行政機關文書檔案管理的現狀與優化策略

在數字化轉型背景下，新技術的廣泛應用促使文書檔案治理方式和管理形式發生根本性變化，逐步從傳統向現代轉變。行政機關是國家政策的執行者，文書檔案的歸集質量和服務能力直接關系著社會管理效率。大數據等技術的深度應用，傳統的文書檔案紙質管理模式面臨著前所未有的壓力與挑戰，如何適應新的治理環境，成為重要的時代課題。

1新時代行政機關文書檔案管理的多維度價值剖析

隨著對政府治理效能要求的提升，文書檔案管理的地位和作用日益受到關注。文書檔案是行政機關各項工作的最真實記錄，對社會發展和經濟運行具有重要保存和參考價值。文書檔案既對政府治理和事業發展起到憑證作用，也是社會治理思路和民族精神傳承的載體，對于總結治理的經驗和智慧、探索社會發展規律具有重要文化價值。

1.1文書檔案管理具有驅動社會發展的引擎作用

從社會治理角度來看，文書檔案的記錄功能是推動資源優化配置、實現經濟高質量發展的驅動力。一方面，文書檔案成為重要的治理寶庫，與大數據、人工智能深度融合，形成驅動社會發展的新業態，為社會治理提供了新思路；另一方面，行政機關憑借文書檔案和算法優勢，開展檔案增值服務，實現檔案應用范圍的擴展，為社會發展提供新的檔案產品。

1.2文書檔案成為重要的智慧寶庫

行政機關文書檔案在社會運行中扮演著重要角色，檔案的真實性、連續性、系統性為社會發展提供了可靠依據。在維護財產安全、保障人民根本利益方面發揮著不可替代的作用。特別是文書檔案實現跨部門、跨領域、跨地區的有序流動，實現了從“群眾跑腿”到“數據辦理”的轉變，文書檔案已成為政府重要的數據寶庫。

1.3文書檔案高質量管理具有示范引領作用

作為行政機關管理的主體，文書檔案管理的方式與質量對檔案工作發展至關重要。從方法論上看，文書檔案“四個體系”建設的創新路徑，為其他類別提供可復制可推廣的經驗做法，有利于提升整體檔案管理的效能。從技術應用上看，文書檔案與信息技術相融合門檻較低，可在管理系統研發、安全軟件測試、資源流動標準制定等方面進行先行先試，為大范圍應用提供經驗參考l2。

2新時代行政機關文書檔案管理的現狀分析

近年來，國家加大對檔案工作的重視力度和財政扶持，檔案事業發展環境更加優化，行政機關文書檔案管理工作取得新成績，文書檔案價值得到釋放，但也應看到文書檔案與治理能力現代化的要求還存在差距，亟需精準發力、補齊短板。

2.1依法管理能力顯著提高

隨著檔案法律法規的日益完善和法治政府建設的扎實推進，行政機關依法治檔能力顯著提高，檔案工作基礎得到進一步夯實。文書檔案治理結構逐步優化，建立了領導小組和組織架構，配備專兼職文書檔案管理人員，保障資金投人，檔案管理基礎更加厚實；檔案信息化建設扎實推進，電子檔案單套制在部分單位已經推廣，實現文書檔案收、管、存、用的全流程管理，檔案資源多跑腿、人民群眾少跑路成為現實，文書檔案成為數字中國建設重要的一環，檔案數字化轉型取得新成效；《檔案法》《檔案法實施條例》《電子檔案管理規范》等行業法律法規得到有效落實，行政機關堅持依法管理文書檔案，安全底線不斷夯實，檔案收集更加齊全、資源連續性更強。檔案從封閉走向開放取得了新成績，檔案資政服務范圍與形式越來越廣，在服務新質生產力、推動經濟社會高質量發展方面凸顯了檔案價值。綜上，新時代文書檔案治理體系和治理能力實現質的提升，“四個體系”建設效果顯著，檔案影響力不斷擴大，檔案工作社會氛圍更加濃厚。

2.2檔案現代化水平有待加強

2.2.1文書檔案數據化建設力度不足。檔案信息化尚未完全轉型到數據建設層級，信息化管理系統功能單一，大數據、人工智能沒有充分融人文書檔案數據管理的全過程，數字資源影響力和覆蓋面不足，難以產生較大的社會效益。

2.2.2檔案共享力度需要加強。文書檔案分級劃控亟需完善，開放審核標準化程度低，檔案開放率較低，不能實現利用與安全的有機平衡，限制了檔案利用范圍，數據流通存在梗阻。共享平臺建設滯后，文書檔案結構化、非結構化數據混雜，數據標準化管理需要加強，部分檔案數據格式差異性較大，無法實現有效共享，需要按照《電子檔案管理規范》，實現共享資源規范化治理。

2.2.3安全建設有待提升。安全治理技術更新不及時，區塊鏈等新興防護技術未納入治理規劃，融合力度有待加強，檔案失泄密風險較高，亟需構建全方位、立體化的安全防護網絡。安全意識不足，宣傳引導不到位，管理人員紅線思維不夠。

2.2.4檔案利用服務效能不強。文書檔案價值尚未完全開發，檔案在服務中心大局、經濟社會發展和人民群眾需求方面還有提升空間。管理者對社會熱點問題關注不夠，加之未認識到文書檔案蘊含的治理經驗和智慧，造成資政服務未能開局破題。

2.2.5檔案管理機制有待進一步優化。資金投入需要持續加強，特別是在軟硬件更新上應加大力度。人員培訓保障支持力度較弱，管理人員對新技術的內涵、趨勢和應用理解不夠深刻，創新思維缺乏，應著力提升管理人員的技能水平與業務視野，適應大數據時代的工作要求。

2.2.6檔案基礎較為薄弱。對檔案相關法律和規范理解不透徹，檔案收集不齊全問題依然存在，全面性、廣泛性建設需要深化；檔案收集通道不夠順暢，部門之間缺乏協調配合。標準規范執行有溫差，檢查督導不夠經常，歸集質量需要提高。

3新時代行政機關文書檔案管理的優化策略

文書檔案管理要按照“四個好”“兩服務”要求，踐行“三個走向”理念，從信息社會發展高度重塑管理流程，實現檔案工作創新發展。

3.1堅持制度引領

一是建立標準化工作制度。明確管理者的職責定位，以精細化理念提升管理效能。行政機關應根據《機關檔案管理規定》，明確文書檔案的歸檔范圍、收集時限與保管期限，從戰略層面將大數據、人工智能等新技術納人檔案管理的創新實踐。根據文書檔案的時間節點、內容、來源及功能等因素，制定科學合理的分類標準，提升文書檔案管理的效率與準確性，確保每一份文書檔案妥善歸類、便于檢索。二是加快標準建設。針對文書檔案數據不統一問題，要建立從采集到歸檔全流程的通用性標準，建立質量評估制度，為數據流通奠定基礎。針對數據非結構化、多元異構等難題，依據《電子檔案管理辦法》要求，因地制宜地制定擴展細則和應用規范，以增強標準的針對性與可操作性。三是加強方法創新。檔案管理者要提高政治站位，積極將文書檔案融人數字中國等國家戰略，將現代化的數據治理理念和專業方法應用到文書檔案的管理中，厘清職責邊界、堅持分工協作，強化對安全保管、開發利用等重點環節的監督。四是做好人員培訓。創造條件讓管理者熟悉信息技術前沿，提高檔案數據管理能力。注重激勵機制建設，讓管理人員主動探索文書檔案管理的新方法與新路徑，激發內生動力。常態化地開展專題講座等活動，更新技術理念，提高信息化治理能力。

3.2提高管理水平

一是建立數據管理系統。根據《電子檔案管理系統基本功能》的規定，行政機關要建立面向技術創新的檔案管理系統，構建檔案收、管、存、用全生命周期管理平臺。比如，電子文件可通過語義理解、關聯范圍、關鍵詞匹配等多種智能化手段，讓電子檔案自動關聯，從任意維度切人，都能夠厘清文書檔案的流程。在海量的電子檔案庫中，通過智能化的識別、語義分析匹配、關鍵字模糊查詢、多條件組合查詢、查詢條件自定義等多種方式，快速精準定位目標檔案，實現秒級檢索。在安全建設方面，基于電子簽名技術，賦予電子檔案防篡改的能力，并擴展到所有數字成果的存檔，讓所有數智化成果安全保管。二是建立共享平臺。隨著大數據的深入應用，行政機關文書檔案資源蘊含的巨大經濟和社會價值受到極大重視。行政機關應當以大數據助推決策科學化，將原本分散存儲在不同部門、行業的文書檔案統一管理，整合共享，打破數據壁壘，跨越協同鴻溝。比如，建立檔案來源可確認、使用范圍可界定、流通過程可追溯、安全風險可防范的檔案可信共享平臺，有效促進檔案數據縱向貫通、橫向聯通。需要注意的是行政機

關要依據《全國一體化政務大數據體系建設指南》，厘清不同層級部門文書檔案共享的邊界，最大限度地挖掘檔案潛能、發揮文書檔案價值、釋放價值紅利，打造文書檔案線上利用一體化格局。

3.3做好技術賦能

人工智能技術的加速滲透，為文書檔案價值提煉提供新的工具。為順應時代發展，行政機關要做好新技術在文書檔案管理中的創新應用。在資源收集層面，發揮機器算法高效的預測和分類優勢，自動識別文書檔案資源建設中無效、低質、冗余、錯誤的數據，提升收集的精準度。加大智能化集采工具的運用，推動多元異構數據的高效歸集。在資源整合層面，利用自然語言處理技術將數據資源自動分類到不同類別，全方位實現對檔案文本語義的理解和知識化抽取，實現智能化、便捷化的搜索應用。在內容審核方面，利用人工智能平臺、語義分析系統，嵌人開放鑒定的關鍵詞，優化開放審核流程，由計算機提出初步開放鑒定意見，人工再進行初審、復審、終審，確保檔案開放審核的準確性。在資源呈現方面，提高大模型、知識圖譜混合搜索與知識化呈現的能力，利用人工智能完善數據管理體系，破解文書檔案數據碎片化難題，讓“沉睡”的數據資源轉化為治理智慧。

3.4深化編研利用

一是做好資政服務。管理者要圍繞經濟和社會發展中的重點、難點、熱點問題，積極開展檔案編研工作，研究編纂具有廣度和深度的編研課題，為領導決策和經濟社會發展服務。積極探索文書檔案“編研 + ”模式，推動文書檔案創造性轉化、創新性開發，通過微視頻、主題展覽等形式，深挖館藏檔案的資源價值，整合檔案編研力量，拓展檔案利用的服務范圍，提高服務中心大局的能力和水平。要用好大數據、機器學習等智能化技術，掌握民生熱點、產業發展趨勢和經濟運行態勢，加大數據整合與部門聯合，實現檔案管理與統計、審計、經濟部門的聯動與交叉，從文書檔案中揭示治理規律、預測經濟形勢，實現檔案資源價值最大化。二是創新檔案服務。善于從以“收集”為核心的傳統觀念轉變為以“利用”為主的現代理念，在上級部門、人民群眾的利用結構中尋找規律，以需求為導向開展精準化服務。在重大項目建設、突發應急事件處理中，管理部門要及早介入開展檔案收集與指導，提供相關佐證材料，提高政府運行效能。善于把大數據分析技術引入檔案服務全過程，更好地滿足個性化服務要求。積極深化與高校、科研院所的合作，發揮檔案在產業發展、科技進步方面的基礎性作用，實現檔案增值服務。

3.5夯實安全根基

一是加大區塊鏈技術的應用。文書檔案共享安全是困擾檔案利用的首要問題，區塊鏈的分布式賬本和加密算法，使得文書檔案共享數據被“上鏈”，實現檔案調閱的全流程留痕、防篡改和可溯源，確保檔案的真實性、完整性和安全性。二是完善安全機制。優化文書檔案審核流程，從收集、整理、歸檔進行嚴格審查，確保內容真實性和完整性。同時加強對文書檔案使用的監管，防止信息被泄露，切實維護文書檔案信息的安全。教育引導干部職工深刻認識檔案安全工作的極端重要性，牢固樹立底線思維和危機意識，嚴格落實檔案安全主體責任，不斷健全和完善檔案安全管理制度體系，制定詳盡可行的應急處理預案，明確各崗位的安全職責與工作要求，持續筑牢檔案安全防線。

結語

當前，行政機關文書檔案正加速與大數據、人工智能、互聯網 + 等技術融合，智能化、個性化、精細化成為新的發展方向。隨著實踐探索的不斷深人，新時代文書檔案管理將更加高效、智能、安全，為政府運行高效化和社會服務精準化貢獻更多智慧。因此，行政機關要持續加強對檔案工作的支持保障力度，善于總結探索新的治理路徑，為檔案資源發揮作用營造良好環境，實現檔案治理能力和治理體系的現代化。

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作者簡介：張玉立（1984—），大學學歷，山東省棗莊市政務服務中心館員，研究方向：檔案管理。