淺談網絡環境下的檔案信息創新與社會服務

梁煥芳

摘 要：當今世界，人類社會正面臨知識經濟和信息社會的急劇變革。以互聯網為基礎的信息技術、信息產業正在以驚人的速度滲入到人們的社會生活中。傳統的檔案管理模式已經跟不上信息時代的步伐，檔案信息管理的創新與服務已經刻不容緩。筆者就網絡環境下的檔案信息創新與社會服務中需要處理好的問題展開探討。

關鍵詞：網絡環境； 檔案； 信息； 創新； 服務

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-01-0112-01

一、創新檔案信息服務觀念

“創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達不竭的動力。”觀念創新最重要的就是樹立對信息及信息需求的自覺認識。檔案是一種寶貴的信息資源，所以，檔案工作者不僅要有檔案的意識，還要有信息的意識。只有這樣才會重視維護檔案信息及載體的完整與安全，才會關注檔案的信息內容及價值，從而能夠提供有效利用。從這種意義上講，檔案工作者其實也是信息工作者、信息服務者。

在當前網絡環境下，檔案信息利用與傳播面臨著商品經濟和信息社會的雙重挑戰，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統性檔案利用方法為滿足，而是要求在更大范圍、更高程度上實現檔案資源的社會共享。為了優質高效開發檔案信息資源，滿足文化建設的信息需求，檔案工作者必須樹立起信息意識。要解放思想、創新觀念，勇于改革，善于創新和實踐，開展多層次、多渠道檔案信息開發與利用。要認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式帶來的沖擊，在不斷提高檔案管理與利用現代化水平的同時，利用檔案資源共享政策與環境，實現檔案資源的合理配置。同時檔案部門應在做好基礎工作的同時，把主要精力放在檔案信息的開發與服務這一環節上來，逐步建立起一個完善的檔案信息化體系。

二、創新檔案信息服務網絡

首先，要建立檔案信息資源網絡管理體系。

目前，國內許多檔案部門開通了互聯網利用服務，從而為社會和單位利用檔案等提供了很大的便利性。要創造條件加快檔案信息資源管理的網絡建設，一是可以從科學性、實用性出發，建設完善一批內部局域網，即館自建的數據庫網絡。它容納自建的各種數據庫并可與館外網絡連接，實現聯機編目、檢索。比如建立市地級綜合檔案信息資源體系，以市地級綜合檔案館為中心，輻射各縣區檔案館及開發區，然后再以各縣級綜合檔案館為中心，輻射各鄉鎮及開發區檔案室，形成資源共享的格局。二是在此基礎上創造條件建立全國性的標準化的網絡系統，即建立國家檔案信息資源體系。形成全國信息開發利用網絡，提高檔案信息開發國際問題的經濟效益和社會效益。通過加強館際合作，實現資源共享。不斷完善檔案網絡管理體系，是網絡檔案服務又一不可或缺的條件。

其次，要運用現代信息技術手段進行檔案信息資源的開發，這是提高檔案信息開發和利用質量的重要手段。只有利用現代化的技術手段來管理檔案、利用檔案，才能讓檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，才能讓有效的檔案信息資源合理管理與利用成為現實。

（一）建立檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件數據庫建設

在網站上實現電子文件的管理與利用，實現檔案信息資源數字化。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；建立數字化視頻檔案數據庫，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，以便于宣傳和利用。

（二）實現電子文件的自動上傳收集

在當前的網絡環境下，很多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統紙質檔案收集工作的模式，研發電子文件全文自動上傳歸檔系統。比如在計算機上利用該軟件，建立電子文件自動上傳的工作窗口網頁，在第一時間將其收集，并在系統的服務器上歸檔。對于廣大的人民群眾，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案管理單位，也不必交任何光盤或軟盤，同時也大大提高了檔案工作者的效率。

（三）開展實施現行文件閱覽服務等在線服務

社會的信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。另外隨著改革開放的不斷深入，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。到檔案部門查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。相關的檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、在線查閱等服務方式，讓利用者受到最大限度的服務便利化。

三、完善網絡化信息服務環境建設

（一）開發經濟建設相關信息服務

對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題方面：可以開發科技信息，使企業引進開發先進技術產品；開發經濟信息，幫助企業結構調整服務；開發法律信息，為企業維護合法權益服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

（二）網絡環境下信息服務的反饋渠道

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據，也是做好檔案信息利用與開發的重要前提。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果，進行分析研究，能使檔案部門在網絡環境下及時了解、掌握檔案信息利用動態，不斷改進與加強現檔案信息服務工作，提高網絡環境下檔案信息服務質量。例如，企業可以通過產品經過用戶使用之后的效果反饋，可以評估能否適應市場需求，從而采取相應的改革措施進行自我調節，改進工作目標。所以檔案部門應加大對利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性、積極配合性。