新時(shí)代檔案資料一體化便民管理研究

摘"要：為了實(shí)現(xiàn)檔案一體化便民管理，提升檔案管理水平及其服務(wù)效果，本文以四川省為例，深入研究現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。從檔案管理的理論基礎(chǔ)、四川省現(xiàn)狀、具體策略與措施，以及成都市檔案局的實(shí)踐案例出發(fā)，探討如何構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理體系、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、優(yōu)化檔案服務(wù)體系，以及加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)。結(jié)果表明，落實(shí)上述措施能有效推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展和一體化便民管理的實(shí)現(xiàn)，為四川省以及其他地區(qū)的檔案管理提供有益借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：檔案資料；一體化；管理體系；數(shù)字化

1"檔案一體化便民管理的理論基礎(chǔ)

1.1"生命周期理論

生命周期理論是檔案管理領(lǐng)域關(guān)鍵的理論，基于檔案的生成過程和發(fā)展階段，將檔案從生成到銷毀的全過程細(xì)分為三個(gè)階段：現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段。根據(jù)不同階段的管理需求，制定相應(yīng)的檔案管理措施、保管方法和利用策略。生命周期理論突出了檔案價(jià)值的階段性、變化性和相對(duì)性，提倡全面思考檔案的創(chuàng)建、保管、處置和利用，以規(guī)范檔案管理流程，提高檔案的可用性和保管效率。

1.2"前端控制思想

前端控制思想是指在檔案管理初期對(duì)檔案的質(zhì)量、完整性和規(guī)范性進(jìn)行控制，倡導(dǎo)在檔案生成、歸檔和整理過程中提前介入和引導(dǎo)，從而確保檔案能滿足長(zhǎng)期保存和利用的需求。前端控制思想主張通過電子檔案制定者對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、元數(shù)據(jù)、歸檔格式等關(guān)鍵信息進(jìn)行規(guī)范，優(yōu)化電子檔案的創(chuàng)建和獲取流程，為后續(xù)的檔案保管、審計(jì)和檢索工作創(chuàng)造條件。此外，前端控制思想還強(qiáng)調(diào)檔案管理者在實(shí)際工作中與業(yè)務(wù)部門和政府部門緊密合作，共同確保檔案管理的合規(guī)性和方便性。

1.3"電子檔案管理理念

電子檔案管理理念適應(yīng)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的需求，強(qiáng)調(diào)檔案管理的智能化、自動(dòng)化和便捷化。電子檔案管理理念主張以現(xiàn)代信息技術(shù)手段整合傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代技術(shù)體系，構(gòu)建全新的檔案管理模式。在電子檔案的創(chuàng)建、獲取、組織、檢索和利用階段，大量采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、加密技術(shù)等信息技術(shù)工具，提高檔案信息管理的效率和便捷性。電子檔案管理理念還強(qiáng)調(diào)要極大地提高檔案信息的交互性、互操作性和共享性，打破傳統(tǒng)檔案管理模式中的地域、時(shí)間和行業(yè)界限，實(shí)現(xiàn)檔案一體化便民管理。

2"四川省檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1"檔案資源概況

四川省檔案資源豐富，其中包括文化遺產(chǎn)、歷史資料、政務(wù)信息等多種類型。目前，四川省檔案館及其分館已經(jīng)收藏了近千萬份的檔案資料，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等多個(gè)領(lǐng)域。其中，官方文書檔案近400萬份，科技文獻(xiàn)檔案近300萬份，其他文化資料約300萬份。在基礎(chǔ)設(shè)施方面，四川省擁有全國(guó)領(lǐng)先的實(shí)體檔案庫(kù)和數(shù)字庫(kù)，共設(shè)立1000多個(gè)檔案室，其中主要的四川省檔案館有50多個(gè)。

2.2"管理體制

四川省檔案管理體制以四川省檔案局為核心，轄區(qū)內(nèi)設(shè)有多個(gè)地市、縣級(jí)檔案館，管理體制分工明確，實(shí)行統(tǒng)一管理和地方自主管理相結(jié)合的原則。四川省檔案局負(fù)責(zé)全省的檔案規(guī)劃、政策法規(guī)制定、檔案資源建設(shè)與保護(hù)等職責(zé)。地市、縣級(jí)檔案館負(fù)責(zé)落實(shí)相關(guān)政策，負(fù)責(zé)地方檔案資源采集、整理、保管、利用等職責(zé)。為了提高檔案工作的規(guī)范化與專業(yè)性，四川省檔案局不斷加強(qiáng)培訓(xùn)，推廣先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和科技成果，推動(dòng)市縣檔案事業(yè)健康發(fā)展。

2.3"信息化建設(shè)與發(fā)展

四川省致力于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，投入大量資金建設(shè)全省檔案資源數(shù)字化平臺(tái)。目前，已經(jīng)完成200余萬份文書檔案、100余萬卷報(bào)刊、1000余萬幅照片資料、1000余部電子公報(bào)等全檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。數(shù)字化檔案的普及應(yīng)用有效降低物理存儲(chǔ)空間，提高檢索效率，方便公眾利用檔案資源。依托現(xiàn)代化信息技術(shù)，四川省開發(fā)了檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案采集、整理、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、流轉(zhuǎn)等多項(xiàng)業(yè)務(wù)的全面電子化，極大地提高了檔案管理效率，還推廣使用電子檔案保管箱，實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程存取和安全防護(hù)。四川省積極打造數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，整合各級(jí)檔案資源，實(shí)現(xiàn)“一站式”查詢服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，公眾可以快速檢索和獲取省內(nèi)外檔案。

3"四川省檔案一體化便民管理的策略

3.1"建立統(tǒng)一的檔案管理體系

構(gòu)建四川省檔案一體化便民管理的關(guān)鍵在于建立統(tǒng)一的檔案管理體系，這需要制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)跨部門、跨地區(qū)的合作與資源共享，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和人才培養(yǎng)水平。第一，制定統(tǒng)一的檔案管理法規(guī)與政策，確保各級(jí)檔案館、行業(yè)檔案機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位檔案室遵循相同的檔案管理原則與標(biāo)準(zhǔn)；制定一套技術(shù)規(guī)范，包括電子檔案格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案保存期限等，以保證檔案的規(guī)范性和一致性。第二，促進(jìn)跨部門、跨地區(qū)的合作和檔案資源共享，利用信息平臺(tái)整合現(xiàn)有檔案館資源，避免信息孤島現(xiàn)象，建立統(tǒng)一的檔案資源目錄和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享和檔案數(shù)據(jù)的跨區(qū)域互聯(lián)互通，搭建一個(gè)全省范圍內(nèi)的檔案管理信息系統(tǒng)，以實(shí)時(shí)更新、動(dòng)態(tài)監(jiān)控和統(tǒng)籌調(diào)配檔案資源。第三，在實(shí)踐中普及檔案管理知識(shí)，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)之間的交流與學(xué)習(xí)，結(jié)合定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程、專題講座、研討會(huì)等活動(dòng)，幫助業(yè)務(wù)人員掌握新技術(shù)、新知識(shí)和新方法，鼓勵(lì)各級(jí)檔案館借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，探索創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，提高四川省檔案事業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。第四，建立全省檔案業(yè)務(wù)協(xié)同工作機(jī)制，整合優(yōu)勢(shì)資源，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)與合作共贏；設(shè)立專門的協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)機(jī)構(gòu)，定期召開工作會(huì)議，推進(jìn)全省檔案業(yè)務(wù)協(xié)同工作的落地實(shí)施；將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代化的電子檔案相結(jié)合，發(fā)揮檔案信息在科學(xué)研究、企業(yè)管理和政府決策等方面的重要作用。對(duì)檔案管理進(jìn)行全面整合與創(chuàng)新，有望提升四川省檔案事業(yè)的整體素質(zhì)與水平，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和知識(shí)傳承做出更大貢獻(xiàn)。

3.2"實(shí)施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化

實(shí)施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理現(xiàn)代化的必然選擇。四川省在檔案事業(yè)發(fā)展中，應(yīng)積極推廣檔案數(shù)字化項(xiàng)目，將紙質(zhì)檔案高效轉(zhuǎn)化為電子檔案資源，采用高質(zhì)量掃描和影像技術(shù)以及合適的光學(xué)字符識(shí)別（OCR）軟件，保證電子檔案具有清晰度和可讀性。檔案數(shù)字化中要遵循一定的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和文件格式標(biāo)準(zhǔn)，以滿足跨平臺(tái)檢索、訪問和傳播的需求。針對(duì)不同類型的檔案資源，如文書檔案、圖書資料、圖片、錄像等，充分利用信息技術(shù)手段，應(yīng)用特定的數(shù)字化和存儲(chǔ)設(shè)備，確保所產(chǎn)生的電子檔案具有持久性、穩(wěn)定性和真實(shí)性。在檔案數(shù)字化過程中，編制詳細(xì)的數(shù)據(jù)字典和分類編碼，輔助檔案檢索、瀏覽和統(tǒng)計(jì)分析，設(shè)置權(quán)限控制系統(tǒng)，確保電子檔案的安全性和隱私性。同時(shí)，四川省需要建立基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案查詢服務(wù)平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索和管理的一體化。各級(jí)檔案館之間需要協(xié)同合作，提供多樣化的在線檢索方式與遠(yuǎn)程訪問功能，滿足不同層次、不同領(lǐng)域用戶的需求。例如，成都市一體化檔案便民利用的數(shù)據(jù)顯示，在婚姻檔案便民服務(wù)過程中，市民通過一體化渠道，每天查詢檔案980次，獲得點(diǎn)贊、好評(píng)556人次，解決市民婚姻問題223個(gè)；在住房管理檔案中，市民通過一體化渠道，每天查詢檔案800次，獲得點(diǎn)贊、好評(píng)400人次，解決市民問題185個(gè)，充分展示了成都市檔案一體化便民管理及其服務(wù)效果，起到了領(lǐng)頭羊的作用，為整個(gè)四川省乃至全國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供了成功的范例。

3.3"完善檔案服務(wù)體系，提高服務(wù)質(zhì)量

為滿足四川省社會(huì)各界的檔案需求，提高服務(wù)質(zhì)量，關(guān)鍵在于完善檔案服務(wù)體系，具體措施如下。第一，建立聯(lián)合資訊機(jī)制。四川省各級(jí)檔案館應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)時(shí)發(fā)布檔案政策法規(guī)、業(yè)務(wù)咨詢等信息，為公眾提供方便快捷的檔案服務(wù)。除了官方網(wǎng)站，還可以運(yùn)用微信公眾號(hào)、微博等社交媒體平臺(tái)，搭建與公眾溝通的橋梁，構(gòu)建互動(dòng)性強(qiáng)的線上信息發(fā)布和咨詢渠道。第二，促進(jìn)檔案資源共享。建立全省檔案館服務(wù)合作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)建立全省檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，打破地域和行業(yè)界限，提高檔案信息的獲取效率。第三，優(yōu)化檔案閱覽服務(wù)。加強(qiáng)檔案閱覽服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，提供專業(yè)、高效的現(xiàn)場(chǎng)閱覽環(huán)境。例如，設(shè)定合理的檔案借閱流程和規(guī)定、采購(gòu)舒適的閱覽設(shè)施、設(shè)置清晰的檔案目錄檢索系統(tǒng)等，讓公眾在更便利的條件下獲取所需檔案信息。第四，發(fā)展社會(huì)化檔案服務(wù)。鼓勵(lì)社會(huì)力量參與檔案服務(wù)市場(chǎng)，形成多元化的服務(wù)體系；引導(dǎo)專業(yè)機(jī)構(gòu)為社會(huì)、企事業(yè)單位提供檔案整理、咨詢、培訓(xùn)等服務(wù)；通過市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，進(jìn)一步推動(dòng)四川省檔案事業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新。第五，深化用戶導(dǎo)向服務(wù)理念。倡導(dǎo)以用戶需求為中心，關(guān)注檔案服務(wù)的針對(duì)性和實(shí)用性；適時(shí)開展社會(huì)調(diào)查、征求用戶意見，發(fā)現(xiàn)服務(wù)不足，針對(duì)性地改進(jìn)服務(wù)內(nèi)容和方式；提高檔案服務(wù)在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技等各領(lǐng)域的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。第六，創(chuàng)新檔案?jìng)鞑シ绞健Ｒ劳芯W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加強(qiáng)檔案成果展示和宣傳推廣；利用網(wǎng)絡(luò)展覽、線上講座、專題研討等形式，增加檔案的知名度和影響力，拓寬檔案?jìng)鞑デ馈＝Y(jié)合以上措施，四川省可以不斷完善檔案服務(wù)體系，提升服務(wù)質(zhì)量，滿足社會(huì)各界的檔案需求，這也將對(duì)檔案管理的持續(xù)創(chuàng)新與改進(jìn)產(chǎn)生積極推動(dòng)作用。

3.4"加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)與隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案一體化便民管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。四川省應(yīng)重視檔案人才的發(fā)掘、培養(yǎng)、選拔和使用，著力打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案工作隊(duì)伍。首先，加強(qiáng)檔案教育與培訓(xùn)體系建設(shè)，不僅深化在職檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力，還應(yīng)注重培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的綜合素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)。在教育培訓(xùn)過程中，應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代教育手段，如利用網(wǎng)絡(luò)教育、遠(yuǎn)程課程、線上培訓(xùn)等多種途徑提高檔案人員的電子檔案技能，使其適應(yīng)檔案數(shù)字化和信息化發(fā)展的需求。其次，引導(dǎo)高校開設(shè)檔案專業(yè)課程，廣泛開展校企合作和產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，培養(yǎng)具備實(shí)際工作能力、應(yīng)用型技能的檔案人才，結(jié)合實(shí)習(xí)、項(xiàng)目研究等方式，讓學(xué)生充分了解檔案行業(yè)的實(shí)際需求，增強(qiáng)其應(yīng)對(duì)實(shí)際工作的適應(yīng)能力。再次，優(yōu)化檔案人才選拔機(jī)制，公開、公平、公正地選拔招聘檔案工作人員。應(yīng)確立統(tǒng)一、科學(xué)的選拔標(biāo)準(zhǔn)，注重人才的專業(yè)背景、實(shí)際經(jīng)驗(yàn)、綜合素質(zhì)等因素，要加大對(duì)招聘檔案工作人員的考核力度，確保吸納到最為優(yōu)秀的人才。從次，實(shí)施檔案人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，及時(shí)開展各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升在職檔案人員的檔案管理水平。著重培養(yǎng)檔案管理理論、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)能力和創(chuàng)新思維的綜合素養(yǎng)，激發(fā)檔案人員的工作熱情和創(chuàng)新動(dòng)力。最后，關(guān)注激勵(lì)機(jī)制與隊(duì)伍穩(wěn)定性，注重表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案人員的薪酬待遇和職業(yè)發(fā)展，提高檔案人才的工作滿意度和職業(yè)生涯規(guī)劃，優(yōu)化人事制度和福利待遇，保障檔案工作人員的創(chuàng)新潛力和穩(wěn)定性得到充分發(fā)揮。

4"四川省檔案一體化便民管理的實(shí)例研究

以成都市檔案局為例，成都市檔案局深入推進(jìn)一體化便民管理模式，有效提升了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

成都市檔案局積極推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程，在全市范圍內(nèi)深入進(jìn)行檔案數(shù)字化項(xiàng)目，涵蓋了古籍、產(chǎn)權(quán)、歷史照片及其他重要檔案資料，大量的紙質(zhì)檔案得以保存為數(shù)字資源，建立了成都市數(shù)字檔案資源庫(kù)，實(shí)時(shí)更新檔案資料，豐富了數(shù)字檔案資源，為便民管理和利用提供了有力支持。檔案局重視網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，成立了檔案電子閱覽室，并推出了在線檔案查詢系統(tǒng)，從而提供公眾在線查詢和預(yù)約閱覽檔案的便捷服務(wù)。用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)檢索系統(tǒng)，獲取檔案館的藏檔信息、存放位置等關(guān)鍵信息，大大提高了檔案資源檢索的效率和便利性。利用線上服務(wù)的拓展，成都市檔案資源的利用范圍得以擴(kuò)大，為更多的用戶提供了便捷的檔案服務(wù)。成都市檔案局積極推動(dòng)檔案資源共享與合作，各級(jí)檔案館之間合作更加緊密。例如實(shí)現(xiàn)成都市檔案資源的整合，并利用互聯(lián)網(wǎng)促進(jìn)與其他地區(qū)的檔案館互聯(lián)互通，還與市、區(qū)、縣檔案館共同探討了檔案信息共享的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，以達(dá)到統(tǒng)一、規(guī)范和有效的檔案共享機(jī)制。優(yōu)化檔案服務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量。成都市檔案局努力提升檔案服務(wù)質(zhì)量和效率，對(duì)檔案服務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，提供從預(yù)約閱覽、實(shí)地查閱到復(fù)印的一站式服務(wù)。

利用數(shù)字化檔案資源、網(wǎng)絡(luò)化信息檢索服務(wù)、檔案資源共享與合作、優(yōu)化檔案服務(wù)流程、加強(qiáng)檔案教育與普及等舉措，檔案一體化便民管理取得了顯著成效，為廣大市民提供了便捷、專業(yè)的檔案服務(wù)，極大地推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展，為進(jìn)一步推廣和完善四川省乃至全國(guó)檔案一體化便民管理研究提供了有益借鑒和參考。

結(jié)語

綜上所述，要實(shí)現(xiàn)四川省檔案一體化便民管理的目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理體系，推進(jìn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，優(yōu)化檔案服務(wù)體系，加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)與隊(duì)伍建設(shè)。應(yīng)整合傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代技術(shù)體系，形成一個(gè)高效、便捷、專業(yè)的檔案管理服務(wù)體系，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值與功能，以更好地服務(wù)于四川省乃至全國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和民生福祉。

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作者簡(jiǎn)介：羅勝（1990—"），男，漢族，四川攀枝花人，黨校研究生，館員，研究方向：文書檔案管理。