新時期電子檔案管理在高校檔案管理中的運用

摘 要：電子檔案管理是現代高等教育信息化進程中的重要環節，具有實時更新、高效歸檔及保障信息安全等特點，為高校檔案管理帶來深刻變革。在此背景下，高校必須把握時代脈搏，改進傳統檔案管理模式，以適應電子化管理的新要求?；诖?，文章闡述了新時期電子檔案管理的優勢，深入分析了高校電子檔案管理工作中存在的問題，并從統一管理、系統整合、數據溯源、實時更新和團隊優化等方面探討了高校電子檔案管理的實施策略，旨在為高校檔案管理提供系統化的改進方案和實踐參考。

關鍵詞：高校；電子檔案；檔案管理；運用策略

在信息化時代背景下，高校檔案管理的現代化轉型已經成為教育管理領域亟待解決的任務。隨著數字技術的飛速發展，電子檔案管理系統在提高檔案信息的可獲取性、可操作性以及傳播范圍方面展現出巨大潛力。高校通過建立全面的網絡平臺，采用先進的軟硬件設備設施，整合校內外的信息資源，構建包含廣泛數據的檔案數據庫。電子化的檔案管理系統促進了檔案管理的科學化和規范化，也大幅提高了檔案信息的流通效率和實際影響力。

盡管電子檔案管理在高校的應用帶來了諸多便利，但在實際操作過程中仍面臨多方面的挑戰，包括信息化程度偏低、檔案整合性不足以及檔案管理人員的專業素質不足等。此外，隨著大量敏感數據的電子化處理，數據安全和隱私保護也成為不可忽視的問題。因此，高校相關部門需要給予高度重視，通過持續的技術升級和制度創新，推動高校檔案管理更加高效、安全，充分發揮檔案信息在教育和科研中的核心作用。

一、新時期電子檔案管理的優勢

在高校檔案管理中，引入電子檔案管理技術有助于提高歸檔管理效率、保證信息安全以及實現資源共享。電子檔案管理能夠整合先進的信息技術，優化傳統的文件處理流程。在電子檔案系統的支持下，檔案的收集、分類、存儲和查詢等環節可以實現高度自動化，提高歸檔效率，并減少人力投入。電子檔案管理系統支持數據信息的實時更新和遠程訪問，提升了檔案信息資源的可訪問性，并保證了信息的連續性，使得高校檔案管理更加高效和便捷。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案利用光盤、固態驅動器等多種高效的存儲介質，可以防止物理損害和環境因素的影響。電子檔案的數字化存儲還允許使用人員多地點備份，增強了數據的恢復能力，從而確保檔案信息的完整性和機密性，有效防止信息被泄露和數據丟失的風險。

二、新時期高校電子檔案管理中存在的問題分析

1.信息化程度偏低

新時期，盡管大數據和信息技術的迅速發展為檔案管理提供了更多可能性，高校檔案的電子化處理仍然面臨著諸多挑戰，存在信息化程度偏低的問題。部分高校在檔案信息化初期投入不足，導致缺乏足夠的技術支持和資源配置，使得紙質檔案到電子檔案的轉換進程緩慢且效率低下。檔案信息化還需要大量的初始資金用于采購掃描設備、存儲設備及相關軟件，但這一成本往往超出了高校的預算范圍。高校中大量的紙質檔案轉化為電子化信息的難度較大，不僅是技術問題，還因為檔案本身的復雜性和多樣性。例如，歷史悠久的檔案文件可能因紙張老化、字跡褪色等原因難以識別，需要特殊處理才能實施電子化。檔案信息的格式和結構多樣，單一的掃描和錄入技術難以滿足所有類型檔案的電子化需求。在實施檔案信息化轉換的過程中，盡管信息化轉換可以最終減少人力成本，但在初期，需要大量專業人員完成檔案的評估、分類、掃描和數據輸入等工作。當前，高校檔案管理部門人員配置不足，缺乏足夠的專業培訓，導致檔案信息化進程緩慢。

2.檔案整合不足

高校電子檔案管理還存在整合不足的問題，主要表現為數據歸類不精確、信息系統不兼容以及對大數據技術應用不足。在高校檔案管理過程中，需要處理和歸檔各類信息，包括行政管理信息、教學研究資料以及學生信息等。這些信息往往來源多樣，格式各異，這些電子化數據的準確分類和歸檔是提高檔案整合的關鍵。然而，由于缺乏有效的分類標準和歸檔機制，高校在實施檔案電子化管理時，難以有效區分和整合這些復雜的信息資源，導致信息孤島現象頻發，降低了信息資源的可用性和管理效率。不同部門或單位可能使用不同的檔案管理系統和軟件，系統之間的互操作性差，數據交換和整合困難，使得檔案信息無法在不同系統間自由流通和整合。此外，舊有的檔案管理系統往往難以支持新興的大數據技術，限制了檔案數據處理和分析的能力。高校在推進檔案信息化的過程中，應充分利用大數據技術深入分析和整合電子檔案。然而，在實際操作中，由于高校缺乏對大數據技術的充分認識和應用，加上人員能力水平的限制，往往無法有效實施數據的深度整合和智能化管理，不僅影響了檔案信息的整合效率，還限制了信息資源的深度挖掘和利用。

3.信息安全性較差

信息安全性較差主要體現在系統固有風險、管理人員安全意識不足以及技術保護措施不充分三個方面。雖然一些高校已經建立了信息安全防護體系，電子檔案管理系統仍存在固有的安全風險，來自網絡威脅、惡意軟件侵入以及系統漏洞等多個方面。信息系統的開放性和互聯性給數據的處理和交換帶來便捷的同時，也增加了系統被外部攻擊的可能性。一旦遭受網絡攻擊或數據侵入，敏感的檔案資料可能遭到竊取或破壞，對高校的運營安全和聲譽造成嚴重影響。檔案管理人員對于電子信息安全的意識普遍不足，在一定程度上削弱了系統的安全性。部分管理人員在日常操作中忽視基本的安全規范，如使用簡單密碼、未按時更新安全軟件以及在未授權的設備上訪問敏感信息等，直接導致安全防護水平下降。雖然高校在信息安全方面已有一定的措施，但在實際操作中，往往未能全面覆蓋所有的潛在風險點。例如，數據備份和恢復機制不健全、加密技術應用不廣泛、安全監控系統更新不及時等問題，均可能導致在突發事件中無法有效保護檔案數據的完整性和機密性。

三、新時期電子檔案管理在高校檔案管理中的運用策略

1.統一管理，分段實施完善

高校應建立統一的電子檔案管理標準和規范，對電子檔案的格式、分類、存儲、保護和訪問等各個方面制定明確的規則和程序，確保所有部門在檔案處理和管理中遵循相同的標準，從而減少信息孤島的產生，提升檔案的整體可用性和安全性。將電子檔案管理的實施過程細分為多個階段，每個階段都有具體的目標和任務。例如，在檔案的電子化階段，重點是將紙質檔案轉化為電子格式，并確保數據的準確性和完整性。在檔案的分類和索引階段，重點是對電子檔案實施有效分類，并建立易于查詢的索引系統。分段實施可以逐步解決實施過程中出現的問題，也便于監控每個階段的執行效果，及時調整策略以適應變化的需求。在實施過程中，每個階段的管理人員需要根據其職責，上傳相關的電子檔案元數據，并確保這些信息能夠及時更新和準確記錄。此外，電子檔案管理系統還可以實現檔案信息的實時更新和動態管理，有效提高檔案管理的靈活性和響應速度。實施分段管理還需要高校投入相應的技術支持和資源，購買和維護檔案管理軟件、對管理人員開展定期培訓，提高檔案管理人員的專業能力，確保檔案管理系統的安全性和穩定性，保障電子檔案元數據的完整性和檔案信息的連續性。

2.系統整合，實現數據共享

系統整合措施強調不同信息系統間的互聯互通，確保信息無縫對接，以支持教學、科研、管理等多個領域的需求。高校電子檔案系統整合的核心在于將內部的各類管理系統，如教務系統、科研管理系統、人事系統及財務系統等與電子檔案管理系統有效對接。利用技術手段實現這些系統間的數據對接和功能整合，從而消除信息孤島，實現數據資源的統一管理和利用，從而提高數據處理的效率以及數據的準確性和時效性，從源頭上減少數據重復錄入和傳輸錯誤的可能性。數據共享則要求在確保數據安全的前提下，合理劃分數據訪問權限，使各相關部門能夠根據權限獲取所需的檔案信息。例如，教務部門可以訪問學生的學籍檔案，而人事部門則可以獲取教職工的工作檔案。權限的設定需依賴用戶認證和權限管理機制，確保信息的安全性并滿足多方面的信息需求。高校還可以建立中央電子檔案平臺，在整合各類檔案資料的同時，提供高效的檢索工具，使校內用戶根據自己的需求快速找到所需信息，提高數據的可用性和透明度，為校內外的研究、決策支持和日常管理提供有力的信息支持。高校還需采用先進的信息技術，如云計算和大數據技術，支持大規模數據的處理和存儲，并對系統用戶開展技術培訓，提升其對新系統的熟悉度和使用效率，確保系統整合和數據共享策略的順利執行，大幅提高高校檔案管理的整體水平。

3.數據溯源，強化檔案監管

在高校電子檔案管理中采用數據溯源技術，可以增強檔案的真實性和完整性。數據溯源技術要求在每個電子檔案條目中標注元數據，如文檔的創建者、創建時間、修改歷史以及訪問記錄等。檔案管理人員通過這些信息，能夠追蹤每一份文件的來源和變更歷史，有效預防和識別未授權的修改或錯誤信息的輸入。此外，數據溯源技術還允許管理者監控檔案的流轉過程，確保電子檔案操作符合規定，增加了操作的透明度。在實施數據溯源的過程中，高校需要部署專門的軟件工具，自動記錄和保存相關的元數據，提供強大的查詢和報告功能，使管理人員可以輕松檢索歷史數據，并核查數據真實性和完整性。例如，當檔案需要用于審計或合規性檢查時，這些工具可以迅速提供必要的信息，證實檔案的有效性。數據溯源還有利于增強檔案的安全監管，高?？梢岳枚ㄆ诘膶徲嫺櫣δ?，檢測和防范內部的數據濫用和外部的安全威脅。數據溯源技術能夠為每次訪問和修改留下清晰的審計痕跡，在發生安全事件時，能夠迅速定位問題源頭，采取相應的應對措施。為有效實施數據溯源策略，高校還需定期更新和維護技術系統，以適應不斷變化的技術環境和新的安全威脅。

4.實時歸檔，形成整體獲取的管理模式

實時歸檔是指檔案資料在生成或更新的同時即被歸入電子檔案系統，為實現這一目標，高校需在電子檔案系統設置必要的技術支持，確保每一份文檔、每一次數據更新立即被系統捕捉并歸檔，涵蓋從學生記錄到教職工檔案、科研項目文件以及行政文檔等各類資料。例如，一旦學生信息系統更新了學生的成績或狀態，該信息應自動同步到中央檔案系統，無須手動干預，不僅提高了數據處理的效率，還減少了人為錯誤的可能性。為形成整體獲取的檔案管理模式，高校需要確保檔案系統之間的高度互聯互通，整合教務系統、科研管理系統等多個子系統，以實現數據的一體化處理和訪問。在此過程中，必須建立統一的數據格式標準、數據接口和安全訪問協議，確保各種數據能在不同系統間自由流動，并避免信息冗余或錯亂。高校還需在電子檔案系統中精確設定歸檔的具體流程和字段信息，確保電子檔案與傳統的紙質檔案在結構和內容上保持一致。通過智能算法與手動審核相結合的方式，每份檔案的歸檔應自動觸發相關的數據整合過程，從而保證檔案的準確性和完整性，提升檔案的安全性和可靠性。這種高效且自動化的檔案管理方法，有效支持高校在教學、研究和行政管理等方面的信息需求。

5.團隊優化，提升專業素質

高校應通過實施系統培訓、績效評估和職業發展規劃等措施，確保檔案管理團隊能夠適應電子化管理的需求，并有效執行各項管理任務。為此，高校需對現有管理團隊的技能水平和工作需求展開全面評估，確定必要的培訓領域和人員調整需求。利用評估結果指導后續的培訓計劃，確保培訓內容與檔案管理的實際需求緊密相關，如電子文檔處理、數據安全和隱私保護以及最新檔案管理軟件的操作等。高校需要設計并實施針對性的培訓計劃，包括理論知識講解和實際操作訓練，以提高管理人員對電子檔案管理系統的熟悉度和操作能力。培訓內容應覆蓋最新的信息技術，包括云存儲服務、大數據分析技術和先進的安全防護措施。通過定期的內部培訓和外部專業研討會的參與，檔案管理人員能夠不斷更新自己的專業知識，保持與行業發展同步。高校還應設定清晰的工作目標和績效指標，定期評估檔案管理人員的工作效率和質量?？冃Х答亼糜谥笇€人的職業發展和團隊優化，確保每位成員都能在其崗位上發揮最大的效能。高校還應為檔案管理人員提供職業晉升的路徑，激勵團隊成員積極參與培訓和自我提升，從而增強團隊的穩定性和忠誠度。

四、結語

總之，高校電子檔案管理有利于提高檔案信息的處理效率和安全性。因此，高校管理者和檔案管理專業人員必須緊跟技術發展的趨勢，積極探索和應用最新的電子檔案管理技術和方法，不斷提高自身的技術能力和理論知識，確保與時俱進。同時，還需主動適應這些技術帶來的變革，確保檔案管理工作的連貫性與先進性。通過這樣的努力，高校檔案資源能夠在教育和研究中充分發揮其價值，培養出能夠適應未來社會需求的人才，從而推動高校檔案管理工作更高水平開展。

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作者單位：臨沂大學

作者簡介：吳利珍（1975—），女，漢族，山東臨沭人，本科，館員，研究方向：人事檔案兼文書檔案。