論企業(yè)文件檔案的一體化管理

卓文友

摘 要：本文從什么是文件檔案一體化管理，為什么要進(jìn)行文件檔案一體化管理以及如何開(kāi)展企業(yè)文件檔案一體化管理三個(gè)方面，提出了文件檔案一體化管理的有關(guān)思路和想法。指出，企業(yè)文檔一體化管理要?jiǎng)?chuàng)新理念、推進(jìn)管理創(chuàng)新與技術(shù)更新、加快業(yè)務(wù)融合和信息化手段應(yīng)用，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)和快速發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：文件；檔案；一體化

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷拓展，特別是信息技術(shù)、電子文件的快速發(fā)展，企業(yè)文件與檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，傳統(tǒng)文件檔案手工管理、分段管理的模式急需得到改進(jìn)，新形勢(shì)、新環(huán)境、新任務(wù)要求企業(yè)文件、檔案迫切實(shí)行一體化管理，文件工作與檔案工作也急需得到業(yè)務(wù)融合和創(chuàng)新發(fā)展。

1 什么是文件檔案一體化管理

文件管理與檔案管理是一個(gè)統(tǒng)一，不可割裂的系統(tǒng)工程，文件管理是檔案管理的源頭和前身，檔案管理是文件管理的延展深化，從文件到檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過(guò)程。筆者認(rèn)為，文件檔案一體化管理，是要在文件全生命周期管理、文件連續(xù)體等理論的指導(dǎo)下，以系統(tǒng)的科學(xué)思維和工作思路，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)文件、檔案、文件工作、檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，確保從文件到檔案管理的高效、優(yōu)化、全面控制與科學(xué)管理。

文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容應(yīng)包括文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化；文件、檔案一體化管理的科學(xué)指導(dǎo)是系統(tǒng)思維；文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。筆者認(rèn)為，文檔一體化管理中的文件除包括文書(shū)文件外，還應(yīng)包括其他各類(lèi)型文件。

2 為什么要開(kāi)展文件檔案一體化管理

（一）文檔一體化是文件檔案管理理論發(fā)展的必然

從文件生命周期理論，到文件連續(xù)體理論，是文件檔案管理理論的進(jìn)步，原有的文件檔案二分管理思路的弊端逐漸顯現(xiàn)，而將文件、檔案進(jìn)行系統(tǒng)管控、前端控制、全程管理的思想越來(lái)越被認(rèn)可和接受。文件連續(xù)體理論、前端控制、全程管理原則為文件檔案的一體化管理提供了理論基礎(chǔ)與有效支撐。

（二）文檔一體化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

文件檔案一體化管理體現(xiàn)的是一種系統(tǒng)思維。從檔案管理的實(shí)踐發(fā)展來(lái)看，檔案管理有著“簡(jiǎn)單化”、“一體化”發(fā)展的趨向。如《歸檔文件整理規(guī)則》的出臺(tái)打破了長(zhǎng)期以來(lái)文書(shū)文件的17大類(lèi)管理，使企業(yè)檔案人員從繁瑣復(fù)雜的檔案整理工作中解放出來(lái)，節(jié)約了人力物力，引導(dǎo)檔案人員將注意力更多的投向檔案檢索體系建設(shè)、豐富檢索途徑、完善檔案利用服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了文件檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)以科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)開(kāi)發(fā)為根本，文檔一體化既是企業(yè)文件、檔案工作發(fā)展必然趨勢(shì)，也是企業(yè)節(jié)約人力物力、提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的必然要求。

（三）文檔一體化是現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展的需要

我國(guó)加入世界貿(mào)易組織以來(lái)，現(xiàn)代企業(yè)制度逐漸得到普及和推廣完善。以“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”為主要特征的現(xiàn)代企業(yè)制度為企業(yè)文件檔案工作提出了更高的要求?，F(xiàn)代企業(yè)工作節(jié)奏越來(lái)越快速，技術(shù)更新越來(lái)越頻繁，文件檔案管理作為企業(yè)基礎(chǔ)服務(wù)保障部門(mén)，常常存在文件檔案管理人員身兼數(shù)職，事務(wù)性工作十分繁瑣的情況，原有的文件、檔案兩段式分而自治、各自為政的管理模式不能有效適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，不能適應(yīng)有效提高工作效率和提高工作效能的要求，實(shí)行文檔一體化是企業(yè)提高工作效率提高工作質(zhì)量的必然要求，使得企業(yè)在文件檔案工作方面，用最少的投入辦最多的事。

（四）文檔一體化是電子文件發(fā)展的必然要求

當(dāng)前，電子文件的快速發(fā)展，電子數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)。在信息社會(huì)、電子時(shí)代，文件、檔案之間的界限已經(jīng)越來(lái)越模糊，倘若按照傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理模式去管理電子文件、電子檔案，會(huì)花費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，而且也根本就沒(méi)有必要。2009年以來(lái)，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳、等上級(jí)主管部門(mén)印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》、《國(guó)家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015年）》，成立了電子文件部際聯(lián)系會(huì)議制度，國(guó)家檔案局、國(guó)資委等上級(jí)機(jī)關(guān)出臺(tái)了一系列關(guān)于電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和工作要求，對(duì)企業(yè)文件檔案管理、特別是電子文件管理的創(chuàng)新發(fā)展和一體化管理提出了明確要求。

3 如何在企業(yè)開(kāi)展文件檔案一體化管理

（一）創(chuàng)新理念，文檔一體化理念

企業(yè)開(kāi)展文件檔案一體化管理，需要牢固樹(shù)立文檔一體化理念，并且在組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)規(guī)范、人才隊(duì)伍等方面做好充足的準(zhǔn)備。一是要建立整體觀念，在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，文件工作中要充分考慮檔案工作的需要；檔案工作也要做到與文件工作的充分融合和銜接；二是加強(qiáng)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)變革，設(shè)置適應(yīng)企業(yè)文檔一體化管理需要的組織機(jī)構(gòu)，文件管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)、信息管理部門(mén)要有針對(duì)性的進(jìn)行合并、統(tǒng)一等適應(yīng)性調(diào)整；三是要就文件、檔案工作制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)調(diào)收文管理、發(fā)文管理、歸檔管理、檔案管理等各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)發(fā)展；四是要加強(qiáng)企業(yè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，建設(shè)和配備一支高素質(zhì)、高技能的文件、檔案管理人員隊(duì)伍，檔案人才隊(duì)伍要懂得文件管理、信息管理甚至是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)方面的基本知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。

（二）加強(qiáng)文件檔案工作與企業(yè)戰(zhàn)略的融合滲透，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要

文件、檔案工作是一個(gè)企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作。文件檔案工作無(wú)論是工作內(nèi)容、工作模式、工作節(jié)奏都要適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。文件檔案工作是企業(yè)文化的重要組成部分，快節(jié)奏、高效率、高效能是現(xiàn)代企業(yè)對(duì)文件檔案工作的要求。文件、檔案在現(xiàn)代企業(yè)中扮演著越來(lái)越重要的作用。可以預(yù)見(jiàn)，文件、檔案將作為資產(chǎn)，與企業(yè)的設(shè)備、房屋、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等共同構(gòu)成企業(yè)的資產(chǎn)，并將共同構(gòu)成企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。企業(yè)文件檔案工作，特別是電子文件管理工作要融入企業(yè)中心工作，加強(qiáng)業(yè)務(wù)協(xié)同與部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，明確職責(zé)，加強(qiáng)電子文件管理工作的前端介入與全程管控，實(shí)現(xiàn)文件檔案工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的融合滲透和協(xié)調(diào)發(fā)展，為企業(yè)知識(shí)管理、決策支持、資產(chǎn)保值增值以及服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)久持續(xù)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

（三）推進(jìn)管理創(chuàng)新與技術(shù)更新，創(chuàng)建文檔一體化管理系統(tǒng)

企業(yè)要結(jié)合企業(yè)實(shí)際開(kāi)發(fā)文檔一體化系統(tǒng)。這就要求文件管理與檔案管理在有關(guān)業(yè)務(wù)流程、工作要求等方面進(jìn)行全面銜接和融合，充分采用新技術(shù)、新觀念，建設(shè)新系統(tǒng)。

一要對(duì)傳統(tǒng)的統(tǒng)等進(jìn)行適應(yīng)性改造。目前的OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)只是對(duì)各自領(lǐng)域工作和業(yè)務(wù)進(jìn)行考慮，OA系統(tǒng)未考慮與檔案管理的有效銜接，不能及時(shí)有效不惑電子文件元數(shù)據(jù)。檔案管理軟件市場(chǎng)良莠不齊，部分檔案軟件設(shè)計(jì)粗糙、功能不盡如人意。檔案管理系統(tǒng)未考慮與OA系統(tǒng)的全面融合和一體化管理。目前大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)只是對(duì)紙質(zhì)檔案管理模式的目錄化、電子化，此種情況急需得到改變。與OA系統(tǒng)相比，檔案管理系統(tǒng)更需要界面的友好化，功能的實(shí)用化與可拓展化，而不僅僅是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和新增電子文件的物理存儲(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，就要基于《GB/T 29194-2012 電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》，對(duì)OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行適應(yīng)性改造，或是構(gòu)建全新的文檔一體化系統(tǒng)。

二是要加強(qiáng)流程再造。全面優(yōu)化文件檔案管理流程，打通文件檔案分段管理、不加溝通的壁壘。檔案管理的有關(guān)工作要求要提前嵌入到文檔一體化管理系統(tǒng)之中，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就充分考慮文件管理和檔案管理的各項(xiàng)要求，在文件的初始階段對(duì)文件的真實(shí)性、完整性、有效性加以控制，對(duì)文件的鑒定、著錄、標(biāo)引等工作也要隨著文件產(chǎn)生同步進(jìn)行。充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門(mén)的重復(fù)勞動(dòng)，使文書(shū)工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門(mén)也就擺脫了繁瑣的文件立卷和檔案整理任務(wù)。

三要采用新技術(shù)、新觀念。要將大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘、項(xiàng)目管理等新的技術(shù)和觀念植入文檔一體化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)之中，打破傳統(tǒng)檔案的類(lèi)目管理方式，淡化整理、深化檢索、檔案編研究與資源開(kāi)發(fā)利用，增強(qiáng)文件、檔案等各類(lèi)信息之間的數(shù)據(jù)整合和關(guān)聯(lián)應(yīng)用，變死檔案為活信息。具體做到：1.采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)檔案工作查詢、利用等信息進(jìn)行深加工，掌握用戶需求，根據(jù)用戶需求進(jìn)行分析，開(kāi)展資源個(gè)性化定制開(kāi)發(fā)并提供推送服務(wù)。2.采用檔案項(xiàng)目管理理念、大數(shù)據(jù)、虛擬視圖等技術(shù)，對(duì)各門(mén)類(lèi)、各類(lèi)型檔案進(jìn)行整合分析與應(yīng)用，展示項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展的完整過(guò)程。

四是必須采取有效措施，確保電子文件的完整性、真實(shí)性、有效性。在目前國(guó)家電子文件的法律效力沒(méi)有最終完全確立的情況下，各企業(yè)可先行對(duì)自身電子文件的完整性、真實(shí)性、有效性規(guī)范進(jìn)行探索。有條件的企業(yè)可以建立本企業(yè)這方面的的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件管理進(jìn)行規(guī)范。如：采用電子印章、電子簽名、時(shí)間戳等建立電子文件真實(shí)性認(rèn)定方法和手續(xù)以確保電子文件的真實(shí)性；建立電子文件數(shù)據(jù)管理規(guī)范，明確內(nèi)容性、結(jié)構(gòu)性、背景性信息均為歸檔范圍以確保電子文件的有效性；加強(qiáng)電子文件的保管、嚴(yán)格電子文件利用活動(dòng)管理來(lái)確保電子文件的有效性；等等。

目前，國(guó)家檔案工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基本建立完善，信息技術(shù)、電子政務(wù)發(fā)展迅猛發(fā)展、工業(yè)化和信息化深度融合，企業(yè)文檔管理一體化無(wú)論是社會(huì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境還是自身需求等各方面因素均基本成熟。各企業(yè)在國(guó)家“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃及《中國(guó)制造2025》的指引下，都在力求創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、智能轉(zhuǎn)型、強(qiáng)化基礎(chǔ)、綠色發(fā)展。企業(yè)文件、檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)理念、技術(shù)、管理創(chuàng)新，充分結(jié)合和運(yùn)用大數(shù)據(jù)、智慧企業(yè)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等先進(jìn)理論與技術(shù)，開(kāi)展前瞻性研究和實(shí)踐探索，加速推進(jìn)文件檔案的一體化管理，加強(qiáng)文檔工作的服務(wù)與保障，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)、快速發(fā)展、提高核心競(jìng)爭(zhēng)力貢獻(xiàn)力量。

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