檔案信息資源綜合開發探討

吳清波

摘 要：近年來檔案信息資源開發一直備受關注，在內容、層次及模式上都有所擴展，但仍受到來自服務理念、人力資源、資金及機制等因素的制約。本文從檔案信息管理資源綜合開發過程的現狀以及存在的問題進行了多角度分析，結合當前檔案信息管理發展特點，針對性提出了檔案信息資源綜合開發諸多對策和措施。

關鍵詞：檔案信息資源；綜合開發；現狀；對策與措施

檔案信息資源綜合開發利用的程度是衡量檔案信息化水平的重要標志。測度檔案信息資源開發利用對經濟社會發展的影響力，對提高檔案信息化水平，促進我國檔案事業可持續發展有著重要的現實意義。提高信息資源開發利用水平，是落實科學發展觀、推動經濟社會全面發展的重要途徑，是增強我國綜合國力和國際競爭力的必然選擇。

1 檔案信息資源化問題分析

檔案信息化建設自上世紀70年代就已經開始，自90年代起引起了人們的廣泛關注。在《全國檔案信息化建設實施綱要》的指導下，經過不懈的努力，計算機檔案管理系統從微機單機版的輔助目錄管理發展到海量光盤存儲系統版、網絡版管理以及公文、檔案一體化管理，經歷了計算機輔助檔案管理、檔案信息數字化和數字檔案信息資源上網等漸進發展的過程。檔案信息化建設的不斷推進，使檔案信息資源共享初具規模。但也存在諸多問題：

（1）責任主體缺失、缺乏統一規劃

目前，國家尚沒有權威性的機構出面協調檔案信息資源共享建設，缺少能獨立行使職權，跨行業、跨系統的一體化常設管理機構，從而使檔案部門的共享建設缺乏全局性的統籌規劃和整體化管理，其戰略性約束相對不足。由此造成系統間難以相互合作，資源布局不合理，難以共享。突出地表現在檔案信息化建設各自為政，各個檔案館之間不能進行充分的交流和協調，重復浪費現象嚴重。從某一地區、某一系統來看，檔案館之間雖然進行了一定程度的協作，但由于缺乏系統間的橫向聯合，致使檔案信息資源共享進展甚為緩慢。

（2）信息內容匱乏、信息資源陳舊

這一問題是多數網站（頁）普遍存在的問題，甚至檔案信息資源的遺漏和失真都是常有的事。有些網站除了館藏的簡介和目錄，幾乎沒有別的信息；提供的相關鏈接經常是無法連接到相應的目的地；各類檔案信息資源自上網后幾乎沒有或者很少更新，雖然最近幾年檔案信息資源網站（頁）比以前有大幅度增加，但是它們中包含的有價值的信息量的增加幅度遠不及網站（頁）數量的增加幅度；即使有檔案信息資源數據庫也屬于二次文獻，用戶只能檢索到檔案的題錄和文獻摘要信息，沒有檔案全文數據庫，想要具體的檔案卷宗內容還需要到檔案館親自查閱。

（3）技術支持薄弱、服務形式單一

各檔案信息資源網站很少涉及高級網絡技術，一般只提供信息瀏覽服務（WWW）、電子郵件服務（E-mail）和少量的信息咨詢和接待服務。電子郵件服務又不及大型網站的穩定性、全面性和及時性；少量信息咨詢和接待服務大都是“走馬觀花”，很多流于形式而已。而且很少有網站提供遠程登陸（Telnet）、文件傳輸（FTP）、電子公告牌（BBS）等服務。檔案信息網站的技術支持和服務特點是相互制約的。服務以技術為基礎條件，技術以服務為根本目的；沒有過硬的技術做后盾，高質量的服務是不可能實現的；而只有通過給利用者以各種形式的服務，并通過利用者的信息反饋及時調整服務策略，才能夠促進技術的改進和革新。

（4）共享工具落后、檢索途徑促狹

由于客觀上檔案信息的存在和分布是多行業、多部門、多地域的，檔案信息資源的采集、加工和存儲也就是分布式的，所以形成資源分散、搜尋不易的問題。而目前各檔案信息資源網站缺少工具對檔案信息資源進行整合、導航、檢索和定位，即缺少先進的信息分類檢索與導航系統及信息傳播與利用的平臺。檢索軟件落后，檔案信息分類較粗，缺乏多角度反映檔案卷宗內容和多種邏輯組合信息檢索方式，影響用戶查閱效率，檔案信息資源共享困難。

分析檔案信息資源共享的發展現狀，以便從中發現問題，從而有針對性地提出檔案信息資源共享的具體實施策略。

2 對策與措施研究

（1）按照文檔一體化、管理集約化和大部制的思路，重建適應現代發展趨勢的檔案管理機制和體制。全國一些城市如上海浦東新區、深圳市、廣東順德市、浙江金華市等已經進行了一些探索和創新。主要的做法是，實行部門檔案館、專業檔案館與地方國家綜合檔案館合并，從橫向上探索解決檔案資源集約化管理的問題。同時，要適度擴展檔案行政管理部門的職能，在現有檔案局的基礎上設立檔案文件局，統一行使本級機關檔案與文件的管理職能。要通過機制和體制的調整和創新，實現對本級機關檔案資源的集約管理。

（2）適應分散管理轉變為集中管理的趨勢，把國家綜合檔案館建設成為區域各種類型、各種載體檔案比較集中的保管利用基地。現在全國各地檔案館的建設，尤其是庫房容量一般都是按照傳統檔案管理模式設計和建設的，因而實施集約化管理，都會受到庫房容量的制約。因此，推動和深化機關檔案管理模式改革，必須突破傳統檔案館建設的思路，要根據“文件中心”的文件存儲和檔案館的檔案存儲要求，逐步擴大檔案庫房的容量。比如，美國聯邦檔案文件署就有1個國家檔案館和11個分館，14個聯邦文件中心，8個總統圖書館。其中華盛頓國家文件中心占地面積約為789，000平方英尺（相當于73298平方米，或110畝）。

（3）正確認識電子政務與電子文件管理的關系，明確檔案部門在電子文件管理中的主體地位和作用。電子文件既是電子政務運行的一個重要手段，也是文件檔案的一種新型載體。電子文件管理系統既是電子政務系統一個重要組成部分，也是一個相對獨立的、“電子的文件管理系統”，能夠綜合管理各種載體、各種類型的文件和檔案，而不僅僅是“電子文件的管理系統”。根據世界上發達國家的經驗，一般都是以國家檔案館為中心，形成電子文件管理和服務網絡。但是，在我國現在很多地方的電子政務建設，忽視檔案部門在電子文件管理方面的地位和作用，把檔案部門拒之于電子政務建設的大門之外。這顯然是對這個問題認識上的誤區。因此，明確檔案部門對電子文件管理的主體地位和作用，關系到在新的信息技術環境下能否真正實現對機關文件檔案的集中統一管理。

（4）提高檔案人員的綜合素質是開發利用檔案信息資源的重要條件檔案信息資源的開發利用是一項涉及面廣、綜合性較強的工作。在檔案信息資源開發利用工作中，檔案人員是檔案信息資源開發利用的主體，他們的素質直接影響開發利用的成效。因此，只有不斷提高檔案人員的綜合素質，才能使檔案信息資源開發利用工作更優質、高效地開展。1985年3月，鄧小平同志在全國科技工作會議上指出：改革經濟體制，最重要的我最關心的是人刁，改革科技體制，我最關心的還是人才。現代高新科學技術的引進和現代化設備的應用，是檔案部門大力加強檔案信息資源開發利用的重要環節，它要求檔案人員應是一種基礎理論扎實，知識面寬，適應性和創造強的新型人和多元化的人才。服務理念要由過去一單純的管好檔案不泄密向全面開發利用檔案信息資源轉變檔案人員隊伍必須具備合理的知識結構和素養，以適應檔案信息資源開發利用對檔案人員素質的要求。

3 結語

現階段我國檔案信息資源開發正向高級階段過渡，在公共參與、資源類別、服務群體及貢獻力等方面已經體現出一些特征。那么，從可持續發展角度去思考影響檔案信息資源開發的深層因素就有著不可替代的現實意義，將公共性、資源建設及管理績效這三種驅動力增添到檔案信息資源開發的對策研究之中，對構建與完善檔案信息資源開發體系、提升檔案信息資源在整個社會公共服務體系中的競爭力也有著可供參考的理論價值。雖然本研究未涵蓋全面，構建的檔案信息資源開發可持續發展模型仍處于一種理想狀態，但它來源于開發實踐，隨著時間推移也必能應用和檢驗開發實踐，對現存問題的修正及開發前景的規劃有著一定的借鑒意義。endprint