電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

[摘 要]隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案已成為檔案管理重要形式。電子檔案具有存儲密度高、查詢速度快、易于保存和管理的優(yōu)點(diǎn)，能夠顯著提高檔案管理的效率和質(zhì)量。所以，在社保檔案管理中，電子檔案逐漸成為一種趨勢，如果依然采用傳統(tǒng)的管理模式，不僅耗時，易出錯，而且難以追蹤檔案變更歷史和最新信息。電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用可以快速、準(zhǔn)確地檢索和更新檔案信息，極大地提高工作效率。本研究以此為切入點(diǎn)，在對電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確了當(dāng)前社保檔案管理的現(xiàn)狀，同時梳理了在社保檔案管理中，電子檔案及條形碼技術(shù)的具體應(yīng)用情況，進(jìn)而從編碼的統(tǒng)一、信息共享平臺的構(gòu)建、操作標(biāo)準(zhǔn)的明確、人才的培養(yǎng)四個層面提出了針對性的建議。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；條形碼技術(shù)；社保檔案管理；應(yīng)用策略

隨著社保業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，業(yè)務(wù)檔案呈現(xiàn)海量增長的趨勢。傳統(tǒng)的社保檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社保事業(yè)的需要。[1]建立一套人工干預(yù)少、效率高、易查詢、易保存、成本低的社保檔案管理系統(tǒng)已成為迫切要求。電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用能夠提供更加便捷、精準(zhǔn)的查詢服務(wù)，大幅度提升社保人員的工作效率，使社保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效有序開展，滿足了群眾“少跑路”“不跑路”的需求。基于此背景，本研究通過分析如何將電子檔案及條形碼技術(shù)靈活運(yùn)用到社保檔案管理各個環(huán)節(jié)，旨在為社保檔案的高效管理提供切實(shí)可行的建議與方法。?

一、電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）有效提高了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

近幾年，社保檔案數(shù)量及規(guī)模越來越大，無形之中加大了管理的難度，管理過程中不夠規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而造成檔案管理出現(xiàn)一定的混亂。電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上改善了社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低的問題。在檔案管理中借助進(jìn)制數(shù)據(jù)方式將多種類型檔案進(jìn)行整合，無論是文字檔案，還是數(shù)據(jù)檔案，均可以進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)制，形成以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，進(jìn)而儲存至系統(tǒng)中。這一方面降低了紙質(zhì)文檔儲存量；另一方面儲存標(biāo)準(zhǔn)提升了，數(shù)據(jù)的輸入標(biāo)準(zhǔn)也得到了進(jìn)一步明確。

（二）解決了檔案管理中的安全問題

收集和管理檔案是社保檔案工作的重點(diǎn)，主要是便于工作人員及群眾查閱，其中涉及了很多個人隱私信息。所以，社保檔案管理要將安全問題放于首位，特別是與企業(yè)、群眾相關(guān)的機(jī)密性資料。社保檔案管理環(huán)節(jié)可能存在諸多風(fēng)險，信息泄漏的可能性較大，如果依賴于人工管理，那么這種風(fēng)險會更大。將電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用其中，信息的識別采用了條形碼形式，為每份社保檔案分配唯一的條形碼，針對一些重要的信息可通過加密的方法，保證檔案信息的使用更加安全。

（三）解決了檔案資料笨重難以移動的問題

傳統(tǒng)模式下的社保檔案管理以紙質(zhì)文件為主，也會涉及很多久遠(yuǎn)的資料，這些資料不能被隨意移動，也會因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)可能出現(xiàn)嚴(yán)重的破損，使得社保檔案的儲存與管理面臨著較大的問題。[2]電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用則體現(xiàn)了管理的靈活性特點(diǎn)，針對紙質(zhì)文件通過電子文本形式輸入至計算機(jī)內(nèi)，整合為數(shù)字信息，并通過條形碼技術(shù)完成文件編碼操作，文檔可以轉(zhuǎn)換成條形碼，借助讀取器便能夠?qū)l形碼中的信息內(nèi)容準(zhǔn)確讀出，這樣一來可以有效解決紙質(zhì)檔案搬運(yùn)難、保存難的問題。

（四）進(jìn)一步規(guī)范了檔案管理的崗位流程

電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用屬于創(chuàng)新之舉，是將技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，改變了社保工作模式。借助電子檔案及條形碼技術(shù)來完成檔案的管理，可以記錄檔案的借閱、歸還等利用情況，并進(jìn)行統(tǒng)計分析。這有助于管理者了解檔案的利用情況，優(yōu)化管理策略。一方面，使檔案收集、查詢、保存等各個環(huán)節(jié)緊密相聯(lián)；另一方面，工作效率更高，通過有效監(jiān)控檔案使用過程，確保每一步操作都有記錄可查，使得檔案管理崗位流程也更加規(guī)范。?

二、社保檔案管理現(xiàn)狀

（一）社保檔案管理制度不夠完善

社保檔案管理中包含了諸多信息，例如個人基本信息、社保繳納記錄、參保單位信息、社保待遇享受情況、社保關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)記錄、社保政策宣傳材料等，大量的信息需要有完善的制度給予支持。[3]但當(dāng)前社保檔案管理制度并不完善，具體體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：一是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，雖然政府也針對社保檔案管理出臺了一系列標(biāo)準(zhǔn)，但由于涉及的主體不同，管理形式、歸檔、交接流轉(zhuǎn)等也會存在較大的差異性，極易出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。二是如何借閱、保存并未進(jìn)行明確的規(guī)定，進(jìn)而造成社保檔案管理中無法做到及時歸檔，可能會由于各種原因產(chǎn)生未按時歸還及信息丟失等問題。當(dāng)問題發(fā)生以后，工作人員又很難在第一時間采用有效的措施進(jìn)行補(bǔ)救，影響了社保檔案信息的完整性。當(dāng)檔案管理制度不夠完善時，極易導(dǎo)致管理中無依據(jù)，各項工作的開展較為混亂。

（二）紙質(zhì)化情況依舊存在

社保檔案中包含了企業(yè)人事情況，例如員工退休、養(yǎng)老保險等，如果這些檔案的保存以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，那么極易造成員工退休審核過程中提交的各種材料難以和社保網(wǎng)上傳的信息匹配。社保檔案涵蓋面較大，如果一些重要的信息保存方式為紙質(zhì)版，那么不僅會影響社會保險繳納與享受，而且在頻繁傳遞過程中會面臨著較大的安全隱患，無形之中加大了管理的難度。

社保檔案管理涉及了企業(yè)及群眾的利益，無論是管理制度的缺失，還是紙質(zhì)化檔案的存在，均會在很大程度上影響管理的效率與質(zhì)量，若某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，直接會影響參保人員的權(quán)益。而在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的新時代，電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用，能夠在很大程度上改善以上問題，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為高清數(shù)字影像，構(gòu)建完善的電子檔案管理平臺，可借助條形碼實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、安全存儲及遠(yuǎn)程共享，不僅有效保護(hù)了原始檔案免受自然侵蝕和人為損壞，還為參保群眾提供了更加便捷、精準(zhǔn)的查詢服務(wù)。此外，電子檔案的數(shù)字化管理避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)保存帶來的占用空間大、查詢困難、管理難度大等問題，降低了紙質(zhì)檔案管理不當(dāng)引起的潛在風(fēng)險和成本。?

三、電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）社保檔案的定位

社保檔案管理環(huán)節(jié)，工作人員會根據(jù)要求對檔案信息進(jìn)行采集、整理、立卷、歸檔等一系列操作，在此基礎(chǔ)上，保證后續(xù)業(yè)務(wù)的辦理更加方便快捷。[4]而在業(yè)務(wù)辦理時則涉及面會更廣，例如客戶個人信息的變更、審核社保基數(shù)、補(bǔ)繳、停繳等，在操作過程中均會形成相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，此流程主要包括主體信息、業(yè)務(wù)相關(guān)類型以及辦理的具體時間等。實(shí)踐操作環(huán)節(jié)要記錄歸檔這些重要的信息，如果采用傳統(tǒng)模式，檔案資料整理過程復(fù)雜且繁瑣，后續(xù)查閱及使用極其不方便。通過專業(yè)的條形碼設(shè)備打印出相應(yīng)的條形碼，并以標(biāo)簽的形式粘貼到紙質(zhì)檔案醒目位置，掃描條形碼以后便可以生成電子檔案，此時條形碼中的信息與電子檔案實(shí)現(xiàn)了有效整合，一起保存到了電子檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)，搜索索引也會隨之形成。如果工作人員需要使用這些檔案，可借助索引的方法快速查找電子檔案，便能夠準(zhǔn)確獲取需要的信息。同時，不同的條形碼對應(yīng)著不同的檔案資料，而且是唯一的，電子檔案不重復(fù)，只通過條形碼便能夠快速定位檔案信息，有效避免了因?yàn)榫幪柍鲥e導(dǎo)致重復(fù)查詢問題的發(fā)生。

（二）社保檔案用戶管理

社保卡條形碼是醫(yī)保卡號。醫(yī)保卡號（醫(yī)療保險編號）是醫(yī)保局確定一個醫(yī)保用戶的唯一編號，醫(yī)保卡上儲存著個人身份證號碼、姓名、性別以及賬戶金的撥付、消費(fèi)情況等詳細(xì)資料信息。這些信息對于用戶而言非常重要，所以在管理信息時可將條形碼印在用戶檔案借閱證上，以這一條形碼為依據(jù)，使用者身份信息也會保存至使用者數(shù)據(jù)庫內(nèi)。檔案管理中，如果需要使用這些檔案，閱讀器會快速讀取條形碼信息，對使用者身份進(jìn)行驗(yàn)證，在此基礎(chǔ)上對借閱檔案條形碼準(zhǔn)確讀取，便捷地將使用者借閱的檔案信息儲存至數(shù)據(jù)庫內(nèi)，保證了整個操作過程的安全性。

（三）社保檔案復(fù)制備份

在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，社保檔案管理系統(tǒng)主要依賴計算機(jī)，各項業(yè)務(wù)的辦理逐漸形成流水，這也在很大程度上為條形碼技術(shù)的應(yīng)用奠定了良好的基礎(chǔ)。通過條形碼將業(yè)務(wù)與檔案有效銜接，每一張社保單子中均設(shè)置了條形碼，在電子檔案與條形碼技術(shù)支持下，紙質(zhì)檔案的復(fù)制、打印變得更加方便快捷。因?yàn)榫邆淞藦?fù)制功能，所以參保人的各種紙質(zhì)檔案即使出現(xiàn)了丟失或損壞情況也無需擔(dān)心，可使用備份檔案，這樣既保障了社保檔案的安全性，同時也能夠達(dá)到提升管理質(zhì)量的目的。

四、電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）設(shè)置統(tǒng)一公民社保電子檔案編碼，提高查詢效率

電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用于社保檔案管理中最為突出的特點(diǎn)便是高效性、透明性。[5]社保以服務(wù)公民為主要義務(wù)與責(zé)任，目的就是為了確保每位公民均可以享受國家賦予的基本物質(zhì)保障。所以參保人社保電子檔案編碼的統(tǒng)一性是極其關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，可以考慮采用一碼通管理模式，參保人身份證號、社保卡號、勞動證明號碼、社保檔案號有效結(jié)合，統(tǒng)一使用相同的號碼，在方便查詢的同時，工作效率更高，同時也能夠體現(xiàn)服務(wù)的人性化。

（二）搭建信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)電子檔案高效利用

電子檔案與條形碼的使用主要以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，各區(qū)域、各部門間實(shí)現(xiàn)了檔案傳遞的共享性，促進(jìn)了檔案利用率的提升。近幾年，社保檔案信息化程度逐漸加深，所以可以嘗試構(gòu)建信息共享平臺，省、市、縣社保檔案統(tǒng)一整合至共享平臺中，以便能夠相互流轉(zhuǎn)與使用，工作人員可以通過條形碼隨時查詢參保人參保情況，保證檔案能夠得到高效利用。在此基礎(chǔ)上可以推進(jìn)跨部門信息共享，通過社保檔案信息利用平臺，各個部門可以在權(quán)限之內(nèi)查閱及使用所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)社保電子檔案大范圍合理利用，形成的電子檔案切實(shí)能夠?yàn)楦鞑块T提供更多的幫助。例如，相關(guān)機(jī)構(gòu)可通過掃描條形碼核實(shí)及查詢參保人繳費(fèi)記錄，或了解參保人員的當(dāng)前參保狀態(tài)，看是否中斷參保等；醫(yī)療機(jī)構(gòu)通過掃描條形碼，將相關(guān)費(fèi)用信息傳輸給醫(yī)療保險機(jī)構(gòu)，進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，減輕參保人員的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

（三）進(jìn)一步明確操作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵循檔案管理原則

電子檔案與條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用要求工作人員具備較強(qiáng)的現(xiàn)代技術(shù)操作能力，在儲存信息過程中要根據(jù)實(shí)際情況，合理選擇儲存格式，每一步操作都要規(guī)范。[6]所以，需要在管理中進(jìn)一步明確操作的標(biāo)準(zhǔn)，可以結(jié)合《檔案工作人員操作規(guī)范手冊》制訂切實(shí)可行的制度與標(biāo)準(zhǔn)，以此來達(dá)到約束工作人員操作行為的目的，在條形碼技術(shù)應(yīng)用時做到靈活且規(guī)范。與此同時，電子檔案及條形碼技術(shù)的應(yīng)用還要遵循通用性、使用性兩大原則。其中，通用性原則強(qiáng)調(diào)的是條形碼的生成應(yīng)符合相關(guān)國家或地區(qū)的標(biāo)準(zhǔn)?，包括條形碼的編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、尺寸和顏色等，以確保條形碼的可讀性和通用性，突出的是條形碼技術(shù)自身優(yōu)勢，整理檔案時要重視有效整合海量信息數(shù)據(jù)；使用性原則則要求工作人員對此技術(shù)優(yōu)劣勢全面了解，做到靈活且合理化運(yùn)用，切實(shí)能夠體現(xiàn)檔案管理的便利性與高效性。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才，打造高素質(zhì)專業(yè)團(tuán)隊

電子檔案與條形碼技術(shù)的應(yīng)用以數(shù)字化技術(shù)為依托，這也使得社保檔案在管理過程中更傾向于一邊辦業(yè)務(wù)、一邊收集信息、一邊推進(jìn)電子化、一邊使用，很多環(huán)節(jié)是同步進(jìn)行的，這就要求檔案管理人員既懂得如何辦理社保業(yè)務(wù)，同時又能夠高效管理這些檔案，具有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)及管理意識。因此，在社保檔案管理中要重視人才的培養(yǎng)，通過培訓(xùn)的方式強(qiáng)化人才電子檔案歸檔操作技巧、條形碼技術(shù)應(yīng)用能力、數(shù)據(jù)安全預(yù)防等相關(guān)知識，引導(dǎo)管理人員充分認(rèn)識電子檔案與紙質(zhì)檔案的重要性，明確各崗位權(quán)責(zé)，重視檔案管理中網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，操作中要嚴(yán)格按照流程，熟練掌握條形碼技術(shù)應(yīng)用的技巧。通過多樣化的培訓(xùn)，鼓勵檔案管理人才積極學(xué)習(xí)，提升能力，逐漸打造出素質(zhì)高、能力強(qiáng)的團(tuán)隊，能夠?yàn)殡娮訖n案及條形碼技術(shù)優(yōu)勢的發(fā)揮提出建設(shè)性的意見。

結(jié)束語

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在查詢費(fèi)時費(fèi)力、管理難度大、占用空間大等問題。電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，可以將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，通過網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。這種數(shù)字化管理不僅避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)保存帶來的問題，還降低了管理成本，提高了管理的效率與質(zhì)量。

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參考文獻(xiàn)

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作者簡介：陳軍（1972— ），男，漢族，河南信陽人，河南省信陽市平橋區(qū)社會保險中心，館員，本科。

研究方向：檔案管理。