新形勢(shì)下人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

王艷

摘要：人事檔案是對(duì)每個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想品德作風(fēng)、工作能力、各項(xiàng)成績等的真實(shí)記錄，它可以為各項(xiàng)人事資源需要提供其個(gè)人信息和用人依據(jù)，是人才培養(yǎng)的需要，是發(fā)掘人才的關(guān)鍵，更是干部選拔與晉升等工作的信息來源，可以為薪酬制度的改革，專業(yè)技術(shù)人員的職稱評(píng)定，各類福利待遇的發(fā)放等等工作提供有力的數(shù)據(jù)及資料。但在新的形勢(shì)下，面對(duì)人事制度的改革，人事檔案管理工作如何才能適應(yīng)新時(shí)代的變化，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值呢？留給我們的是深深的思考。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 現(xiàn)狀 思考

一、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.缺乏思想意識(shí)上的重視度

大多數(shù)的企業(yè)或機(jī)關(guān)事業(yè)單位都會(huì)以能提高其經(jīng)濟(jì)效益的項(xiàng)目做為重點(diǎn)支持和提高的對(duì)象，他們所追求的是能看到成績，能看到效率和結(jié)果的工作。而人事檔案管理工作在他們的心目中，只是一個(gè)輔助的文職工作，簡單而枯燥，沒必要把工作的重心放在人事檔案的管理上，所造成的后果往往是人事檔案資料遺漏、丟失、損壞。如果遇到上級(jí)部門的檢查和評(píng)定，人事檔案管理人員就會(huì)手忙腳亂，亂翻一片。

2.缺乏專職的人事檔案管理人員

人事檔案管理工作總是在生產(chǎn)經(jīng)營管理背后做默默的輔助者和支持者，因?yàn)楫a(chǎn)生不了直接的效益，也看不到功勞，所以總是會(huì)被遺忘在某個(gè)角落。甚至于一些單位根本沒有設(shè)立專門的人事檔案專員，即使有檔案管理人員也是兼職的，或是新手。人事檔案管理專員只要把資料收集起來往檔案柜里一擱，就算工作完成了，再加上人事檔案管理這份差事，看著就像是份閑差，所以管理人員常常被抽調(diào)或更換，導(dǎo)致人事檔案管理形同虛設(shè)。

3.缺乏必要的硬件設(shè)施

人事檔案管理所配備的硬件設(shè)施只有一間屋、一些檔案柜，這種現(xiàn)象并不奇怪，尋找檔案比追蹤犯人還難。這些現(xiàn)象也不奇怪，因?yàn)榇蠖鄶?shù)的企業(yè)、單位對(duì)于人事檔案管理的投入成本一減再減，沒有專門的計(jì)算機(jī)控制程序，電子化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)于他們來說只是個(gè)傳說，諸如收集、整理、編號(hào)、歸類等等事情，都是由人工來完成，還停留在紙質(zhì)檔案的時(shí)代。這樣的人工操作不僅浪費(fèi)大量的人力，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且為檢索和查尋工作帶來很大的不便。

二、人事檔案管理工作中問題存在的原因

1.領(lǐng)導(dǎo)干部意識(shí)淡薄

高層決策者是一個(gè)單位的指向標(biāo)，如果領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不充分，甚至認(rèn)為檔案也就是一個(gè)個(gè)文件的堆砌，放起來就好了，沒有對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)、分類、整理和歸檔的意識(shí)，認(rèn)為它們也就等同于不能扔掉的一堆廢紙而已，那么這個(gè)單位的人事檔案肯定會(huì)是雜亂無章的，所以領(lǐng)導(dǎo)干部的重視度是人事檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。

2.人事檔案管理人員工作不到位

人事檔案管理人員對(duì)自身的工作也沒有系統(tǒng)的規(guī)劃，別的部門有了臨時(shí)性任務(wù)，就會(huì)直接抽調(diào)人事檔案管理者去應(yīng)付，這樣就造成從事人事檔案管理人的工作人員從思想上不重視，沒有責(zé)任心，工作不規(guī)范，濫竽充數(shù)現(xiàn)象嚴(yán)重。再加上因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作不重視，基層工作人員在心理上也形成了一種輕視檔案管理工作的觀念，即使沒有別的任務(wù)，也不愿意靜下心來去整理檔案，鉆研檔案業(yè)務(wù)，對(duì)檔案的歸類也只是貼上標(biāo)簽，裝進(jìn)檔案柜，沒有專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

3.沒有基本的監(jiān)督檢查

人事檔案管理隸屬于人力資源管理部門，但人力資源管理對(duì)于薪酬、勞動(dòng)合同等等事項(xiàng)的重視度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于對(duì)人事檔案管理的監(jiān)督。沒有有力的監(jiān)督和檢查，即使有做好檔案管理工作之決心，也缺乏必要的支持，這就導(dǎo)致遇到檔案檢查就臨時(shí)抱佛腳的現(xiàn)象。

三、新形勢(shì)下人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)需要加強(qiáng)

要徹底改變領(lǐng)導(dǎo)干部們心中“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的思想，要認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位的工作不只是干那些轟轟烈烈的人前顯耀的工作，更實(shí)際的是要做好諸如人事檔案管理這樣的基礎(chǔ)工作。如果領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作置之不理，把過多的精力投入到能看到成績的工作上，就會(huì)誤導(dǎo)基層工作人員認(rèn)識(shí)上的錯(cuò)誤。這樣以來，人事檔案管理工作就無法正常開展，更達(dá)不到管理的目的。所以作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部一定要從管理意識(shí)上改變檔案不重要的觀念，把檔案管理工作納入日常管理的日程，加大資金投入力度和硬件設(shè)施建設(shè)，只有這樣才能更好、更有力地推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新、完善與發(fā)展。

2.檔案管理人員職責(zé)要明確，素質(zhì)要提高

維護(hù)人事檔案的完整與安全，這是人事檔案管理專員的基本職責(zé)，也是檔案保管工作的目的之所在。這就需要人事檔案管理專員盡心盡責(zé)，保證人事檔案不丟、不亂、不霉、不爛、不進(jìn)水、不被鼠咬、不失竊，保證其完好程度，因?yàn)檫@是確保人事資料齊全的基礎(chǔ)，更是評(píng)職稱、選干部的依據(jù)。

人事檔案管理人員必須加強(qiáng)自身素質(zhì)的修煉，不僅業(yè)務(wù)素質(zhì)要過硬，更要有一顆全心全意為人民服務(wù)的心，還要有甘于平凡，默默工作的奉獻(xiàn)精神。另外，具備一定的總結(jié)分析能力、敏銳觀察能力，能準(zhǔn)確辨別出每一位檔案利用者的別有用心，掌握檔案管理工作的規(guī)律，也是作為人事檔案管理專員所必備的素質(zhì)。

3.監(jiān)督檢查措施要完善

有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，這是每一位工作人員都知道的，所以檔案管理不僅要有章可循，有章可依，而且更要加強(qiáng)監(jiān)督的力度，對(duì)一切損毀、盜竊檔案的違法行為，不能姑息，不能隱瞞，要及時(shí)上報(bào)，及時(shí)查處，挽回?fù)p失。可以根據(jù)不同的對(duì)象、不同的目的、不同的心理及思想動(dòng)機(jī)，對(duì)檔案工作加強(qiáng)重點(diǎn)保護(hù)，最好在檔案室安裝上攝像監(jiān)視器，這樣就可以憑借監(jiān)視器查看前來提取和查閱檔案的利用者。作為檔案管理員還要做到眼勤、手勤、嘴勤，爭取把檔案工作做到萬無一失。

總之，人事檔案是一個(gè)員工個(gè)人才能、工作表現(xiàn)、思想品德的真實(shí)記載和歷史性再現(xiàn)，是考察人才、提拔人才等的必要依據(jù)，所以，新形勢(shì)下人事檔案管理人員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)和強(qiáng)烈的責(zé)任心，是保證檔案完整性的基礎(chǔ)，而制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化是所有企業(yè)和機(jī)關(guān)事業(yè)單位所要努力奮斗的目標(biāo)和方向。只有這樣才能形成人事檔案管理的新局面，成為經(jīng)濟(jì)效益提升的源泉。

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