商務電子郵件中禮貌用語的運用

劉夢石　周軍

【摘要】本文以著名語言學家G.N.Leech的禮貌原則和Penelope Brown，Stephen Levinson的面子保衛論為理論框架，討論禮貌用語在商務電子郵件中的實際運用。同時通過實例討論不同禮貌用語以及禮貌用語在不同商務電子郵件中的運用，并且論證禮貌原則、禮貌策略在商務電子郵件中的重要性。

【關鍵詞】禮貌原則；面子保衛論；禮貌用語

一、Leech的禮貌原則

根據Leech的理論，禮貌原則細分為六個準則：得體準則、慷慨準則、贊譽準則、謙遜準則、一直準則、同情準則。這些準則都可以被用來表達禮貌的意愿以及避免不合的發生。

二、Brown和Lev i nson的面子保衛論

英國語言學家Brown和Levinson提出面子保衛論。他們認為面子可分兩種，一種是消極面子：每個有能力的成人對于自己行為不受他人干涉的渴望；另一種是積極面子：每個成人希望得到他人的認同與肯定。Brown和Levinson認為，面子威脅在言語交流中一直存在，所以人們在交流中要采取措施保護雙方面子。因此，為了避免面子的威脅，有以下五種面子保衛方式：1）直白地表達，也就是公開進行面子威脅行為。2）采用積極禮貌策略。3）采用消極禮貌策略。4）間接地表達，也就是暗自進行面子威脅行為。5）不采取面子威脅行為。

三、商務電子郵件的定義

商務電子郵件作為一種商務溝通的方式已經成為了一種更為直接的方式來表達個人的情感，來傳遞貿易雙方的信息。商務電子郵件根據其內容分，大致可以分成兩類：傳達好消息的郵件和傳達壞消息的郵件。Baden Eunson在他的《商務寫作》一書中，將好消息信函定義為那些寫給客人的表示“我可以幫你”的信函；而壞消息信函則是向客戶傳達“不好意思，我恐怕不能幫你”這一類型的消息。顧名思義，好消息電子郵件就是傳達積極樂觀消息的郵件，而壞消息電子郵件則夾帶著會給對方帶來消極壞消息的郵件。

四、禮貌與商務電子郵件的關系

商務寫作中的主要原則之一就是禮貌；其次，郭倩在她的文章《商務英語寫作中禮貌原則的研究》中寫道：“在商務寫作中運用禮貌策略是全世界的共識。我們應重視商務英語寫作中禮貌策略的運用，因為商務信函是傳遞重要信息的平臺，也是關系到貿易關系的重要紐帶。因此，禮貌理論和禮貌策略應當恰當地運用到寫作中去”。

五、積極禮貌用語

根據面子保衛論，積極的禮貌用語是用來盡可能減少對聽者積極面子的威脅。它們是用來讓聽者感到心情愉悅并且自信，以樹立聽者積極的形象。總的來說，積極的禮貌用語大致有三種：贊美，人性化，以及拉近雙方的距離。

贊美的話語可以滿足聽者的自我面子的需要。贊美的話語往往是商務溝通中的催化劑，它能幫助說話者滿足聽者的積極面子。雖然恰當的美好話語以及贊美是不錯的選擇，但是過多的贊美也會過猶不及。同時，值得注意的是，在使用贊美話語是，我們應盡量避免使用過于夸張的詞語。例子1：A.Inform usimmediately of your intentions and interests.B.We should be grateful if you could let us know your intentions andinterests at an early date

A句其實是我們國人經常犯的一個典型的錯誤。這種直接的表達會影響對方的面子，因此，我們應當加入積極的禮貌用語，如B句。

例子2：We find both quality and prices ode satisfactory and odepleased to place and order with you fnr the following：……

例2十分恰當地運用了贊美的禮貌用語來滿足對方的積極面子。

除了采用贊美的禮貌用語外，在商務電子郵件寫作中另外一種禮貌用語就是人性化地表達情感以處理好雙方之間的和諧關系。中國人自古以來都將熱情友好視為傳統美德，特別是當對方發生了不幸的事情是，表示關懷和遺憾是一種非常適宜的禮貌策略。

例子3：We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd thismonth enclosing the reprography of the insurance policy；we are regretfnryourloss

還有一種禮貌用語就是拉近彼此之間的距離。特別是當貿易雙方已經有相當的了解與長期的友好往來時，時不時在郵件中提及雙方的友誼會使對方更樂意去接受你的請求。

六、消極禮貌用語

采取消極禮貌用語通常是為了保護對方的消極面子，同時盡量避免對對方造成不必要的負擔。在Brown和Levinson的面子保衛論中，消極的面子是指個人不想去強迫他人的意愿，也不希望自己的意愿受他人阻礙與干涉。消極禮貌用語可以幫助滿足對方的消極面子。在商務電子郵件的寫作中，消極的禮貌用語通常可以分成三大類：委婉語，尊敬語和道歉。

委婉語可以說是一種沒有絲毫惡意的表達，它可以替代那些比較無禮的、冒犯的話語。因此采用委婉語能夠避免面子的威脅，并且為對方創造放松的交流環境。

例1：Excuse me；I was wondering if you could possibly send usyour latest sample machine？

在保護對方的消極面子時，尊敬語也是一種不錯的選擇。在Leech的禮貌原則中，尊敬語是用來降低自己身份并且提升對方身份的用語，比如用一些謙遜的話語來體現雙方的地位。這些話語都能維護對方的消極面子和名聲，并且能夠避免不和。

適時的道歉也是一種維護消極面子的方式。但是道歉也可以分為兩種，一種是直接道歉，另一種是間接道歉。例子2：We are sorry for the trouble caused you by the error and wish to assureyou that care will be taken in the execution of your further orders

在這句話中，作者采用直接道歉的方法降低自身身份抬高對方地位，以保護對方的面子。

直接道歉方式與間接道歉方式的區別在于，間接道歉的目的是在承認錯誤的同時表示并不是故意犯錯。通過采取間接道歉方式，說話者不僅保護對方的面子，還能為自己留住面子。例子3：We regret to advise that we are unable to make an offerfor the time being owing to heavy demands.A cable to this effect hasbeen sent today to you.However.we shah not tail to iniorm you when-ever a fresh supply becomes available

七、禮貌用語運用在好消息郵件中

如何恰當地將禮貌用語運用到好消息郵件中？在我看來需要采取以下三個策略：使用更確切的詞語，采取以“你”為中心的態度，和使用短句。

通常，使用更確切的詞語比那些十分寬泛的詞匯顯得更自由更受歡迎。而且在商務溝通中，確切的詞語能夠更加清楚地表達細節。讓我們來對比以下兩個句子：

Congratulations on your recent promotion

Congratulations o“your being named the manager last month

在A句中，“promotion”是個十分寬泛的詞，在句中的意思也可以被理解成很多種。這樣的句子并不能體現對對方面子的保護。相反，在B句中，“manager”一詞非常確切地表達了句子的意思，更能保護對方的積極面子。

采取以“你”為中心的態度可以表示對對方的尊重，是對方的面子得到滿足。以“你”為中心就是句子的表達以對方為中心。看以下例子：

I have requested that your order be sent out today

You will receive your order by Wednesday

最后，使用短句這一簡單的句子結構能夠使對方更加容易理解作者所表達的意思。傳達的意思越簡潔，就越顯得禮貌。看以下例子：

Im very glad to inform you that a favourite discount of 10%isfnr the size of the order

A favourite discount nf 10%is fnr the size ofthe order

八、禮貌用語運用在壞消息郵件中

壞消息在商務活動中是相當常見的，雖然傳達此類消息對于很多商人來說是件比較頭疼的事，但仍然有很多策略可以選擇：避免使用以“你”為中心的態度，使用被動語氣，使用委婉語以及使用含糊詞。

當傳遞壞消息時，以“你”為中心的態度只會顯得說話者的無情和冷漠，以至于上海對方的面子，因此，為了維護雙方的和諧關系，應盡量避免使用此類的語句。例如：

You have ignored our requests fnr payment fnr many times andthere isnt any explanation

建議改為：It is a pity that our request fnr payment has been ig-nored and that no contact with us has been made

其次，應多使用被動語氣。被動語氣可以以一種拐彎抹角的方式來傳遞壞消息，以避免對方面子的損害。例如：I was toldthat they will look after it

委婉語也可以用在傳遞壞消息的郵件中。比如regret，decline，wish，Im afraid，等詞可以有效地避免尷尬的情境。例如：I very regret that the goods cannot be shipped before Nov.2nd

九、結論

在貿易活動中，電子郵件是一種新興的交流方式。隨著全球化的發展，商務英語寫作已經成為了每個國際貿易活動中商人的必修課。這篇文章以禮貌原則和面子保衛論為理論框架，進而討論禮貌用語分別在好消息郵件和壞消息郵件中的運用。因此在商務電子郵件的寫作中應根據不同的電子郵件類型來使用不同的禮貌用語。