對提升檔案館公共服務功能的思考

楊美玲

摘 要：本文簡要闡述了檔案館的發展歷程，對檔案館的主要服務功能和提升服務功能的必要性進行了分析，并對創新檔案館公共服務模式進行了探討；就如何完善其公共服務功能作了進一步思考，提出了應把握的著力點。

關鍵詞：檔案館；公共服務功能；思考

黨的十八大報告指出，“建設職能科學、結構優化、廉潔高效、人民滿意的服務型政府”這一論述，為服務型政府建設究確立了標準和目標。建設服務型政府，是全黨為貫徹落實科學發展觀作出的一個重大戰略部署，標志對政府改革和自身建設認識的不斷深化。建設服務型政府，對檔案事業發展提出了新的更高的要求，檔案館工作如何適應行政管理體制由管理型政府向服務型政府的轉變，不斷拓展提升檔案公共服務功能，滿足公共服務的需求，值得我們深入思考。

一、公共檔案館的發展歷程

由于歷史的原因，我國檔案館進入社會公共領域的時間比歐洲一些國家整整晚一個世紀。20世紀50年代中期至80年代中期，我們國家的檔案館基本處于封閉狀態。1987年頒布的《檔案法》從法律上明確了公共檔案館的性質，直至90年代末，檔案館開始由封閉走向開放，朝真正意義上的公共檔案館轉型，檔案館由單一地提供公文檔案查閱的模式正在悄悄地向提供多元檔案信息轉變。2000年，全國檔案館工作會議提出，要把檔案館建成保管黨和國家重要檔案的基地和愛國主義教育基地，建成為改革開放和現代化建設事業提供檔案信息服務的中心“兩個轉變”。2006年，全國檔案館拓展社會服務功能座談會召開，檔案館的功能在組織、內容、形式和效果等方面不斷提高。2008年全國檔案工作會議提出“兩個體系”建設的新要求，即：建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系。2010年全國檔案安全體系建設會議提出“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，國家檔案局將“三個體系”建設作為當前和今后檔案工作的重點內容和努力方向，檔案館的公共服務功能在新形勢下不斷凸顯。

二、公共檔案館的主要服務功能

現階段檔案館的公共服務功能主要是：社會宣傳教育功能。檔案館作為愛國主義教育基地已成為對青少年進行愛國主義教育的第二課堂。2005年，國家檔案局發布了《國家檔案館愛國主義教育基地工作規范》，使基地建設進一步走上標準化、規范化的軌道。檔案館不僅是青少年教育基地，也是重要的社會教育場所。在重大節慶和大型紀念活動以及宣傳黨委和政府的中心工作時舉辦的各種專題檔案展覽日益受到社會歡迎。山西省忻州市檔案局從2008年至今已舉辦《檔案見證歷史》等10數次專題展覽，各界群眾踴躍參觀，大家有的現場留言，有的在網上、新聞媒體上撰文，暢談觀展感想，對檔案部門舉辦的展覽給予了較高的贊譽。成功的舉辦展覽為忻州市民增添了無窮的精神力量和無限的動力。

思想文化交流功能。檔案館文化事業屬性與文化發展血脈相連。一些檔案館館庫建設較好的部門在發揮檔案館文化功能方面取得一定成效。通過改善檔案館環境建設營造和諧的條件氛圍提升檔案館文化氛圍。圍繞檔案的編研及展覽開發相關檔案文化產品出版畫冊、宣傳冊、電視片、光盤主動參與國家及地方各級文化工程建設，既積累了豐富的檔案資源，又提升了檔案館文化價值，服務了文化事業發展，社會效果明顯。

政府公開信息查閱功能。《中華人民共和國政府信息公開條例》規定，“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所”，“行政機關應當主動及時向國家檔案館、圖書館提供主動公開的政府信息”。檔案館建設政府公開信息查閱場所，不僅把已公開現行文件利用工作提升到政府信息公開的層面上，而且確立了檔案館“集中查閱窗口”的地位，使檔案館成為政府信息公開服務社會的一個重要組成部分。

傳承歷史功能。檔案館是集中管理檔案資料的機構，館藏檔案資料是人類社會歷史文化的記錄，是一種寶貴的歷史文化資源。因此，檔案館是傳承人類歷史文化財富的寶庫，是儲藏人類文化資源的基地，它能滿足人們的求知欲和好奇心以及編寫家譜、族譜的尋根愿望，帶給人們知識的增長和精神的愉悅。

休閑娛樂功能。獨特的資源輔之以良好的建筑及環境氛圍，檔案館將成為人們文化休閑的好去處。近年來，一些設在政務中心或休閑旅游區的檔案館，如深圳、上海等地的檔案館，其休閑功能特色彰顯良好的公共服務功能，為市民津津樂道，親民效應十分顯著。

三、提升檔案館公共服務功能的必要性

拓展和提升檔案館公共服務，是實現檔案館事業跨越性發展的必由之路。其重要性、必要性在于，一是提升檔案公共服務功能，以適應政府行政管理改革的需要。行政管理領域的一項重大改革是政府從管理型政府向服務型政府的轉變，強化公共服務理念，更加注重社會管理及公共服務職能的運用，實現在服務中實施管理、在管理中體現服務。我國檔案事業行政管理與檔案館實體管理合二為一的局館體系，決定了檔案工作特別是檔案館工作必須適應政府行政體改革的需要，逐步實現檔案工作，特別是檔案館服務工作向公共服務的轉型。綜合檔案館作為政府的文化性機構，應適應政府行政管理改革的要求，探索實踐檔案館為公共服務的途徑方法，以充分發揮檔案館“五位一體”作用為抓手，不斷拓展和提升檔案館的公共服務功能，發揮自身鮮明的價值特色。 二是實現“兩個轉變”、建立“三個體系”要求拓展綜合檔案館公共服務功能。國家檔案局以科學發展觀為指導，結合我國檔案事業發展的實際，提出了“三個體系”建設的理論， “三個體系”的檔案發展觀，已經成為今后一個時期檔案工作的指導思想和行動指南，必將提升檔案館公共服務功能。

四、不斷完善檔案館公共服務功能

實現檔案館管理由傳統的注重實體檔案的保管利用，向為公共服務轉型是完善檔案館公共服務功能的關鍵。因此，拓展完善檔案館公共服務功能，必須堅持科學發展觀，從實際出發，逐步推進。根據全國檔案事業發展的現狀，結合忻州市檔案事業發展的實際，在推進檔案館公共服務功能建設中，應牢牢把握以下五個著力點。endprint

（一）轉變觀念，強化公共服務意識

服務意識的轉變與創新是檔案館增強公共服務能力的前提和基礎。檔案館要增強公共服務能力，如果不在觀念上解決問題，就難以在行動上有所作為。檔案館工作人員必須加強社會服務意識，充分認識檔案館是公共文化事業機構，公共服務是檔案館的基本職能，檔案館的建設要充分體現公共服務機構的特征。同時，要加強全社會對檔案館公共服務的認知度，利用多種途徑加強宣傳，并開展有效的公共關系活動，將現代檔案館的理念、檔案館提供的服務以及檔案館正在發生的巨大變化告訴社會、告訴公眾，積極實踐，讓社會了解檔案，讓檔案走進社會，使社會公眾改變對檔案館的傳統認識，樹立起良好的、新型的檔案館形象，把檔案館建設成為廣大民眾求知、尋史、教育、休閑的必去場所。

（二）充實館藏資源，優化館藏結構

豐富的館藏資源和優質的館藏結構是檔案館提供優質服務的資本。檔案館要改變館藏檔案內容不豐富、結構不合理的現象，就必須加強檔案接收和征集工作，充實館藏資源，優化館藏結構。結合本地區的歷史、自然風貌、物產、著名的事件和人物、民俗、宗教信仰、名勝古跡、民間藝術、名特優新產品等實際，積極收集相關的檔案與資料。只有這樣，才能使入館的檔案與資料具有濃郁的地方特色、獨特的文化品位和存在價值。近年來，忻州市檔案館針對檔案館館藏數量偏少、品種單一、結構不合理的現狀，提出了廣開收集渠道、大力豐富館藏的發展思路，制定了《社會檔案資料征集辦法》、《名人檔案管理辦法》等一系列規章制度。2007年1月，忻州市社會檔案資料征集活動正式啟動。一是通過各種新聞媒體發布征集通告，印發了《社會檔案資料征集辦法》，向社會各方面廣泛宣傳檔案資料征集工作的目的、意義；二是將每年的五月確定為社會檔案資料征集月，廣開門路征集檔案資料。市檔案局給各科室人員定專題、定任務，并建立激勵機制。每年五月，檔案干部帶著任務，到機關、入社區、進家庭、訪名人，采取多種形式進行社會檔案資料征集工作。三是召開不同類型的座談會，廣泛收集檔案資料征集信息。先后召開了名人檔案管理座談會、照片檔案管理座談會、大事記憶檔案懇談會等。在此基礎上，舉辦了多次不同規模的檔案資料現場捐贈活動。四是組建專門的征集隊伍，赴外地征集檔案資料。2008年，檔案征集人員南下湖南、云南，先后登門拜訪了13位忻州籍南下老干部，征集回珍貴檔案資料17冊。2009年又組織人員南下四川、重慶、貴州等地，登門拜訪南下干部27人，征集南下干部檔案資料53冊，并建立了長期聯系點，為今后南下干部檔案資料的征集奠定了堅實的基礎。一個旨在增加忻州市館藏數量、改善館藏品種與結構的檔案資料征集行動在全市乃至全國范圍內廣泛開展。截止2013年底，忻州市檔案館館藏量已突破15萬大關。

（三）加強檔案信息化建設，推進檔案館公共服務功能的發揮

公共服務對檔案信息資源開發利用提出了極高的要求。傳統檔案信息的滯后性、非全面性、非及時性是難以滿足公共服務需求。為此，應突出強調推進檔案信息化建設，借助計算機網絡技術實現檔案信息資源的整合和綜合利用，并注重改進信息傳遞方式，加強對信息傳遞的跟蹤反饋，變利用者單向接收為多向接收，變被動接收為雙向互動。在當今電子政務環境下，根據政務信息公開的需要，在檔案館內建立現行文件閱覽中心，提供現行文件查閱服務，這也是檔案館優化館藏結構、拓展服務內容的又一重要舉措。

（四）簡化查閱手續，降低檔案館的“門檻”

要充分利用“調閱利用窗口”和“現行文件服務窗口”這兩大服務窗口，進一步提高服務質量。降低檔案館的“門檻”進一步提高檔案開放程度，加快檔案開放步伐，抓緊作好大量未開放但依法可以提前開放的涉及經濟、科技、文化及公眾合法權益的現行檔案的開放工作，把現行檔案開放與政府信息公開有機地結合起來。

與一般的圖書資料不同，檔案具有保密性，不同密級的檔案，其利用范圍是不同的。用戶如果想查閱利用某一檔案，需要出具合法的證明和辦理相關的手續后方可進行。筆者認為，繁瑣的查閱手續確實給公眾利用檔案帶來諸多不便。檔案館可以積極借鑒國外經驗，合理簡化查閱手續，盡可能減少利用檔案的各種條件限制，降低社會公眾邁進檔案館大門的“門檻”，為公眾利用檔案提供便利。

（五）注重提高檔案館工作人員的自身素質

檔案館公共服務能力建設，很大程度上依賴于檔案館的工作人員來推動和實現。我國檔案事業的發展、公共服務職能的深化對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。開放型、服務型、公關型、復合型的公共服務人才是檔案館人才培養的方向。有了這樣一支高素質的人才隊伍，檔案館才可能實現高水平的管理和優質的公共服務，因此，提高檔案館工作人員的自身素質是提升檔案館公共服務水平的重要組成部分。

（作者單位：忻州市中醫醫院）endprint