小型餐飲企業采購成本控制研究

麥秀紅　何華　鄭瑞琦　黃麗

摘 要：成本控制是餐飲企業經營管理的重要內容，也是提高餐飲企業競爭力的重要途徑。通常餐飲企業的采購成本占企業總成本60%以上，是企業成本最大的構成項目。對于小型餐飲企業來說，采購成本更是企業的主要成本構成。因此，采購成本的控制不僅應該而且必須成為小型餐飲企業經營和管理的一項核心內容。

關鍵詞：小型餐飲公司；采購成本；責任制；成本控制

中圖分類號：F719 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2015）09-0157-03

隨著經濟的高速發展，人們的消費水平也得到極大的提高，使得餐飲業也進入了發展的高峰期。越來越多的餐飲企業為了滿足更多消費者的需求，從而不斷擴大發展規模。餐飲業與人民的生活密切相關，近十年以來，我國餐飲市場發展較快，餐飲業營業額持續攀升，占社會消費品零售額的比例呈現出持續直線上升的態勢。根據我國統計局的數據統計顯示，2004年的全國餐飲業營業額為1 160.5億元，至2010年為3 195.14億元，至2013年則上升為4 419.85億元，從中可以反映出餐飲業的迅速發展。同時，也造就了小型餐飲企業分布廣、數量多的發展狀況，小型餐飲企業在餐飲市場份額中占有重要一席。

餐飲企業的成本水平直接關系其生存和發展，是其經營管理中重要工作內容。餐飲業的成本費用結構，可分為直接成本和間接成本兩大類。所謂直接成本，是指餐飲成品中具體的材料費，包括食物成本和飲料成本，這些在采購過程中發生的費用也可以歸結為采購成本，也是餐飲業務中最主要的支出。所謂間接成本，是指在經營過程中所引發的其他費用，如人事費用和一些固定的開銷（又稱經常費）。人事費用包括了員工的薪資、獎金、食宿、培訓和福利等；經常費則是包括租金、水電費、設備裝潢的折舊、利息、稅金、保險和其他雜費等項目。

一、小型餐飲企業的概述

（一）定義及劃分標準

小型餐飲企業是我國國民經濟的重要組成部分，在國民經濟和社會發展中具有重要地位。小型餐飲企業是指與餐飲行業的大中型企業相比人員規模、資產規模與經營規模都比較小的經濟單位。這類企業具有組織結構簡單、管理層次少、決策速度快的特點。小型餐飲企業以其投資少、職工人數較少、門檻低、收效快，成為許多初次投資者的首選。中國的餐飲業正在蓬勃發展，餐飲企業像雨后春筍般涌現。為貫徹落實工業和信息化部、國家統計局、國家發展改革委、財政部指定了《關于印發中小企業劃型標準規定的通知》，用來規范中小企業。在此通知中，我國是按照從業人數和營業收入對餐飲企業進行分類的。其中，大中小餐飲企業分類（如表1）：

（二）經營特點

小型餐飲企業與大中型餐飲企業相比，小型餐飲企業具有以下的經營特點：

第一，投資規模小。餐飲業目前是最具活力、門檻低、最易進入最具發展前途的行業，也是國人最擅長發揮的行業。與大型餐飲企業相比較，即在于企業投資小，一個小型的餐飲企業，甚至只要幾萬元就可以投入運營，并且餐飲企業一開始運營，就能產生收益，資金回籠速度極快。

第二，經營規模小。小型餐飲企業員工人數較少，組織結構簡單，營業收入普遍低于2 000萬元，個人在企業中的行為易于被監管，貢獻也易于被識別，所以管理者可以對員工進行有效的激勵和適當的懲罰，從而可以提升工作效率。

第三，權責一體經營模式。小型餐飲企業，一般都是自主經營管理，追求利潤最大化就成為小型餐飲企業管理者積極努力的動力，通常是所有權和經營權統一的家族式經營模式。

二、小型餐飲企業采購成本的構成

小型餐飲企業采購成本是指餐飲企業在采購食材及輔助原料等采購過程中發生的有關支出，包括購買價款及發生相關的采購費用。

在采購成本中，購買價款按照采購對象的不同，可以分為食材類（蔬果類、肉類、海鮮類等）、其他輔助配料（油鹽醬醋等）、企業辦公用品（筆記本、計算器、圓珠筆等）、員工宿舍用品（更衣柜、風扇等）、清潔用品（洗潔精、抹布等）、不銹鋼器皿（專用飯盤、勺子、調羹等）及其他用品等。采購費用則是購買價款所發生的相關費用，主要包括運輸費、裝卸費、保險費、包裝費、倉儲費等費用、運輸途中的合理損耗、入庫前的挑選整理費用和按照規定應計入成本的稅金以及其他費用。對于小型餐飲企業而言，食材成本一般占企業總成本的比例達60%或以上，食材采購成本成為占企業最大的成本構成，因此采購成本控制必須成為小型餐飲企業的經營管理的核心內容。

三、小型餐飲企業采購成本控制出現的問題

（一）采購部門設置不完善

很多小型的餐飲企業，沒有設立專門的采購部門，采購部隸屬于財務部，采購工作也是由財務部安排人員進行，沒有分工明確的采購專員，不便于管理，對采購工作不夠重視。在實際采購時，從詢價的過程及結果到最終供應商的選擇，這些復雜的過程往往由采購員一人決定，其權力雖說受財務經理的約束，但操作過程并不透明，且缺乏有效的監督。

（二）采購計劃不完備

餐飲產品具有多樣性、產銷短暫等特點，這就導致其原材料的選購受到季節性和顧客點菜隨機率的影響。此外采購環節涉及采購什么、向誰采購及什么時候采購、采購多少的問題。大批量采購時，往往價格較便宜，可以降低采購成本，但其結果是庫存量加大，庫存成本上升。若小批量采購，則由于采購數量少而能節約庫存成本，但同時又會增加采購次數，導致采購環節的費用增加，如運輸費等。對于小型餐飲企業而言，由于采購人員缺乏，沒有很好設定完善的采購計劃，采購過程混亂，從中也增加其采購成本。

（三）采購制度不規范

即使在建立采購制度的小型餐飲企業，經常由于這樣或者那樣的原因，采購制度建立得不夠規范。以致于在采購過程中“吃回扣”或者“暗箱操作”等行為在企業采購活動過程中大量存在，致使企業的采購成本提高，經濟效益下降，企業最終蒙受了巨大的損失。企業的采購活動，應徹底改變暗箱操作，杜絕采購黑洞，體現公開、公平原則，必須建立和健全決策透明、信息廣泛、相互制約和監督有效的采購制度。endprint

（四）采購活動的監督執行力不足

在采購活動監督上，由于小型餐飲企業沒有建立比較規范的采購成本控制制度，所以在對采購人員的管理上不夠嚴格，對其采購活動的監督力度也不足，加上自身采購人員的自制力差，導致采購活動的執行力差，中間環節存在較嚴重的偷漏現象。

四、采購成本控制問題的原因分析

（一）信息滯后

1.信息化程度低。一些企業對于采購流程仍處于手工操作階段，多采用傳真、電話等通訊工具，一方面與供應商之間的信息交流非常有限；另一方面一個傳統的食材及相關配料等采購過程往往要經歷確定和發放訂單、收貨、驗收入庫、入庫付款等一系列活動，跨越了采購部、財務部、倉庫等部門以及外部供應商，各種審批程序煩瑣，如果信息化程度低，將致使工作效率很低。

2.基礎信息系統不完善。由于大部分的采購操作和供應商的談判是通過電話來完成，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應商信息基本上由每個業務人員自己掌握，信息沒有共享。由此帶來的影響是業務的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調查；同時采購任務的執行優劣在很大程度上取決于人，人員的崗位變動對業務的影響較大。

（二）缺乏科學管理

1.缺乏必要的監督和控制機制。采購管理、供應商管理多由一個職能部門來完成。并且部門之間沒有相關的監督機制，部門之間的權責不明確。在這種模式下，采購部門擔負著維系生產食材及相關配料等供給的重任，為保證其正常供應，必然會加大采購量，尤其是在其漲價時，這樣容易帶來不必要的庫存積壓和增加大量的應付賬款。

2.采購控制通常是事后控制。不僅是采購環節，許多企業對大部分業務環節基本上都是事后控制，無法在事前進行監控。雖然事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠為企業減少許多不必要的損失。

五、采購成本控制問題的解決對策

（一）對采購戰略進行合理規劃

1.制訂合理的采購計劃。企業對于自己所需的食材及配料等其他采購用品要有清晰的采購概念，制訂相關的采購計劃，計劃好本企業需要采購什么、不需要采購什么、采購的數量、種類等，在實際采購時，再針對實際發生的采購與采購計劃進行比較，出現超支或者節約時都要分析其實際情況再適當調整采購計劃。

2.供應商選擇定位要明確。企業應該有清晰的采購定位，要對供應環境進行分析，供應環境因素一方面是供應商因素，包括供應商的組織結構、財務狀況、生產能力、工藝水平、質量體系、交貨周期及準時率、成本結構與價格等：另一方面是供應商所處行業環境因素，包括該行業的供求狀況、行業效率、行業增長率、行業生產與庫存量、行業集中度、供應商的數量與分布，再結合企業自身的實際情況，選擇企業合適的供應商。

（二）采購人員的合理設置和控制

1.確定采購人員的職責。明確好采購部門的組織架構，明確好采購部經理、采購主管、倉庫主管、采購員、倉管員和驗收員的職責。采購員主要負責了解各部門物品供應情況，掌握財務部及采購部各種物品的采購成本及采購資金控制要，熟悉各種物品采購計劃，經常與倉管員進行溝通，做好物品使用的周期性計劃，到廚房了解商品的銷售情況，與倉庫保持聯系，以了解庫存情況。只有明確好采購人員的職責，才能更好地管理采購部門，減少采購漏洞。在采購人員的設置上，應該適當增加人數，保證其工作的效率。

2.對采購人員進行必要的培訓。公司的采購需要采購人員改進當前的工作或掌握新的知識，以利于盡快提高采購部門的效率。可以根據采購人員的實際情況，若采購人員的經驗不足應進行崗位適應培訓；若采購人員的工作經驗豐富，則可以對其進行繼續教育培訓，豐富其專業知識，更好適應企業及社會的發展。

3.建立企業的獎懲制度。對采購人員獎勵的方法主要有：獎勵激勵、威脅激勵、發展激勵。獎勵激勵主要是提高獎金占個人收入的比例、基本工資與個人業績綜合考評掛鉤等。發展獎勵則是通過賦予員工執行工作中更多的控制權、責任和自由決定權，來加深工作的深度。同時，要建立相關的獎項制度，如建立采購人員的月度績效評估制度，加以定期進行績效評估。通過績效評估以調動業務人員的積極性及提高人員的工作效率，使食材費的預算更為合理。這樣，不但可以激勵采購人員的工作積極性，同時也是防止采購員賄賂的一個有效手段。能更好地幫助企業責任制控制成本制度的推行，從而降低企業的成本。

（三）建立健全采購過程中的各項控制制度

1.建立及健全采購責任制。針對采購人員以權謀私，沒有明確個人權責的現象，筆者提出責任制控制成本，具體操作為將原先的采購部門一分為三，設立采購小組、詢價小組、驗收小組，這樣就可以明確人員的職責，使原先的采購人員不敢公然謀私，能有效地降低人為造成的采購成本虛高。廚師長或廚房部的負責人每天晚上，保管人員每周或每半月定期根據本企業的經營收支、物質儲備情況確定物資采購量，并填制采購單報送采購計劃員。采購計劃員根據采購需求，結合采購計劃制定采購訂單，并報送采購總經理批準后，方可向供應商下訂單。

在采購時，詢價小組的工作為利用原先已建立的關系，了解多家供應商的報價、以及多家餐飲企業材料獲得價格，同時利用現有的網絡信息系統，了解各地的報價及均價，還有運費，并計算出最適合的食材報價。定期對日常消耗的原料、輔料進行廣泛的市場價格咨詢。堅持貨比三家的原則，對物資采購的報價進行分析反饋，發現差異并及時督促糾正。對于每天使用的蔬菜、肉、禽、蛋、水果等原材料，根據市場行情每周或半個月公開報價一次，并召開定價例會。采購食材小組的工作，利用招標模式在廠商或供應商中挑選，并利用詢價小組已得到的最適報價與其談價簽訂合同，保證貨源，還可與合同商簽訂按進度取貨，這在一定程度上也減少了食材保管在倉庫的花費，也減少了倉管人員素質不過關而帶來的成本問題。驗收小組應由專業人員組成，不插手詢價及采購，只是負責根據采購單驗貨，確保價格、數量、質量符合采購單要求，并將驗收入庫的食材按各自的用途在倉庫分類放好，定期檢查并登記入冊，如有重大損失要上報。

責任制控制成本，在這一環節就是將采購人員的權責明確好，當采購中出現問題便能及時反映及追究責任，采購人員就不敢公然謀私，一定程度上保證食材的質量，有效地控制采購成本。

2.建立采購計劃制度。采購部門在將采購任務分配給采購人員時，采購人員必須交出采購預計劃書，才有資格獲得采購任務。采購計劃書經審批通過后，才能正式把采購任務委托給采購人員去完成。采購計劃書作為采購人員個人業務的第一份正式文件，要保存下來，并且作為這次采購任務的考核的參考。

3.建立采購評價制度。采購評價包括兩部分：一是自我評價，每次任務要填一個任務完成情況自我考評表；二是采購部門對每個人的評價，以及采購部門的整體評價，一個月一次一年還有一次總評。建立評價制度的目的，是要評定業績、總結經驗、糾正缺點及改正工作，同時也是一種監督制度。采購人員本身也要對該項采購任務有一個總結評價。

4.建立請示匯報制度。采購過程中可能會出現一些超出采購人員權限范圍的事情，在這種情況下，一定要請示有關主管人員，不能夠擅自自作主張。

（四）采購流程的規范化

科學的采購流程，可分為四個方面：（1）提出采購申請；（2）簽訂合同；（3）購買物品驗收入庫；（4）結算貨款。在采購前要確定適當的采購量，挑選適合本企業的供應商，采購計劃的制訂要及時，避免采購不及時帶來的不必要浪費，通過詢價采購、議價采購等方式確定適合的采購價格。

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[責任編輯 陳鳳雪]endprint