檔案管理信息化建設中的數據安全與隱私保護策略研究

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

檔案管理作為記錄歷史、傳承文化以及服務社會的關鍵工作，其信息化建設對于提高檔案管理效率、優化檔案資源利用具有重要意義。然而，在信息化建設過程中，由于數據規模龐大、存儲方式多樣以及傳輸渠道復雜等特點，數據安全與隱私保護問題變得尤為突出。因而深入研究檔案管理信息化建設中的數據安全與隱私保護策略，對于保障檔案信息安全、維護個人隱私權益具有至關重要的作用。

一、檔案管理信息化建設中數據安全與隱私保護的重要性

1.保障檔案信息安全

檔案作為記錄歷史、傳承文化的重要載體，其信息安全至關重要。在檔案管理信息化建設中，大量檔案數據以電子形式存儲和傳輸，面臨著諸多安全風險。通過加強數據安全與隱私保護，可以確保檔案數據的完整性、保密性和可用性。防止數據被泄露可能導致的敏感信息被非法獲取，避免篡改使檔案失去真實性和可靠性，減少丟失風險以確保檔案的長久保存，對于維護檔案的歷史價值、文化價值和社會價值意義重大。

2.保障檔案管理工作順利開展

檔案管理信息化建設需要依賴計算機網絡和信息系統，如果數據安全和隱私保護得不到保障，可能會導致系統癱瘓、數據丟失等問題，從而影響檔案管理工作的順利開展。例如，黑客攻擊可能會導致檔案管理系統無法正常運行，病毒感染可能會破壞檔案數據，人為誤操作可能會導致數據被泄露或丟失。因而加強檔案管理信息化建設中的數據安全與隱私保護，是保障檔案管理工作順利開展的必要條件。

3.滿足用戶對檔案信息的需求隨著社會的發展和進步，用戶對檔案信息的需求越來越高。檔案管理信息化建設為用戶提供了更加便捷、高效的檔案信息服務，但同時也對數據安全和隱私保護提出了更高的要求。因為檔案數據的安全和隱私得不到保障，用戶可能會對檔案信息服務產生不信任感，從而影響檔案信息的利用效果。所以加強檔案管理信息化建設中的數據安全與隱私保護，是滿足用戶對檔案信息需求的重要保障。

4.提高檔案管理水平

數據安全與隱私保護是檔案管理信息化建設的重要組成部分。在當今數字化時代，檔案管理面臨著復雜的網絡環境和多樣的安全挑戰。通過加強數據安全與隱私保護，可以提升檔案管理的規范化，確保檔案管理流程嚴格遵循安全標準。同時，促進標準化建設，使檔案數據的存儲、傳輸等環節有統一的安全規范。還能推動智能化水平的提升，利用先進的技術手段保障檔案安全，為檔案管理向更高效、便捷和智能的方向發展奠定堅實基礎。

二、檔案管理信息化建設中數據安全與隱私保護存在的問題

1.技術層面的問題

（1）網絡安全威脅。檔案管理信息化建設依賴于計算機網絡，而網絡安全威脅是檔案數據安全的主要隱患之一。黑客攻擊、病毒感染和惡意軟件等網絡安全威脅可能會導致檔案數據被泄露、篡改或丟失等問題。在數字化時代，檔案信息的價值愈發凸顯，其涵蓋諸多重要領域的數據資源。一旦遭受網絡安全事件沖擊，不僅會損害相關單位或個人的權益，還可能影響社會的穩定運行與歷史文化傳承。因而強化檔案管理信息化網絡安全防護體系建設，已成為當務之急且任重道遠的關鍵任務。

（2）數據存儲安全問題。檔案數據的存儲安全同樣是一個不容忽視的問題。存儲設備設施若發生故障、損壞或被竊，檔案數據可能面臨丟失的風險。同時，若安全防護措施不足，存儲設備設施易受黑客攻擊或病毒感染，導致數據被泄露。在當今信息飛速增長的時代，檔案數據量急劇增長，其存儲安全直接關系各行業的穩定與發展。無論是企業的核心機密，還是政府的政務信息，一旦存儲安全受到威脅，都可能帶來不可估量的后果。因而全方位保障檔案數據的存儲安全，已成為我們必須高度重視并切實履行的責任。

（3）數據傳輸安全問題。檔案數據在傳輸過程中也存在安全風險。若傳輸通道缺乏安全保障，可能會被黑客竊取或篡改檔案數據。此外，傳輸過程中的加密措施若不夠嚴密，也可能導致數據被泄露。在信息化快速發展的當下，檔案數據頻繁傳輸于不同系統與平臺之間，其傳輸路徑猶如信息高速公路，一旦這條道路存在安全漏洞，都可能使檔案數據陷入危險境地，造成機密信息外泄、數據完整性受損等嚴重后果。因而營造安全可靠的傳輸環境，強化加密技術的應用與監管，對于確保檔案數據的安全傳輸至關重要。

2.管理層面不足

（1）管理制度不完善。管理制度的不健全對檔案管理信息化建設構成了顯著障礙。在推進信息化的過程中，部分檔案管理部門尚未建立完善的管理制度，對檔案數據的安全與隱私保護重視不足。例如，未制定嚴格的檔案數據訪問權限控制策略，導致數據可能被隨意訪問，增加了泄露的風險。缺乏健全的檔案數據備份體系，一旦數據遭遇丟失，恢復工作將極為困難，不僅危害檔案數據的完整性和保密性，還可能對業務的正常運行、歷史信息的保存以及社會秩序的穩定造成長遠的負面影響，亟須采取措施展開改進和優化。

（2）人員管理不到位。人員管理不到位極大地影響著檔案管理信息化建設成效。檔案管理信息化依賴專業技術與管理人才，然而部分檔案管理部門在此環節有所缺失。技術人員若安全意識薄弱，在操作或維護過程中可能極易導致檔案數據被暴露，如隨意共享敏感信息等。管理人員若缺乏責任心，則會導致檔案管理制度難以得到有效執行，無論是數據存儲、傳輸規范，還是訪問權限控制等關鍵環節都可能無法得到切實落實。長此以往，檔案數據的安全性、完整性和保密性都將受到嚴重威脅，阻礙了檔案管理信息化進程的穩健前行。

（3）監督機制不健全。監督機制的不健全已成為檔案管理信息化建設過程中的一大隱患。在推進檔案管理信息化建設時，數據安全與隱私保護亟須一個強有力的監督機制來提供保障。然而，部分檔案管理部門在構建監督機制方面表現欠佳。具體而言，內部監督機制的缺失，導致其難以對檔案數據的安全與隱私保護狀況實施有效的監督與深人檢查，無法及時發現并應對潛在的風險與漏洞。同時，外部監督機制的不足也使得檔案管理部門的信息化建設進程缺乏全面且客觀的監督與精確評估，難以從宏觀角度審視建設成效與存在的問題，從而為檔案數據的安全與管理帶來了諸多潛在風險。

3.法律層面的問題

（1）法律法規不完善。法律法規的不完善在一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設中數據安全與隱私保護工作的有效推進。當下，我國雖已出臺《檔案法》《保密法》《計算機信息系統安全保護條例》等相關法律法規，助力檔案管理信息化建設，但其在具體應用中還存在一些不足之處。此外，針對違反此類法律法規行為的懲處力度不足，難以形成有效的威懾，從而無法充分保障檔案數據的安全與隱私權益。

（2）法律意識淡薄。部分檔案管理部門及其工作人員的法律意識較為薄弱，對檔案數據安全和隱私保護相關的法律法規缺乏深入了解與重視。在檔案管理信息化建設的推進過程中，未能依照法規要求執行數據安全及隱私保護措施，導致檔案數據仿佛處于不設防的狀態，頻繁面臨被泄露的風險。當遇到數據安全與隱私保護問題時，缺乏依法處理的意識和行動，問題往往得不到有效解決，陷入僵局，不僅侵犯了檔案數據主體的合法權益，還嚴重阻礙了檔案管理信息化進程的健康發展。

三、檔案管理信息化建設中數據安全與隱私保護的策略

1.技術層面的策略

（1）加強網絡安全防護。在技術層面，需著力構建全方位的檔案數據安全防護體系。首先，強化網絡安全防護舉措至關重要。應全面部署防火墻、入侵檢測系統以及防病毒軟件等專業網絡安全防護設備設施，形成堅固防線，有效阻攔黑客攻擊、病毒與惡意軟件的肆意入侵。同時，加密技術不可或缺，需在檔案數據的傳輸與存儲過程中實施加密處理，為其穿上“防護服”，嚴防數據被竊取或篡改。此外，建立嚴格的身份認證機制，身份驗證所有訪問檔案管理系統的用戶，堅決排除非法訪問，確保檔案數據的安全性與保密性得到切實保障。

（2）確保數據存儲安全。保障數據存儲安全對檔案管理信息化建設具有重大意義。首先，應精心選用磁盤陣列、磁帶庫等可靠存儲設備設施，并制定嚴格的定期維護與檢查機制，保證設備設施穩定運行。其次，運用數據備份技術按周期對檔案數據備份，并將備份數據分散存放于不同地點，以有效應對自然災害等突發情況。最后，強化存儲設備設施防護，設置復雜訪問密碼并部署加密軟件，全面抵御非法訪問與數據竊取，為檔案數據構建起堅不可摧的存儲安全屏障，確保在任何情況下都能得到妥善保護。

（3）保障數據傳輸安全。數據傳輸安全在檔案管理信息化進程中占據關鍵地位。為此，應積極啟用虛擬專用網絡（VPN）等安全傳輸通道來傳送檔案數據，使其在傳輸途中免遭竊取或惡意篡改。同時，加密處理傳輸中的檔案數據，為其披上安全的“外衣”。并且，構建完備的數據傳輸監控機制，對檔案數據的傳輸全程予以實時監測，一旦出現安全隱患，便能迅速察覺并及時處置，從而為檔案數據的安全傳輸保駕護航，確保其完整、準確地抵達目的地。

2.管理層面的策略

（1）完善管理制度。在當今數字化時代，檔案數據管理至關重要。首先，應制定嚴格的檔案數據訪問權限管理制度，依據用戶的身份和職責精細劃分訪問層級，以防止非法和隨意訪問，從而確保數據的安全。其次，建立健全檔案數據的備份機制，定期實施備份操作，并將備份數據異地存放，以降低數據丟失的風險。最后，精心制定檔案數據安全的應急預案，全面預測分析潛在安全問題，明確規定應急處理流程與措施，以便在安全事故發生時能夠迅速且高效地作出響應，全方位保障檔案數據的完整性和保密性。

（2）加強人員管理。在檔案管理工作中，強化人員管理占據著核心地位。一方面，加強檔案管理人員和技術人員的安全意識教育至關重要。通過持續的培訓活動和案例分享，提升其對數據安全重要性的認知，增強責任感，最大限度地降低人為失誤引發安全問題的概率。另一方面，構建完善的人員考核制度至關重要。依據明確的考核標準，對工作成效精準評估，獎優罰劣，激發人員的工作積極性與責任心。此外，還應大力加強相關人員的專業培訓，使其熟練掌握檔案管理信息化進程中的數據安全與隱私保護前沿技術，與時俱進，為檔案數據安全提供堅實保障，推動檔案管理工作高效、安全和有序開展。

（3）健全監督機制。在檔案管理信息化建設進程中，建立全面且有效的監督機制尤為關鍵。內部監督機制方面應構建系統完善的體系，定期針對檔案管理部門信息化建設狀況展開細致監督與嚴謹檢查，精準及時地發現數據安全及隱私保護隱患并快速處理。同時，外部監督也必不可少，應邀請專業第三方機構深度介入，實施客觀監督與科學評估，確保建設符合法律法規與標準，全方位守護數據安全，推動檔案事業穩健合規前行。

3.法律層面的策略

（1）完善法律法規。檔案管理信息化建設面臨著諸多新挑戰，完善法律法規成為當務之急。深入開展檔案管理信息化建設中數據安全與隱私保護相關法律法規的研究工作意義重大，進而精心制定出契合時代需求的法規條文，持續完善整個法律法規體系架構，從而為檔案數據的安全防護與隱私保障筑牢堅實的法律根基，確保其在法律框架內有序運行。同時，對現行的法律法規展開全面梳理，依據檔案管理信息化建設的實際狀況展開合理修訂與優化，讓其緊密貼合檔案管理信息化建設的發展進程，為其提供精準且有力的法律支持與保障，推動檔案管理事業在法治軌道上穩健前行。

（2）加強法律宣傳和教育。在檔案數據安全與隱私保護體系中，法律宣傳教育扮演著舉足輕重的角色。針對檔案管理部門及其工作人員，應大力開展法律宣傳與教育活動，通過組織專題培訓、案例研討等形式，深入闡釋相關法律法規，提升其法律意識與素養，促使其將遵守檔案數據安全和隱私保護法律法規內化為自覺行動。同時，面向社會公眾的法律宣傳教育工作同樣重要，借助媒體平臺、社區活動等多種途徑，廣泛傳播檔案知識與法律常識，增強公眾的檔案保護意識與法律觀念，營造全社會共同參與維護檔案數據安全與隱私的積極氛圍，為檔案事業的蓬勃發展奠定堅實的社會根基。

四、結語

檔案管理信息化建設中的數據安全與隱私保護是保障檔案資源安全、維護組織聲譽和信任、防止財務損失以及保護知識產權和國家安全的重要措施。面對當前存在的問題和挑戰，檔案工作者需要加強技術防護、完善訪問控制與用戶權限管理、加強數據安全審計與日志記錄、建立數據備份與恢復機制、加強第三方風險管理、增強用戶安全意識以及完善法律法規與監管，構建一個安全、可靠的檔案管理信息化環境，為組織和個人提供更加優質、高效的檔案管理服務。

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作者單位：無棣縣接待事務中心