論企業(yè)信息化項(xiàng)目實(shí)施管控

張波 劉春明

【摘要】近年來(lái)，信息化建設(shè)理念的多重性與系統(tǒng)支撐的日新月異，加大了信息化項(xiàng)目的難度與風(fēng)險(xiǎn)。無(wú)論是系統(tǒng)集成或是軟件開(kāi)發(fā)，信息化項(xiàng)目建設(shè)均面臨技術(shù)、管理和運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何在信息化項(xiàng)目建設(shè)中合理劃分實(shí)施階段，明確階段目標(biāo)，有效地管理并控制風(fēng)險(xiǎn)，已經(jīng)成為了信息化項(xiàng)目實(shí)施成功的必要條件。另外，筆者就信息化項(xiàng)目實(shí)施的些許經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了總結(jié)，從需求導(dǎo)向、建設(shè)時(shí)機(jī)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作及知識(shí)積累等六個(gè)方面進(jìn)行了相關(guān)闡述。

【關(guān)鍵詞】信息化項(xiàng)目;實(shí)施;階段;風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

一、信息化項(xiàng)目實(shí)施管控的意義

所謂信息化項(xiàng)目，是指在一定期限內(nèi)，依托一定的資源，為達(dá)成一定的信息化目標(biāo)所進(jìn)行的一系列活動(dòng)。而信息化項(xiàng)目實(shí)施管控即對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃、組織以及所需資源的控制，以保障項(xiàng)目在規(guī)定時(shí)間和成本內(nèi)達(dá)成預(yù)定的目標(biāo)。

無(wú)論是系統(tǒng)集成或是軟件開(kāi)發(fā)，信息化項(xiàng)目均面臨著如何確定項(xiàng)目的投資價(jià)值、評(píng)估利益大小、分析不確定因素、決定投資回收時(shí)間等眾多問(wèn)題。并且，一個(gè)信息化項(xiàng)目，無(wú)論其規(guī)模大小，必然會(huì)為終端用戶(hù)在管理、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)等多方面帶來(lái)變革，這就使其必然具有高風(fēng)險(xiǎn)性的特點(diǎn)。尤其是近年來(lái)，信息化建設(shè)理念的多重性與系統(tǒng)支撐的日新月異，更加大了信息化項(xiàng)目的難度與風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何在信息化建設(shè)與實(shí)施中有效地管理并控制風(fēng)險(xiǎn)，已經(jīng)成為了信息化項(xiàng)目實(shí)施成功的必要條件。

二、信息化項(xiàng)目實(shí)施階段管控解析

針對(duì)信息化項(xiàng)目實(shí)施，一般分為需求調(diào)研階段、藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段、上線(xiàn)支持階段。實(shí)施團(tuán)隊(duì)或負(fù)責(zé)人需針對(duì)各個(gè)階段定義和明確階段目標(biāo)及里程碑，做好系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題收集及處理記錄，每個(gè)階段完成后進(jìn)行階段評(píng)審并提交階段成果和報(bào)告。

（1）需求調(diào)研階段

需求調(diào)研階段也是項(xiàng)目的籌備階段，項(xiàng)目承擔(dān)單位通過(guò)進(jìn)行內(nèi)部業(yè)務(wù)調(diào)研、外部的市場(chǎng)調(diào)查和相關(guān)技術(shù)交流后結(jié)合業(yè)務(wù)現(xiàn)狀形成項(xiàng)目實(shí)施規(guī)劃或方案，提出業(yè)務(wù)需求、實(shí)施目標(biāo)、費(fèi)用預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)及措施等核心內(nèi)容，并進(jìn)行相關(guān)硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)等初步選型。

需求調(diào)研階段完成后，項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)明確團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)及分工，細(xì)化進(jìn)度計(jì)劃，并設(shè)定里程碑進(jìn)行監(jiān)控，建立周例會(huì)制度協(xié)調(diào)和處理實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)問(wèn)題。

（2）藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段

藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段，主要依據(jù)業(yè)務(wù)需求調(diào)研結(jié)果，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃，通過(guò)與業(yè)務(wù)部門(mén)的反復(fù)溝通確認(rèn)，最終以流程圖等方式定制和展現(xiàn)擬實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)模式。

藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段，實(shí)施團(tuán)隊(duì)中的開(kāi)發(fā)成員應(yīng)已開(kāi)始參與介入，明確業(yè)務(wù)流程中涉及開(kāi)發(fā)工作的節(jié)點(diǎn)及難度，提供開(kāi)發(fā)技術(shù)可行性評(píng)估，為業(yè)務(wù)流程定制提出建議，并為后續(xù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)做好鋪墊。同時(shí)，在該階段完成時(shí)，實(shí)施團(tuán)隊(duì)中的BASIS成員應(yīng)完成硬件支持環(huán)境的搭建。

（3）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段是指將已定制的業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)的工作過(guò)程。在該階段，項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)需完成軟件的安裝、調(diào)試、參數(shù)配置和定義，涉及開(kāi)發(fā)工作的相關(guān)程序或增強(qiáng)需進(jìn)行詳細(xì)測(cè)試。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段的具體過(guò)程可能不盡相同，一般應(yīng)涵蓋在測(cè)試系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、開(kāi)發(fā)者初步測(cè)試、業(yè)務(wù)人員測(cè)試等階段，測(cè)試完成后將涉及開(kāi)發(fā)或配置內(nèi)容傳至正式系統(tǒng)。

在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段完成時(shí)，應(yīng)已交付一系列階段成果，包括開(kāi)發(fā)需求，溝通過(guò)程中的紀(jì)要文件，測(cè)試報(bào)告，系統(tǒng)配置手冊(cè)、用戶(hù)操作手冊(cè)、軟件系統(tǒng)功能展示等，并為后續(xù)上線(xiàn)階段做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

（4）上線(xiàn)支持階段

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段完成后，進(jìn)入上線(xiàn)支持階段。信息系統(tǒng)上線(xiàn)前，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)制定相關(guān)的上線(xiàn)實(shí)施方案，主要包括但不限于人員培訓(xùn)安排、上線(xiàn)計(jì)劃、新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換方法、應(yīng)急預(yù)案、數(shù)據(jù)遷移方案等內(nèi)容。在上線(xiàn)支持階段，主要開(kāi)展包括應(yīng)用培訓(xùn)，應(yīng)用過(guò)程反饋的細(xì)節(jié)優(yōu)化等工作，部分軟件系統(tǒng)實(shí)施會(huì)涉及到數(shù)據(jù)的遷移，項(xiàng)目上線(xiàn)前亦可安排試運(yùn)行。

上線(xiàn)支持階段完成后，轉(zhuǎn)入日常運(yùn)維工作。

三、信息化項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

（1）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源

信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自于技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)以及運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)方面。

1）在信息化項(xiàng)目中，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)主要指技術(shù)體系的架構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，包括綜合集成系統(tǒng)的總體構(gòu)架，軟件開(kāi)發(fā)或者選型，硬件環(huán)境的性能和匹配程度，集成開(kāi)發(fā)的技術(shù)可行性和適用性等等，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)容是不同類(lèi)型的項(xiàng)目中關(guān)注點(diǎn)區(qū)別最為顯著的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。

2）管理風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自于信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程階段中的目標(biāo)完成時(shí)間、質(zhì)量、成本、資源等的可控性。由于企業(yè)（專(zhuān)門(mén)信息化軟件開(kāi)發(fā)和服務(wù)的企業(yè)除外）信息化項(xiàng)目最終是要為企業(yè)運(yùn)用服務(wù)的，所以其信息化項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)必須清楚真實(shí)的業(yè)務(wù)需求，杜絕閉門(mén)造成。針對(duì)該特點(diǎn)，一般情況下項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中都要引入精通業(yè)務(wù)的精英，但業(yè)務(wù)精英在企業(yè)中很難作為專(zhuān)職人員參與項(xiàng)目實(shí)施，其往往成為最不可控的團(tuán)隊(duì)資源。所以，加強(qiáng)統(tǒng)籌整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組織協(xié)調(diào)、進(jìn)度目標(biāo)等的管理，是有效規(guī)避信息化管理風(fēng)險(xiǎn)的有效抓手。

3）關(guān)于運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，也是信息化項(xiàng)目的重大風(fēng)險(xiǎn)。上文亦曾提到，因信息化項(xiàng)目在企業(yè)中實(shí)施的最終目的是要合理運(yùn)用信息化的手段促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)，最終轉(zhuǎn)化為企業(yè)盈利價(jià)值。因此，企業(yè)信息化項(xiàng)目的實(shí)施并非終結(jié)于信息化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)完成或者上線(xiàn)交付，信息化項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)效果的展現(xiàn)才是其成功程度的最終評(píng)價(jià)。很多信息化項(xiàng)目都完成了系統(tǒng)開(kāi)發(fā)并按時(shí)交付，但卻夭折在項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)階段，為何？只因信息化項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)常會(huì)帶來(lái)企業(yè)經(jīng)營(yíng)組織模式和管控方式的變革，而人的慣性思維卻是與變革相互抵觸的，在信息化項(xiàng)目上線(xiàn)初級(jí)階段，只有克服了思維觀(guān)念轉(zhuǎn)變的問(wèn)題才是真正邁出了第一步，之后才有談到持續(xù)優(yōu)化的可能。由此可見(jiàn)，信息化項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)才是項(xiàng)目成敗的最高審判官，運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)在整個(gè)信息化項(xiàng)目歷程中顯的至關(guān)重要。

（2）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避

通過(guò)總結(jié)在大型裝備制造企業(yè)信息化項(xiàng)目的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者對(duì)信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的管控點(diǎn)進(jìn)行了梳理，其中的共性點(diǎn)應(yīng)該也適用于跨行業(yè)企業(yè)，與大家分享。

1）以需求為導(dǎo)向

眾所周知，信息化支撐是一種服務(wù)手段。要想體現(xiàn)信息化系統(tǒng)的價(jià)值，必須將其有效的運(yùn)用于企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)上去，而信息化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用往往會(huì)帶來(lái)管理和運(yùn)營(yíng)方面的變革。因此，在信息化建設(shè)方面，我們不能一味的追求其先進(jìn)性，而是要綜合考慮其是否適用，能否有效的與企業(yè)的運(yùn)營(yíng)體制相結(jié)合。另外，以需求為導(dǎo)向?qū)嵤┑男畔⒒?xiàng)目，即便會(huì)影響現(xiàn)有模式與習(xí)慣，也會(huì)大幅度降低其推廣應(yīng)用的阻力，從而降低項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)。

2）合理的時(shí)機(jī)

合理的建設(shè)時(shí)機(jī)實(shí)際上和以需求為導(dǎo)向有異曲同工之妙。作為以生產(chǎn)產(chǎn)品為主的制造型企業(yè)來(lái)講，產(chǎn)品永遠(yuǎn)是我們生存的根本。信息化系統(tǒng)建設(shè)的目的在于更加友好的服務(wù)于產(chǎn)品研制業(yè)務(wù)，很少有企業(yè)可以承擔(dān)因信息化建設(shè)導(dǎo)致產(chǎn)品暫時(shí)停產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。所以，信息化建設(shè)需要抓住一個(gè)合理的時(shí)機(jī)。

3）組織機(jī)構(gòu)大力支持

組織機(jī)構(gòu)大力支持不是某個(gè)部門(mén)的支持，而是涉及到從高層領(lǐng)導(dǎo)到部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)再到終端用戶(hù)的系列化認(rèn)可。組織機(jī)構(gòu)支持對(duì)降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的積極作用可謂有目共睹，這里不做過(guò)多贅述。

4）建設(shè)與應(yīng)用團(tuán)隊(duì)的協(xié)作

綜合集成的信息化平臺(tái)是信息系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢(shì)，該類(lèi)信息化項(xiàng)目的建設(shè)必然存在信息化系統(tǒng)跨專(zhuān)業(yè)集成的特性，不僅涉及專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域廣泛，相關(guān)應(yīng)用部門(mén)也應(yīng)具備多種針對(duì)性。因此，在項(xiàng)目建設(shè)方案中不但要規(guī)避各系統(tǒng)的應(yīng)用沖突性，同時(shí)要考慮其綜合體對(duì)各種業(yè)務(wù)應(yīng)用的匹配性。然而，術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻，很少有人可以同時(shí)完全理解多種專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的內(nèi)涵，這就需要我們自建設(shè)初期開(kāi)始，信息化部門(mén)與各業(yè)務(wù)部門(mén)共同籌備，在建設(shè)過(guò)程中通力協(xié)作，從更真實(shí)的角度對(duì)其進(jìn)行測(cè)試和驗(yàn)證，以達(dá)到更好的應(yīng)用效果，企業(yè)SAP系統(tǒng)的實(shí)施就是最典型的例子。

5）制定有效的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避方案

在這里所說(shuō)的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避方案不單是指在方案初期為已經(jīng)預(yù)見(jiàn)到的風(fēng)險(xiǎn)設(shè)定的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施。由于業(yè)務(wù)需求和信息化技術(shù)可能潛在的矛盾，在信息化建設(shè)過(guò)程中，實(shí)際進(jìn)展也許無(wú)法完全滿(mǎn)足預(yù)想的規(guī)劃，比如從功能實(shí)現(xiàn)和時(shí)間要求上，這時(shí)就需要有暫時(shí)的應(yīng)急方案。

6）實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的知識(shí)積累

每一個(gè)信息化項(xiàng)目的實(shí)施都是一筆寶貴的財(cái)富，通過(guò)對(duì)先期經(jīng)驗(yàn)的借鑒與分析，不但可以降低項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程，甚至可以逐步形成標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)模式，使我們的信息化支撐將越來(lái)越適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。