《檔案法實施條例》背景下檔案信息化建設要點探究

檔案信息化是指檔案管理部門在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理并提供利用，檔案管理重點從實體保管利用向檔案信息數字存儲及利用轉變。檔案信息化使檔案管理進一步邁向數字化、網絡化、社會化，是新時代檔案事業發展的趨勢和方向。根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》）部署和要求，“十四五”末，我國檔案信息化建設再上新臺階，新一代信息技術在檔案管理中得到廣泛應用，信息化與檔案事業深度融合，信息化發展保障機制日趨完善，基本實現檔案數字轉型。2025年是實施《規劃》的收官之年，也是全面建設檔案信息化的關鍵之年。要把加快推進檔案信息化建設，認真落實《實施條例》關于檔案信息化建設的各項規定和要求，不斷提升檔案信息化建設質量和水平。《實施條例》于2024年3月1日起正式實施。《實施條例》是繼《檔案法》之后我國頒布的檔案領域又一條專門性行政法規，與《檔案法》共同筑起檔案管理的法治保障。《實施條例》共計八章五十二條，整部法規就檔案機構及其職責、管理、利用和公布、信息化建設、監督檢查和法律責任等做出了詳細規定。其中“檔案信息化建設”一章七條，從檔案信息化建設主體、內容、電子檔案管理內容、安全要求及檔案信息共享等做出了詳細規定和要求，成為指導和落實檔案信息化建設的綱領性文件。

1強化組織領導，重視檔案信息化機構建設

檔案信息化是一項系統工程、長期工程，要高度重視檔案信息化機構建設，打通檔案信息化建設各部門之間的壁壘，實現整體推進、密切配合效果。一是及時成立領導小組。2017年，國家檔案局專門成立了檔案信息化工作領導小組，由時任國家檔案局局長、中央檔案館館長任組長。作為貫穿檔案工作始終的檔案信息化建設，要成立專門的工作領導小組，由單位主要負責人任組長，分管領導任副組長，各部門負責人為成員。領導小組下設辦公室于檔案室或辦公室，由部門負責人任辦公室主任，負責檔案信息化建設的日常工作。二是明確職責。要把檔案信息化建設納人單位信息化建設規劃，與其他業務工作同部署、同落實。要進一步明確檔案信息化建設領導小組的工作職責，包括檔案信息化建設領導小組、職能部門負責人及檔案員及兼職工作的責任，落實地方黨委政府及單位有關信息化建設的部署和要求，推動本單位檔案信息化建設工作。同時，統籌協調單位檔案信息化工作，制定檔案信息化建設工作方案，牽頭抓好貫徹落實，出臺單位檔案信息化建設相關規章制度。三是發揮領導小組的作用。推動檔案工作領導小組實質化運行。積極推動檔案信息化建設月匯報、季分析、半年調度工作機制，定期評估檔案信息化建設工作進展，做好經驗總結，并就檔案信息化建設過程中遇到的困難和問題，及時以小組名義向單位匯報，協調解決。

2夯實基礎工作，加強檔案信息化基礎建設

根據《實施條例》規定，檔案信息化建設包括配備適宜的專門機房，建設電子檔案管理信息系統，有條件的還要開展數字檔案館（室）建設，提升檔案信息化水平。一是機房。功能齊全、運行可靠的計算機機房是檔案信息化建設的基礎條件。按照《電子信息系統機房設計規范》的要求做好機房設計與施工。按照要求配備相應的服務器、存儲及網絡設備、UPS主機等。機房中的網絡平臺與區域配置相對獨立，集中布設服務器、存儲、網絡配線等，選用PDS模塊化綜合布線系統。二是網絡。根據國家電子政務基本構架，檔案網絡環境建設涵蓋檔案部門內網、互聯網及政務網，實行三網物理隔離。同時，為滿足社會公眾對檔案查詢的需要，建立面向普通群眾的部門門戶網站，將可供查詢利用的檔案信息上傳至互聯網。政務網中的辦公OA系統要與檔案部門辦公網絡連接，實現實時在線歸檔。選擇合適的網卡、中繼器、網橋、路由器、網關、調制解調器等網絡連接設備。同時，要配置先進的服務器，安裝Web服務器、電子郵件服務器、數據庫服務器和應用服務器，采用基于瀏覽器訪問的三層B/S構架，提高系統運行整體性能和安全性。三是設備。檔案信息化建設需要必備的數字化加工、存儲等設備。購置掃描儀、非線性編輯設備、音視頻數字化采集轉換設備等，配備在線、離線和近似在線存儲設備，包括硬磁盤、磁盤陣列存儲設備等。近年來，隨著信息技術的快速發展，網絡附加存儲（NAS）、存儲區域網絡、虛擬磁帶庫、云存儲等虛擬技術廣泛應用于檔案信息化領域，取得了良好的應用效果。

3提升內容質量，注重檔案信息化資源建設

《實施條例》中明確提出電子檔案要達到“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求，同時還要做到全過程可追溯、檔案信息構成符合規范要求等。檔案館接收電子檔案還需要對其進行“四性”檢測1。《規劃》中明確提出要深人推進檔案資源體系建設，按照“增量電子化、存量數字化”發展方向，加快推進檔案資源數字轉型，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系。一是增量電子化。根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》相關規定，以及全國檔案業務管理系統建設為契機，做好新增檔案電子化。增量電子化的核心是電子檔案移交與接收，向前端延展，要求立檔單位檔案信息化管理、電子檔案移交封裝、進館檔案質量檢測等。在實踐中，需要做好頂層規劃設計，統一電子檔案歸檔標準，統一檔案數據資源管理體系，提高檔案數據收集的完整性、穩定性。此外，增量電子化還要把握電子文件移交，通過云管端模式，即檔案資源接收系統為“云”，覆蓋立檔單位，實現全面信息化。也可通過集約化模式，實現電子檔案實時在線移交、接收，從而達到“來源可靠、程序規范、要素合規”要求。二是存量數字化。按照《規劃》要求，到“十四五”末，全國縣級以上綜合檔案館檔案數字化率應達到 80% 。首先是加強組織領導。選擇具有檔案數字化資質的第三方公司，協助立檔單位開展檔案數字化工作。成立檔案數字化外包工作領導小組，明確檔案數字化管理部門及人員職責，加快推動檔案數字化外包及監督管理。其次是精心組織實施。在確定檔案數字化范圍、外包公司的基礎上，按照需求逐卷逐份逐件地整理，進行數字化掃描、修復，并做好數據整理，嚴格按照檔案數字化工作流程及技術標準，完成存量檔案數字化工作。同時，要組織人員進行人工抽檢和軟件自動檢驗，對目錄數據分批次驗收，把好質量檢查登記及檔案數字化抽檢登記，抽檢合格的再進行數據測試、掛接，確保數據庫掛接率 .100% 。

4重視體制機制，健全檔案信息化保障建設

《實施條例》詳細規定了立檔單位檔案信息化建設頂層規劃，以及電子檔案全過程管理要求，《實施條例》的頒布實施對檔案信息化建設提出更高更嚴的要求。目前，檔案已經從傳統載體的模擬態和傳統載體檔案數字態向著結構化數據態和內容管理的知識態轉變，檔案管理形態發生了根本性變化2。一是健全制度保障。首先是制定檔案信息化建設方案。根據立檔單位實際，制定檔案信息化建設規劃，把檔案信息化建設納入單位信息化建設總體中謀劃和推動。并要做好頂層規劃設計，使檔案信息化建設系統與辦公自動化系統、業務應用系統歸檔功能相銜接，實現實時在線自動歸檔。其次是完善檔案信息化管理制度。以《檔案法》《保密法》《檔案法實施條例》為基礎，制定檔案信息化管理制度。包括立檔單位檔案信息化收集、整理、歸檔及借閱、銷毀、保密等各項規章制度，提高檔案管理的規范化、制度化水平。再次是健全檔案信息化考核機制。檔案信息化建設是一項長期工程，要把檔案信息化建設納人業務考核范疇，實行獎優懲劣，倒逼檔案信息化建設提檔升級、提質增效。二是健全資源保障。檔案信息化建設需要人財物的支持和保障，根據立檔單位實際，根據檔案信息化建設需要，選配具有檔案學、信息學等復合型人才。同時，要做好檔案工作人員的業務知識培訓，有重點地加強信息技術業務學習。根據立檔單位檔案業務的工作量，以及檔案信息化建設目標，適當增加經費投人，把檔案信息化建設所需經費納人部門年初預算，確保專款專用，在經費使用上要有保障。根據檔案信息化建設設施設備的需要，配備必要的計算機、掃描儀、數碼照相機等。三是加大政策支持。《實施條例》頒布時間較短，要在落實《實施條例》中持續頒布支持檔案信息化建設方面的政策支持力度。除了要求把檔案信息化建設納入規劃，也可以根據形勢發展變化，將檔案開放審核信息化納入部門考核，推進電子檔案單套管理等，在政策上做好引導和支持。

5守牢安全底線，強化檔案信息化安全建設

安全是檔案信息化建設的底線，也是保障檔案信息化建設成果的必然要求。《實施條例》就檔案信息化建設做出諸多規定和具體要求。一是網絡安全建設。通過訪問控制、應用系統、基礎網絡、身份認證等技術，加強檔案信息化網絡系統安全建設。如通過訪問控制技術，操作人員通過輸入密碼等驗證。安裝查殺毒軟件，定期更新系統軟件，保障系統運行穩定。建立安全防火墻，能夠有效保障網絡環境安全。此外，還可以通過局域網、互聯網的物理隔離，確保病毒通過互聯網入侵網絡。二是資源安全建設。檔案信息化安全的關鍵是資源安全。按照《實施條例》規定，電子檔案除了“來源可靠”“程序規范”之外，還要滿足“要素合規”。移交的電子檔案還需對其進行“四性”檢測。這些舉措和要求都是為了保障檔案信息資源安全、規范，符合要求。為此，要嚴格執行檔案信息化建設領域的規范、標準和要求。利用區塊鏈、數據加密等技術對檔案信息及其元數據進行處理。此外，還要運用數據備份等，做好災備，確保檔案數據安全4。三是環境安全建設。主要是指檔案信息化所運行的信息網絡、存儲的設備介質載體等安全，以及計算機、庫房的設備運行環境要安全。檔案室庫房要按照“八防”標準建設，按照必要的預警系統，提升環境安全管理智能化水平5。

6發揮檔案價值，做好檔案信息化利用建設

《實施條例》明確提出要推動檔案信息化建設，提高檔案信息共享服務水平，促進全國檔案數字資源“三跨”共享利用。檔案信息化建設目標之一就是要不斷提升檔案信息化的共享利用，發揮檔案“存史資政育人”功能。一是加快檔案信息化建設進程。按照“增量電子化、存量數字化”原則，加快檔案信息資源數字化、網絡化、電子化，搭建檔案數據庫。積極構建共享網絡，注重信息網絡技術的應用，打造全國統一的檔案“三跨”共享網絡平臺。二是構建檔案信息化服務平臺。一方面，要做好立檔單位的檔案信息化建設。另一方面，要將區域性檔案信息化建設進行有機整合，匯集各類各級檔案信息資源，將各種檔案信息資源收集、整理、分類、組合，形成更加有序、完整、規范的檔案信息體系。積極推進檔案一站式服務。各立檔單位積極對接全國檔案查詢利用服務平臺，實現全國檔案信息共享利用“一網通辦”。優化一站式服務內容及流程，簡化查檔用檔手續，降低查檔用檔成本，提高檔案服務效率。三是完善檔案信息化共享機制。實現檔案信息資源“三跨”（跨地區、跨行業、跨部門）共享利用的規范化、科學化，根本在于建立健全檔案信息共享機制。一方面，要完善法規，明確檔案信息共享內容、范圍、路徑，確定檔案信息共享權責邊界，壓實各方責任。另一方面，要建立相應的協調機構。在全國檔案信息資源共享利用“一網通辦”的基礎上，不斷完善資源共享的利用渠道與服務方式，提高用戶檔案信息資源共享利用的獲得感。

結語

《實施條例》為檔案工作，為檔案信息化建設提供了有力的法治保障，當前和今后一個時期要重點做好《實施條例》的學習宣傳，吃透法規的精神要義，把準檔案信息化建設的要點和關鍵，推動檔案信息化建設，

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作者簡介：湯瀟雅（1986.11—），碩士研究生學歷，就職于泰安市全民健身服務中心，主要從事檔案管理研究。