新時代干部人事檔案數字化管理的實踐與探索

摘 要：提升干部人事檔案工作數據化水平，加快推進檔案管理數據化建設是新時代組織工作的必然要求。本文從做好數據化工作的必要性出發，在各地實踐經驗的基礎上，提出了“四個”把關的建設路徑，并在此基礎上，對下一步數據化建設提出了意見與建議，以期進一步推動干部人事檔案工作科學化、規范化和數據化水平。

關鍵詞：干部人事檔案；數字化；實踐

干部人事檔案是組織部門準確識別、科學評價干部的重要依據，充分運用信息技術提高干部人事檔案管理水平、助推干部人事檔案工作科學化是當前干部人事檔案工作發展的新方向，也是新時代賦予干部人事檔案工作的新內涵[1]。本文通過分析開展人事檔案數字化管理的意義，提出干部人事檔案數據化建設的路徑和模式。

1 干部人事檔案數字化管理的必要性

數據化服務干部人事檔案具有無可比擬的優勢，也是時代和組織工作之需，通過提升數據化水平，把干部人事檔案工作深度嵌入干部工作的整個鏈條，能夠為全面考察了解干部提供重要依據[2]。

1.1 組織工作高質量發展的必然要求

干部人事檔案工作是組織工作的重要組成部分，是組織人事等部門提拔任命、選人用人的重要依據，是做好干部工作的前提和基礎。干部人事檔案數字化可以實現干部人生履歷信息的全方位展示，便于全面、客觀、公正地評價干部，也是新時代選人用人的題中之義。通過數字化建設能夠精準地貫徹“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”要求，充分運用到干部監督、使用、管理的各方面，切實把《干部人事檔案管理條例》中的每一項規定、每一條要求執行到位。

1.2 做好干部監督培養的必然要求

干部人事檔案真實記錄干部成長經歷，能夠全方位掌握年輕干部的發展情況，是干部任用的“晴雨表”。推動數字化建設能夠及時動態掌握干部發展變化，真正把忠誠、干凈、擔當的干部選出來、用起來。同時，數字化建設能夠有效把好入口關，對歸檔的人事材料系統能有效跟蹤日期、更改使用情況等，用信息技術把好入口關，真正落實好“誰把關”“誰負責”，從源頭上防止造假材料產生。

1.3 提升檔案管理效果的必然要求

在傳統干部人事檔案管理中，對紙質檔案的利用占據主導地位，檔案查閱、保管、利用等環節均存在諸多不便。現代化的數據管理通過數字化系統，實現檔案信息的快速錄入和更新，提高檔案管理的效率和準確性。數字化的干部人事檔案則可以實現檔案材料內容的快速查閱、高效檢索、長久保存，有效提高了檔案管理能效。在干部考察、任免、調配、職級晉升、日常了解、案件查辦、退休等環節審核檔案時，通過干部檔案管理信息系統在線查閱，使檔案利用更加安全、便捷、高效。與此同時，數字化檔案還可以避免再利用時因紙質檔案破損、涂改、丟失等問題導致的檔案材料真實性缺失，確保人事檔案的完整性和安全性。

1.4 用好用活干部檔案的必然要求

數字化管理能夠實現信息同步共享，依托數字化體系搭建局域網，與涉干部門共享干部檔案信息，建立準確高效的干部信息系統，能夠滿足干部管理、監督的日常需求。數字化建設能夠實現分級分層管理，建立權限分級體系，根據管理權限、職能職責的不同，為相關部門和人員開通對應級別的查閱權限，做到既分級查閱、保護隱私，又互聯互通、提質增效，推動涉干部門之間同步更新干部信息，共享干部實績表現，為畫準干部畫像、干部選人用人、推進能上能下提供及時精準的數據支撐。

2 干部人事檔案數字化管理的實踐

2.1 把好“基礎關”

一是做好制度學習。組織開展《干部人事檔案管理條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》《干部人事檔案化技術規范》相關材料的學習，提高干部檔案管理知識，明確深刻內涵，做到學以致用、用以致學、學用相長，學出“深度”。二是摸清管檔底數。掌握人事檔案基本情況和規范化建設情況是做好數據化建設的前提。要重點關注檔案材料歸檔不及時、分類標準不高、檔案審核不嚴、重要材料缺失等問題，重點審核干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、專業技術職務（職稱）、學術評鑒、獎懲等基本信息，嚴格按照檔案審核規定進行干部“三齡兩歷”的審核認定。對出現缺件、“三齡兩歷”重新確定等有問題的重大事項，制定工作臺賬，實行全程紀實管理。三是制定建設方案。加強頂層設計，謀劃數據化建設與數字化轉型的藍圖愿景。明確領導小組、建設目標和周期、數據化利用與安全建設、系統驗收等問題，明確數字化管理的價值，深入分析數字化轉型的系統思維、實踐路徑和內在邏輯。四是加強資金保障。人事檔案數字化加工可選擇有資質的公司，也可自行加工，但都需配置好信息系統必備軟件和硬件設備，并對掃描質量、保密安全和軟件維護等提出嚴格要求。數字化項目建設除前期投入外，后期還需長期更新維護，整體預算投入較大，要在資金預算上把后期維護費用與項目建設資金統籌安排好，確保檔案數字化項目持續更新發展。

2.2 把好“質控關”

一是明確標準。要參照《干部人事檔案數據化技術規范》的要求，掃描分辨率選擇300dpi，若檔案年代久遠、字跡不清時，可選擇600dpi；依據要求按照JPEG形式歸檔，對其他形式的電子檔案應進行格式轉換；在色彩模式方面，選擇適用于屏幕閱讀的RGB形式；數字化后，部分檔案需要根據實際情況進行圖像處理，處理后的文件不能進行內容的刪減和遮擋，需要與原始文件保持一致。二是查漏補缺。數字化完成后的檔案，對紙質資料和電子材料逐卷逐頁進行高清質量檢查，對錯掃、漏掃、高清材料模糊、高清卷面不干凈等情況及時處理；對材料不規范和缺失的重點資料進行逐人審核、逐項登記、逐條補充，按照干部人事檔案審核工作要求，限期補充完善到位，每卷檔案都嚴格按照整理、編碼、查缺、錄入、掃描、高清處理、裝訂、復審“八步走”工作流程處理，確保數字化工作達到“細、全、準、精”，無一遺漏和差錯[3]。

2.3 把好“應用關”

一是提高應用能力。推行干部檔案查詢利用全程電子檔案審核，避免出現檔案違規涂改、增刪材料的問題。實現干部信息查閱便捷化，組織部門要用好檔案數據和互聯互通機制，精準做好數據統計和干部結構分析，全面掌握干部信息，為干部管理使用提供更精準、更科學的決策。二是深化流程再造。在信息安全原則前提下，探索建立共享利用機制，在辦理需要檔案材料證明的相關行政審批業務時，由審批單位直接通過平臺向干部檔案管理部門發出查閱申請，檔案管理部門在接到申請后，根據業務需求和檔案管理的相關規定，限時向申請單位授權，允許其查看或打印相關人員電子檔案材料，打破部門之間信息共享的壁壘。三是注重管理維護，檔案管理人員在人員信息變動時，及時把干部紙質檔案材料掃描轉化為電子數字檔案，使人事檔案信息內容始終保持最新，確保干部人事檔案信息庫的“鮮活度”。

2.4 把好“安全關”

要規范數據化工作中的每個環節需要注意的事項，筑牢干部人事檔案信息的“安全網”和“防火墻”。要加強對管理人員管檔用檔的安全保密教育，牢固樹立安全防護意識，嚴格遵守保密規定，嚴禁把處理檔案信息業務的計算機與非安全網絡連接。在數字化加工中，工作區間應安裝監控設備，防止檔案材料發生人為涂改或丟失、損壞等現象，且嚴格控制檔案數量，減少掃描現場積壓案卷[4]。加強檔案利用，重視身份審核，做到一人一賬號，在專網邊界位置設置防火墻等設備，建立訪問控制策略，實行最小授權原則，及時封禁有風險的端口，減少網絡安全風險隱患。

3 新時代干部人事檔案數字化管理的探索與思考

在數字管理實踐的基礎上，總結經驗和不足，創新管理方式和服務模式，提高數字化管理的質量和水平，推動檔案治理體系更加優化。

3.1 加強檔案整理標準化

檔案收集和整理是發揮好數據化作用的前提。人事檔案具有動態性和成套性的特點，要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》把牢程序關口，進行審核認定，對每一卷干部人事檔案中的十類材料逐項檢查，查缺補漏，對收集的歸檔材料精心分類，堅決做到重要信息填寫有誤、不符合檔案審核要求和材料真實性存疑的不收。要認真鑒定所有補充或移交的歸檔材料的真偽，逐頁細讀整卷檔案，仔細查看分析材料之間的邏輯關系、材料版本、形成時間、印章及簽名是否完整，嚴格核對“三齡兩歷一身份”等關鍵信息是否準確，發現涂改、材料信息涉嫌造假、重要信息存疑的，立即組織查核，確保干部電子檔案時間清楚、事實準確、說服力強。

3.2 科學構建檔案管理模塊

干部人事檔案管理系統是數字化管理的核心，在設計過程中，可借助專業檔案公司的力量，共同探索適用于本單位干部人事檔案管理的最優模塊，一是系統操作門檻要低。系統使用量高、程序程度的操縱不利于大規模推行，要以簡單、直觀的操作方式來管理檔案，將復雜的管理邏輯隱藏到后臺，解決傳統軟件專業程度高、操作難度大等問題。二是技術應用先進。積極融入大數據、人工智能等新技術，實現干部信息的智能化管理和崗位匹配。比如基于干部隊伍現狀進行分類盤點，清楚掌握隊伍的年齡結構、學歷結構、專業分布、工作經歷等多維度信息，為組織選人用人提供決策參考。三是建庫功能完備。組織部門對專業化干部的重視越來越高，系統要具備快速建庫功能，運用人工智能進行獨立整合匯總。比如系統收集到最新的干部信息指令后，能夠一鍵導入數字檔案系統中進行模塊設置，短時間內完成某一方向的干部數據庫。四是權限控制功能。系統要實現對不同用戶的權限管控，對于不同級別的管理人員和干部，可以設置不同的操作權限，保證檔案信息的安全性和機密性。

3.3 檔案服務利用高效化

檔案數據化的終極目標是為了更好地提供服務利用。一是拓展服務方式。以數據化為抓手，認真研究干部隊伍的年齡、學歷、經歷、工作等情況，主動開發和總結干部培養的經驗。比如從檔案中提煉某地區人才結構，進而研究地區干部隊伍的知識水平，使人事檔案從被動查詢轉向主動服務。二是要立足檔案工作服務于經濟發展大局。以干部檔案為依據，分類搜集整理黨政領導干部、企業管理者及后備干部隊伍的基本情況，并錄入信息庫，分類打印成冊，為領導決策工作提供翔實、準確的第一手資料，發揮檔案資政作用，為人才隊伍建設服務。三是打破信息壁壘。加強干部人事檔案信息的整合力度，構建覆蓋面廣、信息豐富的數據湖。比如東蘭縣以往的幾個管理系統均為單機使用，干部數據不統一、共享難的問題凸顯。該縣有效整合多個系統信息數據納入統一系統，新增人員調動、任免管理、年度考核等13個模塊，各項業務功能之間通過開放權限的方式進行整合，互相印證、對比，保證干部任免信息的一致性和真實性，并將看似互不相關的“休眠數據”“碎片信息”關聯起來，實現干部信息“一網全現”。

3.4 檔案數據管理制度化

一是堅持思想引領。牢固樹理數字化管理理念，充分認識到在科技發展和數字技術的技術優化下，干部人事檔案數字化的各種手段和技術已經得到更加成熟的應用和推廣，為組織工作提供了源源不斷的信息服務。二是堅持目標導向。明確數字化管理思路，在數字化步驟上可采用“先規范后升級”“先中層后全面”的思路，采取“以點帶面”的方式，做到穩妥有序。三是明確責任主體。組織人事部門對干部人事檔案數據化工作進行總體指導，制定數字化工作方案，對數字化開展情況進行督導檢查。歸口部門抓落實，有條件的部門可自行完成干部人事檔案數字化工作，其他部門可進行區域內集中數字化。四是加強專業化培訓。數據化工作是一項政治性、專業性較強的工作，需要較高的數據化操作水平。組織部門要根據數據化工作實際，聚焦干部人事檔案法規政策及審核管理、網絡安全和數據化建設，開展有針對性地交流和培訓。五是安全建設常態化。堅持從嚴管檔、精準建檔、智慧用檔的思路，嚴把檔案信息質量關，保證數字檔案真實準確、完整規范；完善信息系統技術體系，定期更新病毒庫，優化身份認證模式，探索重要信息備份和云存儲模式，提升信息資源防護能力。

結語

干部人事檔案部門要順應信息時代的發展要求，提高政治站位，切實增強做好干部人事檔案和數據化工作的責任感與使命感。要突出重點任務，加快推進干部人事檔案數字化建設，推動檔案服務模式向精細化、智慧化方向邁進，進一步發揮數據化的支撐服務作用。要全面融入數字化改革發展大局，加強網絡安全防護，全力以赴地推動干部人事檔案和數據化建設各項工作落地見效。

參考文獻：

[1]王.人事檔案管理信息化建設創新路徑[J].《黑龍江檔案》，2021（08）：29-30.

[2]周菲菲.關于加強軍休干部檔案管理工作的思考[J].《黑龍江檔案》，2022（08）：30-31.

[3]劉軍民，張芳玲.洛南促進干部人事檔案數字化建設[N].《商洛日報》，2023（03）：21-23.

[4]劉軍民，張芳玲.洛南促進干部人事檔案數字化建設[N].《商洛日報》，2023（03）：21-23.

作者簡介：李婭（1980—），大學學歷，安徽省舒城縣人社局副研究館員。研究方向：檔案管理。