高職院校學(xué)籍檔案管理探索與實(shí)踐

摘 要 學(xué)籍檔案管理工作是高職院校管理工作中的重要一環(huán)，文章從學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容出發(fā)，分析了當(dāng)前高職院校學(xué)籍檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，總結(jié)出“學(xué)籍檔案管理制度不完善、 人員不充足、平臺未應(yīng)用、資源未滿足”四個方面的問題，錨定問題解決，提出了“健全檔案管理制度，規(guī)范管理程序；充足配備管理人員，打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)；推進(jìn)數(shù)字發(fā)展建設(shè)，提升管理效能；夯實(shí)管理基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)安全保障”的管理水平提升路徑，以期為更好地進(jìn)行學(xué)籍檔案管理提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。

關(guān)鍵詞 高職院校；學(xué)籍檔案管理；數(shù)字化

中圖分類號：G717 " """""""""""""""""""""""""文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A """DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2024.15.008

Exploration and Practice of Student Record Management in Vocational Colleges

HAN Meiqi

（Tianjin Electronic Information College， Tianjin 300350）

Abstract Academic records management is an important part of management work in higher vocational colleges and universities， this paper analyzes the current development status of academic records management in higher vocational colleges and universities from the content of academic records management， summarizes the \"academic records management system is not perfect， personnel is not sufficient， the platform has not been applied， and the resources have not been satisfied. Four aspects of the problem， anchored in problem solving， put forward \"sound file management system standardize management procedures， adequately equipped with management personnel to build a professional team， promote the construction of digital development to enhance the effectiveness of management， and consolidate the management infrastructure to strengthen the safety and security of the\" four management level to enhance the path， in order to provide experience for better management of the school records， in order to provide experience for better management of school records.

Keywords vocational colleges; student record management; digitization

學(xué)籍檔案管理是高職院校教育管理的重要依據(jù)，對于維護(hù)學(xué)校教育秩序、保障學(xué)生權(quán)益具有重要意義。學(xué)籍檔案管理過程中需要確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性、一致性。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)兼具專業(yè)性、周期性和系統(tǒng)性的工作，檔案管理工作持續(xù)時間較長，學(xué)籍檔案的收集、整理和歸檔業(yè)務(wù)流程還不夠優(yōu)化，檔案收集的質(zhì)量和效率還有待提升。針對目前工作中存在的問題以及學(xué)籍學(xué)歷管理中出現(xiàn)的新情況、新問題，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化管理、創(chuàng)新服務(wù)、真抓實(shí)干，努力提升學(xué)籍管理工作的科學(xué)化水平。

1 "高職院校學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容

2008年8月，教育部出臺了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，這是針對學(xué)校檔案管理出臺的專門文件，明確提出高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。學(xué)生類文件材料的歸檔范圍主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。2017年2月，教育部重新修訂《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，高職院校的學(xué)生管理、學(xué)籍管理都是以此文件為基礎(chǔ)開展工作的，文件中明確提出學(xué)校應(yīng)當(dāng)健全學(xué)籍檔案管理制度。

部分省市為了規(guī)范做好學(xué)籍檔案管理工作也出臺了相應(yīng)的政策文件，比如2021年3月，天津市教委專門針對學(xué)籍檔案管理工作，發(fā)布了《市委教育工委 市教委關(guān)于加強(qiáng)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的通知》，明確了學(xué)生學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容，對于新生入學(xué)、在校期間、學(xué)校長期留存的學(xué)籍檔案材料進(jìn)行了詳細(xì)的說明。學(xué)籍檔案管理工作越發(fā)嚴(yán)格，要求我們進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范學(xué)籍檔案工作。

學(xué)生入學(xué)學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容包括但不限于高中畢業(yè)生登記表、高等學(xué)校招生報名表、體檢表。高考加分資格證明材料，農(nóng)村和貧困地區(qū)專項(xiàng)計(jì)劃政策報考資格證明材料，保送、自主招生錄取有關(guān)資格證明材料。學(xué)生在校期間學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容包括新生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、入學(xué)體檢表、學(xué)籍變更材料、獎懲材料、高校畢業(yè)生登記表、新生入學(xué)資格審查材料等。

學(xué)校要永久留存學(xué)生的部分高中學(xué)籍檔案、高考報名檔案和高校在校期間學(xué)籍檔案。綜合比較所有相關(guān)制度文件，即可梳理清楚學(xué)校需要永久留存的需要?dú)w檔整理的高中階段學(xué)籍檔案和大學(xué)階段的學(xué)籍檔案材料。高中階段的學(xué)籍檔案材料一般是高中畢業(yè)生登記表、高考政策性優(yōu)惠證明等5類，大學(xué)階段的檔案材料一般是新生入學(xué)圖像比對報告、新生入學(xué)資格復(fù)查表、學(xué)籍卡片、畢業(yè)生登記表等10類。

2 "學(xué)籍檔案管理要點(diǎn)分析

學(xué)籍檔案是指學(xué)生自入學(xué)之日起，在受教育過程中形成的具有保存價值的各種形式的文字和電子文檔。它是學(xué)生在校期間的學(xué)籍、成績和畢（結(jié)）業(yè)等情況的重要憑證，應(yīng)當(dāng)永久保存。學(xué)籍檔案是學(xué)院教學(xué)管理工作的重要組成部分，要求學(xué)籍管理人員以嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度對學(xué)籍檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，堅(jiān)持真實(shí)、完整、保密的原則。

高職院校管理工作的重要組成之一就是學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，其管理質(zhì)量影響著學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展和測評狀態(tài)，對院校管理體制的完善具有重要影響[1]。高職院校需要明確學(xué)籍檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)，明確學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容，建立檔案目錄庫，厘清檔案清單的各類模板。按照不同畢業(yè)級別的學(xué)生，雙軌制同步歸檔和接收學(xué)籍檔案紙質(zhì)和電子文件。在學(xué)籍檔案室內(nèi)集中保管學(xué)籍檔案，指定專門的工作人員負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，嚴(yán)格遵守保密、安全相關(guān)規(guī)定，在進(jìn)行學(xué)籍檔案材料的收集、借閱、歸檔等工作時不違背管理的紀(jì)律。

3 "高職院校學(xué)籍檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

3.1 "學(xué)籍檔案管理制度不完善

高校學(xué)籍檔案管理缺乏科學(xué)的管理體系建設(shè)和制度支撐。據(jù)調(diào)研統(tǒng)計(jì)，建立學(xué)籍檔案管理制度和問責(zé)制度的高校占比不高，高校沒有科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理體系制度支撐，管理內(nèi)容不規(guī)范、不具體，會降低學(xué)籍檔案的完整性和真實(shí)性[2]。學(xué)籍檔案管理時間跨度長，涉及學(xué)校內(nèi)部多個部門，不同部門和機(jī)構(gòu)之間的信息共享不充分，導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息重復(fù)收集。沒有出臺專門的學(xué)籍檔案管理制度，導(dǎo)致一些高校的學(xué)籍檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象，如檔案分類不清晰、檔案記錄不準(zhǔn)確、檔案保存不完整等。這些問題導(dǎo)致了檔案查找、調(diào)閱、使用等環(huán)節(jié)的困難，同時也給高校學(xué)籍檔案管理工作帶來了潛在的風(fēng)險和隱患。

3.2 "學(xué)籍檔案管理人員不充足

學(xué)籍檔案管理工作非常煩瑣復(fù)雜，學(xué)籍檔案管理工作人員需要具備極強(qiáng)的責(zé)任心來從事本工作。伴隨著招生規(guī)模的逐步擴(kuò)大，高職院校學(xué)生人數(shù)逐步增多，學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)的工作量也持續(xù)增加，但是校內(nèi)專職學(xué)籍檔案管理人員數(shù)量不足，多數(shù)為兼任式管理。一般教務(wù)處、學(xué)生處等部門會配備專門人員進(jìn)行檔案管理，高職院校二級學(xué)院、系部的學(xué)籍管理人員大多是臨時調(diào)用，較少有專門人員進(jìn)行專門管理。臨時調(diào)用的管理人員缺少學(xué)籍檔案業(yè)務(wù)管理能力，缺乏必要的學(xué)籍檔案管理專業(yè)知識和技能，對學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的收集、整理和核對工作知之甚少，工作過程中無法保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

3.3 "未應(yīng)用學(xué)籍檔案管理平臺

傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案以紙質(zhì)文件為主，管理效率低下，容易發(fā)生信息遺失、損壞等問題，學(xué)籍檔案信息化建設(shè)滯后于數(shù)字化校園建設(shè)[3]。高職院校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理需要信息化系統(tǒng)的支撐，很多學(xué)校并未建立針對學(xué)籍檔案的數(shù)字化信息系統(tǒng)，檔案管理工作中沒有充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，管理效果不理想[4]。

目前，學(xué)校學(xué)籍檔案管理信息化程度不高，部分學(xué)校未應(yīng)用學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，部分學(xué)校使用的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不完善，功能單一，無法滿足學(xué)校學(xué)籍檔案管理的信息化需求。學(xué)籍檔案管理的信息化程度不高，暴露出信息遺失、損壞、信息共享難、使用效率低下等問題，影響學(xué)校學(xué)籍檔案管理的效果，存在信息泄露、篡改等風(fēng)險。

3.4 "學(xué)籍檔案管理資源建設(shè)不足

學(xué)籍檔案管理中容易出現(xiàn)安全性問題，紙質(zhì)檔案可能因檔案室發(fā)生自然災(zāi)害或者被盜導(dǎo)致丟失難以補(bǔ)救，電子檔案數(shù)據(jù)資源可能受病毒攻擊而導(dǎo)致被篡改和中毒丟失[5]。

學(xué)籍檔案管理需要配備基礎(chǔ)的硬件資源，包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備、打印設(shè)備以及檔案室、檔案柜、檔案盒等相關(guān)設(shè)施。學(xué)校在實(shí)際工作過程中往往臨時劃分出一個空間進(jìn)行學(xué)籍檔案的存放，沒有單獨(dú)劃分場地和配備設(shè)施，無法保障檔案存儲的安全性和保密性。同時學(xué)籍檔案管理也需要配備相應(yīng)的軟件資源，需要利用檔案管理系統(tǒng)、安全防護(hù)系統(tǒng)等信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案在接收、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管各個環(huán)節(jié)的便捷、高效和安全。

4 "高職院校學(xué)籍檔案管理水平提升路徑

4.1 "健全檔案管理制度，規(guī)范管理程序

學(xué)籍檔案管理需要保障規(guī)范性和合法性。只有依照上級制度要求和學(xué)校規(guī)范制度標(biāo)準(zhǔn)，才能構(gòu)建符合要求的檔案管理體系，才能做到學(xué)生學(xué)籍檔案信息及時更新、準(zhǔn)確無誤。

學(xué)籍檔案管理制度的完善能夠促進(jìn)學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠確保學(xué)籍管理模式由靜態(tài)轉(zhuǎn)向動態(tài)管理，貼合社會發(fā)展需求，促進(jìn)檔案深度開發(fā)利用，奠定良好的檔案服務(wù)效果[6]。高職院校需要增強(qiáng)制度執(zhí)行的可操作性，做到制度內(nèi)容條款涵蓋范圍全面，制度體系與信息化系統(tǒng)整合力度大。同時，需要繼續(xù)加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理，優(yōu)化管理流程和工作內(nèi)容，對學(xué)籍檔案管理全業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深入排查，及時梳理管理過程中可操作性不強(qiáng)的工作流程，不斷提高工作效率和管理水平。

4.2 "配備充足的管理人員，打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)

高職院校學(xué)籍檔案管理需要選優(yōu)配全管理人員，保持人員隊(duì)伍的充足和穩(wěn)定。同時，著重加強(qiáng)人員培訓(xùn)和管理，提高學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力，引導(dǎo)工作人員堅(jiān)定熱愛檔案管理工作，能夠按照學(xué)籍檔案管理相關(guān)規(guī)章制度開展規(guī)范化專業(yè)化的工作。鼓勵支持學(xué)籍檔案管理人員的工作，對優(yōu)秀人員給予表彰和獎勵，激發(fā)團(tuán)隊(duì)工作人員的積極性。

在打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)上下功夫，重視提升學(xué)籍管理人員的責(zé)任意識、工作能力以及綜合素養(yǎng)，革新認(rèn)知儲備，提升管理水平。持續(xù)提高管理人員的素質(zhì)，需要從學(xué)籍檔案管理人員的選拔、培訓(xùn)、考核、激勵等多個環(huán)節(jié)發(fā)力，嚴(yán)格按照上級文件制度要求落實(shí)管理工作，加大力度開展培訓(xùn)工作，深入分析研討政策文件，定期召開工作對接會議，妥當(dāng)合理解決管理問題。

4.3 "推進(jìn)數(shù)字發(fā)展建設(shè)，提升管理效能

高職院校需要在學(xué)籍檔案管理過程中采用數(shù)字化技術(shù)，持續(xù)更新管理理念，主動適應(yīng)信息化發(fā)展態(tài)勢，在不斷做好線下檔案服務(wù)與管理工作的同時，深化開發(fā)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)線上功能，打破時間與空間限制，更好地服務(wù)學(xué)校工作和滿足學(xué)生需要。采用適合高職院校工作實(shí)際的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，深度開發(fā)與利用好學(xué)籍檔案資源，逐步形成檔案信息數(shù)字化管理，便捷師生使用，推動實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化、數(shù)字化，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理效率提高，方便檔案查詢和調(diào)取。

高職院校還應(yīng)創(chuàng)新開拓與政府、社會的合作形式，架設(shè)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)通道，打通檔案信息壁壘，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立協(xié)同合作機(jī)制，共同推動學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化、智能化，為我國高職院校教育事業(yè)的發(fā)展提供有力支持。

4.4 "夯實(shí)管理基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)安全保障

學(xué)籍檔案管理要不斷適應(yīng)教育教學(xué)改革的新要求，更加注重個性化、人性化，同時也要更加注重檔案管理的安全性和規(guī)范性。學(xué)籍檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施關(guān)系到學(xué)籍檔案的存儲安全程度，需要投入資金定期新增檔案柜、滅火器等基礎(chǔ)設(shè)施，做好安全保障工作。

高職院校需要加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息的安全管理，建立健全的信息安全管理制度和措施，對檔案管理人員的操作行為進(jìn)行管控，避免人為操作失誤，強(qiáng)化其安全意識和保密意識，確保學(xué)籍檔案信息的安全性和保密性。同時，可以采用信息安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密和身份認(rèn)證來提高信息安全管理的效果。

5 "結(jié)語

高職院校學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，以制度、人員、平臺、資源為切入點(diǎn)，在學(xué)籍檔案管理的實(shí)踐過程中持續(xù)進(jìn)行“健全檔案管理制度，規(guī)范管理程序”“充足配備管理人員，打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)”“推進(jìn)數(shù)字發(fā)展建設(shè)，提升管理效能”“夯實(shí)管理基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)安全保障”等4個方面的工作，從而保障學(xué)籍檔案管理水平全面提升，為高職院校學(xué)籍檔案管理的發(fā)展提供有力支持。

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