我國高校檔案信息化建設現狀探析

摘 要本文在分析我國高校檔案信息化建設現狀的基礎上，著重分析了當前我國高校檔案信息化建設存在的問題，并積極探索惡劣我國高校檔案信息化建設的策略，以促進我國高校檔案信息化發展。

【關鍵詞】高校；檔案；信息化建設；現狀；對策

在信息技術飛速發展時代，信息化發展已經成為了當前高校檔案發展的重要方向。我國高校檔案建設積極重視信息化發展，并積極采取信息化發展的措施。但是，由于信息技術發展并不完善，我國高校檔案信息化發展過程中存在著很多問題，需要高校檔案管理工作積極重視。研究我國檔案信息化建設現狀不僅能夠加強我們對高校檔案發展的了解，而且對解決高校檔案信息化建設問題，促進高校檔案信息化發展有著直接的現實意義。

1 我國高校檔案信息化建設的現狀

1.1 我國高校檔案信息化建設取得了巨大成就

首先，檔案收集整理向著信息化發展。隨著高校檔案信息化建設腳步地加快，我國地傳統地紙質檔案到現在已經不復存在，取而代之地是信息化地檔案建設。由于在收集信息地過程中采用地是電子檔案，因此，可以借助計算機技術對檔案信息進行快速地整理。隨著信息技術的發展，我國高校檔案管理加強重視信息技術的重要性，并積極采用信息化手段進行檔案收集和整理，促進當前信息化發展。

其次，檔案利用信息化發展。檔案利用信息化主要包括檔案資源開發信息化發展，檔案檢索手段信息化發展，檔案利用渠道信息化發展。檔案資源開發信息化發展主要指利用信息技術對檔案進行采集、加工以及整理的過程，也是檔案被用戶接收的過程。在檔案利用的過程中采用信息化的手段使檔案信息化發展與傳統檔案管理方法相結合，能夠有效提高檔案利用的效率。檔案檢索手段信息化發展主要指檔案檢索工作通過計算機設備、檔案數據庫以及計算機軟件進行檢索，信息化的檔案檢索手段能夠有效提高檔案檢索的效率。檔案利用渠道信息化發展主要指高校在利用檔案的過程中通過信息化的方式對高校檔案進行利用，提高了高校檔案的利用效率。

再次，檔案業務管理信息化發展。檔案管理信息化發展主要指檔案管理在自動化辦公環境下進行管理，采用主動化技術和信息技術對檔案進行管理。同時，高校檔信息化管理主要通過網絡宣傳與交流對檔案進行管理，積極利用網絡平臺開展檔案管理工作，提高檔案管理效率。因此，我國很多高校建設了檔案網站，并積極運用社會化媒體來開展檔案業務管理，提高檔案業務管理信息化水平。

1.2 我國高校檔案信息化建設存在的問題

首先，重視程度不夠。當前，很多高校不重視檔案管理工作，忽視了檔案信息化發展，缺乏對檔案信息化的研究。同時，大多數高校在開展檔案管理工作的時候仍然采用傳統的管理方式和管理方法進行操作，缺乏信息技術的運用的，檔案管理工作效率和檔案的使用率較低。另外，傳統的檔案管理思維定勢已經無法適應當前的檔案信息化發展，高校仍采用傳統的檔案管理工作方法會嚴重阻礙高校檔案信息化發展。

其次，投入不足。由于高校對檔案管理工作不重視，導致高校對檔案管理工作投入不足，高校檔案信息化發展缺乏基礎設施。例如，很多高校的檔案管理工作缺乏計算機、互聯網、光盤刻錄器等設備，高校檔案信息化水平較低，無法運用信息技術開展檔案管理工作。同時，高校檔案信息化發展取法檔案信息處理系統，高校檔案信息數據庫不夠完整，導致高校檔案信息整理比較落后，檔案信息化發展緩慢。

再次，管理制度不完善。高校檔案信息化建設管理制度不夠完善，缺乏相關的法律法規和信息化工作模式。雖然，我國制定了一系列檔案管理信息化建設的政策法規，對檔案的信息化建設進行和規范，但是，在實際執行的過程中檔案管理制度缺乏科學的指導，很多高校的檔案信息化發展具有較強的隨意性和較大的主觀性。而檔案管理的隨意性直接影響著高校檔案電子文件的整理工作，阻礙了高校檔案信息化的發展。

最后，業務素質有待提升。高校檔案管理工作具有較強的專業性，尤其自當前的檔案信息化發展的狀況下，高校檔案管理工作對管理人員的業務素質要求更高。檔案管理人員不僅要具有專業的檔案管理知識，而且還要具備完善的計算機技能。但是，當前，部分高校的檔案管理工作人員應采用傳統的紙質管理方法，缺乏對信息技術的了解，不具備信息技能，導致高校檔案信息化建設工作無法開展，嚴重影響學校的檔案管理質量。

2 我國高校檔案信息化建設的策略

2.1 積極規劃檔案的信息化建設

高校檔案信息化建設需要統一的規劃。而高校檔案信息化建設的目的就是使高校的檔案能夠更好地服務于高校的個性工作，甚至實現高校檔案向社會共享，為社會提供服務，實現檔案的利用價值。為實現檔案管理的目標，高校應積極根據檔案管理的目標對檔案信息化發展進行統一規劃，完善檔案管理的標準和規范，深入了解并把握檔案管理工作的規律和檔案信息化發展的原則，在統一規劃管理下，開展檔案信息化建設，提高檔案的利用價值，確保檔案的利用安全。

2.2 加快數字檔案建設

數字檔案建設是我國高校檔案信息化發展的重要途徑，因此，高校應積極加快數字檔案建設，調整檔案結構，豐富數字檔案資源，進而構建數字檔案信息數據庫，實現資源共享。同時，高校應積極搜集學校的數字檔案，積極利用信息技術開展信息化檔案開發工作，豐富檔案館藏資源。另外，高校在構建數字檔案的過程中應對數字檔案進行分類整理，使高校的數字檔案富有地方檔案的特色，適應當地經濟和文化的發展，使高校檔案積極為當地經濟發展服務。

2.3 電子政務與檔案信息化建設相結合

高校的檔案信息化建設應積極與電子政務相結合。這是因為，高校檔案信息是開展電子政務的重要信息支撐，對電子政務的開展有著重要意義。因此，高校應將電子檔案放在社會發展的環境中，對學校檔案進行社會化思考，使高校的電子檔案真正參與高校的電子政務建設，為電子政務的發展提供信息基礎。同時，高校應充分重視電子檔案在電子政務中的作用，將高校檔案信息化建設與政府自動辦公相結合，爭取政府信息部門的支持，加強高校電子檔案與政府電子政務的聯系，充分發揮高校檔案的作用，促進電子政務的發展。

2.4 加快培養技術人才

高校檔案信息化發展需要技術人才的支持。因此，高校應加快培養技術人才，以促進高校電子檔案信息化發展。為此，高校應做好在職人員的培訓工作，加強工作人員的計算機技能培訓、網絡技術培訓、信息管理技術培訓以及管理技能的培訓，提高高校檔案管理工作人員的額管理水平。同時，高校應積極鼓勵檔案管理人員之間進行技術交流，培養檔案管理人員與時俱進的思想，積極鼓勵檔案管理人員學習新知識和新技能，營造良好的學習氛圍，加快培養技術人才，促進高校檔案信息化發展。

2.5 加強檔案信息化法制建設

首先，我國政府應加強重視高校檔案信息化發展的重要性，并積極開展檔案信息化法制建設，制定相關規章制度對高校檔案信息化發展進行規范，推動高校檔案信息化發展；其次，我國應積極完善檔案信息化發展標準體系，積極宣傳我國檔案信息化發展的標準規范，制定檔案信息化發展的實施辦法，重點解決檔案信息化發展中容易出現的問題，為高校檔案信息化發展提供法律保障。

3 高校檔案信息化建設過程中應注意的事項

3.1 管理模式

高校在管理檔案的過程中應注意高校檔案信息化建設是在高校體制下的檔案管理工作，而高校體制下的檔案信息化建設主要包括檔案的管理方式、檔案的組織制度以及檔案的隸屬關系。因此，在開展檔案信息化建設的過程中，高校應加強重視檔案在高校發展中的作用，使檔案信息化發展服務與高校工作，進而提高高校的辦學質量，促進高校的發展。同時，以教學和科研為中心是高校開展工作的基本原則。因此，高校檔案的信息化建設應積極服務與高校的教學和科研工作，促進教學工作和科研工作的發展。

3.2 信息技術

信息技術是高校檔案管理工作的重要支撐。因此，高校檔案信息化發展的過程中，應加強重視信息技術支持。首先，高校應積極重視自動化辦公系統的構建，建立統一的工作制度，提高檔案管理效率；其次，高校應積極引進信息檢索技術和信息安全技術，提高信息檢索的效率，保證檔案信息使用的安全性。

4 小結

高校檔案工作對于高校日常工作的開展有著重要重要意義，對高校檔案的管理與高校的人事工作有著重要作用。因此，高校檔案管理工作成為高校的重點工作。在當今信息時代，高校檔案信息化發展已經成為高校檔案建設的發展趨勢。文章從信息化角度對高校檔案信息化建設現狀和問題進行了分析，并探索了高校檔案信息化建設的策略。希望更多地研究者者能夠對高校檔案信息化建設進行研究，以促進高校檔案信息化發展。

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作者簡介

田園（1972-），女，漢族，陜西省渭南市人。現供職于咸陽師范學院網絡與繼續學院學生科，為圖書館員。研究方向為電大學生的學籍檔案管理。

作者單位

咸陽師范學院網絡與繼續學院 陜西省咸陽市 712000