關于對做好企業檔案管理工作之我見

曾文英

摘 要：眾所周知，企業檔案管理工作是所有檔案管理中的一個不可或缺的重要組成部分，從實踐上看，企業檔案管理工作在企業發展中的作用越來越明顯，已經是企業管理中的一個重要組成部分。檔案是企業活動中形成的機構、組織和個人的歷史記錄，是保存文本、圖形、音頻、視頻等多種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息與載體的統一。檔案管理是對企業生產經營活動信息的重組，具有很強的科學色彩和政治色彩，是企業日常經營管理過程中的一項重要工作。隨著社會經濟的快速發展，大型企業需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作，促進企業在激烈的市場競爭和發展，大型企業檔案信息管理如何更好的實現，筆者首先分析了檔案管理的重要意義，然后闡述了檔案管理存在的問題，最后提出幾點建議。

關鍵詞：大型企業；檔案管理；信息技術；作用

1 大型企業檔案管理的重要作用

（一）企業信息標準化

文件實行集中管理，統一打印文件，統一驗收標準，有效保證文件質量。文件的借閱、復制、轉讓都有控制，確保管理規范化，為以后的工作順利開展奠定了堅實的基礎。

（二）企業檔案信息化

為了提高檔案管理的效率，通過建設檔案信息管理系統，我們應用軟件實現文件的輸入，文件業主檔案，形成了并存的紙質檔案和電子檔案管理機制。同時，建立科學的搜索方式，實現文件的工作信息管理，使“死”文件變成了一種“活”的信息，有效地加強了管理效果。

（三）企業資料安全化

檔案實行集中管理后，文件管理的安全系數提高。更重要的是通過建立監督機制，對文件進行訪問。就文件訪問這個環節，監督不允許任何個人咨詢文件內容。隨著管理機制的進一步科學化和規范化，文件的安全性、完整性和保密性得到了有效的保障。

2 大型企業檔案管理工作問題剖析

（一）企業檔案管理人員的問題

檔案人員能力培訓并沒有遵循企業產品銷售的發展做出調整，管理工作雖然現代化，但是，人員沒有進行先進培訓。同時，沒有加強建設辦公室先進辦公設備，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

（二）檔案管理信息化問題

信息處理在企業中具有極大的靈活性，數據缺乏靈活性在一定程度上大大降低了公司的檔案管理的效率。問題的根本原因在于企業信息管理系統，沒有意識到信息管理系統的重要性，制約了系統的建設和完善。

（三）評估制度不健全

檔案管理工作的評價是檔案管理的關鍵。企業很多沒有建立相應的評價管理，致使對檔案管理工作狀況欠缺了解與準確分析，難以制定切實可行的工作調整與優化方案，制約企業檔案管理工作優化與發展。

3 企業檔案管理優化措施

針對檔案管理存在的問題，企業應在發展生產技術與生產規模的同時，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升企業檔案管理工作水平。

（一）加強檔案管理人員素質建設與能力培訓

檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。

大型企業對于檔案管理人員培訓做的不到位。許多大型企業認為生產是最主要的，檔案管理只是一個保存資料的工作，工作比較簡單輕松，對于檔案管理方面的員工的培訓工作領導一直認為是多于的，使得企業在檔案管理培訓方面欠缺太多，領導對于檔案管理人才的培訓的重要性認識不足，公司把培訓作為一種成本，而根本得不到什么實質性回報；另外，缺少一定的培訓場所、培訓時間，也沒有培訓目標和嚴格的培訓制度。因此，需要建立完善的培訓考核機制。企業設有檔案管理部門，由分管領導主抓檔案管理工作，并安排各部門管理人員作為小組指導人員，根據企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務類型安排和規劃實際培訓工作。推行管理崗位培訓制度，試行“不培訓不上崗，不培訓不提拔”的培訓機制。此外，企業還應該考慮將培訓成績反應到以后的晉升、薪酬等方面，激發培訓人員培訓的積極性。同時，定期進行檔案管理工作素質與能力評比，并通過專門的研討會議解決和探討辦公過程中的共性問題，及時發現實際工作中的問題和瓶頸，幫助工作人員有目標、有方向地開展和改進檔案管理工作。

（二）企業檔案信息系統的開發與改進

企業在檔案管理工作中調整和完善過程中，積極引入檔案信息系統的發展，調整了傳統的文件采集和管理模式，根據企業自身的檔案管理和企業檔案檢索文獻，參考其他相關業務檔案目錄建立的經驗，建立和完善真正適用于日常經營的企業文件目錄檢索、檔案信息，建立健全檔案管理信息系統、檔案管理信息系統、文件管理信息系統，實現高效、準確的文件信息交換，利用信息系統實現交流，并提供永久保存信息。

另外，及時配套檔案管理計算機，掃描儀，光盤刻錄機的現代化辦公設備、網絡設備，充分發揮現代科學技術的應用，在檔案管理的微觀技術下，實現軟件的開發，加快檔案信息數字化的步伐。為此，企業領導要加大財政投入力度，檔案部門要努力提高自身的工作水平，爭取更多的資金支持；同時，檔案部門要充分利用大量的檔案資源優勢，挖掘潛力，加強檔案工作，并及時豐富的信息，以滿足員工以及企業的需求，將各種類型的檔案轉化為經濟效益，為檔案工作的發展提供了有力保障。

（三）優化檔案利用與評估工作

1、優化檔案利用在、工作

加強企業檔案管理的安全管理，調整和完善公司內部檔案利用的安全機制。建立和完善企業日常運行的實際應用文件搜索目錄，通過利用信息系統實現信息的高效傳遞和溝通，最大限度地提高企業內部的信息和資源價值，為企業和行業發展提供有力支持。

2、優化文件管理評估工作

有效制定和完善“檔案管理系統”、“文件系統”、“文件安全應急處理計劃”、“檔案館”、“檔案分類與儲存期”、“電子檔案管理系統”和“電子檔案管理系統”，并對檔案管理提出切實可行的建議。

（四）做好開發，充分利用檔案資料

實現檔案管理的價值，實現知識共享是檔案管理的重要課題。發展和快速準確地傳遞信息資源，為企業提供有效的服務，已成為檔案開發利用的新特點。因此，在科技檔案的開發與利用上，要做到這些工作，不僅要熟悉生產，文件操作，而且還必須能夠掌握生產技術動態，了解使用情況，以便采取及時措施，提供信息的編制和輸出使用，以滿足工作的需要，并最大限度地利用檔案資料。

4 企業檔案知識服務的涵義與實施路徑

自古以來，檔案在知識服務方面已經發揮了重要作用。從“學在官府”“官師合一”到《史記》《漢書》的編寫都是檔案進行知識服務的寫照。又如《關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是在查用了大量檔案材料基礎上編寫而成的，總結了治黨治國的大量經驗。此外，檔案工作者還通過科技檔案的編纂總結了大量生產經驗。知識經濟條件下，知識被賦予豐富的內涵，我們也有必要對知識服務的涵義進行重新定義。

筆者認為，檔案知識服務應包括宏觀和微觀兩個層面的涵義。在微觀上，檔案管理部門實現檔案知識的收集、加工和提供利用等工作；在宏觀上，檔案部門利用知識管理的思想指導檔案工作，建立學習型檔案組織。新的時代要求我們樹立檔案知識資源觀，進一步提升檔案部門的服務，積極開展檔案的知識服務。

首先，從知識資源觀的角度確定檔案的收集范圍。檔案進館范圍決定了館藏資源的豐富性和完整性，并決定了后期檔案提供利用工作的水平。檔案是一種重要的知識資源，具有重要的“留知”作用。例如，某些工藝包含了技術工人的經驗性知識，這是一筆重要的財富，而這部分工藝檔案一般沒有進館，限制了檔案知識的挖掘。因此，在確定檔案收集范圍時更要站在知識資源觀的角度上保存檔案知識。

其次，檔案信息編研不僅要從傳統的歷史角度進行編纂，更要側重從多學科角度在檔案中挖掘知識，不僅要進行匯編等層次的編研，還要進行更深層次的知識性編研。“認知理論認為，知識在人腦中是以一種‘經濟的或說是‘便捷的形式存儲的，這種存儲方式決定了人們將怎樣理解所學習的內容，每個人的知識結構都表明他已經學到了哪些知識同時，這種知識結構也為每個人提供了建立新舊知識與新內容之間有意義的聯系的方法和工具。”所以，對于相同的信息，認知結構不同的人會有不同的認識。因此，要從編纂人員的知識結構入手，引進不同知識背景的人才。就檔案編纂現狀看，檔案信息編纂側重史料性匯編，或從歷史角度進行歷史性知識的開發，這很大程度上與檔案編纂人員多是歷史學科背景有關，束縛了檔案編纂過程中多角度開發檔案的知識。

最后，建立學習型檔案組織。提升檔案部門的服務，不僅要抓好微觀方面，更要把握好宏觀層面，才能實現檔案部門服務的全面提升。建立學習型組織是檔案部門知識管理的重要途徑。通過建立學習型組織，實現組織內知識的傳遞、共享和創新，從而提高組織的管理水平。

5 結束語

總而言之，隨著社會經濟的快速發展，大型企業需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作，促進企業在激烈的市場競爭和發展。企業檔案管理不僅要適應企業的經營特點和發展趨勢，而且要有良好的前瞻性。大型企業作為區域經濟發展的支柱型企業，對企業內部檔案管理進行了深入的分析與調整。經驗表明，新時期的大型企業需要加強檔案管理人員培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，最大限度發掘檔案資料的信息與資源價值，推動公司及行業走向信息化、現代化的發展道路。

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