高校檔案信息化管理的現狀及對策分析

黃凱

[摘 要] 當前我國高校數量和規模不斷擴大，由此引起檔案信息量不斷上升，而檔案信息管理方式也越來越呈現出多樣化、信息化。高校信息管理的重要內容就是學校的檔案信息化管理，本文就高校的檔案管理如何進行信息化管理來分析高校檔案信息化管理的現狀和解決問題的對策。

[關鍵詞] 高校；檔案；信息化管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 027

[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）12- 0043- 02

隨著經濟的發展，信息技術發展速度越來越快，在信息時代，任何單位都在不斷摸索和改進自身的信息管理方法，高校也不例外，傳統的管理已無法滿足時代的需求，加強檔案信息化管理越發重要。檔案信息工作涉及到的范圍廣、部門多，高校檔案信息，見證了學校的歷史發展過程，為學校今天學校的發展成就做出了不可磨滅的貢獻。強化檔案信息的管理，能為高校的各項工作提供更便捷、高效的服務，它是高校的重要工作和任務之一。

1 高校檔案信息化管理的必要性

1.1 信息時代的客觀存在

高校的檔案信息化管理有利于對多種信息的開發和利用，如大多數的科研人士希望自身能在高校的檔案信息資源中借鑒、參考一些科研成果。在當今信息共享的時代里，高校的檔案信息化管理是十分有必要的，甚至是當務之急的任務。通過對館內的檔案的內容、結構、類別進行統計和利用，以此建立一個具體可行的檔案管理的方案，以期推進信息化時代的檔案管理服務。

1.2 高能教育的改革與發展

近年來，高校招生尤其是招優質生源競爭激烈，一些高校通過自身的教育改革來爭取競爭優勢，面對高校的大幅度的改革，為了優化高校資源，提高教學質量，優化教學系統，使得檔案管理任務加重、難度增加。檔案信息化的管理紙質檔案需變為電子檔案，這是電子檔案的易存性和方便性，在一定的程度上，減輕了檔案的管理難度，加強了其管理水平和管理能力，進而更好地適應高等教育的改革和發展進度。

1.3 計算機技術發展趨勢

計算機技術發展迅猛，為高校的檔案管理任務帶來了前所未有的嚴峻挑戰。首先對傳統檔案管理方法的存在具有挑戰性，如今的大量師生對信息資源的需求量增加，這對高校的檔案借閱利用頻率大大增加，因此，必須進行信息化、網絡化的檔案管理。此外，計算機技術的發展對信息資源的安全性提出了很大的挑戰，檔案信息化的系統管理建設成為時代的必然性，比如開發、研究新的適合防護檔案信息管理的系統軟件。

2 高校檔案信息化管理的現狀

2.1 檔案管理人員綜合素質不高

高校的檔案部門的工作人員隊伍存在年齡偏大，女性居多，專業知識和專業技能比較薄弱，管理隊伍素質不高的問題。最近幾年，由于高校大量擴招學生，使得檔案的工作量激增，外加現在的檔案都是信息化管理，面對這樣工作量大、難度系數增加、機械操作重復性增大的工作情況，高校的檔案管理人員的工作質量卻沒有提高，依然用傳統工作方式來對待。檔案管理工作應該與時俱進，管理人員的綜合素質也有待提高，促進檔案信息的發展進程，根據時代的要求來改造自己，以便適應這個時代的社會。

2.2 對檔案管理的重要性認識不足

高校的檔案管理人員和高校領導，對現代檔案信息化管理缺乏認識、缺乏重視和觀念落后。有些檔案管理人員對現代的檔案信息化管理方式沒有很大的興趣，習慣傳統的手工檔案管理模式，缺乏檔案信息開發利用的認知。對于這些人來說，檔案的管理是首先對其剪裁，然后裝訂，最后歸入檔案，除此之外就是不要泄密、不要丟失就好。對于領導來說，對待檔案的觀念有點滯后，進而對員工的工作要求也就相對不高，投入不足，致使高校的檔案信息沒有得到進步。根據現今的檔案管理的發展，高校的這些為檔案工作的人員要和領導必須改變自身的思想觀念，引起對檔案管理的重視，以此提高高校事業的發展水平。

2.3 管理制度體系仍不夠完善

很多高校的檔案信息管理制度依然是針對傳統的檔案管理模式而制定的，已不適合現代信息化的檔案管理方式，缺少對電子信息檔案的使用，片面性地認為電子信息檔案有安全隱患性。高校的信息化檔案建設都是由高校自身承擔，各校的經濟能力各不相同，每個高校的檔案管理都是按自身的經濟情況和技術水平來選擇自身的硬件設施與軟件系統的，這樣便形成一個標準不一、各自發展的道路。由于高校的電子檔案數據信息標準不一樣、內容不太規范、結構也不同，致使網絡連接和信息資源的共享時具有障礙性。

3 高校檔案信息化管理的對策

3.1 加強檔案信息化的重視

檔案工作的重要特點之一就是服務性，高校應該從一開始樹立正確的服務態度，做到為高校師生提供及時有效的全面服務。高校歷史和高校歷史館是高校檔案館管理的主要任務之一，要客觀、全面、準確、真實地記載高校的創業史、奮斗史和發展史。比如建立一個校史編纂的辦公室，設置專職教工集中辦公，而校史的出版也為高校的檔案信息建設充實了內容，以此展現本學院的內涵和精神，進而得到校領導的進一步重視，得到師生的肯定。通過對檔案館的建設，省市檔案館的檢查和驗收，使得領導重視并且分配資源來進一步完善檔案的信息化建設，為高校的檔案館的信息化建設奠定基礎，進而推動高校的檔案信息化建設的發展。

3.2 提高檔案管理人員的素質

檔案的工作除了服務性強之外，再就是專業性，要求從事檔案信息工作的人員具有相應的檔案學理論知識和專業技能。當然除此之外，還有這些工作人員要不斷更新自己的檔案專業知識，與時俱進，因為當今是信息化變換的年代。處理這些最基本的要求之外，進行檔案建設的工作人員還要加強自身的專業技能訓練，不斷提高對檔案的工作能力，學會利用新知識、新技術來解決和指導在檔案管理過程中出現的問題，最終提高高校檔案信息化建設的質量。

提供資金和時間支持，為檔案管理人員進行專業的培訓。每年固定的時間段為兼職檔案管理人員進行培訓，使其更新檔案管理觀念，以及熟練檔案的收集工作、建檔工作、歸檔工作等環節工作。高校也可以組織這些管理人員定期開會，交流自己對檔案管理的經驗和心得體會，不斷提高檔案管理人員的整體水平。做到專業化、高效率，為師生提供便捷、全面、有效的服務。

3.3 加大檔案信息化建設的投入

高校的數字化建設的其中之一任務就是對檔案的信息化建設，要求在建設紙質檔案的同時建設電子文件子檔案，通過建設高校的校園網和電子檔案系統，來實現信息文件的自動歸檔。另外，管理部門實現無紙化辦公方法的前提下，檔案工作應爭取每一份紙質檔案都有匹配的電子文件，實現高校的數字化檔案貯存、信息化的檔案管理和網絡化的檔案享用，全面促進檔案信息化管理的現代化的發展。

要實現這樣網絡化、信息化、電子的檔案管理模式，高校必須為檔案工作人員提供相應的技能培訓課，挖掘工作人員對檔案管理的潛能，使其緊跟信息時代的發展腳步，在做好日常工作的基礎上，發揮其主觀的能動性，提高檔案的利用率和更新率。讓高校檔案管理工作實現數字化的管理，實現規范化、科學化以及制度化的檔案管理。

3.4 完善檔案信息化管理的制度

隨著網絡日益的發展，出現的問題也不斷地上升，這為高校網絡化的信息管理也帶來了風險。所以，高校在建設檔案管理的工作時必須樹立檔案管理的安全性意識和加強安全防范措施，以此確保高校的檔案信息安全。檔案管理人員在提高自身的業務水平的同時，還要做好檔案管理的安全工作，做好數據備份，系統安全防御，抵御來自網上的黑客攻擊和病毒侵害，保障檔案信息數據的安全，這一系列的安全和技術問題要求高校必須加強檔案信息化管理的安全性工作。

高校應該根據相關法律法規和一些先進經驗形成自己的一套檔案管理規章制度和管理模式。此外，還應建設健全的信息防御軟件系統，如最基本的防毒軟件、防火墻軟件、數據加密技術等等。平時多注意工作細節，防止涉及泄密的信息泄密。現在網絡技術的不斷發展和提高，對此，高校應該加強安全意識，不斷探索、研究新的技術規范，制定新的規章制度和標準化操作程序，來維護檔案的安全。

總之，在信息技術日新月異和高速發展的當今時代，高校的檔案信息是學校歷史發展的見證和原始記載，檔案信息化的建設是時代發展的必然趨勢。為此，高校要認識到建設檔案信息化的緊迫性和必然性，要認真對待檔案的系統性和復雜性，主動為檔案管理創造優質的環境和條件，采取強有力的措施來推進檔案信息管理的建設進程，與時俱進，緊隨時代的發展潮流，只有這樣才能推進我國檔案事業的發展。

主要參考文獻

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