現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策探索

張紅星

【摘要】使用信息技術對企業檔案進行管理，不僅改變了傳統的檔案管理模式，而且實現了信息的傳輸和共享。有效地節約了人力物力，促進企業信息的有效流通，推動了企業的發展。當然凡事都有兩面性，企業檔案的信息化管理雖然帶來了積極的影響，但是也有著不可忽視的問題所在，因此提高企業檔案管理的水平勢在必行。

【關鍵詞】現代信息技術；企業檔案管理；影響及對策

隨著社會的發展，計算機技術的深入應用，我們的生活已經與信息技術息息相關。信息技術在各個領域中得到了普及應用，使得各個領域的工作都有了革命性的轉變。將信息技術應用在企業的檔案管理中，是企業發展的一大突破。因為使用信息技術獎企業的工作資料轉換成電子文檔進行存儲，不僅方便了企業的應用和管理，而且提高了工作效率。企業的檔案管理工作是企業最為重要的一個環節，是企業發展路線參考資源，對于企業中的資源整合和利用，有著極為重要的意義。雖然信息技術給企業的檔案管理帶來不少優勢，但是仍然可以看到一些問題的存在，因此在進行管理的過程中，要揚長避短，才能為企業以后的發展奠定良好的基礎。

一、企業檔案管理現狀

隨著現代信息技術的發展，企業檔案管理也從傳統的管理方式向信息化管理進行轉變，在此過程中，企業檔案管理也得到了一定的發展與完善。使得企業的管理者能夠從檔案中挖掘到更為有用的信息，方便了對企業資源的有效整合，因此對企業的管理更為完善。由于市場在不斷地變化，由于經濟的全球化，導致企業的競爭力面向國際化，企業也逐漸脫離了政府。政府不再幫助企業管理檔案資料，再加上有些企業不重視檔案的管理，最終導致一些資料的缺失，導致企業的檔案管理無法發揮其應有的作用。我國企業大多數檔案管理制度存在著不可忽視的缺陷，最終導致企業檔案管理成為空談，無法適應市場經濟的發展需求。因此提升對檔案管理部門的重視程度，是當前最為重要的工作。

二、企業檔案管理信息化存在的問題分析

我國企業雖然進入到信息化時代，但是在轉變的過程中，自然需要一定的適應過程。企業檔案的信息化管理也是在逐步完善的過程中，存在一些問題，主要有四點：其一，檔案管理人員的觀念并沒有轉變過來。傳統的檔案管理都是通過檔案資料室來進行管理的，對于管理人員來說，紙質文本更加順手。檔案管理人員并不能很好地跟隨時代的發展來進行信息化辦公，在這種情況下，自然存在著理念沖突。其二，檔案管理信息化存在安全性風險。雖然信息化辦公節約了人力物力，但是網絡風險很大，機密的檔案資料依舊存在著資料泄露等問題。因為網絡上出現的漏洞，會給企業帶來嚴重的損失。其三，硬件設備不到位。檔案管理信息化需要企業花費大量的資金來購買先進的電子設備，引進先進的電子技術。這些對企業來說，是一筆非常大的開支，同時在購買設備的時候，還需要實時對其更新和維護，這也是一筆不菲的開支。其四，受外界影響很大。如果突然斷電或者機器故障，都會導致之前的工作毫無價值，因此對于電子化的檔案資料，多次備份是極為重要的。

三、企業檔案管理信息化的完善對策

企業檔案信息化管理一直處于完善的過程中，針對以上問題，提出相應的對策如下所示。

第一，改變傳統的管理理念。企業檔案管理要跟隨時代的發展而不斷地變化，因此采用現代化的管理理念是非常有必要的，因為它可以提高檔案管理人員的工作效率。自經濟全球化發展以來，企業面臨更為嚴峻的市場競爭力。因此提升其自身的競爭力尤為重要，同時企業也需要應對市場的變化更對各方面的工作進行改革，提高其管理的質量。

第二，指定嚴格的管理機制。企業檔案管理信息化發展需要制定詳細的管理方案，確保每個環節都落到實處。提高企業決策者的重視程度，招聘安全性防護技術人才，用來保護企業的信息不被透漏出去。

第三，加大資金的投入。企業的檔案管理信息化自然離不開軟件和硬件設備的支持，因此加大資金投入，引進全進的設備是非常重要的。雖然檔案管理可以手工完成，但是從長遠來看，不利于企業的發展。第四，著重技術人才的培養。檔案管理質量決定著企業的長久發展，而現今的管理理念需要優秀人才的支撐。因此企業需要不斷提升管理人員的能力，在招聘檔案管理人才的時候，要嚴格進行篩選，定期進行職工培訓，確保檔案管理人員能夠勝任工作。

四、總結

總之言之，隨著信息技術的不斷發展，企業的檔案管理工作也步入了信息化管理。在檔案信息化的今天，隨著計算機技術的不斷變更，市場經濟的快速發展，給企業的發展也帶來了極大的機遇和挑戰。企業為了市場的發展，對檔案管理也進行了改革，雖然在變革的過程中遇到了一些問題和阻礙，但是要對其進行分析總結，找出相應的對策，提高企業檔案管理水平，為企業以后的發展打下良好的基礎。

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