做實“四篇文章”，推動衛生健康檔案規范管理

摘 要：規范管理有利于提升檔案管理質量和效率，是實現檔案高質量發展的必由之路。本文以衛生健康檔案規范管理為例，尊規范，做好思想“文章”；學規范，做實理解“文章”；用規范，做細落實“文章”；建規范，做強制度“文章”四個方面，全面分析了推動衛生健康檔案規范管理的現實意義和主要措施，對提升衛生健康檔案規范管理的質量和水平具有積極的現實意義和指導價值。

關鍵詞：衛生健康；規范管理；檔案

概述

《西安市臨潼區教育局2022-2023學年中小學生健康體檢情況的通報》公布的數據顯示，兒童青少年近視、齲齒、肥胖為全區學生主要的常見病。2024年，全區肥胖總人數為1.3萬余人，其中小學生肥胖檢出率為20.89％，初中生肥胖檢出率為17.46％，高中生肥胖檢出率為13.76％；齲齒和近視發生率呈逐年上升趨勢，直接影響著兒童青少年的正常生長發育。臨潼區學校衛生保健所是西安市臨潼區教育局下屬的全額事業單位，承擔著全區學校衛生工作任務，負責指導全區249所學校開展衛生監督、疾病群體防控、食品衛生安全及健康教育教學等業務活動，對全區近7萬名學生進行體質普查，建立電子體檢檔案。在業務開展過程中形成了大量的具有保存價值的檔案資料。

學校衛生檔案是學校在開展健康教育、學生群體性疾病防控及食品衛生安全等公共衛生工作中形成的檔案資料，它全面反映和總結了學校衛生保健工作的開展情況，以及學生的健康狀況、發育水平及發育規律。這些檔案資料對于指導學校開展具體、有針對性的健康教育工作。做好發病率較高的學生常見病預防及矯正。制定科學有效的學校傳染病防治措施。有針對性地進行學校衛生監督、改善學校衛生狀況和促進學校衛生事業的發展有著重要意義。

2024年3月1日正式實施的《檔案法實施條例》中有7處提及“規范”，如建立健全“檔案工作制度規范”“規范整理”，建立健全“查閱利用規范”，保證電子檔案“程序規范”，保證電子檔案“構成要素符合規范要求”等。規范管理是一種科學的管理方式[1]，強調在管理過程中要充分體現人與規則的價值。可見，做好衛生健康檔案規范管理是落實法律法規的必然要求，也是推動衛生健康檔案高質量發展的現實需要。

1 尊規范，做好思想“文章”，重視檔案規范管理工作

學生衛生健康檔案工作是維護歷史真實面貌、保障學生權益的重要事業。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確把“規范化”作為檔案工作原則內容之一，是落實“三個走向”、實現“十四五”時期檔案高質量發展的重要保障。思想是行動的先導，有什么樣的思想就會有什么樣的行為。因此，推動衛生健康檔案規范管理，就是做好思想認識這篇大文章，切實在思想上高度重視衛生健康檔案規范管理工作。

1.1 強化思想認識

作為一名衛生健康檔案管理者，要在思想上充分認識檔案規范管理的重要性和必要性是實現檔案高質量管理的必由之路。近年來，《檔案法》《檔案法實施條例》《中小學生健康體檢管理辦法》的法律法規和政策措施的陸續頒布實施，為衛生健康檔案規范管理提供了可靠保障。衛生健康檔案收集、整理、歸檔、檢索和利用等有其自身特點、規律和要求，做好檔案規范管理能夠確保檔案的完整性、準確性和有序性，有利于提升檔案管理效率和利用率。檔案具有“存史資政育人”功能，重視檔案規范管理也有利于促進學校衛生保健檔案事業可持續發展。

1.2 實化思路理念

尊重規范，既要在思想上充分認識規范的現實重要性，也要用規范的標準和要求指導檔案工作思路，保持檔案工作理念與時俱進[2]。如建立衛生健康檔案工作責任制，明確職責分工。落實衛生健康檔案開放審核機制，滿足公眾知情權。按照“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求做好衛生健康電子檔案。按照“增量電子化、存量數字化”原則，規范實施電子檔案管理。要堅持“單軌制”原則，規范管理衛生健康電子檔案，使其與傳統載體檔案具有同等效力。將法律法規、規章制度實化為檔案規范管理的思路理念，成為行動自覺。

1.3 細化思考實踐

尊重規范，既要把規范的標準要求落實到行動上，作為指導實踐的行為指南。同時也在實踐中勇于探索創新，用新的思想指導實踐，實現實踐的再深化。衛生健康檔案規范管理既要遵循檔案管理與衛生健康事業發展的客觀規律，也要在具體執行過程中不斷完善。例如，運用馬斯洛需求層次理論[3]進行檔案管理人員規范化培訓。采用PDCA循環理論規范衛生健康檔案全面質量管理[4]。利用“二八”理論[5]規范衛生健康檔案人財物資源管理等。總之，要結合衛生健康檔案規范管理的實踐需要，勤于思考、善于創新，不斷細化規范管理的方式方法，這也是思想上尊重規范的生動體現。

2 學規范，做實理解“文章”，吃透檔案規范管理精髓

近年來，檔案領域出臺了如《檔案法》《政務服務事項電子文件歸檔規范》《電子檔案移交接收操作規程》等一系列法律法規、國家標準、行業標準和行業規范，加強規范知識學習，完整、準確、全面地理解規范的標準和要求，吃透檔案規范管理的核心要義和精神實質是不斷提升衛生健康檔案規范管理的前提和基礎，也是實現檔案規范管理的一項十分重要的基礎性工作。

2.1 繼續教育培訓

從事學校衛生健康檔案管理專業人員少，知識專業性弱。因此，要定期組織檔案人員開展檔案專業知識業務教育培訓，不斷提升檔案管理人員規范管理檔案的能力和水平。繼續教育培訓要始終圍繞“缺什么、學什么、學用結合、注重實效”的原則，根據衛生健康檔案規范管理特點與實際需要，定期或不定期地開展培訓，組織檔案管理者參加檔案專業繼續教育，參加上級機關組織的各類業務培訓，掌握最新規范檔案管理理論知識。尤其是新的法律法規或標準規范出臺時，要及時組織學習，吃透規范內容和核心要義。同時，也要加強信息化和數字化等知識的學習，不斷提升檔案管理人員綜合業務素能。

2.2 舉辦專題研討

繼續教育培訓具有普遍性與專業性，為進一步提升檔案管理人員的規范意識和素能，還需要圍繞衛生健康檔案規范管理開展專題研討，深化對檔案規范管理的認識，更深一層吃透規范管理的具體要求。如《檔案法》中專門規定了檔案信息化建設，可邀請專家、學者、業務骨干圍繞“檔案信息化建設”專題進行交流研討。通過交流研討進一步掌握衛生健康檔案管理系統的規范建設與運行要求，運用管理系統進行衛生健康檔案信息的分析，如在校期間的健康狀況、體檢結果、轉診記錄、報銷情況、休學記錄、預防接種記錄和無償獻血記錄等。并根據學員的就醫情況，對其進行動態、不斷地修改，實現全方位、動態的健康管理。

2.3 堅持“雙輪”驅動

衛生健康檔案規范管理知識的學習，要堅持“請進來”與“走出去”雙輪驅動。一方面，根據規范學習的實際需要，舉辦大講堂、新知論壇等形式，邀請高校專家、檔案學者和業務骨干來講座，為檔案管理者帶來最新的業務知識，提升檔案從業者的業務知識和理論知識水平。另一方面，也要堅持“走出去”戰略。即組織檔案管理人員到高校、先進地區、先進單位進行參觀、訪問和交流，拓寬視野，增長才干，借鑒先進地區與先進單位的成功經驗，不斷提升檔案管理人員的綜合業務素能。

3 用規范，做細落實“文章”，執行檔案規范管理要求

用規范，即執行規范。就是要把學習掌握的有關衛生健康檔案規范管理的知識和要求落實到檔案管理的實際行動上，以最嚴的標準、最高的要求不折不扣地執行檔案規范管理要求。

3.1 全面落實整理要求

衛生健康檔案整理是使原本雜亂無章的檔案按照標準和要求，使其具有規范化和標準化。如衛生健康文書檔案案卷整理要嚴格執行《文書檔案案卷格式》，從外形尺寸、封面項目等方面執行硬卷皮或軟卷皮的具體要求。如衛生健康文書檔案封面應含有全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件/頁數和歸檔號等項目。封面檔號又包括全宗號、目錄號和案卷號等，缺一不可。

3.2 全面落實歸檔要求

衛生健康檔案作為檔案的重要組成部分，歸檔時要嚴格落實檔案管理國家標準和行業標準。如電子檔案移交歸檔應嚴格執行《電子檔案移交與接收辦法》規定的5項基本要求，按照“組織和遷移—檢驗—移交”步驟進行。移交可采取在線移交或離線移交任一方式進行。電子檔案接收也要遵循主要流程步驟等。

3.3 全面落實保管要求

保管是衛生健康檔案規范管理的重要環節，檔案庫房的保管條件、保管過程；檔案查詢、檢索、利用、鑒定及銷毀等也都有著明確的規定[6]。臨潼區學校衛生保健所建立有專門的檔案室，配備了鐵皮檔案柜、電子溫濕度計等設備。每年12月底將學校衛生監測資料、學生體質健康資料、學校傳染病報告記錄、學校食品安全工作資料、日常積累的各種活動記錄及統計報表、上級來文及自產文件在內的一手資料，按年度和內容分類歸納匯總，使資料系統化與規范化。同時做好文書、聲像、財務與圖書資料檔案的整理、分類、造冊、登記、立卷和歸檔工作，使檔案分卷合理，立卷規范，卷目清楚。

4 建規范，做強制度“文章”，健全檔案規范管理體系

古語云：“不以規矩，不能成方圓。”健全的規章制度體系是檔案規范管理的重要保障。衛生健康檔案規范管理也是一個不斷向前發展、逐步完善的過程，在此過程中要結合檔案規范管理的實際需要，做好規章制度的“立改廢”工作，始終保持檔案管理的規范化。

4.1“立”規范

立規范，就是針對衛生健康檔案規范管理建立相應的規章制度以及建立什么樣的規章制度。檔案規范管理是一個系統性工程，包括檔案收集、整理、保管、檢索、鑒定、編研、利用和統計等主要環節，要實現整個業務的規范管理，就要做到每一個環節的規范管理。因此，要在法律、行政法規和部門規章基礎上結合衛生健康檔案規范管理的實際需要，及時制定相應的規章制度，確保國家標準、行業標準得到嚴格的貫徹落實。各項工作的順利進行離不開健全的制度保障，學校學生衛生檔案的建立也是如此。在制定相應的規章制度時，要在具體的過程中有相應的規定，這樣才可以責任到人，使工作人員明確自己的工作內容和責任，避免發生互相推諉的情況。并在特定的采集時限上做出相應的規范，以便管理員能夠按照工作程序按時完成檔案的存檔。

4.2“改”規范

改規范，就是針對衛生健康檔案規范管理已經建立的規章制度做出相應的修改與完善，使其滿足新時代檔案規范管理的現實需要。《檔案法》《檔案法實施條例》明確要求做好檔案信息化建設，從法律層面認可“單軌制”，這時就需要對之前建立的規范進行必要的修改和完善。規范的修改要注意實體和程序上的合法性與規范性。所謂實體合法，就是指修改后的規章制度必須與現行法律法規、國家標準和行業標準相符合，不得擅自更改或者降低標準要求。所謂程序合規，就是指修改的過程要充分發揚民主，廣泛聽取各方意見，既要保障檔案規范管理制度體系的相對穩定性，也要堅持與時俱進，一旦檔案規范管理出現新的重大變化時，要及時跟進修改完善。要組織檔案部門、業務部門人員廣泛參與，充分討論，所有檔案部門人員都要參與，新的檔案管理規范初稿修改完成后，還要征求業務部門的意見與建議，做進一步的審核完善。檔案管理部門與業務部門存在較大分歧的，要做好協商溝通。最后是將修改后的檔案規范管理規章制度予以公布，及時印發至檔案管理部門和相關的業務部門，供大家閱讀學習和貫徹執行。

4.3“廢”規范

廢規范，就是針對衛生健康檔案規范管理中已經過時或者不符合的規定，且無法通過修改完善的規章制度，要及時廢除，始終堅持檔案規范管理制度規范“該立應立、當改則改、應廢盡廢”，保持檔案規范管理體系的科學性與規范性。要明確規范的廢除清理范圍和具體內容，要做好現行標準體系下的規章制度文件的全面篩查，做好逐項梳理。嚴格廢除規范程序，即整理—梳理—征求意見—廢止及匯總。要按照廢止的標準和要求，對涉及衛生健康檔案規范管理方面的規則與規范進行系統整理，匯總正在執行的檔案規范管理規章制度體系。然后是梳理，召集檔案管理部門、業務部門及其他業務骨干人員參加，經過梳理，確定需要廢止不合時宜的規章制度范圍。再征求意見，廢止規章制度是一項專業性與嚴肅性的工作，為最大限度地保持檔案規范管理的延續性與規范性，需要將納入廢止范圍的規章制度在一定范圍內聽取意見與建議。最終確定具體規章制度廢止，并予以公布，同時要做好現行規章制度的匯總，匯編成冊，以供執行。

參考文獻

[1]權秦琦.加強機關檔案規范管理 促進檔案信息資源利用[J].四川檔案，2007（6）：26-27.

[2]楊玥.檔案規范管理“六步法”[J].低碳世界，2016（36）：169-170.

[3]鄭慧，黃雪志.馬斯洛需求層次理論在檔案館用戶需求中的應用研究[J].北京檔案，2020（12）：12-16.

[4]許愛德，苗翠玲，潘曉楓.PDCA循環原理在推動醫院文書檔案規范管理中的初步探索運用[J].中國農村衛生，2013（12）：45-46.

[5]張麗平.“二八”定律和“長尾”理論在高校檔案館信息需求服務中的應用[J].蘭臺內外，2019（18）：11-12.

[6]周蓮.整合檔案資源 服務農村建設——鎮坪縣檔案史志局開展新農村檔案規范管理工作的幾點做法[J].陜西檔案，2010（1）：31-32.