企業檔案管理信息化建設的重要意義探究

王秀娟　來彩霞

摘 要：企業的檔案管理對于每一個企業來說都是一個重要的環節，分為企業性質的不同對于檔案的基本管理意識也是有所差異的。拿國有鉀肥企業來說，其作為基本的生產性企業有著龐大的生產體系和人員構成，也就意味著此類型的企業有著大量的檔案數據需要處理，但是在傳統人工檔案管理模式下，其工作量過于龐大，難以滿足檔案保存與檔案運用的需要，所以就要針對此種狀態將信息化技術引入進來，建立一整套的信息化管理模式，結合本單位的實際情況開發一整套的檔案信息管理系統，對檔案數據進行數字化錄入，滿足企業檔案的查詢和使用。

關鍵詞：國有企業檔案管理；鉀肥生產企業；信息化檔案管理建設；問題探究

1 國有鉀肥企業檔案信息管理系統的開發

國有鉀肥企業作為國有現代化工企業，其一般的生產規模比較大，人員較多，企業的部分也是繁多，也就導致了企業在生產銷售的過程中受到多方面因素的影響，其檔案信息化管理系統就要符合企業基本的生產銷售模式，要根據企業的生產流程和企業的生產方式建立綜合性的檔案管理體系，要依據信息化數字傳輸技術來建立綜合性質的檔案存儲數據庫和檔案查詢引擎，其基本的信息引導機制要符合下圖的信息系統機制。

要在生產和人員檔案管理方面根據企業的數據OA系統和基本的信息應用服務器來建立，根據數據端的信息及時的進行數據庫信息錄入，方便檔案信息的及時性查詢和信息共享，信息錄入模式要在具體分析背景的要求之下，通過系統工程設計師設計出合理的系統規范設計，充分考慮可變和工程可控性的因素從而提高系統工程的合理性，防止造成系統的混亂。其系統工程的開發操控系數在很大程度上受工程項目設計師的設計水平和開發部門的開發能力決定的，要充分考慮系統模式的規范性要求，而且還要兼顧到系統工程的經濟適用性和使用功能耐久性，通過在數字驅動背景下的信息多因素變量的考慮來開發基本的邏輯運算系統。在操作的過程中對于不同性質的檔案、人員檔案及歷史記錄檔案要分門別類的詳細標明，保障檔案信息錄入的質量和信息的及時性存儲，為以后的信息查詢提供技術支持。

2 信息化檔案的基本數據映射模型建立

鉀肥生產涉及的生產流程較多基本的生產過程都有著著特定數據的生成，要根據生產方式和基本的企業發展趨勢來進行數據檔案管理。實際性的檔案管理系統是基于單位的運營性質合理化建立的多級信息管理體系，不僅能夠滿足于信息的多渠道使用更能夠滿足于平臺信息共享化的客戶需求，依據于多元化全方位的信息管理平臺建立合理化的信息時效共享鏈接。其基本的多元涵蓋變量模型如下；

此模式圖是依據企業內網的信息數據庫的選擇，在合理化的區域范圍內進行有效的信息實時交互，滿足于信息的多元變量形式，促進信息系統的邏輯性記錄。多元涵蓋變量的范圍需要進行邏輯規劃體系的建設，實現信息動量的數據映射反映，合理的采用信息變量輸入模式進行信息交互，實現平臺用戶信息共享。依據于信息變量的三元化需求，達到主客體及信息映射一體的現實信息共享，對于系統不恒定變量進行有效的價值量橫向判定，區位于二進制的信息交互代碼，實現人機互動及平臺客戶信息互動。但是在多元化信息管理的需求之下，信息的變量恒定及信息的時效共享很難在單位時間內進行邏輯換算單位的統一，依據于信息價值量的時間效用判定，對邏輯信息恒定變量進行基礎性的規劃性分析，達到統一信息管理操作體系的建立，但是在基本的信息量化需求直線還要有著基本的信息價值量邏輯審定，排除于實際信息阻礙因素之外，統一信息的價值有效性，實現企業多種檔案的數據庫及時錄入，滿足企業對于過往歷史信息數據查詢的需要。

3 企業信息化檔案的基本數據模式

依據鉀肥生產流程和企業內部的系統管理，檔案信息管理系統就要依據鉀肥的生產模式和企業部門發展的態勢來進行多元化的信息數據布局，進行科學合理的信息檔案管理。電子信息檔案其高效化的數據邏輯運算不僅能夠帶動數據的實時更行更加能滿足于信息交換平臺的信息交互體驗。其本質的運算邏輯特征不僅能夠帶動數據的有效管理更能滿足于人們對信息數據實時需要，其技術信息集成作為檔案信息數據系統的管理單元可以與龐大的檔案信息數據進行數據實時交換和信息數據的及時邏輯預算，無限的趨向于信息數據的事件本質概率，其本質是一個系統多元集成與控制的體系，需要對細節做到精密、定點、準確的分析，找出系統出現的信息單元依據數據追蹤技術對其進行準確的定位，依據數據化背景網絡的支持找出信息流動態勢的線性痕跡，從而進行多元化的體系預判，根據信息事件發生的原因，找信息發生的關鍵點進行計算，對相關聯的環節進行管理，實現檔案發展趨勢的數據化預判，進行數據庫信息的有效開源，保障檔案信息流的暢通，實現多種方式的信息檔案管理。

4 信息檔案管理系統的數字化使用進程

信息化的企業檔案管理模式不僅是信息的有效共享更是促進信息多元化應用的有效途徑，依托于數字化信息載體不僅能夠保持著有效的歷史記錄，更是提供歷史檔案數據的支點，便于實際化的數據記錄查詢和數據統一共享。其基本的邏輯運算目的是有效的信息資源共享，其自身的數據處理更加滿足于信息查詢的需要，信息系統不僅能夠有效的對電子檔案信息進行高效化的處理和信息數據庫收錄還能夠滿足于信息數據系統的建設，依據于常態化的信息變動趨勢進行模擬環境下的信息跟蹤和信息趨勢預判，極大的增強信息的三位一體性，依據于信息庫的各種信息函數對應，找出信息數據庫彼此對應的信息點；對信息進行模擬化的環境預估，從而得出與實際信息交流結果相差不大的信息結果，對實際的信息產生趨勢進行分析，便捷社會領域的數據查詢需要和檔案信息交互需要，滿足于社會信息的多方位調整的需要。

5 結語

國有鉀肥企業的信息化檔案管理體系的建立要依據信息數字技術和本單位的實際生產情況來進行開發，針對企業的生產模式和鉀肥的生產流程建立基本的數據映射模型，方便數據信息的及時錄入，方便歷史檔案信息的查詢。

參考文獻

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[3]于曉泳.現代企業創新檔案管理的思考[J]. 經濟研究導刊. 2011（17）

作者簡介

王秀娟（1986-），女，青海鹽湖工業股份有限公司。

來彩霞（1989-），女，青海鹽湖工業股份有限公司。