學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的失范研究

劉麗萍

摘 要：學(xué)校是培養(yǎng)人才的搖籃，在政府對教育工作不斷重視的今天，教育事業(yè)的開展也越來越順風(fēng)順?biāo)Ｃ鎸W(xué)校的教學(xué)范圍不斷的延伸、學(xué)校的教學(xué)規(guī)模不斷的擴(kuò)大，學(xué)校在發(fā)展過程中所需要處理的信息也在不斷的增加，面對大量學(xué)生的涌入以及學(xué)校相關(guān)工作的開展及記錄，將信息化技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校的檔案信息管理建設(shè)中就顯得十分的重要。但是由于信息管理中存在著一些銑削的問題，本文將對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)失范的研究進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；信息化建設(shè)；失范

前言：做好學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)工作，將先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理的環(huán)節(jié)中，是有助于提高學(xué)校對檔案管理及利用的能力的。做好檔案管理工作，對學(xué)校的發(fā)展建設(shè)具有十分重要的影響作用，將信息化技術(shù)合理的引進(jìn)檔案管理中，建立健全信息化檔案管理機(jī)制，就管理過程中出現(xiàn)的“失范”問題進(jìn)行專項(xiàng)處理，是十分具有必要的。

一、檔案信息化的概念和主要內(nèi)容

大多數(shù)學(xué)校是經(jīng)過了漫長的發(fā)展歷史逐漸的成長起來的，在漫長的發(fā)展中他們經(jīng)理了各個(gè)時(shí)代的文化影響，并逐漸的形成了自己的辦校理念。將流傳下來的信息進(jìn)行合理的處理，對學(xué)校建設(shè)中正在不斷更新的信息進(jìn)行保存，確保學(xué)校對校內(nèi)建設(shè)及發(fā)展中所產(chǎn)生的信息能夠進(jìn)行合理有效的處理。所以，在學(xué)校檔案管理的建設(shè)中，了解檔案信息化的概念及主要內(nèi)容就顯得十分重要。檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使檔案管理模式從過去的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式向社會提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化的內(nèi)容包括：第一，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是通過推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高各級各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高學(xué)校檔案管理信息化水平；第二，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，包括加強(qiáng)數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和目錄中心建設(shè)、推進(jìn)數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)、開展電子文件歸檔管理等措施；第三，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)，包括管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)；第四，檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，著力打造一批既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才。

二、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)“失范”的表現(xiàn)

在當(dāng)前學(xué)校的建設(shè)中，由于學(xué)校發(fā)展的觀念停留在育人為本的環(huán)節(jié)，對學(xué)校相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作并不是十分的重視，所以，在進(jìn)行學(xué)校信息化檔案管理的建設(shè)中并沒有投入適當(dāng)?shù)馁Y金進(jìn)行管理，學(xué)校高層對檔案管理的重視力度也不是非常的高，學(xué)校內(nèi)部的檔案管理工作人員對檔案的重要性也不能夠有效的認(rèn)識等原因，最終導(dǎo)致了“失范”現(xiàn)象的發(fā)生。

2.1學(xué)校檔案管理工作的資金投入少地位低下

當(dāng)今學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)還不夠健全，檔案管理人員權(quán)益得不到應(yīng)有的保障。檔案管理人員的歲數(shù)和專業(yè)技術(shù)都達(dá)不到檔案工作的需求，阻礙了學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展，體現(xiàn)不出這個(gè)工作的價(jià)值，阻礙了檔案管理信息化的建設(shè)。

2.2學(xué)校檔案管理工作的失衡

學(xué)校在管理過程中，一般不會顧及到檔案管理工作，一般只注重它的主要工作，造成學(xué)校管理整體的不完美。學(xué)校管理要想很好的發(fā)展必須認(rèn)識檔案管理的重要性，注重整體的發(fā)展，檔案工作要和學(xué)校的主要工作放在同樣的位置，最好能保持一碗水端平。

2.3學(xué)校檔案管理工作的失速

檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的重要工作，還是教育目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要條件。然而目前學(xué)校的檔案工作跟不上學(xué)校的發(fā)展速度，使得學(xué)校檔案的管理職能得不到充分發(fā)揮，檔案的價(jià)值得不到提升，阻礙了學(xué)校檔案管理的發(fā)展腳步。

三、檔案管理信息化建設(shè)“失范”的解決對策

面對當(dāng)前學(xué)校發(fā)展中對檔案管理存在的不足，以及在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中存在的“失范”問題，為了保證學(xué)校能夠有效的發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，提高對檔案的管理能力，在學(xué)校建立信息化檔案系統(tǒng)管理過程中有效的解決“失范”問題，以下將提出解決對策。

3.1學(xué)校檔案管理制度的健全

學(xué)校應(yīng)該明確學(xué)校檔案管理的職能，搞清楚檔案管理對學(xué)校管理的重要關(guān)系，建立獨(dú)立的檔案管理部門，成立管理學(xué)校檔案的委員會，制定適合學(xué)校檔案管理信息化的管理?xiàng)l例，完善學(xué)校檔案管理的制度，體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

3.2增強(qiáng)學(xué)校檔案的保密性

對學(xué)校檔案的保護(hù)和管理，防止檔案的外泄是學(xué)校檔案管理人員的主要工作，檔案資料具有特殊的作用和價(jià)值，關(guān)系到檔案人員的隱私，所以學(xué)校檔案管理人員必須明確自己的職責(zé)，對絕密的檔案要設(shè)置保險(xiǎn)柜，或者把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案并且加上密碼，這樣就能很好的保護(hù)檔案的安全。

3.3實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

檔案管理工作在學(xué)校管理中作為一項(xiàng)很復(fù)雜的工作，它需要整個(gè)學(xué)校人員的努力合作和密切配合。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以提高學(xué)校檔案管理人員的工作速度，可以減少對資源的浪費(fèi)，從而提高學(xué)校的經(jīng)濟(jì)效益。把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔成為當(dāng)今學(xué)校檔案管理的趨勢。

3.4利用學(xué)校文化建設(shè)推動學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展

在學(xué)校制度的建設(shè)內(nèi)容中加入檔案管理工作，把建設(shè)學(xué)校的文化和學(xué)校的檔案工作相互結(jié)合，共同發(fā)展，這樣能很好的保障學(xué)校檔案管理人員的權(quán)力和利益，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，使得學(xué)校檔案管理的建設(shè)得到飛速的發(fā)展。

3.5增強(qiáng)學(xué)校檔案的宣傳工作

在學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中，要加強(qiáng)學(xué)生對檔案的認(rèn)識，把學(xué)校檔案管理工作遇到的問題作為學(xué)校工作的會議議題提到上面。

結(jié)語：做好學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作，對信息化建設(shè)中出現(xiàn)的“失范”問題進(jìn)行合理的研究，完善檔案管理信息化建設(shè)過程中所存在的不足以及弊端，提高學(xué)校在檔案管理工作中信息化建設(shè)的水平，優(yōu)化對檔案管理的能力，制定合理的政策解決“失范”問題的出現(xiàn)，只有這樣才能夠在信息化的基礎(chǔ)上，做好檔案的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬美玲，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策，黑龍江史志，2013年23期endprint