新時期企業人事檔案管理重要性及策略研究

秘莎莉

【摘要】本文主要針對新時期企業人事檔案管理的重要性進行相應地探究，并發現和明確當前企業的人事管理工作中存在的種種問題，采取和制定積極有效的策略加以解決，從而保障新時期企業人事檔案工作的正常開展。

【關鍵詞】新時期；人事檔案；策略研究

企業人事檔案管理工作效率的高低能夠檢驗企業整體的發展質量和工作效率。所以，人事檔案管理對新時期背景下的企業發展極其重要。在實際工作中，相應的工作人員應該切實看到人事檔案管理工作的重要性，進而在工作中把握好工作的節奏，抓住細節，提高意識，進而更好地完成企業人事檔案管理工作。

一、新時期企業人事檔案管理的重要性

企業由眾多員工組成，因此，在企業用人的時候應該對員工有大致的了解，而員工在企業中工作，自己所取得的成績也應該記錄下來，為以后的發展提供依據。人事檔案就充分地發揮了這方面的作用。不管是對企業還是對員工本人，人事檔案的管理工作都極具重要性。

（一）企業人事檔案管理工作對企業的重要性。企業只有通過人事檔案中記錄的信息，才能準確地判斷出自己需要的人才，才能盡可能全面地了解員工的才能，客觀地評價員工的綜合能力，進而合理配備職員。盡量在最短的時間之內完成對人才的篩選和分配，保證企業經濟效益的最大化。除此之外，在信息高度發展的今天，利用電子計算機記錄的人事信息，加快了人事信息的流動頻率，更有利于企業在眾多的人力信息中找到符合企業發展的人才。

（二）人事檔案管理對個人的重要性。企業人事檔案管理不僅對企業有著極其重要的作用，對個人來說，同樣重要。在很大程度上來說，企業的人事檔案就是職工的個人生活紀錄，包括員工過去、現在以及將來的信息都會被記錄在上面，是對每一個員工每一段工作經歷的真實寫照。近年來，隨著經濟的快速發展，企業的數量急劇增多，人事檔案為企業篩選人才提供了主要依據，這也為員工找到適合自己的工作提供了更大的可能。所以說，人事檔案對個人來說也非常重要。

二、新時期企業人事檔案管理工作存在的問題

（一）不能完全認識到人事檔案管理工作的重要性。目前，仍舊還有很大一部分企業對人事檔案的重要性認識不到位、不充分，相應的管理人員認為，企業人事檔案只不過是員工的個人資料，對企業沒有多大用處，因此，僅僅是在進行人才選拔的時候翻閱，過后就將人事檔案材料亂堆亂放，不進行整理分類，從而導致了相應的人事檔案價值降低。同時企業也沒有培養專業的人事檔案管理人才，管理設備不符合人事檔案管理的標準，嚴重阻礙了企業人事檔案管理工作的開展，為企業的發展造成了不利影響。

（二）人事檔案的管理模式和觀念落后。在目前經濟和科技高速發展的背景下，人事檔案的管理工作也應該緊跟時代的步伐，充分有效地做好人事檔案管理工作，為企業的發展作出重要貢獻。但是，由于企業對人事檔案管理的認識不到位，進而導致管理模式和管理觀念落后，沒有運用當前的科技技術和先進的管理理念進行人事檔案的管理。很多企業仍舊在使用紙質的檔案進行記錄和存放人事信息，隨著時間和環境的變化，紙質的文件容易腐蝕和損壞，進而造成人事檔案信息的丟失。給企業和人事信息個人都造成了嚴重影響。同時，很多單位雖然已經進行了電子文檔的記錄和保存，但是仍舊沒有使其納入電子網絡中，不方便人事信息的流動，人事檔案信息實現信息化和數字化的現代管理理念還存在很大差距。

三、新時期優化企業人事檔案管理工作的有效措施

（一）加強宣傳和教育，提高相關人員對認識檔案重要性的深刻認識。企業在新時期要想做好人事檔案管理工作，從而利用人事檔案管理促進企業人才的發展和優化配置，最重要的就是要強化人事管理人員的思想認識，使其充分認識到企業人事檔案管理對企業發展和人才選拔的重要性，進而在工作中充分發揮自身的主觀能動性，主動、積極地做好人事檔案管理工作。同時，企業也應該將人事檔案管理作為一項長期的工作目標，將企業人事檔案工作提上日程，讓企業各部門主動積極地配合人事檔案管理人員的工作，做好人事信息的收集，進而讓企業的人事檔案管理工作良好有序地進行。

（二）轉變人事檔案管理模式，實現人事檔案管理的信息化。隨著信息技術的快速發展，信息化已經為人們提供了很大的便利。所以，在這個新時期背景下，企業的人事檔案管理也應該要全面實現信息化，才能更好地轉變管理模式，讓人事檔案管理更加完善和先進。在實際工作中，企業應該努力和現代科技同步，引進先進的人事檔案管理設備和管理理念，加大投入，建立信息化的人事檔案管理，從而增強人事檔案的可控性和使用效率。

四、結語

21世紀是人才競爭的世紀，在當前經濟快速發展的新背景下，企業要想在社會中得以穩步前進，必須要抓住人才和合理利用人才。而人事檔案管理就為企業的人才利用和合理分配提供了指導依據。所以，企業應該轉變人事檔案管理理念，促進人事檔案管理信息化的建成，從而使企業人力資源管理更加高效和實用。

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