高校行政秘書的職業發展困境及對策

郭歌

摘要：在高校行政體系中，行政秘書職位至關重要，是多項行政管理工作開展的關鍵保障。本文基于高校行政視角，從常規事務、協調輔助、應急事務3個維度入手，分析高校行政秘書工作特點，探究行政秘書職業發展困境，包括缺乏專業素養、晉升前景受限等，在此基礎上，尋求高校行政秘書職業發展對策。我國高校行政秘書應積極轉變自身職業理念，定期參與職業培訓，增強自身專業素養，以期取得良好行政工作效果。

關鍵詞：高校行政；行政秘書；職業發展；專業素養

引言

新時代背景下，高校行政秘書工作重要性越發凸顯。強化高校行政秘書職能，能夠有效提升行政事務處理效率，增強師生溝通效果，高效開展會議工作，優化行政管理環境。然而，我國高校行政秘書仍舊面臨多種職業困境，包括心理動機失衡、晉升前景受限等。可見，分析行政秘書職業困境，探究職業困境解決策略，具有重要理論和現實意義，值得廣大行政秘書積極實踐。

一、高校行政秘書工作特點

（一）常規事務工作

分析高校行政秘書工作可發現，其主要為常規事務性工作，包括經費報銷、工作考勤等，整體重復性較強[1]。

1.在常規事務中，以溝通協調事務較為重要，作為行政秘書，應保證學生和教師良好溝通，高效協同多個職能部門，實現高校院系良好管理。

2.高校行政秘書還需處理辦文工作，包括文書擬定、撰寫等，收集歸檔多種辦公信息，全面記錄會議實情，結合院系領導意見，高效撰寫工作總結。具體而言，撰寫學院文書，需具備優秀信息處理能力，多方整合信息數據，根據自身工作經驗，完成學院公文寫作。

3.行政人員還應提前完成會議準備，妥善接待會議參與人員，管理會議相關資料，保證會議有序展開。

（二）協調輔助工作

行政秘書需協同多個部門開展工作，與教職人員保持良好關系，輔助院士領導協調多方工作，是院系管理者的左膀右臂。然而，近年來，我國高校環境逐步改變，行政工作處理難度日益提升。行政秘書需加強自身觀察能力，及時發現院系潛藏問題，積極輔助領導協調解決，實現誤會澄清解決。

（三）應急事務工作

除協調輔助和常規事務工作外，行政秘書還需處理緊急情況，完成領導交代的臨時工作任務。因應急性事務發生較為迅速，行政秘書需具備良好應急能力，根據應急處理方案，采取有效問題處理策略，提升問題處理效率，縮短問題處理時間，科學面對緊急事務，增強問題處理效果[2]。

二、高校行政秘書職業發展困境

（一）專業素養不足

近年來，在我國高校內，盡管行政秘書招聘要求逐漸提升，卻并未嚴格限制招聘專業，致使應聘人員缺乏專業對口度，整體專業性較低。具體而言，在行政工作實踐中，部分高校行政秘書缺乏專業素養，實踐管理經驗相對不足，需經過長時間融入，才能較好適應高校工作環境。同時，當行政秘書到校后，大量高校管理者將開展職業培訓，以增強行政秘書職業能力。然而，分析高校培訓實情可發現，行政工作培訓力度較低，整體缺乏針對性。培訓人員更重視強化行政秘書道德品質，提升其道德素養，卻缺乏專業性培訓，如行政禮儀、公文寫作等。此外，部分高校行政秘書缺乏信息素養，難以良好運用信息技術，處理日常行政秘書工作整體效率較低。

（二）缺乏晉升前景

近年來，我國大量高校秉持擴招政策，教師人數持續上升，行政秘書需處理更多的日常工作。然而，在部分高校內，行政秘書人數嚴重不足，一位行政秘書需身兼多職，完成多種工作，難以反思自身工作實情，優化自身工作方式，亦缺乏時間學習新知識，整體科研素養不足，能力發展空間受限。此外，行政秘書所處理工作較為繁雜，缺乏專業性，難以獲得個人業績，職稱晉升整體受限，嚴重消耗行政秘書職業熱情[3]。

（三）心理動機失衡

基于心理動機視角，學者戴維曾指出，在工作實踐中，工作開展個體共有3種心理動機，即成就動機、權力動機和親和動機。其中，若為成就動機，工作開展個體將致力于追求成功，期望大幅度提升工作質量，得到正向工作成就激勵；若為權力動機，工作開展人員將期望在擺脫他人控制基礎上，多維影響他人；若為親和動機，工作開展人員將渴望建立良好人際關系，收獲他人贊美，從人際交往中得到正向反饋。分析我國高校行政秘書工作現狀，可發現不少行政秘書存在心理失衡問題，究其原因，可將其分為三類：

1.部分高校行政秘書自身專業素養不足，面對行政秘書工作處理易出現自卑心理，且渴望得到他人尊重，兩種心理形成沖突，致使該部分行政人員權力動機失衡。具體而言，在我國高校內，行政秘書能夠幫助權力機關處理工作事務，屬于權力機關輔助。因此，高校行政秘書需根據領導要求，處理繁重工作，承擔高強工作壓力，在此背景下，該部分人群高度渴望感到尊重，受到他人尊重。然而，部分高校工作人員并未認識到行政秘書工作重要性，內心存在一定偏見，認為行政秘書工作缺乏發展前景，致使部分行政秘書感到不受重視，逐漸出現自卑心理。

2.部分高校行政秘書自身抱負強烈，卻面臨尚不理想的職業愿景，致使自身成就動機受到限制。我國高校是知識分子聚集地，在日常工作環境中，行政秘書人員將接觸到大量高素養學術人才，同時，自身亦具備良好學術素養，希望能夠在日常工作中獲得成就，并制定一系列職業規劃。然而，在工作實踐中，高校行政秘書處理工作通常較為繁雜瑣碎，將占據大量日常工作時間，致使行政秘書缺乏自由時間提升技能，難以強化自身專業素養。因此，對于高校行政秘書而言，心中過高的期待感易與職業前景產生沖突，形成行政工作理想與現實脫節。

3.部分高校行政秘書渴望融入職場環境，卻面臨多種現實沖突，致使自身親和動機喪失。處理高校行政工作時，行政秘書需協調多方關系，包括教學人員、學生群體等，因此，創建良好人際交往關系，對于高校行政秘書極為重要。但是，處理高效行政事務，亦面臨多種人際矛盾，可能與不同人員發生沖突。若行政秘書缺乏人際處理能力，則可能面臨人際矛盾沖擊，承受較大身心壓力。

三、高校行政秘書職業發展對策

（一）轉變工作理念

分析我國高校行政秘書職業發展現狀，可發現在部分高校內，行政秘書工作理念相對陳舊，每日僅開展重復性勞動，并未提升自身職業技能，整體職業素養較差。該部分人員并未清晰認知自身工作職責，難以整合工作實踐與知識儲備，工作開展效率較低，嚴重削弱整體工作效果。因此，為改善行政工作執行現狀，提升相關人員工作效率，我國高校應加強思想引導，幫助行政秘書轉變自身思想，強化行政秘書工作職責認知，有效提升該部分人員職業技能。具體而言，作為領導助手，行政秘書應精準掌握多種技能，輔助領導完成工作，保持良好責任意識，憑借高效工作任務完成，幫助領導做出正確決策，增強領導判斷力和執行力。

1.在我國高校內，行政秘書需結合工作實情，改善自身工作理念，明確每日工作任務，強化自身工作職能，為每日工作展開打好理念基礎。基于高校行政視角，行政秘書需完成多種工作，包括對外聯系、檔案文書等。其中，文書工作為行政秘書工作的基礎，行政秘書應高度重視，根據文書工作完成情況，實時優化文書檔案整理流程，如文書打印、校準分析等，根據院校相關標準政策，嚴格錄入文書檔案信息，憑借現代信息技術，高效開展行政工作。

2.應合理開展人事工作，協同院系教職人員，健全人事考察評價標準，建立科學獎勵制度，營造良好人事工作氛圍，增強院系行政工作效果。

3.準備工作會議時，應熟悉準備流程，優化會議工作協調，詳細記錄會議信息，應用現代信息技術，全面分析信息數據，引導相關人員，在會議召開時間內參與會議。

4.基于檔案工作視角，行政秘書人員需良好完成信息采集，實現人員檔案科學整理，及時保存檔案文件，做好人事檔案歸檔。

（二）強化職業能力

強化自身職業素養，有利于行政秘書開展工作，提升自身工作效率。具體而言，高校行政秘書應著重增強自身行動力，包括參謀、溝通、管理、協調等，全面提升行政工作質量。

1.協調能力。行政秘書應致力于強化自身協調能力，憑借熱情友善態度，面對院校同事，協調人際關系。處理行政工作時，應積極換位思考，體現自身親和力，保持良好溝通態度，減少人事溝通矛盾，靈活采用理解策略，保持包容心態，建立優質院校人際關系，增強院系教職人員積極性，創建愉快工作氛圍。

2.管理能力。在我國高校內，行政秘書需協助處理多項管理事務。因此，需全面學習規章制度，了解學校辦事流程，學習國際前沿管理理念，整合自身管理資源，結合院系領導指導，制定行政秘書工作開展方案，增強方案預見性和計劃性，區分各類事務輕重緩急，實現行政教學資源科學配置，做好行政工作統籌規劃，有序推進多項行政事務。

3.溝通能力。在工作實踐中，行政秘書需保證良好溝通，領會多份文件精神，理解院系領導指示，對接教職人員需求。在此基礎上，高效完成公文寫作，保證寫作主題明確，充分秉持客觀精神，清晰表達公文觀點，多維學習先進知識，包括禮儀、心理等，增強自身溝通能力，科學選擇溝通策略，提升行政溝通質量和效率。若發生緊急情況，應采用電話聯系，避免耽誤重要事件，適當結合書面信息傳達，豐富行政傳遞信息，優化行政工作細節，包括反饋、匯報等。

（三）提升信息素養

近年來，我國信息科技持續進步，信息技術已成為行政秘書工作重要處理方式。在此背景下，我國高校行政秘書應緊跟時代發展，積極增強自身信息素養，將信息處理能力作為關鍵工作技能。

1.高校行政秘書應結合崗位要求，全面分析行政崗位工作內容，學習相應信息技能，科學處理行政秘書事務。在此基礎上，增強自身信息敏感性，全面分析學校事務數據信息，憑借科學運用大數據技術，幫助自身判斷相關問題，結合數據分析結果，尋找問題解決策略。若院校領導詢問工作事務，應把握學校事務發展態勢，科學提供建議，幫助領導處理院校事務，強化自身信息處理意識，良好完成信息技能實踐。

2.具體處理秘書事務時，行政人員應合理運用數據軟件，明確軟件應用重要性，制作信息數據表格，全面反映行政工作實情，以便院校領導作出決策。

綜上所述，基于高校行政視角，相關人員應具備良好信息處理意識，持續完善自身信息技能，打好行政秘書工作高效落實基礎。

（四）統籌工作任務

在我國高校內，行政秘書需處理大量繁雜工作，應積極提升自身思維能力，明確各項事務執行順序，避免出現工作紕漏。因此，行政秘書需根據工作實情，持續優化工作方法，改善行政工作計劃，保證工作任務科學執行。具體而言，高校行政秘書需具備良好反思意識，定期開展經驗總結，吸收過往行政教訓，改善行政工作流程，做好相關資源分配，包括信息、物力、人力等，減少行政資源損耗。

1.行政秘書應為各類工作分級，如普通、特殊等，結合工作事務優先級，保證行政工作嚴格落實。

2.應堅持系統性原則，對待多個待處理事件，科學分析各部門職能，合理分配相關工作，縮短行政處理時間，加快行政工作進度，避免出現行政遺漏。

（五）加強學生溝通

學生溝通亦是高校行政秘書重要工作內容。簡言之，開展行政秘書工作，可緊密聯系教師與學生，提升院校師生溝通質量。然而，在我國部分高校內，行政秘書并未認識到該部分工作重要性，將大部分精力放于教師溝通，卻并未重視學生溝通，致使多種院系學生問題難以解決，讓部分學生出現逆反心理。因此，高校行政秘書應充分尊重學生主體性，主動建立良好溝通關系，積極開展院系日常溝通，了解學生真實需求，憑借信息技術，多維分析學生需求數據，制定個性化解決方案，為學生學習和生活提供強大助力。若發現學生存在學習生活問題，應及時反饋該生真實情況，采取科學采取解決策略，提升院系學生學習生活質量。此外，行政秘書還可活用信息技術，拓寬院系溝通渠道，強化院系師生互動，拉近院校教師與學生距離，全面講解學校規章制度，幫助學生增強規章制度理解，改善院校學生管理現狀，保證良好師生情感交流。

（六）參與職業培訓

行政秘書需參與學校管理，是高校管理重要組成部分。因此，高校行政秘書應積極強化自身專業素養，定期參加職業培訓，豐富自身管理技能，學習行政秘書知識。同時，還應有意識強化自身綜合素養，包括信息技術、職業道德等，在此基礎上，制定職業傷害預防方案，減少日常工作錯誤，優化整體工作流程，加快工作執行進程。具體而言，高校行政秘書需加強素養培養意識，利用業余時間自由學習，聯系優秀同行前輩，充分交流分享經驗，增強自身見識和能力。同時，高校行政秘書需持續深造，提升自身學歷層次，可選擇進修班、培訓班等方式，多維挖掘自身潛力，獲得相關從業資格證書，爭取職務評獎晉升，強化自身奮斗意識。此外，高校行政秘書應完善自身職業規劃，實施評估就業前景，拓展職業發展空間。完成職業培訓后，行政秘書可結合自身經歷，爭取更高辦公職務，如辦公室主任、行政主管等，避免自身發展空間過于狹窄。

結語

綜上所述，高校行政秘書工作本身具有一定難度，需行政秘書人員調整自身心態，有意識減輕身心壓力，以理性態度面對現實職業困境，保持終身學習理念，持續強化自身綜合素養。具體而言，高校行政秘書應積極爭取培訓機會，靈活掌握信息技術，重視院校學生溝通，全面了解學生日常生活，給予學生多元幫助，協調教師人員關系，協同多個校內部門共同完成工作，充分發揮行政秘書職業價值。

參考文獻：

[1]黃松花.高校院系優秀行政秘書的三重支撐——一條原則、兩類服務、三種能力[J].辦公室業務，2021，（15）：90-92.

[2]張軍鳳.高校二級學院行政秘書工作能力提升淺析[J].科教文匯（下旬刊），2021，（21）：19-21.

[3]趙敬欣，馮永星，趙敬歡等.高校二級學院行政秘書工作能力探析[J].作家天地，2021，（14）：174-175.