人事檔案管理在人力資源管理中的作用

摘 要：人事檔案是人力資源管理的重要組成部分，人力資源管理是指在人本思想指導下，運用科學的方法進行合理的組織、培訓與調配，對組織內外相關人力資源進行有效運用，使人力、物力能夠保持最佳的比例滿足組織當前及未來發展的需要，從而能夠更好地實現組織的目標。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；作用

人力資源管理的目的是優化資源配置，知人善任，將員工分配到合適的崗位上去，這個過程中不僅需要尊重和重視人才，更需要了解和熟悉人才，除了對人才的當前表現進行考核和評價之外，也需要對人才的過往經歷和工作表現進行全方位的了解，而這離不開人事檔案的信息支持和共享，科學的、有效的人事檔案管理可以幫助組織進行人力資源的優化配置。組織在進行人力資源配置時，可以充分根據人才的專業、能力和特點，使其從事最適合的工作崗位，并促使人才在不同的部門、崗位和組織之內進行合理的流動，促進組織單位的迅速發展。另外，通過對人事檔案的分析和了解，有助于組織了解本單位人才總體的狀態，結合組織未來發展的實際需要，制定科學、合理的人才需求計劃和招聘標準。可見人事檔案工作的成效直接影響到組織人力資源管理的效率。目前，由于各方面因素的影響，我國傳統的人事檔案管理滯后于經濟社會的發展和現代人力資源管理的需求，人事檔案管理工作改革勢在必行。

1 創新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權

人事檔案中的很多信息和材料都是由個人來填寫和簽名的，這些信息屬于公開的信息資源，應該取之于民、用之于民。但是，為了保證人事檔案信息的機密性，現行的人事檔案管理制度規定任何個人不得查閱與本人有關的人事檔案信息資料。因此，長期以來人事檔案一直處于比較神秘的地位，盡管每個人都參與了人事檔案的建檔工作，但大多數人對人事檔案的價值和作用是陌生的，這也是社會上很多“死檔”現象發生的主要原因。隨著社會發展和進步，以及公民知情權的不斷提高，現代人對人事檔案的信息需求不斷增加，對于人事檔案管理者而言，要樹立現代社會的檔案服務意識，拿捏好人事檔案適度公開和機密安全的尺度，一方面向本人或者組織適當公開人事檔案信息，提高檔案信息的流動性，提升人事檔案的價值。例如個人的學歷層次、黨齡、職務、年齡等資料都可以進行公開。另一方面，也要保護好組織和個人的檔案隱私權，例如組織對個人的處分、考察等資料，以及個人身體狀況的隱私要絕對保密。

2 加強人事檔案的時效性、完整性和真實性

人事檔案是單位在長期的人事管理活動中形成的、能夠反映人才個人情況、工作表現、德能勤績等諸多方面的內容。人事檔案資料要具備完整性，不然就無法從檔案信息中來了解人才的能力、特點和工作表現等事項。然而，在一些機關事業單位中，人事檔案資料過于簡單，有時只有員工的一些基本資料，例如姓名性別、籍貫住址、學歷層次、工作經歷、家庭成員等資料，缺乏最主要的對工作業績和工作表現的描述，這樣的人事檔案價值大打折扣，對人力資源管理的作用式微，也無法成為選拔和任用人才的重要依舊。因此，需要人事檔案部門加大對檔案資料的補充，建立完善的檔案資料搜集、登記和整理制度，將散落在各部門的、有價值的額檔案資料及時收集起來，保證檔案資料的完整性。同時要加大對檔案資料的審核力度，如果人事檔案資料不真實，將無疑是廢紙一堆，不僅起不到優化人力資源的作用，反而會降低人才配置效率。而且越是年代久遠的檔案資料，失真的可能性就越大，因此人事檔案工作者要提高檔案資料收集的效率，及時更新個人材料，增加近期人員培訓和績效表現的材料。

3 提高檔案管理人員的素質

人事檔案管理是一個專業性很強的工作，需要檔案工作人員具備較高的政治素質、扎實的專業知識、踏實的工作作風。因此，必須加強人事檔案人員隊伍的思想建設和業務建設，而且隨著互聯網的發展和普及，計算機和網絡技術在人事檔案工作中的應用十分廣泛，新的檔案管理方式也不斷涌現，人事檔案從業者要熟練掌握計算機技術，熟悉網絡環境下如何進行人事檔案資料的收集、整理以及保密工作。這些都對檔案管理人員提出了新的要求和挑戰。一方面，需要檔案從業者提高服務意識，改變坐等上門的傳統思維，積極與各部門溝通和聯系，提高各部門對人事檔案工作重要性的認識，及時、完整的獲得各種有效人事檔案信息；另一方面，單位要加大對檔案從業人員的培訓，提高人事檔案管理工作人員的綜合素養，不斷充實有經驗、責任心強的高素質人才到檔案管理隊伍中，特別是要重點招聘一些懂得數據系統開發、設計和分析的人才，使得檔案管理工作走向網絡化、標準化的道路；同時加強對現有檔案從業人員的培訓力度，提高其檔案管理的專業知識和技能，最終使人事檔案工作為人力資源管理和為高層的決策提供更好的服務。

4 利用先進手段對人事檔案進行現代化管理

隨著網絡時代的到來和網絡技術的不斷提高，傳統的手工檔案管理模式越來越滯后于時代發展的需要。當前的人事檔案管理已經步入了自動化、網絡化的時代，利用計算機，檔案管理人員可以將海量的資料存入電腦，建立數據化的檔案資料。單位要為檔案管理人員配置數碼照相和掃描等儀器，方便檔案管理人員迅速及時的處理檔案資料，不僅能提高工作效率，也會大大減輕檔案人員的工作強度。當然，網絡是把雙刃劍，在給檔案工作帶來巨大便利的同時，也使得檔案工作面臨巨大的不安全狀況。有的檔案管理人員缺乏必要的網絡安全意識，也不懂得如何對人事檔案資料進行加密和保護，造成一些重要的檔案資料泄露，給個人和單位帶來安全威脅；有的檔案管理人員工作責任性不強，由于操作不當或者版本問題，造成大量電子資料無法閱讀。因此需要組織建立完善的檔案使用制度，對重要電子資料進行保密存放，給專門檔案管理人員配置密碼和權限，其他人未經許可不允許接觸裝有人事檔案資料的電腦。

5 創新服務方式，構建信息化平臺

雖然很多單位都使用了組織人事信息管理系統，人事檔案實現了信息化管理，但由于人事檔案信息管理系統是不允許接入公共網絡的，只是在組織人事部門內部進行數據共享，其他人員和部門無法登錄也禁止訪問，使人事檔案信息管理系統成為信息孤島，提供人事檔案信息利用的方式基本上還是“你查我找，你需要我提供”單一的服務方式。為推進人事檔案工作向“資源建設型”、“服務網絡型”、“開發利用型”轉變，必須加快人事檔案信息網絡化步伐，以實現網絡化為切入點，建立檔案信息數據庫和管理系統，建立由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數據庫，實現信息的海量存儲、長期積累和有效更新，并保持檔案的動態性。同時創新服務方式，通過網絡建立統一的信息交換與共享平臺，讓每個部門定期將檔案信息進行上傳，由系統的管理員對各個學校分散的檔案資源系統進行優化組合，利用網絡平臺使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實現人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全面服務。

6 結束語

人事檔案是我國人才主要信息的來源，是組織單位知人善用、選拔人才的重要手段。在提倡服務型社會建設的今天，我們要充分發揮人事檔案管理的積極作用，把檔案工作延伸到發展的最前沿，積極拓展服務職能，為人力資源開發提供強有力的保障，促進人力資源健康、和諧的發展。

參考文獻

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[2]楊麗麗. 淺議人力資源管理中的人事檔案管理[J]. 才智，2014，28：339.

作者簡介

謝奕青（1975-），女，泉州，館員，研究方向：檔案管理和人力資源。endprint