職業(yè)技術(shù)學校合并過程中檔案管理存在的問題及對策

林建華

摘 要：單位合并會對檔案管理工作造成不利影響。本文以福州第一技師學院為例，探討了職業(yè)技術(shù)學校合并過程中的檔案管理，指出了學校合并初期檔案管理存在的不足，并介紹了改善和提高檔案管理水平的方法。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學校 合并 檔案管理

檔案管理的目的是要讓它再現(xiàn)真實歷史面貌，并能對檔案進行有效開發(fā)利用，從而為社會提供服務(wù)。隨著我國職業(yè)教育的發(fā)展，職業(yè)學校的檔案管理工作變得十分重要，特別是整合合并的職業(yè)學校，其檔案管理工作更有待加強。根據(jù)職業(yè)教育發(fā)展的需要，福州第一技師學院由福州市第一技工學校、福建省機械工業(yè)技術(shù)學校和福州市輕工業(yè)學校調(diào)整合并而成。本文分析了學院整合后檔案管理工作的現(xiàn)狀與不足，并對解決對策進行了探究。

一、學校調(diào)整合并后，檔案管理的現(xiàn)狀與不足

1.學校合并初期，基礎(chǔ)設(shè)施不健全

學校合并初期，新的學校行政辦公樓尚未完工，辦公用房緊張，沒有專門的檔案室，原來三所學校的文書、人事、會計、基建等檔案，仍由原來檔案兼職人員保管，分散在各相關(guān)辦公室。

2.學校合并后，新的機構(gòu)編制尚未核定

學校合并后，人員的工作狀態(tài)還不穩(wěn)定，人心思動，處室人員還等待重新調(diào)配。再加上沒有專職的管理人員，人員素質(zhì)參差不齊，對檔案管理工作非常不利。

3.檔案意識淡薄，收集工作不能按常規(guī)辦理

在學校合并搬遷過程中，大量的文件材料滯留在經(jīng)辦人手中，檔案材料要多次催促，才能移交，造成歸檔時間的拖延，給檔案查找?guī)聿槐恪?/p>

檔案管理工作有基礎(chǔ)設(shè)施不健全的問題，有機構(gòu)編制不夠健全的問題，有檔案意識淡薄的問題，也有管理不到位的問題等。要解決這些問題，關(guān)鍵是要進一步強化檔案意識，健全、完善檔案管理制度，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。

二、學校調(diào)整合并后，檔案管理的建設(shè)與發(fā)展對策

1.強化檔案管理意識

學校領(lǐng)導十分重視檔案管理工作，研究檔案管理工作的問題后，及時召開有相關(guān)處室負責人及原檔案管理人員參加的專題會議，強調(diào)檔案管理工作的重要性，明確分管檔案工作的領(lǐng)導，配齊各處室兼職檔案員，布置清理檔案工作。隨后檔案管理人員對檔案進行收集，統(tǒng)一登記，造具清冊，有力地保證了檔案管理工作的順利開展。隨著學校行政辦公樓的竣工，有了新的綜合檔案室，學校組織有關(guān)職能部門，精心實施了原三個學校檔案的合并和交接工作，使檔案合并、搬運、交接入庫工作井然有序、順利完成。

2.健全、完善檔案管理制度

學校健全、完善了檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、保密和檔案人員崗位職責制度，制定了文件資料收集流程，明確規(guī)定屬于歸檔范圍的文件，各處室和教職工應(yīng)及時移交檔案室。檔案管理人員在收集材料時，從手續(xù)是否齊全入手，認真細致地鑒別，對不符合要求的檔案及時退回，糾正后再歸檔，并做好簽字確認手續(xù)。強化檔案保管安全，檔案庫房配齊了設(shè)施設(shè)備，加強保密管理，杜絕泄密、失密。隨著制度的完善，檔案管理工作也更加規(guī)范。

3.培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍

要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，一是要加大對檔案管理人員的培訓力度，通過繼續(xù)教育、網(wǎng)絡(luò)教學、專題講座等多種方式，提高新檔案管理人員的專業(yè)水平，強化他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，不斷豐富檔案管理知識。二是檔案管理人員應(yīng)更新觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，提高自身綜合素質(zhì)，增強服務(wù)意識，改變以往重保管、輕利用，坐等服務(wù)的方式，提高服務(wù)水平。三是要有創(chuàng)新意識，與時俱進。學校目前利用計算機管理檔案，仍然停留在索引目錄和檢索案卷目錄的水平，已經(jīng)跟不上時代的發(fā)展。電子檔案，電子儲存與檢索，檔案管理數(shù)字化、信息化已迫在眉睫，必須更新知識結(jié)構(gòu)，加強利用計算機網(wǎng)絡(luò)管理檔案的知識培訓，培養(yǎng)一支適應(yīng)檔案管理信息化要求的人才隊伍，實現(xiàn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化，使學校檔案管理工作邁上新臺階。

參考文獻：

[1]丁立新.檔案信息化的發(fā)展趨勢[J].檔案學研究， 2009（4）.

[2]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對策研究[J].情報科學，2012（2）.

[3]鄭善學.關(guān)于加強合并院校檔案管理的研究[J].檔案學研究，2006（1）.

[4]江凌.合并后的大學科學技術(shù)檔案管理工作研究[J].檔案學通訊，2002（5）.

（作者單位：福州第一技師學院）