信息化時(shí)代電子檔案規(guī)范化管理、開發(fā)、利用路徑探究

李夢珂

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案行業(yè)中的不斷推廣應(yīng)用，極大地促進(jìn)了我國檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)變與改革創(chuàng)新。在此背景下，形成以電子檔案管理為主、紙質(zhì)檔案管理為輔的現(xiàn)代化管理模式，實(shí)現(xiàn)信息化時(shí)代電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理已成為各機(jī)關(guān)事業(yè)單位面臨的重要課題。本文以電子檔案規(guī)范化管理為切入點(diǎn)，從思想建設(shè)、管理體系、干部隊(duì)伍、信息化應(yīng)用等角度進(jìn)行分析研究，找準(zhǔn)現(xiàn)存問題，探索可行性解決方案，一起為相關(guān)部門單位提供工作支持與決策參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；電子檔案；規(guī)范化

隨著檔案行業(yè)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，工作模式已由紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，其管理內(nèi)容與工作方式隨之發(fā)生較大變化，在一定程度上帶動(dòng)了我國檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。電子檔案管理是借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案在歸檔、分類、開發(fā)、利用、存儲(chǔ)等流程的智能化處理過程，涉及行業(yè)發(fā)展的各個(gè)方面。這就需要各部門單位檔案管理人員立足時(shí)代發(fā)展與自身工作需要，不斷適應(yīng)新時(shí)代、新發(fā)展、新要求，創(chuàng)新工作形式，進(jìn)一步提升電子檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保各項(xiàng)工作任務(wù)保質(zhì)保量完成。

1 信息化時(shí)代電子檔案管理綜述

電子檔案在行業(yè)內(nèi)廣泛應(yīng)用以及公眾檔案意識(shí)與檔案需求的不斷提升，在信息化技術(shù)的加持下，電子檔案管理過程得到進(jìn)一步優(yōu)化。不僅實(shí)現(xiàn)了檔案高效管理與安全存儲(chǔ)，而且促進(jìn)了檔案價(jià)值的體現(xiàn)與社會(huì)公眾滿意度的提升，充分彰顯檔案存史資政育人作用。

1.1 電子檔案管理內(nèi)容

1.1.1規(guī)范化收集。檔案材料散布在單位內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)科室，實(shí)現(xiàn)電子檔案的精細(xì)化管理，首要因素在于完整收集。一旦有缺頁、缺項(xiàng)、丟失、損壞的情況，將會(huì)形成連鎖反應(yīng)，影響后期各項(xiàng)工作的開展。對(duì)于電子檔案而言，需要最大程度上實(shí)現(xiàn)在線歸檔、線上加密傳輸，不斷提升檔案的整合程度。

1.1.2標(biāo)準(zhǔn)化管理。電子檔案管理過程需要分類、著錄等流程，需要管理人員將收集的各類電子文件資料按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行分類組合、重新編制，并對(duì)其真實(shí)性、完整性進(jìn)行檢測，使其更加條理化，從而能夠建立科學(xué)有序、合理順暢的檔案數(shù)字資源體系，為后期開發(fā)利用奠定良好基礎(chǔ)。

1.1.3深度化鑒定。電子檔案的存放期限一般由實(shí)際價(jià)值來判斷。過去，各單位對(duì)檔案文件開展鑒定工作較少，其中摻雜各種重復(fù)、無用的信息，應(yīng)集中對(duì)其進(jìn)行銷毀，從而提升整體數(shù)字檔案資源的利用價(jià)值。

1.1.4安全化保管。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，各單位需要不斷更新優(yōu)化電子檔案的保管介質(zhì)及安全防護(hù)手段，采用光盤柜、存儲(chǔ)器、云存儲(chǔ)、移動(dòng)硬盤、光盤等方式做好本單位檔案數(shù)字資源的保管與備份工作，從而避免因自然因素或人為因素對(duì)電子檔案文件造成破壞[1]。

1.2 電子檔案規(guī)范化管理的必要性

1.2.1順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。在政策方面，國家頒布的《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)、信息化管理、智慧化應(yīng)用、安全化保障等方面提出了明確要求，要逐步建立以電子檔案為主導(dǎo)的檔案數(shù)字資源體系。由此可見，無論在宏觀國家發(fā)展戰(zhàn)略還是在檔案行業(yè)發(fā)展規(guī)劃上，都將檔案的轉(zhuǎn)型升級(jí)與改革創(chuàng)新納入重點(diǎn)，從而為其提供了較好的發(fā)展環(huán)境。在技術(shù)方面，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等現(xiàn)代化技術(shù)的興起，使得各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位逐漸實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”和“在線辦公”的工作場景，相當(dāng)數(shù)量的行業(yè)及單位通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的途徑開展工作，檔案管理由“雙套制”向“單套制”轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)全流程電子化流轉(zhuǎn)管理，從而對(duì)于電子檔案管理的質(zhì)量及實(shí)效性也提出了較高的要求。

1.2.2推動(dòng)長足發(fā)展。檔案作為各部門單位各項(xiàng)工作及社會(huì)活動(dòng)最原始的真實(shí)記錄，具有較強(qiáng)的憑證價(jià)值與情報(bào)價(jià)值。部分檔案在輔助單位決策、提高服務(wù)水平、弘揚(yáng)傳統(tǒng)文化等方面發(fā)揮著重要作用，內(nèi)含較大的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)價(jià)值和文化意義。這就需要檔案管理部門加強(qiáng)電子文件管理，在遵循相關(guān)政策及制度的前提下，不斷提高規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化程度，進(jìn)而做好檔案基礎(chǔ)性整理工作、數(shù)字化工作及信息化管理工作[2]。

2 信息化時(shí)代電子檔案規(guī)范化管理、開發(fā)、利用過程存在問題

目前，電子檔案在檔案行業(yè)中的占比已逐漸上升，“存量數(shù)字化，增量電子化”的模式也在不斷根深蒂固。面對(duì)龐大的數(shù)字資源，做好其管理工作尤為重要。但是在實(shí)際工作開展過程中，在發(fā)展理念、管理體系、技術(shù)應(yīng)用、人才培養(yǎng)等方面仍然存在各種各樣的問題，需要相關(guān)部門單位加以重視。

2.1 管理意識(shí)薄弱，整體缺乏合理性

當(dāng)前，檔案工作面臨著較多矛盾。例如，對(duì)于利用者而言希望能夠得到集中、精確、清晰、完整的檔案資料，可實(shí)際上檔案資源庫雜亂無章、分散無序。主要原因在于部分單位檔案管理者電子檔案管理思維不夠。認(rèn)為檔案管理屬于“臨時(shí)性”工作，沒有充分意識(shí)到檔案管理與檔案服務(wù)之間的矛盾，在政策支持、財(cái)政資金、人力配備等方面沒有針對(duì)檔案工作給予支持幫助。隨著工作業(yè)務(wù)量的增加，大多單位檔案數(shù)量呈幾何級(jí)數(shù)上升，造成管理難度的加大。檔案信息化、數(shù)字化相關(guān)工作開展不到位，即使開展了也僅僅以應(yīng)付檢查為目的，得過且過的現(xiàn)象較為明顯。使得檔案資源電子化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于其他行業(yè)的綜合水平，難以滿足新時(shí)代社會(huì)公眾對(duì)檔案工作的需求。

2.2 管理體系混亂，整體缺乏科學(xué)性

一是組織建設(shè)力度不夠。由于存在檔案“邊緣化”的思想，大多部門單位認(rèn)為僅僅安排一兩位同志負(fù)責(zé)即可。只要確保各類檔案能夠安全放置庫房，無需進(jìn)行調(diào)度。導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)力度較弱，檔案工作的整體規(guī)劃與實(shí)施方案嚴(yán)重缺失，對(duì)于各部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)統(tǒng)籌力度較小，難以達(dá)到協(xié)同發(fā)展的目的。二是制度建設(shè)力度不夠。部分單位忽視了標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的重要性，規(guī)范化與科學(xué)化管理落實(shí)較少。已出臺(tái)的制度往往“紙上談兵”，執(zhí)行力不高，并且存在標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)不科學(xué)、涉及業(yè)務(wù)有缺失、具體流程較模糊等問題[3]。三是日常監(jiān)管力度不夠。單位缺乏對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督考核，相關(guān)工作人員在制度標(biāo)準(zhǔn)實(shí)踐過程中執(zhí)行力較差，出現(xiàn)不規(guī)范、不到位的問題，在檔案收集、管理、利用、服務(wù)過程中留下潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。