新形勢下企業辦公室工作淺析

周春麗

【摘要】隨著現代企業制度的建立，企業辦公室工作的工作內容、職能、地位、作用發生了顯著變化，緊跟形勢，找準定位，培養適合人才，才能真正發揮辦公室的巨大作用，服務于企業發展的要求。

【關鍵詞】辦公室；職能定位；人員素質

新形勢下，隨著現代企業管理的不斷進步，辦公室工作的地位和作用發生了顯著變化。從參謀職能、協調職能、督辦職能、服務職能入手，肩負起公司生產經營各種信息的上傳下達、綜合協調、內外溝通、內部行政管理等諸方面工作，是服務領導、服務基層的重要窗口。其工作任務日益繁重，要求越來越高。只有緊跟形勢，積極創新，提高主動服務意識、創新服務方式，才能適應企業的高速發展。

一、從現代企業職能定位分析辦公室工作

隨著現代企業制度不斷完善，促使辦公室工作發生了深刻變化?，F代企業是企業法人制度，因此企業的政府依附屬性大大弱化，轉變成為產權明晰、責任明確的法人實體和市場競爭主體，企業法人以盈利為目的來組織企業經營，企業領導把更多的精力投入到生產經營和企業的持續發展中。為激發活力，對內致力于新機制、新制度、新組織的構建；對外更加關注政策引導、市場變化、技術發展等外在環境和因素，從而更好地保證企業的持續穩定健康發展。企業體質的變革，使辦公室工作也發生了深刻的變化：辦公室工作職責的變化。現代企業實行公司制后，建立了由股東會、董事會、經理層和監事會組成的規范的法人治理結構和科學的管理制度。面對新的領導體制和管理體制，辦公室工作的職能發生了質的變化，增加更為豐富的工作內容。首先在參謀職能方面，宏觀管理增多，行政干預減少；工作范圍擴大，傳統工作減少。辦公室走出“文山、會?！保嬲M入到企業生產經營更廣闊的領域，從國家的政策、市場的變化，行業的興衰到結構調整、人員調配等，成為了辦公室工作的主要內容。其次在協調職能方面，由具體事務性協調轉變為政策性協調，定方向、出點子。辦公室不僅做好宏觀協調，領導關系的協調，同時要做好上下級，車間部門之間關系的協調，既要做好內部協調，也要統攬全局做好外部關系的協調，其工作任務更重，質量要求更高。再次在督辦職能方面，由被動工作向主動工作轉變。在現代企業管理體制下，辦公室已不再僅僅按領導的指令執行檢查監督，而是主動作為，既要對領導的意圖和指令正確理解，又要體現辦公人員的積極主動意識，超前性、預測性地做好督辦工作。綜上，我們說辦公室工作無小事，小事要當大事看，小事要當大事辦。

二、新形勢對辦公人員的素質要求更嚴更高

現代辦公室工作人員不僅要具備筆桿子功夫，有豐富的文化內涵素養，而且要具有豐富的工作經驗、閱歷，靈活睿智的溝通協調能力。他是企業的辦事員，是領導的助手，是企業管理的參謀。首先作為企業辦公室的員工，企業領導的助手，必須具備多方面的能力，做到身兼數職，一專多能。只有高素質的復合型人才才能適應現代企業秘書工作，只有工作機制完善、綜合職能強的辦公室才能在企業發展中起到助推作用。高素質的辦公人員能夠做到統籌計劃，合理安排，熟練地使用各種現代化辦公設備，在較短時間內較好地完成指定的工作任務，為企業在激烈的市場競爭中贏得時間。其次辦公人員的工作質量、工作效率更高。高素質辦公室秘書能夠運用和發揮自己獨特的工作藝術，往往能解決許多棘手的問題，甚至彌補領導和部門工作的某些失誤，從而取得事半功倍的效果。

三、緊跟時代發展，注重辦公室工作改革

服務意識的變革。服務是辦公室的主要工作之一，要求具有服務意識、大局意識、責任意識、創新意識、奉獻意識、信息意識、程序意識。不能只滿足于日常的服務，隨著社會的發展變革，服務方式也必須創新發展。要多考慮如何更好地創新方式方法，追求工效，來保證辦公室正常高效運轉，為企業的改革發展和基層單位提供更好的服務。這就要求我們辦公室人員要對服務內容有較高的領會能力；對服務形式要有較強的謀劃能力，對服務方法要有較強的多變能力，對服務交流要有出色的溝通能力。

工作重點的變革。在日益激烈的市場競爭中，企業領導既要外拓市場，又要內強管理，工作頭緒多，工作壓力大。因此，企業領導不可能面面俱到，只能抓全面、抓重點工作，更多具體、細致的工作就需要辦公室獨立完成。這就要求辦公室人員進一步轉變觀念，克服長期形成的依賴心理，樹立獨立工作意識，分清主次，把握重點，自覺做好工作，為領導分憂，為基層解難。

工作范圍的變革。辦公室是上下左右、內部外部聯系、溝通的樞紐，是領導獲得信息和傳遞領導旨意的媒介。辦公室工作范圍日益擴大，對企業的影響更大，工作側重點發生了轉移。為適應企業新的管理體制的要求，工作的獨立性進一步加強，從服從和服務于領導的本職，外延工作發展到輔助和補充功能，越來越多地站在企業發展的全局高度，研究企業改革發展中的新情況、新問題，把握企業生產經營形勢和發展趨勢，及時為領導提供生產經營信息和重大決策的參考意見，工作的內容廣泛，工作任務舉足輕重。

綜上所述，新形勢下要把發揮整體優勢作為工作的重要指導思想，引導辦公室人員樹立整體意識，著力培養團結協作、敢于競爭、爭創一流的精神，形成爭先創優、你追我趕的濃厚氛圍，以適應現代企業辦公室工作的需要。

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