大型冶金企業采購管理信息化建設的主要問題及對策

［摘 要］隨著計算機和網絡技術的發展，信息化建設成為大型冶金企業提高采購管理水平的重要手段。文章首先概述采購管理信息化的內涵，然后闡述大型冶金企業采購管理信息化建設的重要作用，接著從信息安全保障、人員素質和能力、數據與系統集成3個方面分析大型冶金企業采購管理信息化建設面臨的主要問題，最后有針對性地提出大型冶金企業采購管理信息化建設的對策，以供參考。

［關鍵詞］大型冶金企業；采購管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.20.018

［中圖分類號］F274；F270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）20-00-03

0" " "引 言

隨著我國經濟的高質量發展和對冶金產品需求的不斷增長，冶金企業快速成長，不斷向規模化、大型化方向發展。企業的產業鏈不斷延伸，涉及采礦、冶金、加工、銷售等多個環節，原料資源和生產基地分布越來越分散，給企業的物資采購和保障帶來越來越大的難度。如何對采購進行集中、透明、高效的管理，成為大型冶金企業亟待解決的重要問題［1］。采購管理信息化建設是大型冶金企業利用信息技術和系統來優化與改進采購管理過程，并在日益激烈的市場競爭中獲得競爭優勢，增強可持續發展能力的重要手段之一。隨著信息技術的不斷發展和應用，信息化采購管理將在未來發揮越來越重要的作用，成為大型冶金企業提升采購管理水平和效益的重要途徑。

1" " "采購管理信息化的內涵

采購管理包括采購需求管理、供應商管理、采購合同管理、采購執行管理、采購支付管理等多個方面［2］。采購管理信息化是指將信息技術應用于采購管理活動的過程，通過搭建和運用采購管理系統，實現采購流程的數字化、自動化和智能化。采購管理信息化涵蓋采購計劃制訂、供應商選擇、采購訂單管理、供應鏈協同等環節，旨在提高采購效率，降低采購成本，優化供應鏈管理。通過信息化建設，企業可以實現采購需求的在線申請和審批、供應商信息的全面管理、采購合同的電子化簽訂和管理、采購執行過程的監控和跟蹤、采購支付的自動化處理等，從而提高采購管理的效率和透明度。

2" " "大型冶金企業采購管理信息化建設的重要作用

采購管理信息化建設可以給大型冶金企業帶來諸多優勢，解決企業在采購過程中面臨的時間和空間不一致問題，幫助大型冶金企業提高采購效率、降低采購成本和風險、規范采購行為、加強采購監管，從而提高企業整體競爭力和市場反應速度。

2.1" "提高采購管理的效率

大型冶金企業的生產經營鏈條較長，涉及多個生產經營環節，因此，生產經營所需的各類原材料、備件、能源等物資種類較多，對各種物資的采購效率提出了非常高的要求［3］。大型冶金企業進行采購管理信息化建設，可以通過建立供應商數據庫，對供應商信息進行實時管理和評估，提高供應商篩選的速度并增強準確性。通過采購管理信息化建設，大型冶金企業可以在采購管理各環節有效推行采購流程的標準化管理，實現采購過程的規范化操作和采購數據的實時更新與同步，確保采購過程信息的及時性和準確性，避免管理者因為信息滯后而產生錯誤的采購決策，增強采購決策的準確性。通過采購管理信息化建設，大型冶金企業可以促進供應商與自己下屬的子公司、分廠之間建立通暢的信息傳遞渠道，實現與供應商的高效溝通和協作，包括在線詢價、招標、合同簽訂等，減少溝通成本和時間，提高采購效率。

2.2" "降低采購成本和風險

大型冶金企業往往由下屬的子公司、分廠單獨向同一個供應商進行采購，經常會出現價格各異的情況，而且會導致采購流程和行為重復，浪費大量的時間和資金，導致采購管理成本居高不下。參與物資采購的主體的采購規模較小，導致談判力較弱，容易在數量和質量控制、進度安排等方面產生不確定性。通過采購管理信息化建設，大型冶金企業可以利用信息化手段，更加便捷地管理供應商信息，包括供應商的分類、評價、選擇等，幫助下屬的子公司、分廠篩選出性價比更高、物資來源更加可靠的采購渠道，降低采購的直接成本［4］。另外，采購管理系統使得采購信息更加集中和透明，大型冶金企業的采購主體可以集中、實時了解采購進度、供應商情況、價格變動等信息，從而作出更加明智的決策，降低供應商供應方面的風險。信息化技術可以幫助采購主體隨時掌握供應商所提供的物資質量信息，并有效評估供應商的質量保障能力，從而與信譽良好、生產保障能力強的供應商建立長期合作關系。這樣既能夠在采購過程中及時發現質量問題并加以應對，又能夠在事前有效防止不達標物資采購事件發生，增強整個供應鏈的穩定性。

2.3" "規范企業采購行為

大型冶金企業下屬的子公司、分廠在采購過程中各自為政，不同采購人員的行為方式存在較大的差異，難以進行有效和規范的管理。大型冶金企業在采購管理信息化建設過程中可以通過制定標準的采購流程和規范的操作規程，引導采購人員按照規定的程序開展采購活動，避免人為因素導致的采購失誤和違規行為，從而規范企業的采購行為。同時，大型冶金企業通過信息化建設可以監控和評估采購合同的履行情況，及時發現和解決合同執行中的問題，保障采購合同的執行效果，規范下屬子公司的采購行為。另外，大型冶金企業還可以通過數字化的采購合同管理、采購訂單管理、采購付款管理等，提高采購流程的自動化和智能化水平，規范有關人員的采購行為。

2.4" "加強企業采購監管

如何有效監管各子公司的采購行為，是大型冶金企業需要解決的重要問題。而加強采購管理信息化建設能夠幫助解決這一問題。首先，大型冶金企業通過采購管理信息化建設可以實現對采購流程的全程監控。通過信息化建設，大型冶金企業可以對下屬各子公司采購活動的每個環節進行實時監控和記錄，包括采購申請、供應商選擇、采購合同簽訂、采購訂單下達、采購款支付等，記錄采購活動的時間、地點、參與人員等關鍵信息，確保采購活動的合規性和透明度。其次，大型冶金企業通過信息化建設可以自動生成采購活動的審批流程和審批記錄，方便各管理人員對采購決策進行審查和監督，加強對采購活動的監管。最后，大型冶金企業可以通過采購管理系統的數據分析和報表編制功能對采購數據進行匯總和分析，生成各類采購報表和指標。通過采購數據的分析，大型冶金企業可以發現下屬子公司采購活動中存在的問題和風險，當采購數據超出預設的范圍時，信息系統可自動提醒管理人員及時采取相應的應對措施。

3" " "大型冶金企業采購管理信息化建設面臨的主要問題

3.1" "信息安全保障問題

信息安全是保障網絡系統正常運行的基本條件，大型冶金企業采購管理涉及范圍廣，在采購管理信息化建設過程中，需要處理大量的產品信息、供應商信息、價格信息、采購合同信息、采購訂單信息和付款信息等，這些信息的保護對大型冶金企業的采購管理至關重要。但是，大型冶金企業面臨較大的信息安全保障問題。首先，數據泄露和信息安全漏洞是大型冶金企業采購管理信息化建設中的重要問題。在采購管理信息化建設過程中，大量的采購數據、供應商信息、合同信息等敏感數據需要存儲和傳輸，這些數據一旦泄露，將會對企業的商業利益和聲譽造成嚴重影響。其次，網絡攻擊和惡意軟件入侵也是大型冶金企業采購管理信息化建設中的重要信息安全問題。隨著信息系統的發展，企業面臨著越來越多的網絡攻擊和惡意軟件的威脅，如病毒攻擊、勒索軟件攻擊、網絡釣魚等，這些攻擊可能會導致企業采購系統癱瘓、數據丟失，甚至造成財務損失，嚴重影響企業的正常運營和發展。最后，內部人員的錯誤操作和不當行為也會使大型冶金企業在采購管理信息化建設中面臨信息安全問題。企業內部人員可能存在錯誤操作、數據泄露、濫用權限等行為，導致企業采購數據泄露或損壞。

3.2" "人員素質和能力問題

人員素質和能力問題是大型冶金企業在采購管理信息化建設中面臨的一個重要問題。首先，由于大型冶金企業采購的物資種類繁雜，其采購管理必然會涉及復雜的業務流程和供應鏈管理，采購人員需要對業務有一定了解，并具備專業知識，包括采購流程、供應商管理、合同管理等方面的知識。但現實情況是，企業采購人員普遍缺乏對相關業務的了解，缺少采購管理專業知識，無法準確理解業務需求，導致采購管理效率不高，無法滿足實際業務的要求。另外，信息技術的發展日新月異，大型冶金企業在采購管理信息化建設過程中需要不斷應用新技術和新方法。相關人員需要快速學習與掌握新的技術和工具，不斷提升自身的能力和素質。但企業采購人員普遍缺乏學習動力，且環境適應能力不強，無法跟上信息技術的發展步伐，影響采購管理信息化建設的開展效率。

3.3" "數據和系統集成問題

在大型冶金企業采購管理信息化建設中，各子公司、各部門的數據和系統集成問題是一個重要挑戰，需要有效地解決，以確保信息系統高效運行和數據的準確性。一方面，大型冶金企業采購管理涉及多個子公司和部門之間的數據交換與共享，不同子公司和部門可能采用不同的數據格式和標準，增加了數據處理和轉換的復雜性，導致數據集成困難，系統的運行效率降低。另一方面，大型冶金企業在采購管理信息化建設過程中涉及大量的數據，數據質量和完整性對系統的正常運行和決策的準確性至關重要。數據質量問題包括數據重復、數據缺失、數據錯誤等，如果數據質量不高，將影響企業的采購決策和運營效果。大型冶金企業在采購管理信息化建設過程中通常需要將多個子公司和部門的信息系統進行集成，實現數據的流通和共享。如果出現接口設計不當、數據傳輸不穩定等系統集成問題，可能導致系統之間的數據不一致，影響數據的使用效率。

4" " "大型冶金企業采購管理信息化建設的對策

4.1" "多措并舉保障采購管理信息安全

大型冶金企業采購管理信息化建設中的信息安全至關重要，需要從多個方面采取措施來保障信息安全［5］。具體措施如下：加強對各子公司采購人員的信息安全意識培養，以促進員工對敏感信息、重要信息的保護，規避網絡釣魚郵件、詐騙信息帶來的安全風險［6］；實施訪問控制和權限管理，確保只有授權人員才能訪問加密的采購系統和數據，防止未經授權的人員獲取敏感信息；定期對采購管理系統和數據進行安全審計，尋找潛在的安全漏洞和風險，及時進行修復和加固，確保系統的安全性和穩定性；定期備份重要數據，并建立完善的數據恢復機制，以防止數據丟失或損壞，保障信息系統的連續性和可靠性。

4.2" "提升采購管理人員的信息化管理能力

提升采購管理人員的信息化管理能力，是大型冶金企業采購管理信息化建設順利實施的重要保障。企業可以從以下幾個方面入手：針對各子公司的采購對象和采購特點，對采購管理人員開展信息化培訓和教育，包括信息技術基礎知識、采購管理系統的操作技巧、數據分析技能等方面的培訓，提升其信息化管理能力；讓各子公司采購管理人員親自參與信息化系統的應用和信息化管理實踐，通過實際操作積累管理經驗，并提升信息化管理能力；建立完善的獎勵機制，對積極參與培訓并取得優異成績的采購管理人員給予獎勵，激勵其持續學習和自我提升。

4.3" "搭建企業采購管理信息系統

搭建企業采購管理信息系統是大型冶金企業采購管理信息化建設的關鍵。大型冶金企業在構建采購管理信息系統的過程中，首先要進行全面的需求分析，了解各子公司采購管理的具體需求和業務流程，制定采購管理信息系統的建設規劃和目標，確保其能夠滿足各子公司的實際需求。其次，根據需求分析結果，定制、開發適合各子公司的采購管理信息系統，確保系統功能完備，易于集成和擴展。同時，要確保采購管理信息系統能夠與冶金企業現有的管理信息系統集成，實現數據的流通和共享，提高系統的整體運行效率。再次，建立完善的數據管理機制，確保數據的準確性、完整性和一致性，采用數據清洗、去重、驗證等方法，提高數據質量和管理效率，實現企業內部各部門之間、企業與供應商和第三方物流之間的數據共享與對接。最后，定期評估系統的運行效果，及時發現并解決問題，持續優化系統功能和性能，確保系統功能與企業需求一致。

主要參考文獻

［1］任黎明.淺析大型企業采購管理信息化的優化途徑［J］.企業改革與管理，2024（6）：45-47.

［2］龐佳浩.冶金礦山企業采購全流程數字化升級改造［J］.中國科技信息，2023（24）：138-140.

［3］周玲夙.國有企業物資信息化采購管理思路解析［J］.活力，2023（10）：79-81.

［4］王寅.信息化在企業物資采購管理工作中的創新應用［J］.中國集體經濟，2022（26）：50-52.

［5］董晉山.國有企業物資采購管理的信息化建設措施［J］.市場瞭望，2023（21）：74-76.

［6］楊俊玲.人工智能背景下企業智慧財務管理體系構建思考［J］.金融客，2023（5）：72-74.