信息化時代高校小額采購電子平臺建設機制探索

摘要：在信息化時代背景下，建設高校小額采購電子平臺是實現采購流程規范化、促進市場公平競爭的重要舉措。當前高校小額采購領域普遍存在監管機制薄弱、信息化建設滯后、供應商及評審專家管理體系缺失、信息系統安全性不足等問題。本文以電子平臺建設為切入點，探討了如何通過技術賦能與管理創新優化小額采購流程，提升財政資金使用效能，強化內部控制水平。研究結果表明，通過構建多部門協同的數字化采購管理系統，可有效打破信息孤島，實現全流程動態監管，并為高校采購制度改革提供實踐參考。

關鍵詞：高校小額采購；信息化時代；電子平臺

一、建設小額采購平臺的意義

（一）順應高等教育的發展趨勢

在互聯網時代，高校的各項工作都依賴于互聯網的支持，尤其是采購工作。從前期的市場調研、需求制定到后期的合同簽訂和履約驗收都必須遵循信息化流程，開展公開透明的采購活動。信息化平臺不僅能夠實現對小額采購的全流程監管，保障采購人的合法權益不受侵害，還能夠促進各高校、各部門之間的資源共享，打破信息孤島，減少重復采購，確保財政資金的使用效率。近年來，為了響應政府深化“放管服”改革的政策號召，高校在提升質量、提高效率和加強監管方面作出了持續的努力。調研顯示，國內眾多高校已經逐步將傳統的線下采購模式轉變為線上采購模式。以四川大學、上海交通大學、中山大學等為代表的部屬高校，幾年前就開始嘗試構建信息化采購平臺，其構建的平臺經過時間檢驗，目前運行穩定[1]。

（二）響應政策號召

國家對高等教育事業極為重視，每年均對高等教育事業的發展提供巨額財政支持和強有力的政策扶持。2024年11月14日，中央全面深化改革委員會第五次會議召開，明確指出需完善政府采購監督管理機制，加速構建職責明確、交易規則科學高效、監管機制健全、政策功能完備、法律制度完善、技術支撐先進的現代政府采購制度[2]。

財政部與教育部于2024年聯合發布的《關于進一步加強高等學校內部控制建設的指導意見》強調，必須全面提升高等學校內部控制的信息管理水平，充分利用信息化技術手段，加強高等學校內部控制建設，逐步實現管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化、信息智能化的建設目標[3]。

二、小額采購管理的困境

（一）監管力度不夠

一方面，高等院校的小額采購活動覆蓋范圍廣泛，涉及數量龐大，監管工作頗具挑戰。高校在采購過程中往往重視政府采購、招標投標等規范性審查，但對于未達到招標限額的小額采購項目監管力度不足。目前，大多數采購平臺缺乏人工智能輔助功能，供應商資質審核、評審專家的抽取等關鍵環節仍然依賴人工操作。另一方面，在年終匯報和采購數據分析總結時，項目負責人需要整理大量的紙質材料，并進行分類歸檔。即便小額采購不涉及復雜的招標采購流程，它仍需經歷需求調研、部門會議討論、信息公開、至少三家供應商報價或單一來源報價、公開評審、結果公示、合同簽訂、履約驗收等環節，每個環節產生的紙質文件也需妥善保存，作為校內審查的依據。然而，人工整理數據和統計資料容易出現遺漏、資料不全或遺失等問題，這不僅難以追溯源頭，也增加了采購監管的審查難度。

（二）信息化建設程度較低

盡管各大高校已經實現了采購實施過程的信息公開，但目前信息化建設仍處于起步階段。信息化建設主要集中在招標采購流程上，對小額采購項目的平臺建設則顯得不足。預算管理、采購實施、合同簽署、履約驗收、財務報銷等環節分別由不同的部門負責，導致信息壁壘的形成，各部門之間缺乏有效的信息交互與流通。這種狀況使得采購實施環節與合同履約驗收環節難以有效銜接，流程繁瑣且重復，增加了項目負責人的工作負擔。更嚴重的是，各需求部門根據自己的流程進行小額項目采購，導致同一項目在不同部門的采購程序存在差異，從而使得采購管理陷入混亂，成為審計的風險點。此外，由于信息不對稱，各部門對科研設備、工程項目等市場行情缺乏了解，需求方案及預算設定常照搬“友好商家”提供的項目參數，這間接增加了供應商“中標”的機會。一些缺乏職業道德的供應商在報價時提供的參數可能不符合采購人的實際需求，或者提供的產品和服務質量差，無法投入使用，既浪費了財政資金，又降低了使用效益，同時也增加了采購人的廉政風險。由于缺乏信息共享，各部門在采購過程中容易受到不良廠商的侵害，損害了采購人的利益。因此，構建多部門協同的先進、高效的全流程數字化小額采購管理系統，是改變傳統采購管理信息化模式、實現數據共享互通、減少數據孤島效應的有效途徑。

（三）信息系統安全存在缺陷

在高校采購項目中，需求、采購文件、合同、供應商的投標文件以及其他采購過程的信息在公開前都具有保密性，必須嚴防泄漏。一旦信息泄露，評審過程將失去意義，中標評選過程和結果的公平公正性也將受到損害；信息系統若存在安全漏洞，易受到網絡攻擊，嚴重時可能導致系統癱瘓無法運行，黑客甚至有機會獲取國有資產信息，侵害采購人的利益；在部署信息系統時需要收集教職工的隱私信息，包括姓名、身份證號、教工號等，若涉及報銷，還需提供銀行卡號等敏感信息，若采購信息系統安全性不足，將會讓使用人員的個人信息暴露在外，易被不法分子利用。數據泄露后，學校需投入大量資源進行整改修復，這是一筆巨大的財政負擔。此外，一旦發生信息泄露事件，采購人的社會形象將嚴重受損，師生、家長對學校的信任度將降低，高校在數據安全管理上的問題將暴露無遺，采購人可能面臨刑事處罰及承擔相應的經濟責任[4]。

三、關于高校小額采購平臺建設的優化策略

（一）加強信息化監管力度

在信息化時代背景下，采購活動的各個環節應遵循公開透明的基本原則，確保采購流程的公平與公正。對于小額采購項目，高校首先需建立針對信息平臺的監管體系，明確各部門在小額采購中的管理權限與責任，規范采購行為。項目負責人應利用平臺記錄數據，設置發起人、審核人、備案人等多重角色，并根據校內部門需求進行調整，確保每項決策和執行過程均受到監督管理，并將責任具體化到個人。其次，各環節應力求公正透明，需求方案的前期調研應涉及三家以上的供應商或生產商，通過比較多家供應商提供的方案，設定符合自身發展需求的參數。評審過程中，應邀請無利害關系的專家確定成交供應商，合同簽訂時，平臺可提供相關模板供經辦人填寫，提高效率，并對重要條款設置彈窗提醒，以幫助采購人規范供應商的履約行為。驗收環節應根據項目實際情況，依據采購需求和合同條款，對供應商提供的貨物、服務或工程進行驗收，貨物和服務的驗收可邀請其他供應商或檢驗機構參與，工程項目則需委托相關結算單位審核工程量。此外，小額項目需對外公布相關信息公告，內容應至少包括項目概況、預算金額、預計評審時間、參數規格、質保期或服務期、采購方式及成交金額等。最后，采購部門應實施小額采購的常態化監督檢查，年終匯總各部門數據，對各項目進行全面、全程的核查，針對采購需求中需明確評審原則及標準、評審過程中供應商之間是否存在關聯關系，以及各部門采購檔案是否完整等問題進行專項檢查和整治。

（二）強化信息平臺建設

推進信息平臺建設的進程應從以下幾個方面著手：首先，需設計一個高效、便捷且支持數字化管理的小額采購平臺總體架構。該平臺應實現與供應商、評審專家、需求部門以及采購管理部門等多方角色的鏈接，形成一個完整的閉環管理體系。通過構建以采購管理系統為核心，與OA系統、財務系統、資產管理系統深度整合的技術生態系統，采用微服務架構實現模塊化部署，通過API接口確保數據實時交互，實現采購數據的實時留痕、智能分析與風險預警，從而推動采購管理從被動合規向主動治理的轉變。其次，應用智能數字技術對各項功能指令進行優化，結合信息化時代熱門的人工智能技術，針對采購環節的各項工作進行優化。引入機器學習算法構建風險預警模型，通過對歷史數據的訓練識別異常采購模式，例如頻繁選擇特定供應商、報價離散度異常等。同時，運用OCR技術實現紙質單據的自動化識別，提升數據錄入的效率。再次，紀檢監察人員可利用該系統一鍵生成相關部門小額采購項目數據，實現全流程監管。通過采購環節的風險預警提示，向經辦人員指出可能涉及的廉政風險和業務風險，有效支持監察審計工作，減少線下人工核查檔案所耗費的人力物力成本，針對采購工作提出準確有效的建議，共同構建陽光采購。具體分工詳見表1。最后，增加針對供應商管理評價的功能。各項目負責人可以如實評價供應商，根據其提供的貨物、服務質量，施工過程的服務態度，產品在維保期的使用能效以及供應商的供貨速度對供應商的表現進行詳細記錄，既能促進各部門共享數據資源，又能夠促進供應商之間的良性競爭，提升采購安全性和效率[5]。

（三）增強信息系統安全性能

對于采購方而言，信息系統的安全性能至關重要。在信息漏洞出現時，平臺建設者必須執行安全隱患管理策略，以確保數據的安全。首先，系統安全要求對整體安全性能進行評估。平臺部署完成后，相關的平臺提供者和建設者應依照國家信息安全等級保護的規定對平臺進行登記備案，并由授權的行政機關提供檢測報告。其次，高校應要求平臺盡量減少收集個人隱私信息（包括但不限于電話號碼、身份證號碼、教工編號、照片、銀行卡號碼等），且收集的個人隱私信息僅限于平臺運行維護之用，不得用于其他目的。對于涉及校內敏感數據、教職員工及學生個人隱私數據的信息系統，必須簽署數據保密協議和承諾。系統應建立強大的防火墻，以抵御外部惡意攻擊，并對個人隱私數據進行加密處理，采用算法提升數據的隱私性和完整性。同時，應定期進行數據備份，并通過自我攻擊測試來驗證系統的防災能力。此外，平臺管理者需制定全面的信息安全事件應急響應計劃，明確各管理者的職責，并學會如何迅速有效地處理緊急情況。最后，采購方應對使用信息系統的人員進行培訓，強化其安全意識，通過案例分享和模擬訓練等方式，讓使用者認識到信息保護的重要性，學會如何安全有效地使用平臺。

結語

在互聯網時代，采購流程的信息化已成為不可逆轉的趨勢。借助采購信息平臺，采購人員能夠實現對小額采購項目的全流程監管，節約大量的人力、物力和財力，顯著提升采購效率，縮短采購周期，及時完成相關采購事宜。該平臺內嵌多種自定義規則，能夠實現跨部門的溝通與協作，為各部門的采購決策提供數據支持和分析。作為全生命周期管理系統，平臺將需求申請、采購執行、合同管理、供應商管理、專家抽取、信息公開與查詢統計整合為一個整體，不僅能夠顯著提升高校采購工作的效率，確保各學院、各部門自行采購信息的透明度和準確性，還為采購人員和供應商之間搭建了線上無接觸式的采購交易橋梁，縮短采購時長，拓寬市場交易渠道，實現公正、客觀、專業的評審，健全小額采購內部監督管理制度，提高采購活動的透明度和規范性，顯著簡化采購流程、縮短采購周期，構建特事特辦、急事快辦的采購機制。加強高校采購管理智能化制度建設，提升高校采購和內控管理水平，使管理更加高效，真正實現“放得下、管得住、強內控、優服務”。

參考文獻：

[1]朱彥，閆妍.高校采購管理信息系統的研究與設計[J].現代信息科技，2021，5（17）：25-28.

[2]劉萬里.中央深改委通過《深化政府采購制度改革方案》[EB/OL].2018-11-14.

[3]財政部，教育部.關于印發《關于進一步加強高等學校內部控制建設的指導意見》的通知[EB/OL].2024-11-19.

[4]張夢茜，李垚，李曉妍.“互聯網+”視角下高校招標采購信息化建設研究[J].投資與創業，2024，35（17）：152-154.

[5]崔焱燚.信息平臺在高校招標采購全流程管理中的應用研究[J].中國物流與采購，2024，（19）：73-74.

（作者簡介：徐祥佳，廈門城市職業學院研究實習員）