大數據時代電子檔案數字化轉型創新的實踐與探索

摘 要：隨著信息時代的發展，各行各業檔案面臨數字化轉型，逐漸由過去紙質文件管理、手動查詢的被動方式轉變為電子文件歸檔、在線利用的主動服務方式。尤其是社會進入大數據時代，更為電子檔案數字化轉型升級帶來了較大的優勢及機遇。這就需要相關部門逐漸由文件管理者向數據管理者角色轉變，不斷推進檔案信息化建設，更好地融入數字生態。本文圍繞大數據時代電子檔案數字化轉型創新的實踐與探索進行深入研究，針對思想建設、數字資源建設、信息化建設、安全建設等方面提出建議，以期為廣大檔案工作者提供決策參考。

關鍵詞：大數據時代；電子檔案；數字化轉型

檔案作為機關單位、學校、企業、社會團體各項工作的最直接、最原始的記錄，包含數據、資料、實物、照片、音視頻等類型資源，具有較為重要的社會價值。在2021年6月國家檔案局發布的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出，要創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。這也意味著大數據時代實現電子檔案數字化轉型已成為大勢所趨，檔案工作者應時刻牢牢把握當今時代發展機遇，積極推動檔案工作實現創新性高質量發展，切實解決轉型過程中遇到的難題難點，厘清現實困境，從而全面提升檔案管理現代化、規范化水平。

1 大數據時代電子檔案數字化轉型創新的發展現狀及重要性

在傳統檔案管理模式下，檔案管理以收集與存放為主，在海量的紙質檔案庫中提取相關信息并加以利用，將消耗大量的人力物力，嚴重制約檔案事業發展。同時隨著時代的進步，相當數量的檔案正以數據的形式記錄和生成，加快電子檔案數字化轉型，是自身工作實現創新發展的根本性處理，也是未來強化業務建設的唯一道路。

1.1 電子檔案數字化轉型發展背景及現狀

在信息數字化變革的時代，數字技術的深度應用對于生產方式、管理模式影響頗深，檔案行業亦是如此。在競爭激烈的背景下，數字化轉型工作任務迫在眉睫。一是檔案管理對象發生變化。目前無紙化辦公、“互聯網+政務服務”的工作環境，使得多數部門的檔案由傳統載體形式保存的格式轉變為電子信息數據，數字化程度逐年提升。同時，隨著“單套制”歸檔模式的逐漸普及，使得檔案文件與數據信息的邊界越來越模糊，以電子文件格式保存的檔案數據已成為檔案部門未來最為主要的管理對象。二是自“十二五”以來，在大數據治理環境下，檔案的收集、整理、歸檔等大多存在“雙套制”“信息孤島”的問題。檔案數字化管理工作嚴重滯后，數字技術賦能不夠突出，部門間協同合作力度不夠，使得當前檔案數字化轉型、信息化管理實施路徑面臨嚴峻挑戰，急需朝著部門單位協同合作、檔案資源高度整合、管理方式快捷便利，利用范圍廣泛精準等方向治理變革。

1.2 電子檔案數字化轉型發展的重要意義

一是順應時代發展。檔案工作者肩負“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責，在國家大數據戰略、數字中國等政策的推動下，在新時代推動電子檔案管理與服務走向科學化、規范化、合理化已成為主旋律。加快完善檔案數字資源建設，推進海量檔案信息高度整合，促進信息化技術與檔案工作高度融合，需要各部門將檔案數字化轉型工作融入數字社會，深入貫徹落實黨中央指示精神[1]。二是提升工作效率。在實際管理過程中，通過將最原始檔案文件進行數字化加工，并存儲至服務器、存儲器中，利用管理系統平臺、計算機終端的方式加以利用，不僅將一線檔案管理人員從過去復雜、單一的工作模式中解脫出來，更是節省庫房利用空間和檔案管理利用時間等管理成本，并且保護檔案原始文件不會因為自然因素、人為因素而對完整性和真實性產生影響，從而提高經濟效益和環保效益。三是有助于檔案信息挖掘。通過大數據技術和計算進網絡技術，使得電子檔案資源得以在更大更廣范圍內利用，同時檔案資源的共建共享，在一定程度上滿足社會各界對檔案利用精準性、實效性、便捷性的需求，讓檔案發揮更大社會價值，也為檔案部門樹立良好的社會形象。

2 大數據時代電子檔案數字化轉型創新存在問題

2.1 電子檔案管理認知存在偏差

主要體現在檔案部門領導者及管理者檔案意識不夠。“重建設，輕管理”“重保存、輕開發”思想嚴重，認為檔案工作僅僅是將散落在各處的文件統一匯總到庫房即可，無需進一步的開發利用，導致工作仍然以傳統模式下的紙質文件管理、人工查詢利用的方式開展；在思想上對于現代化科學技術認可度不夠，仍然存在“檔案工作邊緣化”思維意識，認為檔案工作無法為單位及社會帶來巨大經濟效益，而導致在宏觀層面對其支持力度不夠。與此同時，部分單位雖然已開展檔案資源數字化加工、信息化管理等相關工作，但僅僅是將其作為數字檔案館（室）的落腳點，只是滿足于自身工作需求、電子文件的保存上，沒有在開發利用、共建共享層面上多重發力，“信息孤島”問題嚴重制約單位檔案工作未來的高效發展。

2.2 檔案數字化加工流程不明確

一是數字化轉型發展不平衡。在整體規劃上差距越來越大，部分單位沒有將自身數字化目標規劃轉化為可執行、操作的常態化發展機制，使得相關數字化戰略、數字化技術、數據安全能力難以落實落地。在全國國家級數字檔案館中，山東、江蘇、浙江三個省份占據百分之八十以上的比例，并且檔案開發利用編研次數逐年降低，檔案資源建設、開發利用存在嚴重不平衡、不充分的問題，在一定程度上阻礙了國家轉型計劃的推進。二是頂層設計上轉型戰略規劃尚未形成。雖然在《檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》上強調檔案信息化建設的重要性與電子檔案的法律效力，但是對于具體部署、計劃安排、執行方案、管理模式尚未作出具體規定，大多由地方檔案主管部門制定方案，形成多省份、多地區星羅棋布、多種多樣的點狀區域轉型政策，不利于檔案數字化轉型升級相關工作的建設。三是部分單位檔案數字化工作沒有借助第三方公司，僅由自身工作人員完成。由于大多管理者尚未接受過專業檔案數字化業務培訓，在具體工作實施過程中沒有嚴格參照標準制度，對于龐大數字化成果的質量難以實現規范化、精細化，在未來管理、開發、利用上無法適用，返工問題嚴重，不僅耗費了大量人力物力，還對檔案數字資源建設帶來了較大影響。

2.3 信息化轉型要素供給不完善

部分單位在組織、制度、人才、資金、技術等方面尚未為檔案信息化工作提供足夠支持和準備。在組織方面，非檔案主管部門的檔案工作大多是由辦公室人員代管，職能職責不夠明確，任務措施不夠細化；對于上級出臺的政策文件、指示精神執行落實不夠及時；沒有設置專門的管理機構或者領導小組負責本單位檔案數字化轉型的發展規劃與日常監督指導，使得整體工作較難推進。在制度方面，沒有參照《中華人民共和國檔案法》及文書、會計、科技、民生等檔案數字化加工、信息化管理相關政策、制度、標準制定合理的檔案管理條例，使得工作流程、難點問題無法通過專業制度文件規范處理，存在無章可循的問題。在人員方面，開展定向人才引進、專題培訓相關工作較少，干部隊伍長期處于人員少、專業性差、存在感低的水平狀態；部分單位讓即將退休的老員工或者剛上班的新員工負責檔案整理工作，甚至沒有接受過檔案管理業務培訓便直接上崗，使得電子檔案管理混亂，各單位水平參差不齊，對于后期開發利用造成不利影響。在資金方面，沒有劃撥檔案數字化、信息化專項資金，在工作開展過程中需要隨申請隨用；對于硬件設備采購、先進技術應用、基礎網絡布置、后期運行維護沒有提供足夠的資金保障；建設的系統平臺往往只是檔案文件介質的轉變，大數據、云計算、人工智能相關技術沒有應用，使得檔案工作“巧婦難為無米之炊”，難以實現現代化整體推進[2]。

2.4 電子檔案數據安全難以保證

一是安全設備軟硬件設施采購不齊全。在檔案管理系統建設初期沒有配套相應安全設備，對系統硬件設備的老化、運維不夠全面，容易導致社會不法分子趁虛而入，對電子檔案資源數據庫造成破壞。二是安全制度制定不足。管理人員安全意識薄弱，對外利用、共建共享流程不夠安全可靠，沒有對外來用戶進行技術與制度上的身份驗證、路徑跟蹤、訪問限制等安全手段，使得容易出現關鍵信息被泄露、重要信息丟失等問題。三是對電子檔案的安全存儲、備份機制設定不夠完善。在實際工作中難以落實對數據的備份，尤其基于知識產權、安全防護及經費等因素，開展異地備份工作較少，容易因數據庫損壞或者數據清空等重大安全事件造成不可逆轉的損失。

3 大數據時代電子檔案數字化轉型創新優化路徑

檔案數字化轉型是一個長期、常態的過程。為了解決當前工作開展面臨的困境及問題，領導者要及時轉變思想觀念，堅持改革理念，積極順應時代發展，營造檔案轉型濃厚氛圍，不斷滿足日益增長的社會對于檔案工作的需求，制定本單位發展戰略規劃，強化轉型能力，持續做好數字館（室）建設，切實保障各項工作順利開展[3]。

3.1 優化加工流程，實現檔案加工流程再造

一是當地檔案主管部門要切實發揮“領頭羊”的引領作用。搶抓機遇、扛牢責任，逐項梳理指標任務，結合國家層面制定的關于數字中國、檔案信息化建設的宏觀政策文件以及當地出臺的推進政府信息數字化轉型工作總體方案，制定本地區檔案數字化轉型工作發展規劃，進一步厘清工作思路，錨定發展方向。同時，各部門單位要堅持目標導向、問題導向、結果導向，找準工作重點，對檔案信息化建設重點任務、重點工作早謀劃、早部署、早行動，確保順利推進。二是在行業內尋求口碑良好、專業性強且具有涉密資質的第三方加工公司負責本單位檔案數字化加工工作。檔案部門管理人員要做好日常工作監督及數字化成果質檢工作，不斷健全完善館（室）藏電子檔案數據庫。要明確工作流程，以檔案整理、著錄標引、文件掃描、圖像處理、OCR識別、質量檢查、系統掛接等規范化程序，確保圖像順序正確、質量完美、可實現無障礙的全文檢索，進而提高檔案數字化加工精細化、科學化、合理化水平。

3.2 多方提供支持，打造檔案管理嶄新格局

一是建立電子檔案數字化轉型升級工作領導小組。明確專人專班負責相關工作任務，全面加強組織領導，明確工作職責、夯實工作責任，全面推動相關工作順利開展。根據自身發展需求，制定切實可行的檔案信息化建設工作方案及未來發展規劃，要做到檔案事業的發展與單位職責職能高度契合。要積極爭取人才引進政策支持，面向社會、高校、人力資源中心通過招聘、選調、借調等方式，引進既懂得現代檔案管理知識又了解數字化、信息化管理技能的高精尖人才，不斷為干部隊伍注入新的活力[4]。二是要完善工作機制。（下接32頁）

（上接29頁）按照《檔案法》《保密法》《政府信息公開條例》等法規文件，結合自身發展需求與當前存在問題，完善檔案數字化標準、電子檔案管理、網絡及安全保密等方面的管理規定，逐漸梯次推進，按照“科學規劃、分步實施、遞層推進、常態發展”的方針，明確任務目標，細化流程事項，實現規范化科學化管理，制定“電子檔案信息保密制度”“檔案信息化注意事項”“共建共享業務流程規范”等。三是檔案部門要定期向上級匯報當前檔案數字化轉型工作進展及面臨的難題，積極爭取財政資金支持。進一步加強檔案信息化管理系統平臺建設，不斷引進數據挖掘、云存儲、機器學習等先進技術，進而快速構建檔案文件數字化、管理模式自動化、對外利用智慧化的創新發展格局。

3.3 堅持多點發力，構建安全可靠發展環境

一是加強安全工作基礎設施建設。在系統建設初期要配置安全網關、漏洞掃描等安全設備，也要在系統平臺開發過程中加入密鑰管理、身份認證、電子簽名等安全防護功能，同時保證全部的服務器、存儲器、計算機終端安裝殺毒軟件，并保證病毒庫實時更新，全方位、多角度筑牢電子檔案數據信息安全防線。二是加大檔案管理人員責任意識、保密意識的培養。重點從檔案數字化的重要性、常見的失泄密情形、保密管理要求等方面開展教育，堅決避免各類安全保密事故的發生。三是做好電子檔案數據的異地異質備份工作。利用網絡數據備份技術確保檔案資源庫實時形成副本備份。要與上級檔案主管部門明確本地檔案容災備份中心位置及備份流程，扎實開展異地備份工作。

在大數據背景下，檔案數字化轉型工作面臨著嶄新的機遇與挑戰，但是從宏觀角度來看，整體工作仍在向好發展，作為檔案管理從業者要及時發現數字化轉型存在的問題與不足之處，及時采取可行性方案調整、改進、優化、升級，不斷進行自我革新，為打造數字中國戰略新引擎貢獻檔案力量。

參考文獻

[1]任瑛.創新服務機制發展檔案事業[J].檔案天地，2014（S1）.

[2]馬雙雙，謝童柱.數字中國建設背景下檔案工作數字化轉型：內涵、困境與進路[J].檔案學研究，2022（06）.

[3]劉夢潔.大數據時代檔案數字化轉型的思考[J].辦公室業務，2022（20）.

[4]田園.大數據背景下會計檔案管理工作的數字化轉型[J].國際商務財會，2022（17）.

作者簡介：韋秋玲（1973—），大學學歷，南網超高壓輸電公司南寧局檔案管理專責.主要從事檔案管理工作。