提升企業行政管理效能的有效路徑探討

摘要：在市場競爭愈發激烈的背景下，行政管理效能已經成為企業競爭力與可持續發展能力的關鍵因素。眾多企業正致力于研究和探索提升組織行政效能的途徑，這對于改善管理流程、縮短決策周期、降低運 營成本具有顯著的推動作用。本研究以組織行政職能結構為邏輯起點，深入探討影響管理效能的內外部因素，并從多個維度提出提升企業行政管理效能的策略，包括優化組織結構、簡化工作流程、加強平臺建設、強化團隊管理等，以期為相關企業提供有效參考。

關鍵詞：行政管理；管理效能；影響因素分析；有效路徑

引言

組織行政管理是依據特定的法律、制度、原則及方法進行的職能性管理行為，其運行效率直接影響組織目標達成度和整體運營效率。然而，由于多種因素的影響，諸多企業在行政管理實踐中暴露出組織架構和工作流程的不合理性、管理工具譜系狹窄以及員工素質的不均衡性等問題，嚴重制約了企業的可持續發展。因此，如何根據實際發展需求優化行政管理并提升管理效能已成為眾多企業戰略管理領域的重要議題。

一、企業行政管理概述

企業行政管理貫穿于企業運營生產的各個環節，主要目的是通過全面整合企業資源、優化運營流程提升運營效率與效益，具有管理、服務與協調三大核心功能（詳見表 1）。

二、影響企業行政管理效能的因素

（一）內部因素

組織結構、管理制度、人員素質是影響企業行政管理效能的三大內部因素。企業的組織結構在企業發展過程中起著基礎性的支撐作用，若組織結構復雜煩瑣，層級過多或趨于僵化，靈活性與適應性不強，企業行政管理效能、決策響應時間可能受到明顯干擾。例如，某大型傳統制造企業的組織架構呈現出典型的“金字塔式”，從基層員工到高層管理者，中間歷經多個層級，當市場需求發生突變時，基層銷售人員需先向上匯報給銷售主管，再依次經過區域銷售經理、銷售部門總監、分管副總經理等層級，管理層做出決策后，沿著相同的層級鏈條傳達回去，因信息傳遞而消耗的時間可能會導致企業錯失訂單。同時，人力資本配置機制的完善程度直接影響著企業的人才質量與團隊活力，即缺乏科學的選拔標準和流程、KPI指標體系缺失等問題將導致人員與崗位的實際匹配度降低，且無法有效激發員工的創新活力和工作積極性，從而產生一系列的不良影響 [1]。從人員角度來看，行政人員專業知識水平和業務能力關系著行政管理的質量和效率，若相關人員對行政管理理論、方法、技巧等掌握不足，難以應對突發事件， 將會給企業帶來違規隱患。

（二）外部因素

在全球經濟一體化大背景下，市場競爭愈發激烈，現已成為影響企業行政管理效能的重要外部因素之一。許多企業為獲得更好的發展，實施創新驅動發展戰略，定期推出創新產品和服務，以此搶占更多的市場份額。如果行政管理效能低下，決策過程緩慢可能會錯失把握市場發展的機會，難以在激烈的市場競爭中立足。此外，政策法規作為企業運營的外部準則，任何變動均會給企業行政管理帶來諸多挑戰。例如，國家對環境保護的重視程度越來越高的情況下，企業行政管理部門需及時調整生產計劃、采購策略等，確保企業的生產活動符合環保法規，若行政管理部門對政策法規的變化不敏感，未能第一時間做出調整，那么企業將面臨罰款、停產等風險，給企業帶來巨大的經濟損失。

三、提升企業行政管理效能的有效路徑

（一）優化組織架構，提高運行效率

組織架構是企業運營的基礎框架，合理的組織架構可確保各部門、各崗位職責明確，整體提升運營效率。企業可考慮組建專門的組織架構評估小組，由企業高層管理人員、各部門負責人、熟悉組織架構設計與管理的專業人員等采用組織架構圖分析法、流程分析法或關鍵績效指標（KPI）評估法，對不同部門的具體崗位展開系統評估，明確出現的人員配置、業務流程銜接、決策效率等相關的問題進行全面分析，并依據實際評估結果精簡部門設置，以此降低職能重疊和資源浪費，提高整體運行效率。企業還需積極探索科學的組織架構模式，結合內部運營數據、員工意見與建議、行業對標信息、企業實施成功案例等優化實施細節，以此保障組織架構的適用性 [2]。模塊化設計具有極大的應用優勢，通過將整個組織劃分為若干個相對獨立又相互關聯的部門，明確其具體的業務流程和在企業運用過程中承擔 的職責，可為相關人員開展工作提供清晰的指引，助力企業實現高度自治。扁平化管理模式近年來贏得了許多企業的青睞，其強調通過減少管理層級，縮短決策鏈條，將員工引入到決策中去，對于激發員工的創造力和工作積極性具有重要促進作用。以某企業為例，管理層推行扁平化組織架構，摒棄了傳統的多層級管理體系，減少了冗余的中間管理等級，員工能直接同高層管理者對話， 無須經過層層匯報審批流程，員工的工作積極性得到了顯著提升，詳見圖 1。

（二）簡化工作流程，縮短決策周期

工作流程是企業日常運營的操作指南，簡化、高效的流程可確保員工明確工作步驟，提高工作的準確性和效率，縮短企業整體的決策周期。全面梳理現有的審批流程是基礎。企業可依據員工反饋、業務進展評估結果等將現有的審批流程以可視化的圖表形式呈現出來，以便精準識別其中煩瑣、重復或不必要的環節，同時將審批標準和責任主體明確到具體的文件中，以此為標準化管理創造有利的條件。以某服裝制造企業為例，傳統的原材料采購審批流程極為煩瑣，即由采購部門提出采購需求，先經過部門經理審核，流轉到倉儲部門核對庫存，再由質量部門評估原材料質量標準后，由財務部門審核預算支出科目項，提交給經理審批，因某環節進行不暢而耽誤生產進度的問題屢見不鮮。為整體提高企業行政管理效率與質量，管理層決定對該審批流程進行簡化處理，將倉儲部門和質量部門的審核環節合并，并成立了一個物資評估小組，規定“對于采購金額在5萬元以下且屬于企業常規采購清單內的原材料，只要物資評估小組確認庫存情況和質量標準達標，采購部門經理即可直接審批通過（須通過ERP系統生成可追溯的電子審批記錄）”，審批平均時間由原來的7—10個工作日（不含法定節假日）縮短至 3—5 個工作日，極大提高了采購效率，確保了生產原材料的及時供應 [3]。

（三）加強平臺建設，提升管理質量

信息化技術更新迭代為企業行政管理效能提升注入了新的活力和動力，加強信息化平臺建設對于企業整 合內外部資源、實現信息共享至關重要。一方面，企業需深化辦公自動化系統的應用 [4]。以提高工作效率、優化管理流程、加強信息安全、實現數據驅動決策等為主要目標，遵循穩定性、易用性、可擴展性原則，同時結合自身業務需求，選擇同自身運營管理相匹配的辦公自動化系統，并對其功能進行完善，以此整體提高企業形成管理的效率，常見功能見表 2。

另一方面，綜合發揮大數據分析、云計算等現代化技術的應用優勢。大數據分析集成人工智能、機器學習技術可實時處理企業生產運營過程中產生的數據信息，深入挖掘其中潛在的價值信息，預測未來趨勢，推動決策的自動化，而增強分析則支持基于海量數據生成決策方案，以直觀、易懂的方式呈現出來，幫助相關人員做出針對性的調整，優化決策過程。云計算可為企業管理提供彈性計算資源，為企業根據需要快速擴展或縮減其計算能力提供便利，云計算提供的創新工具和平臺則可幫助企業實時分析業務數據，降低管理過程中存在的潛在風險。此外，利用大數據技術搭建信息化溝通平臺是企業行政管理過程中不可忽視的一個環節，旨在打破信息壁壘，整體提高企業各部門、各崗位人員的溝通效率。企業專屬即時 通信平臺支持員工采用文字、語音、視頻通話等多樣化的方式，就具體問題或項目進行反饋、討論、評價，為企業內部和項目團隊的信息共享和交流創造有利條件，而建立供應商管理系統對于加強企業同外部的溝通至關重要，即依托該系統，企業可同供應商、客戶等主體就訂單、交貨進度、質量等方面進行即時溝通，有助于提升企業的響應速度，增強企業的市場競爭力 [5]。

（四）強化團隊管理，奠定人才基礎

行政人員是企業行政管理的執行者，其專業能力和綜合素養直接決定了行政管理效能，而構建高績效行政管理團隊是組織發展的關鍵成功要素。企業需建立完善且科學的人才甄選體系，著力突破傳統招聘方式的限制。除了在主流招聘網站發布信息之外，還可以利用社交媒體平臺推送招聘信息，參與行業論壇和研討會挖掘潛在的行政管理人才，或同專業的人力資源服務機構合作選拔合適的行政人員，為企業行政管理團隊注入新鮮活力。同時，加強人員培訓與管理，即基于每個行政人員的知識水平、技能狀況、職業發展規劃等制定個性化的培訓方案，綜合采用線上線下結合的混合學習模式，激發相關人員的參與積極性，確保每一位行政人員均能在培訓中有所提升。此外，輔以合理的人員激勵機制，依據培訓評估結果，給予人員薪酬調整、晉升通道、獎金等物質層面以及精神層面的激勵，以此增強其歸屬感和責任感，助力企業行政管理效能不斷提升。

四、結語

企業行政管理效能提升是一個持續且動態的過程，對于加快企業發展步伐、提高運營效率具有積極作用。企業應加強探索、創新和實踐相結合的意識，同時優化組織架構、簡化工作流程、強化團隊管理，持續關注人工智能、大數據、云計算等新興技術在企業行政管理領域的具體應用，并將其引入到實際的行政管理過程中，加快實現高效可持續發展的宏偉目標。

參考文獻：

[1 ] 郭朋朋 ，蘭俊美.行政管理視角下新時代工會弘揚工匠精神的創新研究[J].冶金管理，2024（12 ）：48-51 .

[2 ]向鵬寰 ，戴紫燁 ，梁芷晴 ，黃子耘.基于網絡環境下對行政管理模式的創新研究 [J].國際公關，2024（24）：40-42 .

[3 ]張樂樂.國有企業辦公室行政管理精細化管理研究 [J].辦公室業務，2024（24）：3-5 .

[4 ]田先輝.淺談信息管理系統在行政管理中的應用實 踐[J].中國管理信息化，2024，2 7（21）：127-130 .

[5 ]王辰景.淺談提升企業辦公室行政管理實效性的方法 [J].商業2.0，2024（30）：31-33 .

（作者簡介：陳愛蓉，貴州城市職業學院講師）