論企業文件檔案的一體化管理

卓文友

摘 要：本文從什么是文件檔案一體化管理，為什么要進行文件檔案一體化管理以及如何開展企業文件檔案一體化管理三個方面，提出了文件檔案一體化管理的有關思路和想法。指出，企業文檔一體化管理要創新理念、推進管理創新與技術更新、加快業務融合和信息化手段應用，適應現代企業轉型升級和快速發展的需要。

關鍵詞：文件；檔案；一體化

隨著經濟社會的快速發展和企業業務的不斷拓展，特別是信息技術、電子文件的快速發展，企業文件與檔案數量急劇增長，傳統文件檔案手工管理、分段管理的模式急需得到改進，新形勢、新環境、新任務要求企業文件、檔案迫切實行一體化管理，文件工作與檔案工作也急需得到業務融合和創新發展。

1 什么是文件檔案一體化管理

文件管理與檔案管理是一個統一，不可割裂的系統工程，文件管理是檔案管理的源頭和前身，檔案管理是文件管理的延展深化，從文件到檔案是一個連續統一、前后銜接的過程。筆者認為，文件檔案一體化管理，是要在文件全生命周期管理、文件連續體等理論的指導下，以系統的科學思維和工作思路，借助計算機技術、網絡技術等先進技術，對文件、檔案、文件工作、檔案工作實行統籌規劃、統一管理，確保從文件到檔案管理的高效、優化、全面控制與科學管理。

文件、檔案一體化管理的具體內容應包括文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化；文件、檔案一體化管理的科學指導是系統思維；文件、檔案一體化管理的技術保障是以計算機技術和網絡技術為代表的信息技術。筆者認為，文檔一體化管理中的文件除包括文書文件外，還應包括其他各類型文件。

2 為什么要開展文件檔案一體化管理

（一）文檔一體化是文件檔案管理理論發展的必然

從文件生命周期理論，到文件連續體理論，是文件檔案管理理論的進步，原有的文件檔案二分管理思路的弊端逐漸顯現，而將文件、檔案進行系統管控、前端控制、全程管理的思想越來越被認可和接受。文件連續體理論、前端控制、全程管理原則為文件檔案的一體化管理提供了理論基礎與有效支撐。

（二）文檔一體化是檔案管理的發展趨勢

文件檔案一體化管理體現的是一種系統思維。從檔案管理的實踐發展來看，檔案管理有著“簡單化”、“一體化”發展的趨向。如《歸檔文件整理規則》的出臺打破了長期以來文書文件的17大類管理，使企業檔案人員從繁瑣復雜的檔案整理工作中解放出來，節約了人力物力，引導檔案人員將注意力更多的投向檔案檢索體系建設、豐富檢索途徑、完善檔案利用服務方向轉變，促進了文件檔案一體化管理的實現。企業以科研生產、經營開發為根本，文檔一體化既是企業文件、檔案工作發展必然趨勢，也是企業節約人力物力、提高核心競爭力的必然要求。

（三）文檔一體化是現代企業制度發展的需要

我國加入世界貿易組織以來，現代企業制度逐漸得到普及和推廣完善。以“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”為主要特征的現代企業制度為企業文件檔案工作提出了更高的要求。現代企業工作節奏越來越快速，技術更新越來越頻繁，文件檔案管理作為企業基礎服務保障部門，常常存在文件檔案管理人員身兼數職，事務性工作十分繁瑣的情況，原有的文件、檔案兩段式分而自治、各自為政的管理模式不能有效適應形勢發展的需要，不能適應有效提高工作效率和提高工作效能的要求，實行文檔一體化是企業提高工作效率提高工作質量的必然要求，使得企業在文件檔案工作方面，用最少的投入辦最多的事。

（四）文檔一體化是電子文件發展的必然要求

當前，電子文件的快速發展，電子數據呈現爆炸式增長。在信息社會、電子時代，文件、檔案之間的界限已經越來越模糊，倘若按照傳統紙質文件管理模式去管理電子文件、電子檔案，會花費大量的人力物力財力，而且也根本就沒有必要。2009年以來，中共中央辦公廳、國務院辦公廳、等上級主管部門印發《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規劃（2011—2015年）》，成立了電子文件部際聯系會議制度，國家檔案局、國資委等上級機關出臺了一系列關于電子文件管理的標準規范和工作要求，對企業文件檔案管理、特別是電子文件管理的創新發展和一體化管理提出了明確要求。

3 如何在企業開展文件檔案一體化管理

（一）創新理念，文檔一體化理念

企業開展文件檔案一體化管理，需要牢固樹立文檔一體化理念，并且在組織機構、業務規范、人才隊伍等方面做好充足的準備。一是要建立整體觀念，在實踐中實現文檔一體化管理，文件工作中要充分考慮檔案工作的需要；檔案工作也要做到與文件工作的充分融合和銜接；二是加強企業組織機構變革，設置適應企業文檔一體化管理需要的組織機構，文件管理部門、檔案管理部門、信息管理部門要有針對性的進行合并、統一等適應性調整；三是要就文件、檔案工作制定統一的業務規范，加強業務指導，協調收文管理、發文管理、歸檔管理、檔案管理等各項工作環節的協調發展；四是要加強企業檔案人才隊伍建設，建設和配備一支高素質、高技能的文件、檔案管理人員隊伍，檔案人才隊伍要懂得文件管理、信息管理甚至是計算機、網絡技術等相關方面的基本知識和業務技能。

（二）加強文件檔案工作與企業戰略的融合滲透，適應現代企業發展的需要

文件、檔案工作是一個企業的基礎管理工作。文件檔案工作無論是工作內容、工作模式、工作節奏都要適應企業戰略發展的需要。文件檔案工作是企業文化的重要組成部分，快節奏、高效率、高效能是現代企業對文件檔案工作的要求。文件、檔案在現代企業中扮演著越來越重要的作用。可以預見，文件、檔案將作為資產，與企業的設備、房屋、知識產權等共同構成企業的資產，并將共同構成企業核心競爭力的重要組成部分。企業文件檔案工作，特別是電子文件管理工作要融入企業中心工作，加強業務協同與部門溝通協調，明確職責，加強電子文件管理工作的前端介入與全程管控，實現文件檔案工作與各項業務工作的融合滲透和協調發展，為企業知識管理、決策支持、資產保值增值以及服務企業戰略實施，促進企業長久持續發展做貢獻。

（三）推進管理創新與技術更新，創建文檔一體化管理系統

企業要結合企業實際開發文檔一體化系統。這就要求文件管理與檔案管理在有關業務流程、工作要求等方面進行全面銜接和融合，充分采用新技術、新觀念，建設新系統。

一要對傳統的統等進行適應性改造。目前的OA系統、檔案管理系統只是對各自領域工作和業務進行考慮，OA系統未考慮與檔案管理的有效銜接，不能及時有效不惑電子文件元數據。檔案管理軟件市場良莠不齊，部分檔案軟件設計粗糙、功能不盡如人意。檔案管理系統未考慮與OA系統的全面融合和一體化管理。目前大多數檔案管理系統只是對紙質檔案管理模式的目錄化、電子化，此種情況急需得到改變。與OA系統相比，檔案管理系統更需要界面的友好化，功能的實用化與可拓展化，而不僅僅是傳統紙質檔案的數字化和新增電子文件的物理存儲。要實現文檔一體化管理，就要基于《GB/T 29194-2012 電子文件管理系統通用功能要求》，對OA系統、檔案管理系統進行適應性改造，或是構建全新的文檔一體化系統。

二是要加強流程再造。全面優化文件檔案管理流程，打通文件檔案分段管理、不加溝通的壁壘。檔案管理的有關工作要求要提前嵌入到文檔一體化管理系統之中，在系統設計之初就充分考慮文件管理和檔案管理的各項要求，在文件的初始階段對文件的真實性、完整性、有效性加以控制，對文件的鑒定、著錄、標引等工作也要隨著文件產生同步進行。充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣的文件立卷和檔案整理任務。

三要采用新技術、新觀念。要將大數據、數據挖掘、項目管理等新的技術和觀念植入文檔一體化系統的開發之中，打破傳統檔案的類目管理方式，淡化整理、深化檢索、檔案編研究與資源開發利用，增強文件、檔案等各類信息之間的數據整合和關聯應用，變死檔案為活信息。具體做到：1.采用數據挖掘技術，對檔案工作查詢、利用等信息進行深加工，掌握用戶需求，根據用戶需求進行分析，開展資源個性化定制開發并提供推送服務。2.采用檔案項目管理理念、大數據、虛擬視圖等技術，對各門類、各類型檔案進行整合分析與應用，展示項目建設發展的完整過程。

四是必須采取有效措施，確保電子文件的完整性、真實性、有效性。在目前國家電子文件的法律效力沒有最終完全確立的情況下，各企業可先行對自身電子文件的完整性、真實性、有效性規范進行探索。有條件的企業可以建立本企業這方面的的企業標準對電子文件管理進行規范。如：采用電子印章、電子簽名、時間戳等建立電子文件真實性認定方法和手續以確保電子文件的真實性；建立電子文件數據管理規范，明確內容性、結構性、背景性信息均為歸檔范圍以確保電子文件的有效性；加強電子文件的保管、嚴格電子文件利用活動管理來確保電子文件的有效性；等等。

目前，國家檔案工作的法律法規、標準規范基本建立完善，信息技術、電子政務發展迅猛發展、工業化和信息化深度融合，企業文檔管理一體化無論是社會環境、技術環境還是自身需求等各方面因素均基本成熟。各企業在國家“互聯網+”行動計劃及《中國制造2025》的指引下，都在力求創新驅動、智能轉型、強化基礎、綠色發展。企業文件、檔案管理部門要加強理念、技術、管理創新，充分結合和運用大數據、智慧企業、“互聯網+”等先進理論與技術，開展前瞻性研究和實踐探索，加速推進文件檔案的一體化管理，加強文檔工作的服務與保障，為企業轉型升級、快速發展、提高核心競爭力貢獻力量。

參考文獻

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