企業自主開展管理診斷的運用研究

向宇 任喆 嚴蓉蓉

[摘要] 基于日趨激烈的行業競爭、企業迫切需要及時、主動對管理狀況進行科學診斷，研究提煉的工作方法、工作框架、工作流程為企業自主開展管理診斷提供了良好借鑒。

[關鍵詞] 自主；管理診斷；運用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 24. 037

[中圖分類號]F272[文獻標識碼]A[文章編號]1673 - 0194（2012）24- 0064- 03

管理診斷指具有豐富企業管理知識和經驗的專家和咨詢師，親臨企業現場，與企業經營管理人員緊密配合，運用各種科學方法，找出企業經營管理中存在的問題及其原因，提出切實可行的改善方案，并幫助指導實施，以推動企業健康發展的一種經濟管理活動。

企業的管理診斷，可以是全面、系統地診斷，也可以就企業某管理專業進行診斷。在外部管理診斷不易十分了解企業具體實際情況、耗費財力較大的情況下，企業為了應對汽車行業日趨激烈的競爭，迫切需要及時、主動地對管理狀況進行科學診斷，開展企業自主管理診斷的運用研究就顯得格外必要。

1企業自主開展管理診斷的內涵

企業自主開展管理診斷，是圍繞企業發展戰略，以提升管理協同性、維護體系統一性、促進能力提升為目標，通過培育基于能力提升的自主管理診斷理念，在管理架構診斷、流程運行檢查、標準執行檢查和IT系統應用評估4個層面建立覆蓋企業各業務領域和核心信息系統、縱橫結合的自主管理診斷體系，將能力提升、平衡效率與風險控制理念融入到管理診斷全過程，構建診斷后問題的處理跟蹤機制，促進企業核心價值鏈業務能力的有效提升，從而推動企業的快速、高效、可持續發展。

2企業自主開展管理診斷的特點

2.1 基于能力提升

企業開展的自主管理診斷，要能有效推動，一定是要基于各業務板塊能力提升的，即是要通過管理診斷，發現企業核心價值鏈業務領域能力的薄弱環節，引導管理標準的精細化和企業資源投入程度，促進企業核心價值鏈能力的最大化，推動企業戰略目標的達成。

2.2 平衡效率與風險

外部管理診斷，一般是企業聘請外部咨詢機構對企業進行的問題診斷，是以問題發現為核心，提出解決方案的管理活動；企業內部審計則是基于資財所有者和資財管理者之間的受托經濟責任關系以及高級管理者與各層級管理者執行力的受托責任關系產生和發展起來的，是以風險防范為核心的管理活動。

企業自主管理診斷，則是結合外部診斷、內部審計特點，平衡效率與風險進行。如同《孫子兵法》云：“夫兵形象水，兵無常勢，水無常形，能因敵變化而取勝者，謂之神”，企業自主管理診斷也如同“用兵”，結合企業實際情況，在提高運營效率同時，有效控制風險，處理好效率與風險這一對天生共同體的關系，“謂之神”。

2.3 管理體系與信息系統的耦合診斷

企業以往做的IT系統檢查或是流程檢查都各有側重，其中IT系統檢查是單純的IT系統內控檢查，問題發現局限在系統操作層面，問題產生的根本原因是業務管理原因還是系統漏洞原因沒有全面探究過；流程審計則是某個業務點某個業務實例的檢查。伴隨著更多研發、生產、銷售業務沉淀到系統執行，系統流程與管理流程是否匹配、一致，是否滿足業務管理的要求急切需要審視。

自主管理診斷，改變了以往單純的管理診斷或者單純的信息系統內控檢查，將管理信息與信息系統評估融合在一起，用“管理+IT”的視角去發現問題，充分運用魚骨圖等問題分析工具分析問題，促進管理體系在系統層面的落地，確保管理體系能真正落實到執行。

3企業自主開展管理診斷的方法和流程

3.1 構建工作框架

為快速滿足客戶需求、提升客戶滿意度，實現公司戰略目標的達成，有效保障企業自主管理診斷工作的開展，需要及時構建工作框架，如圖1所示。

該框架以實現戰略為目標，把企業自主管理診斷分為管理架構診斷、流程運行檢查、標準執行檢查和IT系統應用評估4個層面的內容，將能力提升、平衡效率與風險理念融入到管理診斷工作中。

（1）管理架構診斷，是企業自主管理診斷框架的頂層。以實現戰略為目標，診斷企業的業務模式、組織機構、績效考核和體系治理是否滿足戰略要求，組織機構是否支持業務模式的實現，績效考核是否支持業務模式、組織機構的運作，體系治理是否支持業務模式，與組織機構、績效考核是否相匹配。

（2）流程運行檢查，主要是對流程運行的整體評估、關鍵流程的診斷，同時借鑒行業標桿企業案例，對流程進行運行分析，清理冗余流程。

（3）標準執行檢查，是需要建立評估標準，結合業務操作規范和管理工具、方法，對管理標準的執行情況進行檢查。

（4）IT系統應用評估，是站在管理和IT結合角度，看管理要求、管理流程是否落實到IT系統執行，管理流程和系統流程是否相匹配，從業務支持、權限設置和信息質量等角度評估。

3.2 建立工作機制

企業開展自主管理診斷，需要專業的管理和IT人員組成固定團隊，負責企業整體管理診斷工作的推進和實施，并向公司管理層定期報告。同時各專業板塊的一把手領導也需要在管理診斷過程中積極配合，針對發現問題與管理診斷團隊互動，推動診斷方案的制訂和落實，快速改進問題。

3.3 建立診斷工具和方法

參考企業內部控制審計的管理思路和方法工具，根據自主管理診斷框架內容，分計劃制訂、診斷準備、診斷實施、診斷跟蹤4個階段建立《年度診斷計劃表》、《管理評估實施方案》、《管理診斷通知書》、《業務操作規范檢查表》、《系統流程檢查表》、《診斷報告》和《診斷問題整改通知書》等9個工作模板。

在流程執行情況檢查時，借鑒內控審計的流程穿行測試方法，結合管理診斷特點建立抽樣方法，制訂了流程測試表單（見表1）。

①在抽樣文件上，結合訪談發現問題和部門關鍵業務確定需要測試的流程和關鍵環節（容易出錯、存在操作失誤風險和涉及人財物審批的環節），整理這些流程和環節需要抽樣的文件名稱、時間范圍等。②針對收集到的抽樣文件，進行檢查、比對和有針對性地對業務人員訪談，發現流程執行上的問題并認真分析存在問題的原因。③確定流程執行問題后記錄進入管理診斷問題列表中，在編制管理診斷報告中使用。

在做IT系統流程診斷時，相比以往的IT系統檢查或流程檢查，在問題發現視角和診斷團隊組成上進行以下轉變：

問題發現視角上——“管理+IT”的視角去發現、分析問題，促進管理體系在系統層面的落地，確保管理體系能真正落實到執行。

診斷團隊上——管理崗人員與IT系統、內控人員聯合組成診斷團隊，不僅可以充分交流，還可以幫助從事管理的人員了解系統，幫助從事IT的人員了解管理制度和流程，培養了一支“管理+IT”的管理診斷團隊。

在診斷方法上——按輸入控制、訪問控制、管理控制、系統操作等4個方面建立了系統檢查表；按流程名稱、流程適用范圍、啟動條件、接口流程等方面建立系統流程檢查表（見表2）。

3.4 建立工作流程

可以分計劃制訂、診斷準備、診斷實施、診斷跟蹤4個階段展開，見圖2所示。

（1） 結合企業戰略目標和年度業務計劃，對企業管理現狀進行分析，提出管理診斷工作計劃。

（2） 制訂診斷方案，明確診斷目標，并緊扣目標收集資料、預判風險設計診斷工作大綱；在診斷過程中注重以假設為前提，以問題為導向，引導業務部門自己找出管理上存在的缺陷和不足，發現管理方面的改進和提升點，同時，進行標準規范性和執行符合性檢查，與相關部門反復研討、達成共識，并制訂詳細的整改工作推進計劃。

3.5 固化工作方法

企業自主管理診斷在國內還是新鮮事物，為滿足企業發展需要，需要結合管理診斷實際及時總結形成了企業自主管理診斷的知識歷程圖和作業指導書。

知識歷程圖可以包括工作階段、工作內容、內容描述、關鍵知識點、動作要領、輸入文檔/表單、輸出文檔/表單、牽頭單位、被評估單位、參與單位等16個要素。

在知識歷程圖基礎上，企業還可以及時總結提煉了管理診斷作業指導書，詳細描述每個步驟、每個動作的注意事項和需要參考的工作模板。在作業指導書中，將作業內容劃分為具有橫向、縱向邏輯關系的若干步驟，盡可能準確描述每個步驟的工作要點（知識點），列出交付物名稱。

為促進自主診斷經驗的有效沉淀和工作過程的可追溯，企業還可以根據實際情況在企業內部的OA系統上對管理診斷全過程進行E化。設定每個環節的處理人，把工作表單和模板固化在系統上，通過超時郵件提醒和超時手機提醒等方式提醒流程處理人加快審批進程。通過E化，可以實現管理診斷工作過程的可追溯，改變手工記錄、打印存檔的管理方式，實現知識的沉淀，有利于新進員工較快上手工作。

3.6 構建支撐診斷問題處理的工作方法

對問題的管理是貫穿管理診斷工作的主線。在問題管理上，企業需要針對管理診斷問題形成問題跟蹤解決的方法：

（1）各業務部門基于管理診斷中發現的管理問題，在管理診斷團隊的協助下，制訂有效的問題改進方案。

（2）各業務部門根據達成一致意見的改進方案，開展改進工作，確保完成問題的改進；各業務部門按時提交問題整改交付物，定期審視是否存在因單位業務變更或重大調整導致不能按照原改進方案繼續實施的情況，若存在即適時提出調整意見，確保問題的繼續改進。

（3）對涉及跨業務領域的管理問題，管理診斷團隊要主動發揮牽頭協調作用，搭建問題溝通、解決的橋梁。

（4）管理診斷團隊要專人定期跟蹤和檢查問題的改進情況，定期通報、提前提醒，并可以考慮通過設立業績指標（管理診斷問題整改完成率）對各部門的問題改進情況進行考核。

（5）管理診斷團隊對改進情況進行匯總分析，對管理診斷知識進行更新。

企業自主開展管理診斷還屬于新鮮事物，通過運用研究，總結提煉了一套方法和工作流程，為企業成功開展內部管理診斷、發現問題、解決問題提供了良好借鑒，可以幫助企業在激烈的市場競爭中練好“內功”、打好管理基礎，促進企業的可持續、健康發展。