數字化賦能高職院校檔案建設策略研究

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2023.23.037

［摘 要］高職院校檔案系統作為助推整個院校信息建設與服務運行的重要載體，要及時完善和升級檔案管理的信息化建設工作，提高對人才培養和科研項目推動的效果。文章圍繞數字賦能檔案管理的邏輯主線，論述數字化賦能高職院校檔案建設的現實意義，分析數字化賦能高職院校檔案建設的現實困境，提出數字化賦能高職院校檔案建設策略。

［關鍵詞］數字化；高職院校；檔案建設

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

高職院校是培養人才和各類高端技術的匯集地，承擔著人力資源檔案和各類信息技術檔案管理工作^［1］。

在傳統的檔案管理模式下，由于設備、理念、技術、人員等現實因素的影響，高職院校檔案管理存在著服務效率低下、信息安全性得不到充分保障等問題。以數字化賦能高職院校檔案建設，能夠提高高職院校檔案工作效率，創新服務模式，增加社會效益，提高安全系數，充分發揮數字檔案資源的效能，促使高職院校檔案在信息共享、服務全局、服務社會、服務師生等方面發揮更大的作用。

1 數字化賦能高職院校檔案建設的現實意義

1.1 創新檔案服務模式，提高檔案質量

時代和技術的發展推動了高職院校檔案管理對象由重實物向重電子的轉變，以及檔案的被動式服務向主動式的服務轉變^［2］。依托大數據和人工智能等技術，現階段高職院校檔案數字化建設，能夠將OCR識別、全文檢索、在線預覽、批量導入、電子簽章、人臉識別、遮蓋打印、檔案建設等功能引入高職院校檔案管理模式，聚合離散檔案數據源，在線上提供跨省通辦、省內通辦遠程查檔、智能語音電話等服務，為更好地滿足高職院校教職工、高職院校學生多元化檔案服務需求搭建更快捷的平臺；并能夠在系統中建立專題，發掘檔案深度價值，實現“文檔—檔案—知識”的閉環。比如，可以圍繞文檔、檔案資源，將檔案資源的顯性知識結構化，加強對知識的利用。再如，可通過系統對科研檔案、學生檔案等檔案資源進行批量高清處理，包括字跡加深、印章重描、污跡處理、襯托背景色等，提高電子檔案的質量。

1.2 有效解決檔案工作現實問題，助力高校檔案管理現代化發展

高職院校在日常公文、會議、科研、各類教學活動、人才培養、學生管理等場景中會產生大量的檔案，這些檔案種類眾多、分散各院系，尤其是教學、科研等資料，使用頻率高，靠人工服務難滿足其需求^［3］。而隨著業務量逐年遞增，高職院校檔案的數量也會大幅增加，存放空間捉襟見肘，有效的實體空間難以承載海量的檔案資源。數字化檔案建設則為解決以上問題提供了有效路徑，其中，諸如智慧檔案管理系統、檔案數字化加工系統等數字化系統，提供了多種系統集成方式，能夠打通不同學院之間的檔案系統，統一收集不同職能部門、不同院系、不同系統的檔案，支持檔案在線、離線收集，檔案自由流通，通過掃描儀、文檔系統等多種載體，解決單據掃描速度慢、卡紙、圖像不清晰等問題，批量清晰導入各部門檔案系統，全面、實時收集高校檔案；提供電子文件單軌制、電子檔案單套制和雙套制的全生命周期管理系統，實現檔案收集、檔案編目、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案統計、檔案編研和檔案利用等九大基礎業務，支持模糊檢索、條件檢索、全文檢索、智能檢索、智能推薦和知識圖譜等一站式檢索，靈活定義檔案門類，促使檔案的搜索、瀏覽、借用更便捷；同時還能夠按照預先設置好處理規則，對檔案案卷利用卷次、利用人次、檔案利用率（卷次/總卷數）、檔案復?。ù蛴。╉摂档惹闆r進行統計，自動生成統計報表，提前對遠程預約、學位網和郵箱中的核查任務進行梳理、記錄，自動通過流程驅動流轉，支持圖形化工作報表。比如，高職院校檔案系統能夠對零亂和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列、編號、目錄編制等，組成有序體系的過程；還能夠將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點等全過程數字化管理，形成自動歸檔、防篡改、查詢快、權限嚴密、不受時間空間的限制等優勢，節省占地空間，減少打印、歸檔管理以及人力成本。

2 數字化賦能高職院校檔案建設的現實困境

2.1 目標不明確，缺乏頂層設計

數字化賦能，其重點在于數字工具與具體業務的同頻共振^［4］。這就意味著數字化轉型不再是數字技術與工具的簡單疊加，將手動流程替換為數字化流程，而是用數字技術和設備驅動高職院校檔案業務成長與變革，應對來自內外部的各種威脅、風險，實現高職院校檔案業務效率提升、服務模式優化、資源優化配置的變革。場景是綜合描述特定時間、空間、人物和事件等所構成的統一體。場景模糊和場景泛化是數字化賦能高職院校檔案建設的常見問題。從數字化轉型情況來看，有的高職院校檔案建設的數字化轉型缺乏頂層設計，轉型價值目標不清晰，缺乏清晰的戰略目標，沒有具體明確的業務場景，忽視了高職院校檔案建設的實際需求與業務范圍；且創新性不夠強，跟風現象較為嚴重，不考慮實際需求而盲目地引入先進信息系統，一些配套機制、設備等要素難以適應高職院校檔案數字化轉型的一系列深刻變革。有的高職院校檔案數字化轉型還存在不平衡不充分問題，具體表現為孤立活動、單點軟件解決方案居多，建而未連、連而不通、通而不暢，導致出現投入大于產生、數據工具與實際業務不相匹配等現象。

2.2 多主體協同創新合力不足

傳統管理理念下的高職院校檔案建設工作，具有“規定性、穩定性、內斂性”特征，在高職院校檔案人才建設中體現為人才結構固定但不流動、人才素質專業但不全能。不可否認的是，這種人員管理機制能夠依托高職院校檔案人才在工作經歷上的豐富經驗，在一定程度上促進高職院校檔案管理朝著更為專業的方向發展。但是也容易限制高職院校檔案管理人員的流動，促使高職院校檔案建設喪失應有的活力，這并不符合數字賦能的條件。因為，無論是智能化解決方案的生成，還是數字化運營體系的形成，都依賴高職院校檔案建設決策者和其他利益相關方的協同。所以，如果高職院校檔案建設工作不注重人員能力建設，存在多主體協同創新合力不足的問題，就難以推動高職院校檔案建設工作的深化開展。

2.3 數字化基礎設施建設進程緩慢

當前，高職院校檔案建設呈現業務需求變化快、專業特性愈加明顯、功能要素品類多的特點，傳統按部門、按業務搭建的“表象式”“煙囪式”數字化管理模式難以匹配當下繁雜的高職院校檔案業務，必須構建靈活聯通和協作高效的基礎設施體系。實際情況是，部分高職院校檔案業務數字化基礎設施建設進程緩慢，硬件設備不足或設備落后過時未及時更新、升級，在文件收集、檔案管理、檔案利用、檔案統計等業務需求上適應能力弱，且自身的維護能力明顯滯后，無法形成內部的“數據生態”。這就為數字技術和設備應有功能的發揮埋下了隱患，容易因為數據壁壘、流程壁壘等現實問題，產生一系列強大阻力。

2.4 數字化服務相對保守

一些高職院校檔案的信息技術服務起步較晚，為盡可能減少試錯成本，其數字化建設相對保守，具體表現為以下兩個方面。一是前瞻布局缺失。由于缺乏成熟方法論指導、成功案例參考，再加上專業化分工發展模式的影響，部分高職院校檔案數字化建設往往借助數字工具提升檔案管理業務的規范性和效率，欠缺對檔案管理數字化業務數量和質量的考量，較少聚焦加速高職院校檔案模式重構和服務創新，難以響應新時代高職院校檔案服務的發展要求。二是價值效益不明顯。部分高職院校檔案建設雖然進行了數字化轉型，但是在整體規模和發展質量上差強人意，僅有較少的部分達到標準化水平，難以獲得良好的技術賦能效果。

3 數字化賦能高職院校檔案建設的實踐策略

3.1 明確思路，推進頂層設計

面對數字工具的迭代更新與數字管理模式的蓬勃發展，高職院校既要以生態思維重新思考檔案的數字化轉型，運用生態學思維和方法綜合考慮高職院校檔案數字化轉型的整體規劃，追求人、技術、設備、業務的協同進化、和諧發展，全面創新高職院校檔案建設工作的發展理念、配套設施、運營模式、人才結構、組織結構等全生態體系，尤其是要強調制度和機制的適配，推進數字化工具向高職院校檔案建設的前后端各環節拓展，提升全要素配置率。同時，也要加強數字化轉型的頂層設計，遵從需求分析、架構設計、具體實施、機制保障層次性發展的數字化轉型思路，即探索高職院校檔案建設的創新紅利與后發優勢，挖掘需求與定義場景、規劃實踐路徑，在形成統一的方法路徑的基礎上，對高職院校檔案數字化建設的流程、范式等要素作出適應性調整，突出領域特點、形成特色。

3.2 匯聚多元輔助性主體，努力提升“數治”能力

高職院校檔案建設的數字化轉型，離不開數據資源與技術設備的支撐，而人才正是創造和應用數據資源、技術設備的應然主體^［5］。只有高職院校檔案人才具有適應新時代數字檔案工作需求的數字素養，科創企業、高校師生、檔案管理人員等主體形成自發協同的主體自覺，才有可能實現整體建設與局部建設功能的一致性，推進實現數字賦能。因此，既要促進各主體平等協作，發揮科技社群在高職院校檔案技術建設、設備建設、思維建設、模式建設等方面的技術優勢，為高職院校檔案建設提供案例參考、設備支撐以及數據、算法和算力支持；發揮高職院校檔案管理機構、高校師生在高職院校檔案數字治理中的人才資源，合理有效使用各種數字化檔案管理設備，積極為高職院校檔案建設出謀劃策，促使高職院校檔案建設持久創新活力。另外，還要圍繞“體驗性—常識性—理論性—探究性”的學習規律，循序漸進地設計開發高職院校檔案人才實踐性知識培養的教育培養內容，圍繞高職院校檔案數字化建設所需的知識、技能，有計劃地安排其參加社會實踐和掛職鍛煉。采取跟班學習、輪流講學、以干代學等方式，加強數字課程開發，建立檔案數字素養實訓基地，開設各類線上培訓班，開展檔案數字化管理技能培訓，拓寬檔案人才知識面。

3.3 加強基礎設施建設，夯實發展基礎

首先，積極推動高職院校檔案數字化平臺轉型升級。充分依托高職院校檔案領域數字化發展優勢，圍繞高職院校檔案數字化轉型全生命周期，以高賦能、全覆蓋為要求，聚焦高職院校檔案信息系統、安防系統、錄入系統、應急系統等各個業務節點，為高職院校檔案建設提供數據應用、聯動支持。比如，可建構跨部門信息共享平臺，有效地統一文書檔案和專業檔案管理，實現文書檔案和專業檔案在收集、整理、歸檔、統計、編研、鑒定、銷毀、移交、查閱、借閱、庫房管理等方面的高效管理。圍繞數據、場景、系統，以數字空間、實體空間為發力點，完善智能安防、資料錄入、信息反饋、公共服務等設備，引入物體全域標識、大數據、時空AI等技術，開展運行感知、態勢推演等數字活動，實現高職院校檔案的主動服務、減負增效。

3.4 開辟數字化新領域，釋放數字化賦能效能

組合式的數字化技術和設備能助力高職院校檔案建設創新發展，孕育著重大技術和功能突破，為高職院校檔案建設提升適應性、實現高質量發展提供了更加豐富的手段。顯然，數字賦能高職院校檔案建設不僅在于推進其現有管理模式轉型升級，更重要的是利用具有萬物互聯、虛實映射、智能協同、開放共享等特征的數字化工具，開拓高職院校檔案建設新場景，驅動高職院校檔案建設工作科技進步和服務發展。因此，面向各類人群個性化、多層次的后勤服務需求，要有超前思維，以滿足實際需求為導向，主動研究事關高職院校檔案建設的前瞻性、關鍵性問題，找出高職院校檔案建設的核心業務、一般業務的痛點難點，學習其他院校檔案管理部門在數字化轉型上的先進經驗，密切關注高職院校檔案數字化發展領域趨勢。在此基礎上，堅持場景牽引、急用先行的原則，利用知識圖譜、智能算法、數據分析、AI模型、云服務等技術，重新定義高職院校檔案建設工作，探索推行智慧決策、“一站式”辦理、數據驅動、移動監管等靈活管理模式，加快形成需求精準響應、態勢全面感知、要素精準表達、服務均衡惠及的數字高職院校檔案管理新模式，形成高職院校檔案工作的技術優勢。

4 結語

利用數字化技術與工具推進高職院校檔案建設，能夠創新檔案服務模式、提高檔案利用便捷性，為更好滿足高職院校教職工、高職院校學生多元化檔案服務需求搭建更快捷的平臺；還可以有效解決高職院校檔案工作中各種現實問題，以新技術、新思維和新設備助力高校檔案管理現代化發展?，F階段，針對數字化賦能高職院校檔案建設的現實困境，應當通過明確思路、推進頂層設計，匯聚多元輔助性主體、努力提升“數治”能力，加強基礎設施建設、夯實發展基礎，開辟數字化新領域、釋放數字化賦能效能等措施，助力數字化賦能高職院校檔案建設。

參考文獻

［1］張阿敏. “雙高建設”背景下高職院校檔案數字化安全管理問題及其對策研究［J］. 蘭臺內外，2023（4）：10-12.

［2］周海澎，陳業佳，馬成. 基于大數據的高職院校檔案信息化建設路徑選擇［J］. 河北軟件職業技術學院學報，2022，24（3）：74-76.

［3］丁靖. 順應媒體融合發展 構建檔案數字化建設新格局——論全媒體時代高職院校檔案工作的挑戰和機遇［J］. 辦公室業務，2022（4）：57-58.

［4］顏麗瓊. 淺論科研檔案在高職院校學科建設發展中的作用——以湖南財經工業職業技術學院為例［J］. 蘭臺內外，2022（3）：14-16.

［5］王琴. “互聯網+”視域下高職院校檔案信息化建設路徑探析［J］. 甘肅科技，2021，37（20）：101-103.

［作者簡介］徐姍姍，女，河南新鄉人，新鄉職業技術學院，館員，本科，研究方向：檔案。