巧用多媒體技術(shù)助力我校教務管理

葉林

【摘 要】市場上有多種功能強大的教務管理軟件，但對民族地區(qū)義務教育學校而言，資金是一個很大的問題。用Excel進行教務管理，既方便了學校管理，又實現(xiàn)了辦公自動化，利用Excel進行民族地區(qū)學校教務管理工作，是學校教務管理的重要手段。因此，作為教務管理者必須巧用Excel科學有效的方法進行對民族地區(qū)中學的教務管理，大大提高了學校辦事的效率，促進了民族地區(qū)學校管理提升新的臺階。

【關(guān)鍵詞】Excel；教務管理；民族地區(qū)

一、利用Excel進行學籍管理與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計

學籍管理與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫上報工作是學校教務管理的重要內(nèi)容和主要組成部分，是保證和監(jiān)督教學質(zhì)量的重要杠桿。目前學生的學籍信息需統(tǒng)一導入全國中小學管理系統(tǒng)平臺，數(shù)據(jù)必須與省教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)一致，上級各教育部門及財政部門的預算與撥款都以學籍系統(tǒng)和省教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)為準，因此，學籍管理與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)不得有誤。學生所有的流動情況都在學生的花名冊上做好記錄，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中涉及到男生人數(shù)、女生人數(shù)、各年齡段人數(shù)、少數(shù)民族人數(shù)、住宿生、留守兒童等等的各種數(shù)據(jù)，只需要用Excel軟件中的COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計即可，如統(tǒng)計住宿舍的人數(shù)，我就用公式COUNTIF（D3：D599，" =住校"）即可完成。學籍工作的繁瑣，上級各部門不定時都會要求上報的各種數(shù)據(jù)，直接在這份花名冊內(nèi)提取，只需班主任核對提取的信息是否正確即可，我的這一做法使班主任避免了大量的重復性工作，我這一做法得到了班主任的一致好評。

二、利用Excel進行新生編班

科學合理地編班，使每個班都具有均衡良好的學生組合狀態(tài)，對學生學習和管理具有重要意義，對班主任及任課教師工作構(gòu)建和諧、公正的評價環(huán)境。我用Excel實現(xiàn)均衡編班做法如下：

（一）做好準備工作。組織六年級畢業(yè)考試時要求各小學按照教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫學生庫的格式上交學生花名冊，做好這項工作為日后學生信息管理奠定良好的基礎(chǔ)。六年級畢業(yè)考試相關(guān)的試室安排、成績錄入都在這份花名冊上操作。

（二）正式編班。我校是四校合一的少數(shù)民族中學，編班需要考慮到學生的成績、性別、戶籍、民族、生源地、住宿生、留守兒童、殘疾兒童這些因素。我用Excel的排序篩選功能實現(xiàn)均衡編班。具體做法如下：

打開新生花名冊，將學生按照考試成績降序，將花名冊的各字段設(shè)置為自動篩選，首先篩選出少數(shù)民族農(nóng)業(yè)住宿的女生，班級列依次輸入1、2、3、4、5、6、6、5、4、3、2、1、4、5、6、3、2、1，以此類推循環(huán)分班。然后篩選出少數(shù)民族農(nóng)業(yè)走讀的女生，少數(shù)民族城鎮(zhèn)住宿的女生，少數(shù)民族城鎮(zhèn)走讀的女生，漢族農(nóng)業(yè)住宿的女生，漢族農(nóng)業(yè)走讀的女生，漢族城鎮(zhèn)住宿的女生，漢族城鎮(zhèn)走讀的女生，少數(shù)民族農(nóng)業(yè)住宿的男生，少數(shù)民族農(nóng)業(yè)走讀的男生，少數(shù)民族城鎮(zhèn)住宿的男生，少數(shù)民族城鎮(zhèn)走讀的男生，漢族農(nóng)業(yè)住宿的男生，漢族農(nóng)業(yè)走讀的男生，漢族城鎮(zhèn)住宿的男生，漢族城鎮(zhèn)走讀的男生共15種類型，按照同樣的方法進行分班。操作雖繁瑣了一點，但真正做到了公平、公正、公開。

三、利用Excel進行排課程表

編排課程表是一件難度較大而且繁鎖的工作，目前雖有專業(yè)免費的排課軟件，但軟件排課也有很多不盡人意之處。若沒有排課軟件或不滿意排課軟件的排課結(jié)果，可以用Excel輔助人工排課程表。用人的思維加上Excel軟件的特長，可大大降低排課程表的工作量。我用Excel輔助排課程表具體做法如下：

（一）教師代號的編制

為了更好地使用Excel，需根據(jù)學校的教學分工表，對學校每位教師編一個代號，方法如下：取教師姓名的一個字代表具體的教師，在這個字后面加上任課科目，如張三教師任教語文，取教師代號為張語，如遇到同姓或者同名的老師要注意代號不要重復。

（二）列出各項限制因素

為了排出更人性化的課程表，不僅安排要合理，還要考慮到不同老師的的具體情況，比如教研組活動時間，該組的老師都不安排課，身體弱的老師如果所任課不在同一號樓，那么就要力求每半天在一幢樓上課，而每個老師所帶的課還要均勻分布在一周內(nèi)，等等。這類限制條件要一一列出來，在具體排課的時候處理好這些限制因素，即可排出人性化的課程表。

（三）課表的錄入

在課程的錄入中，只要根據(jù)課程設(shè)置直接錄入就可以了。與紙上排課相比，Excel減輕了寫的工作量、變動安排課程的工作量，不必擦擦寫寫。與排課軟件課程相比，排課軟件最大的缺點是排出的課程不夠科學合理，不夠人性化。但Excel又恰好克服了排課軟件的這一缺點。

（四）檢查課表是否正確

當課表排完后，必須檢查課表是否正確，某教師的課程是否重課，班級各科目的課時、總課時數(shù)是否正確等。在紙上排課時，這是一個工作量大而且容易出差錯的時候。

四、利用Excel進行成績統(tǒng)計

在日常的教學管理中，考試成績的統(tǒng)計是整個教學工作中非常重要一環(huán)。我校是四校合一的大校，學生人數(shù)近2000人，每月都進行月考，考試次數(shù)較多。若用人工統(tǒng)計成績，不僅枯燥、繁瑣，而且容易出錯。對數(shù)據(jù)進行計算和統(tǒng)計是Excel的特長，我用Excel函數(shù)輕而易舉地解決了這個問題。以統(tǒng)計語文科成績?yōu)槔艺Z文成績區(qū)域在D3：D41，我用Excel函數(shù)實現(xiàn)統(tǒng)計的方法如下：

1.參考人數(shù)用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計，在顯示參考人數(shù)對應的單元格中輸入公式=COUNTIF（D3：D41，">=0"）按回車。

2.總分用SUM自動求和公式，在顯示總分對應的單元格中輸入公式=SUM（D3：D41）按回車。

3.平均分用AVERAGE函數(shù)統(tǒng)計，在顯示平均分對應的單元格中輸入公式=AVERAGE （D3：D41）按回車。

4.及格人數(shù)及優(yōu)秀人數(shù)用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計，在顯示及格人數(shù)對應的單元格中輸入公式=COUNTIF（D3：D41，">=72"）。總分為120分則72分及格，102分優(yōu)秀；總分為100分則60分及格，85分優(yōu)秀。具體根據(jù)實際總分更改即可。

綜上所述，用Excel進行教務管理，既方便了學校管理，又實現(xiàn)了辦公自動化，利用Excel進行民族地區(qū)學校教務管理工作，是學校教務管理的重要手段。