為主的方式展開儲存和管理，但在數字化技術的運用中，要先對不同類型和不同時期的不動產紙質資料檔案開展掃描，并對原材料信息的準確性反復檢查。在掃描過程中如果發現不動產檔案資料信息存在錯誤或者不一致的問題時，要及時與權益人取得聯系，積極溝通和交流，既要保證不動產檔案資料信息的準確性，還要促進其完整性不斷提升。按照標準的不動產檔案管理相關流程，全面收集相關圖片信息，修整還原其中清晰度較低的圖片，在確保圖片信息可靠性和真實性的基礎上，做好檔案資料的數字化掃描工作，避免信息不明或錯誤等問題給權益人帶來麻煩。

2.資料分類管理

由于不動產本身在種類、用途等方面的差異性，導致不動產檔案資料在管理過程中具有多種不同類型，在資料管理中如果僅從數量上對其統計，而忽略了對不動產資料類型的整理，不僅會在后續檔案管理與使用期間造成不動產檔案管理信息混亂的問題，還會對檔案查找的效率造成極大影響。對此，應加強對數字化技術的應用，建設數字化不動產檔案管理模式，解決傳統檔案管理工作中存在的問題，提升不動產檔案管理的標準性和規范化。不動產檔案資料分類管理，可以通過多種途徑學習借鑒成功的應用經驗，遵循國家相關法律法規的要求，秉承嚴謹負責的工作態度，了解當地檔案分類標準，科學劃分不動產檔案類型，根據不動產檔案信息記錄的實際情況，嚴禁隨意修改和涂抹信息內容，避免檔案信息與不動產現實情況出現偏差，對建檔、存檔、查檔等檔案管理工作造成不利影響。

3.信息數據上傳

在不動產檔案管理數據掃描、圖片整理及資料分類的工作完成后，還要借助數字化技術將檔案信息數據上傳至相關平臺和終端中。在傳統不動產紙質檔案資料管理中，為了便于快速查找檔案資料，并實現不動產檔案資料的集中管理，通常會建立嚴格的編號制度，為每份不動產檔案資料設置編號。在此基礎上，應統籌規劃不動產檔案管理的各項工作，基于標準化、數字化的檔案管理模式，建立線上線下兩種渠道，針對不動產登記跨域辦理和線上辦理的挑戰，充分展現數字化技術的優勢，使企業和群眾在不動產登記業務辦理的過程中，同步完成登記資料的數字化錄入，構建不動產數字化檔案，并通過信息數據上傳，為企業和群眾的網絡查詢等服務功能提供支持，促進不動產服務質效不斷提升。

4.搭建共享平臺

基于不動產類型的差異，對其檔案建檔提出不同要求，為了保證數字化技術在不動產檔案管理中的有效性，還可通過對數字化技術的有效運用，完成不動產檔案信息共享平臺的搭建，通過平臺功能板塊的設置與完善，使檔案管理人員明確不動產檔案資料整理順序和管理標準，為后續檔案查閱、更新、檢索等相關工作高效開展奠定基礎。此外，還應消除信息孤島，打破企業不同部門之間的信息壁壘，增強部門之間數據信息的互聯互通，基于內部各相關部門的共同參與，完成信息共享平臺的搭建和使用功能的完善。例如，2022年底，廣州市國土規劃和自然資源局某分局，利用數字化不動產檔案管理平臺共處理查解封登記、涂銷登記、存量房轉移登記、增量房轉移登記、抵押權登記等網辦案件10306宗。

三、數字化技術在不動產檔案管理中的應用策略

1.建立檔案信息錄入統一化標準

高速發展的信息化時代，數字化技術的廣泛應用引發人們對信息安全的高度關注，不動產檔案管理工作也受到人們更多的重視。在我國不動產檔案管理長久的發展中，雖然已經形成了初步建設模型，但檔案登記管理制度實施的規范性相對較低。對此，在不動產檔案管理中數字化技術的應用，要積極構建統一的不動產信息錄入標準，確保不動產檔案編排、資料整理和電子檔案的一致性。可將光盤作為不動產檔案數字化管理的重要載體，在計算機技術的支持下，實現傳統紙質文件向電子文件的轉變，發揮其成本低廉、使用簡便的優勢，為后續信息搜索和網絡傳輸提供便利。在不動產檔案信息數字化管理中，還要做好檔案資料的數字化編排，利用數據庫和超文本的方式構建分布式數據庫。首先，將紙質信息轉換為數字電磁信號，并對其壓縮處理，減少其存儲空間，擴大數據庫容量。其次，優化文件管理組織形式，按照不同標準標注各不動產檔案資料，并加強云存儲系統的建立和應用，為其快速檢索和遠程檢索提供便利。最后，結合時代發展對檔案信息錄入的數字技術手段及時采取系統升級措施，使不動產檔案管理工作的維護成本得到有效控制，促使數字化技術在不動產檔案管理中高效運用，推動不動產檔案管理可持續開展。

例如，某市為提升不動產登記便利度和群眾體驗感，打破市縣兩級的運作隔閡，在全市全面上線不動產登記市縣一體化平臺，全面實現不動產登記服務全市聯辦、多點能辦、就近可辦的目標，積極推動電子檔案數字化管理，不動產數據共享應用，統一不動產檔案管理的政務服務標準、權籍系統標準、互聯網+不動產標準、數據利用標準、登記系統標準、電子檔案標準、數據共享標準、數據采集標準、采集渠道標準及信息技術標準，使建成的檔案管理數字化平臺，在實際應用中可以實現就近領取、證書郵寄、屬地審批、信息共享和異地申請等，其辦事效率顯著提升，減少了企業和群眾的辦理時間。

2.完善檔案管理規范化約束

社會經濟的高速發展促使人們對專業法律法規知識的需求不斷增強，當自身權益受到侵犯時會拿起法律武器，維護自身的合法權益。基于法律法規對行業發展的重要影響，為了避免數字化技術在不動產檔案管理中的不當應用，在加強數字化不動產檔案管理建設和持續推進中，還要完善相關法律法規，確保不動產檔案管理有法可依，保證各種數字化技術運用的合法性。在保證相關法律法規全面覆蓋不動產檔案管理工作內容的前提下，使用戶在不動產檔案資料的使用過程中更好地維護自身的合法權益，促進不動產檔案管理水平的提升，在法律法規的約束下，進一步推動不動產檔案管理工作規范化開展。受不同地域對不動產檔案管理差異性要求的影響，在不動產檔案管理工作規范中要以其存檔模式為重點，利用規范化的存檔模式，使數字化檔案管理工作持續推進，發揮數字化技術的積極作用，保證信息利用合理性的同時，使信息得到長久保存，便于后續查閱、更新、檢索等管理工作高效開展。例如，在某不動產登記中心規范增量業務檔案的數字化建設，建立了統一的檔案電子化成果庫，2022年新增不動產登記檔案約4.9萬卷。截至2022年底，基于規范化的檔案管理，推動存量檔案的數字化，完成存量檔案數字化掃描檔案4163萬頁，錄入資料目錄883萬條，錄入檔案目錄27萬條，共完成存量檔案數字化掃描579525卷，針對業務檔案、文書檔案等檔案類型建設了專用的數據庫。

3.強化檔案管理的安全防范

應用數字化技術建立不動產檔案管理信息系統，要在互聯網技術的基礎上同步引進并應用多種先進技術，提升其對檔案信息和錯誤圖像的糾正能力，但這種管理方式在不動產信息儲存中通常還會帶來信息安全風險，如果對防火墻建設等安全防護措施的重視程度不足，就有可能在信息共享和檔案管理過程中出現信息被泄露等安全問題。此外，在檔案信息數字化更新完成前，不動產檔案管理工作人員通常在完成不動產信息建檔和存檔工作的同時，還要兼顧行政秘書等其他工作內容，受其工作內容復雜性和壓力的影響，很難保證對不動產檔案信息及時采取有效的安全防護工作。

為了強化數字化技術在不動產檔案管理中的信息安全，檔案管理工作人員要積極樹立檔案風險管理意識，選擇專業的技術人員做好數字化不動產檔案管理的安全防護工作，將信息泄露的可能性降至最低。同時，針對不動產檔案管理數字化信息系統建設和使用過程中可能出現的各種風險，應積極開展內部培訓活動，并對工作人員的培訓效果從理論和實踐兩個層面開展考核，選擇其中綜合能力優秀的人員開展數字化檔案信息系統的風險管理工作。

隨著數字化不動產檔案管理的深入發展，檔案管理工作對互聯網技術的依賴性會持續增強，使不動產檔案信息得到有效處理，為避免信息丟失、遺漏等問題對不動產檔案管理造成不利影響，在風險管理工作中還可借助數字化技術完善檔案信息的備份工作，并加強登錄接口和專網專用的設置，確保不動產檔案管理數字系統只有內部工作人員才有使用權限。通過這種風險管理和安全防護方式，既能保證信息資源的共享效率，還能保障檔案信息的安全管理。

4.搭建檔案管理數字化空間

在檔案管理的現代化發展中，部分部門已經完成了不動產檔案信息數據庫的初步建設，在建立數據庫、完善檔案信息、確保信息真實的基礎上，提高不動產檔案管理效率，縮短檔案查詢時間。在信息化技術的基礎上構建數字化不動產檔案管理新模式，結合不動產檔案管理工作實際，完善數字化檔案信息，并做好人員管理意識的培養和強化，實現數字化不動產檔案的集中化管理。

雖然傳統不動產檔案管理的方式具有獨特的優勢，但在信息時代背景下，檔案管理需求的變化和內容的擴充對其管理工作提出更高要求，面對時代挑戰，把握發展機遇，充分發揮數字化技術在不動產檔案管理功能中的重要作用，搭建適宜的發展平臺，以促進不動產檔案管理與利用效率不斷提升。

綜上所述，網絡信息技術在社會各個行業領域中的廣泛應用，對其現代化發展產生推動作用，在不動產檔案管理中加大數字化技術應用力度，將其融入不動產檔案管理的各個工作環節中，充分發揮數字化技術的應用優勢，提升不動產檔案管理效率，完善管理程序，促進不動產檔案管理在新時代背景下的創新開展。

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（作者單位：臨沂市不動產登記交易中心）

作者簡介：劉海燕（1971—），女，漢族，山東臨沂人，本科，副高，研究方向：檔案管理。