充分發揮檔案在企業中的作用

摘 要：檔案工作人員應加強業務學習適應現代化企業新時期的發展需要，才能更有效的發揮檔案的作用是我們今后努力的方向。

關鍵詞：發揮作用；創新觀念；創新體制；創新管理

企業沒有創新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員應帶領檔案網員們一起創新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。企業檔案工作作為企業管理的一部分，應適應現代企業新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度，才能更有效的發揮檔案的作用。

1 觀念創新，使檔案在服務中發揮經濟效益

要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著安徽恒源煤電股份有限公司恒源煤礦深部井延伸的建設，檔案人員要及時主動請教有關技術人員熟悉了解施工流程弄懂技術檔案的內涵關系對各種檔案做到“胸中有數” 才能準確的分類，熟悉家底才能使庫存檔案更好、更便捷的為生產建設服務，目前由于恒源煤礦深部井建設進一步深入，我們應重點抓好深部井項目檔案資料質量的管理，檔案資料質量的控制重點在以下三個方面：施工圖設計文（含變更）、廠家資料、現場施工文件。

施工圖設計文件（含變更）質量的控制：施工圖設計文件由設計院編制，是現場施工的依據，也是編制竣工圖的依據，做好施工文件的質量控制，檔案、資料人員、項目經理、監理工程師等都各有其責任，檔案人員從檔案的角度進行把關，其他方是從工程內容上負責。項目資料員是項目管理和檔案管理的橋梁，應承擔比檔案人員更大的責任，既不只是從檔案的角度把關，也要從工程的角度把關。項目資料員從工程角度進行把關，與項目經理和監理工程師的把關，有一定的互補性，資料員清楚項目共包含哪些的內容（圖紙），現場人員則更清楚施工單位提交的這些內容是否符合實際，環環相扣，方可做好資料整理工作

要確立檔案是資源的觀念，在企業無論是科技還是文書、特載、會計檔案都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。到2013年12月26日安徽恒源煤電股份有限公司恒源煤礦投產二十周年無不包含著幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上，其創業的經驗、歷程，是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資源，它除了具有企業無形資產的屬性外，還有專有性、地域性等公共屬性。我們認識到檔案是資產后，應千方百計去收集、管理、保護、利用好這些資產就會下定決心做好檔案工作。

要確立檔案是企業獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄如各種材料、圖紙數據、照片音像、榮譽獎牌等這方面的檔案就是企業的獨有知識。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，就可能給企業造成損失。

要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發展完善。檔案資產的實用效益是在檔案利用中發揮出來的，如恒源煤礦技術人員利用檔案研發的各項小改革、小發明、小創造每年都能為礦上節約200萬元的資金，今年12月投產二十周年礦慶檔案室提供大事記、組織機構沿革、會議記要、照片音像等大量檔案為礦慶的專題片、畫冊、宣傳排版提供了非常珍貴、詳盡的原始資料，可以看到檔案資料只要管理好利用好就能產生更好的經濟效益和社會效益。

2 體制創新，使檔案工作適應現代企業的高速發展

企業的檔案工作要適應現代企業制度，就必須對企業檔案工作實行機構創新、機制創新和制度創新。

機構創新的核心精干。無論哪個企業，精干是一個必然趨勢，企業檔案工作也要順應企業的需要，檔案管理的工作方法也要創新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、信息、統計等為一體的“企業檔案信息中心”。主要負責全礦檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作這樣才能符合現代企業精干、高效的原則。

機制創新的關鍵是高效。企業的檔案工作管理機制要隨著企業管理機制的轉換而創新，要激活機體，堅持沒有創新就沒有發展的基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己，向其他單位學習檔案管理工作先進經驗用他人的長處來彌補自己的不足、提高自己的業務水平，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換；提高辦事效率，充分發揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的動力源之一。

制度創新的實質要從企業各自的實際出發，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持非常重要，但具體活動開展卻要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力。從目前來看檔案分散在各部門的現象還在存在降低了利用率，我們必須制定較詳盡的制度，不斷創新礦檔案管理制度，明確規定檔案工作的年度方針和目標及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法、年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來規范檔案管理工作，將檔案意識灌輸給每一位管理者和參與者，在規范管理和完善制度的同時，理解檔案工作，正確對待檔案工作規范，檔案工作自然就水到渠成。

3 管理創新，全面提升檔案工作

（一）企業發展了，企業的檔案管理工作亦應跟上企業發展的步伐，檔案工作的規范化形成和廣泛參與，要求提高企業全員的檔案意識和檔案業務知識，堅持依法治檔、確保“集中統一管理”。“集中統一管理”就是統一領導、統一機構、統一制度、統一監督和指導。所以就要求我們專兼職檔案人員在學習好檔案專業知識的同時還要加大學習宣傳《檔案法》、《安徽省檔案條例》等法律法規，從大局出發，提高大家的思想素質和理論水平，逐步完善、規范各種制度，屢順各種程序，嚴格把關，做到有法必依，執法必嚴，違法必究，加大執法力度，實現檔案在新時期的依法治檔，把開展宣傳貫穿到工作的始終，檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里，除正面內容的宣傳外，配合一些違法案例宣傳，使人對法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不應僅搞搞展覽，應考慮利用電視、報紙、網上、向各單位普發小冊子這樣才能使我們的工作做的更好。

（二）辦公自動化是發展的方向將會出現無紙化辦公，到時企業每個崗位都能形成電子文檔，這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質件和電子文件歸檔關系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現在計算機在企業內部聯網后，企業各部門對檔案信息資源實現了共享。檔案部門要加強學習對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

（三）檔案工作即是礦重要基礎工作之一，也是集團公司檔案的組成部分，為了規范礦檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開發利用檔案信息資源，提高整體管理水平，以便更好地為礦上的生產和發展服務。企業檔案工作要適應檔案管理現代化需要，檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識，敢于創新、敢于開拓才能與企業發展同步，在實際工作中應突出一個“勤”字，既勤請示、勤匯報、勤動腦，經常把工作情況、計劃思路形成材料上報部門領導，檔案部門的重要工作和活動，要爭取主管領導參與，以便領導全面地了解檔案工作。

總之，做好檔案的管理工作關鍵在于人，充分發揮人的潛力，使之能更好地為檔案事業服務，是我們今后努力的方向。

參考文獻

[1]習鋼、趙志英 《創新爭一流 蘭臺鑄輝煌》（中國檔案）2006.3

作者簡介

李景耀（1970-）。女，安徽淮北人，安徽恒源煤電股份有限公司恒源煤礦辦公室檔案員。