檔案信息化建設與檔案管理的研究

張夢娜

［摘 要］采用信息化手段進行檔案管理已成為現代社會發展的必然趨勢，是檔案工作適應新形勢、滿足人民群眾日益增長的精神文化需求的客觀需要。然而，我國目前檔案管理信息化建設仍存在著許多問題，如：管理理念滯后、缺乏統一規劃和統一部署、缺少必要的基礎設施支撐、信息資源分散且利用率低、專業人才匱乏等。基于此，本文重點探討檔案信息化建設與檔案管理研究，從檔案管理信息化概念入手，分析了當前檔案信息化建設的必要性和可行性，并提出優化策略。

［關鍵詞］檔案信息化管理；建設路徑；檔案管理策略

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.050

［中圖分類號］G270.7；TP391 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）05-0166-04

0? ? ?引 言

做好檔案信息化建設是檔案管理工作的一項重要內容，也是實現檔案信息資源共享和服務社會發展的重要途徑。檔案管理工作者必須要充分認識到這一問題，并采取切實有效的措施來提高其自身素質與水平，不斷推進檔案管理工作現代化進程，從多個角度、多個層面上加強對檔案信息化建設工作的重視，從而為我國檔案管理事業的進一步發展奠定良好基礎。

1? ? ?檔案信息化建設對檔案管理的價值

1.1? ?有利于增加檔案信息儲存量，提升檔案管理水平

當前，在檔案信息化建設管理大背景下，檔案管理部門能借助計算機網絡技術實現對各類信息的收集、整理和保存，為社會各方面提供服務［1］。同時，通過加強檔案管理信息化建設能有效提升我國整體檔案管理水平，實現對檔案資源的開發、利用與共享。一方面，有助于提高檔案管理工作效率，另一方面，對于促進檔案管理現代化發展具有重要的現實意義。

1.2? ?有利于推進檔案標準化建設，推動檔案管理自動化

信息化時代大背景下，對信息技術的應用程度逐漸加深。檔案管理工作作為一項基礎性管理工作，其管理水平和效率直接影響單位各項業務開展情況。檔案管理與信息技術的結合能實現信息資源共享，同時還能對檔案進行有效整合，為檔案管理提供更多便利條件。例如：在檔案管理工作期間，通過計算機、網絡等現代化技術手段可將大量的數據存儲于數據庫之中，以便于管理人員能及時了解到相關數據的變動，并根據這些變動調整管理方式。這對提升單位整體管理效率具有重要作用，有利于推動單位穩定健康發展。

1.3? ?有利于查詢檔案資料，降低管理難度，打造智慧檔案系統

信息化與檔案管理工作的深度融合，能有效提升檔案信息資源建設水平和服務質量。通過信息化與檔案管理的全面融合，能實現“互聯網+”環境下檔案管理模式創新發展，提高檔案管理工作效率，增強檔案利用服務能力，為社會各行業領域提供更為優質高效的服務，更好地發揮檔案在推動經濟社會可持續發展中的重要作用。同時，用電子檔案保存和管理檔案資料也是現代檔案管理工作的主要發展趨勢，不僅可以減少傳統紙質檔案材料帶來的損耗問題，還能夠最大限度保障檔案信息安全。隨著信息化建設逐漸推進，檔案信息化管理工作不斷深化，對相關工作人員也提出了更高要求。因此，要想使檔案管理工作取得更大成效，就必須從多個方面入手進行綜合協調，以確保檔案信息的安全性與完整性，從而達到優化檔案管理效果的目的。

2? ? ?檔案信息化建設與檔案管理三大原則

2.1? ?技術規范性原則

在檔案信息化管理中，檔案管理部門必須遵循技術規范性原則，確保信息資源的完整性和安全性［2］。檔案管理部門要立足于現實條件，結合自身實際情況，科學地制定相關規章制度，構建完善的信息管理體系。立足于本單位發展目標，建立合適的軟件平臺，提升數據整合能力，注重與其他系統間的銜接與溝通，實現數據共享，推動檔案管理工作水平全面提升。與此同時，檔案管理部門還應制定明確的規定，以規范化、精細化為導向完善各項操作流程，強化工作人員職業道德素質的培養。

2.2? ?安全保密性原則

檔案信息化建設是一把雙刃劍，在促進檔案管理現代化發展的同時也存在諸多問題。檔案安全保密性原則是檔案信息安全管理中最基本的原則之一。檔案信息作為一種特殊的文化產品，其真實性與可靠性必須得到保障，而確保檔案信息安全的基礎就是保證檔案的安全性、完整性和可用性。操作人員應嚴格遵循檔案信息管理工作的各項制度和規定，按照相關標準對檔案進行整理，并將其中具有重要價值的數據或資料保存下來，避免由于人為因素造成檔案丟失或者損壞等情況發生。科學的檔案資源分類體系是做好檔案信息保護和開發利用工作的前提，是實現檔案信息安全的關鍵，更是構建數字檔案館系統的核心要素。同時，檔案管理部門還要立足“用戶需求”，建立一套以數字化技術為支撐的高效便捷的檔案信息檢索機制，以真實、精確的內容為依據規范檔案管理行為，從而達到有效利用檔案資料的目的。

2.3? ?效益統籌性原則

檔案管理效益統籌性原則是指通過對檔案資源的開發、利用和管理等各個環節進行統籌規劃，從而實現最大程度地提高檔案信息服務價值的一種科學方法。它主要包括以下幾個方面：其一，在收集與整理環節中，要注重整體性，系統性。其二，在提供使用環節中，要突出服務性，實用性。其三，在保管期限表編制上，要做到科學性和合理性相結合，力求科學合理。其四，在確定歸檔范圍時，要注意完整性與準確性。對于大型檔案信息化建設項目而言，由于其涉及范圍廣，參與人員多，技術復雜，投資巨大，因此必須加強對項目各階段工作的科學管理，高效、合理、安全、可靠地完成檔案信息化建設任務。

3? ? ?檔案信息化建設與檔案管理策略

3.1? ?加強對信息化建設的重視程度，為其奠定可靠的理論基礎

檔案信息化建設中，首先應該做好電子文件的管理與保護工作。電子文件是以計算機為主要存儲和處理手段的一種信息記錄形式，其在保存過程中易受各種環境因素影響。因此，應建立一套完整、系統的管理制度來保障檔案電子數據的安全，并對電子文檔進行有效備份，以便及時查找利用。檔案管理部門要準確認識到檔案信息化管理的重要性與必要性，以此革新管理層、決策層和操作層等各方面的觀念，制定完善的規章制度，規范電子檔案的收集、整理、保管［3］。同時，檔案管理部門還要積極實施檔案數字化轉化策略，通過開展“數字檔案館”建設活動，實現檔案資源的共建共享。其次，相關管理人員要提高思想認識，將信息化建設作為一項長期任務，樹立全新理念，不斷學習先進技術方法，提升自身業務能力水平，加強隊伍建設。以規范化、標準化、制度化、程序化為原則，建立健全檔案管理制度體系，確保各項管理工作落到實處，從而切實提升管理水平，促進檔案事業健康發展。再次，檔案工作人員也要充分認識到自身的責任與義務，認真履行崗位職責，努力提高業務水平與綜合素質，增強責任感和使命感。積極學習先進信息技術知識，熟練掌握使用技能，努力適應新時代發展要求，更好地發揮檔案職能作用。最后，還應重視對外部先進經驗的引進、借鑒，從全局出發，統籌考慮檔案信息化建設問題，充分利用好現有網絡資源，整合各類信息資源，構建統一平臺，使之成為支撐檔案信息化建設的重要基礎條件。

3.2? ?構建完善的信息化管理體系，推動文檔一體化

建設

3.2.1? ?立足自身發展，客觀開展建設性工作

檔案管理部門在信息化建設中遇到問題時，需從檔案信息資源開發與利用的角度尋求解決途徑，實現檔案工作的數字化、網絡化和社會化。目前，我國檔案事業正處于向現代化轉型的關鍵時期，檔案管理部門要從宏觀角度，結合自身特點和實際情況，通過制定合理的發展規劃和政策，加大資金投入力度，加快人才培養等措施，推進檔案管理信息化進程，提高檔案館（室）服務水平。同時，各部門之間應加強合作，建立資源共享機制，形成以服務為中心、以創新為驅動的良好局面。

3.2.2? ?從實際出發，借助管理軟件推動文檔一體化建設

在檔案信息化建設已成為必然趨勢的今天，檔案管理工作也從傳統管理向現代化管理轉變。檔案管理部門要充分利用現代信息技術手段和網絡技術，實現資源共享，更好地為社會提供服務。將各種信息資源通過計算機網絡整合成一個統一、開放、共享的平臺，形成以“數字檔案館”為基礎，集電子文件歸檔與數字化加工、網上在線瀏覽等功能于一體的綜合信息系統［4］。文檔一體化建設作為檔案信息化建設的重要組成部分，是一項系統工程，涉及諸多方面，包括思想觀念、體制機制、業務建設、隊伍培養等，必須統籌規劃、分步實施。總之，文檔一體化建設既是一種理念，又是一項具體實踐活動。

3.3? ?積極建設專業化人才隊伍，為檔案信息化建設發展提供人才支持

3.3.1? ?積極開展線上人才培訓

如今，線上學習逐漸成為人們獲取知識的重要渠道之一，也是單位拓展業務、提高競爭力的有效途徑。檔案管理部門應借助“互聯網”，以檔案數字化為依托，通過建立線上線下互動機制，構建新型教育模式。同時，充分發揮云計算、大數據、移動互聯、物聯網等信息技術的作用，實現在線學習過程中教與學雙方的信息交流和資源共享，從而使學習者能更加高效地獲得更多有價值的學習資源，促進其學習效果的提升。除此之外，線上培訓平臺的建設還應考慮到行業特點以及用戶需求的差異性，充分考慮不同年齡段、性別、學歷層次、職業發展方向等特征的人群對個性化服務的要求。例如：根據學員年齡、職稱及崗位類別來設計針對性強的課程模塊，檔案信息化管理系統則可將學員個人基本情況、專業能力水平、興趣愛好、學習態度、個人經歷、成長環境等方面數據信息進行記錄并上傳至系統數據庫內。此外，在開發培訓平臺時，還可以利用現有的各類App軟件或其他工具搭建相應的服務平臺，平臺應具備在線考試、在線答疑、在線測試、在線討論、在線練習等功能。在此基礎上，還應保障線上教學平臺安全運行，設置專門的安全策略，制定相關制度規范，嚴格管控信息安全風險。注重培養員工安全意識和責任意識，強化內部管理，確保系統安全穩定可靠地運行，加強網絡安全防范意識和措施，做好網絡防護工作。

3.3.2? ?積極開展線下人才定向培訓活動

為更好地貫徹有關檔案管理法規，規范企業檔案工作，促進企業檔案管理的規范化和標準化建設，使之與現代信息技術發展相適應，提高檔案信息資源的利用率和服務水平，充分發揮檔案在國民經濟建設中的作用，應加大線下人才定向培訓力度。所謂線下人才定向培訓是指針對某一具體崗位（或領域），對工作人員進行有目的、有計劃、有步驟的系統培訓，從而實現“零距離”上崗就業的一種職業教育模式。該培訓形式具有針對性強、內容新穎、實用性強等特點，能有效彌補傳統職業培訓方式的不足，滿足用人單位需求。

3.4? ?創建檔案信息遠程查閱系統

檔案信息遠程查閱系統是基于計算機技術，網絡技術和數據庫技術相結合的新型信息管理系統［5］。構建過程中，要根據實際情況設置不同公開類別，并有針對性地進行建設。在數據存儲方面采用分布式結構，以適應各種數據類型。建立“一站式”服務模式，實現檔案信息的在線查詢與瀏覽功能。針對已經公布的信息，各部門要對其真實性和完整性給予充分保障，利用規定格式將有關內容錄入到相應的文檔庫中，以便于日后查找使用。對于已完成歸檔工作的紙質檔案，可以通過掃描或復印方式獲取相關信息資料，便于后續的開發利用。另外，也要促進檔案內部查閱服務系統和外部檢索服務系統之間的有機融合，充分利用現有資源，方便用戶檢索。創建完善的檔案館業務應用體系是開展檔案管理工作的基礎條件。以此為基礎，貫徹試點先行，先試為主的原則，按照統一領導，分級管理，分工負責的要求，積極探索符合本單位特點的檔案管理新方法和新途徑。

4? ? ?結束語

綜上所述，檔案信息化建設是實現檔案管理現代化的必然要求，也是檔案事業適應時代發展、與時俱進的重要標志。當前，我國已進入全面推進社會主義市場經濟高質量發展的關鍵時期，檔案部門作為政府職能部門，在促進經濟增長方式轉變中發揮著越來越重要的作用。因此，在未來的發展中，相關部門應加快檔案信息化建設步伐，努力構建以信息化為基礎、網絡為支撐、數字為手段、服務為目標的新型檔案管理體系。

主要參考文獻

［1］孟凡強.檔案信息化建設與檔案管理的研究［J］.蘭臺內外，

2023（1）：13-15.

［2］侯中英，劉岐.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考［J］.才智，2022（5）：145-147.

［3］劉想想.檔案管理與檔案信息化建設的探索研究［J］.林業科技情報，2022，54（1）：170-172.

［4］趙麗穎.檔案信息化建設與檔案管理的認識與思考［J］.科技資訊，2021，19（34）：89-91.

［5］朱明國.檔案信息化建設與檔案管理分析［J］.數字通信世界，2021（4）：279-280.