數碼照片檔案的新模式管理

摘 要：本文根據當前數碼照片檔案管理工作中存在的問題及現狀，提出新的管理模式，即計算機預覽-光盤存儲模式，詳細介紹了如何操作以及數碼照片檔案新模式管理中的幾點建議。

關鍵詞：數碼照片；檔案；新模式

數碼照片是指用數碼相機拍攝，以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依托計算機閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。隨著計算機、數碼相機的普及應用，各單位形成的數碼照片越來越多，其應用也越來越廣泛。數碼照片，還沒有出臺相關的管理規范標準。因此，如何對數碼照片進行收集、整理、鑒定、歸檔和保管，使之進一步規范化、科學化，是每一個檔案工作者而臨的新課題，如何加強數碼照片檔案的管理，成為檔案管理迫在眉睫的重要工作，筆者就數碼照片的管理模式談幾點看法。

1 數碼照片檔案管理工作的現狀及存在的問題

隨著擁有數碼相機的單位越來越多，形成的數碼照片種類日漸繁雜、數量飛速增長，各預立卷單位職能活動中形成的數碼照片的管理已經引起檔案部門的重視，數碼照片的收集、整理及歸檔情況不容樂觀，在管理過程中存在如下問題：

1、無章可循，阻礙了數碼照片檔案的管理和發展。制度、規范是開展工作的依據，到目前為止，還沒有正式的數碼照片檔案管理的方法，數碼照片檔案管理處于一種無序或各自為戰的狀態。各單位只是根據自身條件和業務實際，摸索管理，沒有形成系統、科學的管理系統。

2、設備依賴，影響了數碼照片檔案的完整性。數碼照片對設備的依賴性大，設備條件及設備故障均能影響數碼照片的安全，在數據安全沒有得到高度重視的情況下，數據備份工作不到位是數碼照片損失最主要的原因，所造成的后果具有毀滅性。另外由于保密工作的要求，辦公用的計算機不能直接連接數碼相機，有歸檔價值的數碼照片只有通過計算機信息擺渡才能移交綜合檔案室，這種設備條件的限制，導致照片形成者不能及時或懶于歸檔，影響了歸檔照片的完整性。

3、監控不力，降低了數碼照片檔案的歸檔率。數碼照片形成的不易監控性，造成了數碼照片形成了多少、都有哪些內容，除了形成者自己清楚外，其他人不易了解真實狀況，導致數碼照片漏歸的情況。同時數碼照片的形成人員和管理人員沒有明確的責任分工，人員變動造成一部分數碼照片的流失。

4、數據不全，影響了數碼照片檔案的提供利用。數碼照片得不到系統整理，形成的數據不完整，不具備直接檢索條件。在利用未整理的數碼照片時，非拍攝者本人很難查找到所需要的數碼照片，即使是拍攝者本人使用這些數碼照片時，由于間隔時間較長，拍攝者對拍攝的內容等信息的記憶已經模糊，導致數碼照片的利用也較困難。即使歸檔的數碼照片，由于沒有相應的管理軟件進行數據管理，檢索利用也比較麻煩。

2 數碼照片檔案管理模式

針對當前數碼照片收集、整理和管理中的種種問題，筆者認為應當根據各單位的實際情況，依據現有的規章制度，制訂和整理出適合各自的管理辦法和管理模式，以加強數碼照片檔案的管理。

1、建章立制，規范數碼照片檔案的管理。依據《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002），在膠片照片管理制度的基礎上，制訂符合單位特色的數碼照片管理制度，用以指導數碼照片檔案的收集、整理、歸檔和提供利用。數碼照片規章制度的建立迫在眉睫，只有建立了相應的管理制度才能指導工作的開展，才能做到有法可依、有章可循。

2、推行新的管理模式，提升數碼照片檔案的管理水平。數碼照片的管理模式應不斷變化，適應時代的發展。筆者推薦的新的管理模式是：計算機預覽-光盤存儲管理模式。這是目前在不借助專業管理軟件情況下，最簡單便捷、經濟實惠的管理模式。下面介紹這種管理模式的具體做法。

（1）照片收集。把預立卷單位移交和收集上來的數碼照片，按照“年度-類別-照片名稱”的順序建立相應的文件夾，把照片存儲在檔案管理員的計算機里。

（2）價值鑒定。選擇重要的、有代表性的、有查考利用價值的照片進行歸檔。歸檔照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。

（3）屬性配置。把鑒定后的數碼照片重新命名、規范格式。收集和移交上來的數碼照片的名稱一般是相機里的流水號，歸檔時需要重新命名。重新命名工作應由照片提供者和檔案管理員共同完成，名稱應盡量簡化，并能涵蓋較多的信息，把照片的大概內容寫詳細，便于將來檢索利用。

（4）數據刻錄。將歸檔的數碼照片按照管理員計算機保存數據的形式刻錄在不可擦寫的CD或DVD光盤上，備保存和借閱使用。數碼照片光盤應一式三套，一套封存保管，一套查閱使用，一套異地保存。光盤的封面要打印上所保存內容的相關屬性，以便查找。

（5）數據修改。修改保存在管理員計算機里的數碼照片文件大小，以便節省保存空間。具體方法是：右鍵點擊照片，打開方式選擇畫圖方式，在畫圖軟件里點擊圖像下的拉伸和扭曲健，在拉伸選擇區中分別填入10，然后保存即可。修改后的照片是原來照片大小的10%，一張3-4M的圖片修改后的容量在30-40KB左右。修改后的圖片僅供檢索預覽用。1G的硬盤大概能存儲3萬張左右的照片，大大縮小了硬盤的保存空間。

（6）提供利用。數碼照片檔案提供利用時，首先由利用者提供利用需求，先在檔案管理員的計算機內檢索所需要的照片，預覽圖片，把需要的照片檔號記下，根據檔號取出相應的光盤，然后拷貝所需的照片提供給利用者。

在數碼照片檔案新的管理模式過程中，刻錄光盤中所保存的數據是原始數據，僅為提供利用，而管理員計算機里的數據是修改后的數據，僅供查找瀏覽。兩者即互相對應，又各司其職，即能保存好數據，又能節省存儲空間。

3 數碼照片檔案管理的幾點建議

在數碼照片檔案管理過程中，只要抓住主要矛盾，解決好關鍵環節，就能理順各種關系，管好、用好數碼照片檔案。

1、統一標準，提升管理水平。由于沒有統一的規章制度，沒有統一的標準，數碼照片檔案的管理屬于各自為政、孤軍奮戰的狀態。建議由集團公司或院統一推廣專業的管理軟件或制訂、執行統一的規章制度，這樣有利于進一步提高管理水平，推動檔案數字化和信息化的進程，更好地適應改革調整的需要。

2、建立數碼照片檔案收集制度，實施前端控制。數碼照片檔案的特性使數碼檔案的收集比傳統照片檔案的收集更為復雜，收集好這一新載體形式的照片檔案難度也更大。有些數碼照片從生成到歸檔跨越了好多部門，應當建立相應的歸檔制度，理順檔案管理與各預立卷部門的關系，在檔案管理部門統一協調下，完成對數碼檔案照片的生成、積累、歸檔保管等項工作，并配備相應的電腦和刻錄設備，以保證這一新的載體形式檔案收集、歸檔、保管工作的可能性和連續性。擴大數碼照片的收集范圍，廣泛宣傳，開通多方面收集數碼照片的渠道。只要對單位發展有利，有保存價值的數碼照片都應該及時移交檔案室組卷歸檔，豐富照片檔案的多面性和系統性。

3、維護數據的原始性。從維護檔案原貌的角度來說，數碼照片歸檔前不建議技術處理，只要照片拍攝的構圖合理、畫面清晰、嚴肅活波就可以歸檔，確保數碼照片的原始性、客觀性、真實性。歸檔后的照片在利用時由利用者根據需要自行進行后期處理。

4、數碼照片歸檔前的鑒定要求。歸檔前的鑒定工作，主要是鑒別它的檔案價值，確定其保管期限，并據此刪除已積累但無保存價值的數碼照片。包括對歸檔照片質量、原始性、真實性的鑒定。選擇重要的、有代表性的、有查考利用價值的照片進行歸檔。歸檔照片應具備主題鮮明、影像清晰，畫面完整、末加修飾剪裁等特點。

5、數碼照片不建議沖洗或打印后歸檔。直接將數碼照片移交歸檔，載體統一，方便檢索和提供利用。

6、及時歸檔，最好隨時歸檔。做到及時歸檔，由照片提供者把相關的照片信息填寫完整，就能保證歸檔的完整性。活動結束后及時將拍攝的照片提交綜合檔案室，由檔案管理人員分類組卷歸檔。

本文僅探索了數碼照片的管理模式，管理中的其它問題沒有一一列舉，比如檔號的編制、照片的保存格式、數碼照片的保管、數碼照片光盤管理等等。

數碼照片檔案是航天檔案中不可缺少的重要一類，能夠比較真實形象的反映航天科研管理工作中的方方面面，管理好數碼照片刻不容緩。隨著我國電子信息技術的發展和檔案行政管理制度的不斷完善，數碼照片檔案的管理理念與管理手段也會進一步豐富與提高。檔案管理工作者要用科學的發展觀來指導自身的實踐，不斷研究新情況、新問題，使數碼照片檔案的科學保管和有效利用取得新的進展。

作者簡介

谷全心，男，副研究館員。