檔案保管期限表問題及優化策略探討

褚麗娜

摘 要：檔案保管期限表是我國檔案管理與保管工作中的重要指標，其不僅具備一定的約束性，而且其在技術方面具備較強的針對性，例如：其可根據檔案的價值做好保管和鑒定的工作。目前檔案保管期限表在檔案管理的應用中，暴露出諸多問題，對其發展產生制約，因此，本文通過對檔案保管期限表的問題進行研究，探討優化的策略。

關鍵詞：檔案管理期限表；問題研究；策略探討

檔案管理期限表本身即是一個系統性較強的概念，而且其在檔案管理工作中具有較高的指導功能，直接關系到檔案的趨向。我國在檔案管理的發展中，制定出多項檔案保管期限表，都存在實質性的問題，但是其恰好證明了檔案管理的發展和改進，在不斷進步中，深化檔案保管期限表的管理作用，確保期限表在檔案管理中的地位。

1 檔案保管期限表的性質

期限表在檔案保管中的使用具備明顯特性，依據主要特性發揮檔案保管期限表的意義，對期限表的性質做以下分析：

操作性質。操作性質是檔案管理期限表特殊具備的，而且其可衡量檔案管理的水平，通過操作性質，促使檔案管理期限表內涉及的各項條款保持針對性，不僅要求其可適用于文書檔案，而且可明確提出檔案保管的屬性和類別，利于保管人員鑒定。

權威性質[1]。權威性質主要是指在檔案管理中，期限表可產生一定的約束性，為檔案管理提供規范化的保障，同時檔案管理期限表通過權威性質可強制執行部分管理行為，明確規定檔案管理活動中產生的責任，避免出現推卸、拒絕等類型的問題。

科學性質。科學性質作用在檔案管理的價值層面，通過檔案保管期限表為檔案管理活動提供理論支持，進而為檔案鑒定提出基礎保障，保障檔案管理的時效性，同時檔案保管期限表的科學特性通過檔案管理的條款、內涵體現。

2 檔案保管期限表的現狀

檔案保管期限表的應用可體現在檔案管理的多項工作中，例如：檔案鑒定、檔案期限等，不僅為檔案管理提供質量保障，而且優化檔案管理的資源配置，但是目前檔案保管期限表確實存在諸多問題，具體分析如下：

2.1 檔案保管期限表的條款問題

期限表中出現的條款問題，主要是內容太簡單、條款不豐富。檔案保管期限表中的內容偏重于檔案的大框，如來源、種類，但實際檔案保管過程中，極其需要檔案保管期限表更偏重于案例和注解，保障信息多樣性[2]。檔案保管期限表的條款在多次修訂的過程中，基本是采取條款合并、條款刪除的模式，基本未涉及條款增加項目，導致期限表與檔案保管互相矛盾。

2.2 檔案保管中的尺度和檔次問題

檔案保管期限表中的尺度和檔次問題，是檔案保管的兩大衡量因素，首先尺度可以協助期限表衡量檔案保管的價值，不論是社會各個階層由于什么原因形成檔案，都可通過尺度對其價值進行評估，但是實際期限表無法將各級檔案分層次保管；檔案保管中的檔次問題是指期限表無限制的延長檔案的保存期限，導致檔案保管產生嚴重的依賴性，造成資源浪費。

2.3 檔案保管期限表的不平衡問題

我國檔案期限表過分注重典型檔案的保存，忽視了檔案保存的詳細性，造成不平衡的問題管理，同時影響到我國科研工作對資料的需求度，不能滿足社會發展對檔案的利用。

3 檔案保管期限表問題的解決措施

針對我國檔案保管期限表中出現的問題，進行實質性探討，結合檔案管理的要求，提出以下幾點優化策略，解決檔案保管期限表中存在的制約問題：

3.1 檔案保管期限表中的條款優化

對檔案保管期限表中的條款實行優化處理，保障其具備專業的技術性和知識性，可以保障其為檔案保管提供專指依據[3]。首先在條款中明確保管期限，不論是否屬于館內保存的檔案，必須通過條款規定保存期限，明確各類型檔案的保存期限，如果檔案到期，立即采取相關的處理措施，避免出現檔案保管無時限延長，保障檔案保管始終處于流動的狀態；其次通過條款細致劃分檔案保管的責任，例如：條款中對各種類型的檔案設置相適應的銷毀日期，利用條款規定保管員的責任，必須依據條款規定，將到期的檔案進行銷毀，避免檔案保管只進不出的情況，只有通過檔案保管期限表嚴格控制檔案銷毀，才可防止檔案保管中出現持續不斷的問題；最后實現檔案保管期限表中的條款與檔案之間相互對應，保障兩者之間形成清晰的關系，例如：保持兩者之間對應的關系，可提高期限表的操作性，進而提高期限表的鑒定速率。

3.2 提升檔案保管期限表的衡量標準

促使檔案保管期限表提升衡量標準，可通過明確檔案保管期限實現，在對檔案保管期限表進行編制的過程中，必須著重體現操作、實用兩項因素，才可發揮檔案保管期限表的衡量作用。首先檔案保管期限表需構建全面、清晰的體系，約束保管行為，保障期限表的范圍可容納所有需要保管的檔案，以便在對保管檔案進行鑒定時，能夠搜尋到符合實際情況的檔案保管期限表內容；其次提高檔案保管期限表衡量的系統性，其主要是將期限表的尺度和檔次，構建成一定的邏輯關系，保障此兩大因素與檔案管理遵循系統性的變化規律，進而利用檔案保管期限表對檔案進行整理，保障層次和調理，方面保管員管理，同時也便于使用；最后是保持檔案保管期限表衡量的準確性，避免利用檔案保管期限表對檔案進行衡量時，產生歧義，例如：盡量減少歧義詞的使用，如不可避免出現歧義詞，必須對其進行正確解釋的備注，進而杜絕檔案管理中出現過大的彈性，保障保管人員在使用檔案保管期限表時，可清晰、準確的掌握保管的意圖和含義[4]。因此，提高檔案保管期限表的準確性，對檔案保管具備深層次的指導意義，同時可保障檔案保管的規范化和條理性。

3.3 保障檔案保管期限表的整體性

通過有效的手段，保障檔案管理期限表的整體性，可體現期限表的價值，進而實現檔案管理價值的分層，畢竟我國相關部門在形成檔案時，既體現出不同層次檔案的差異，又體現出檔案的多樣性，綜合考量檔案保管的多層因素，必須系統的提高檔案保管期限表的整體性，才可實現檔案保管的平衡對待，首先為保障期限表的整體性和平衡性，必須時刻保持期限表的升級和改進，如發現不適應現代檔案保管的內容或條款，立即對其采取更換、調整措施，例如：我國部門機關單位的檔案保管，既不具備中央檔案保管的特點，又不同于基層檔案保管，對其可以國家檔案為背景，在單位上可實行留存處理，或者實行永久性保存，利用檔案保管期限表為機關檔案發掘合適的保管位置；其次為協調檔案保管期限表的整體性，對各級部門中的檔案實行層次性保管，如不同層次的檔案出現矛盾時，可按照統一的標準，始終偏重高層或始終偏重基層，實現檔案保管的合理處理；最后根據保管檔案的價值，優化檔案保管期限表中的類型、級別規定，保障期限表中可實現各類型檔案的優質保管，滿足社會各界以及國家各個部門的需求，形成合法、合理的檔案保管期限表。

4 結束語

目前我國沿用統一的檔案管理期限表，促使我國檔案管理保持在統一的水平，進而達到全國檔案管理的同步，雖然我國在檔案管理期限表的問題上態度比較明確，但是還需對其采取改進的措施，保障檔案保管期限表在完善的過程中，朝向更加專業、技術的方向發展，形成檔案管理的有效體系，深化檔案管理在文書檔案中的意義。

參考文獻

[1] 何玉瓊.從中外對比看我國檔案保管期限表體系構建[J].檔案管理，2012（03）.

[2] 傅榮校，韓云云.關于進一步優化我國檔案保管期限表的思考[J].浙江檔案，2011（08）.

[3] 李金發.基層單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的制定[J].科技檔案，2012（04）.

[4] 陳艷.談如何做好《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》編制工作[J].北京檔案，2011（02）.