芻議檔案管理信息化建設的現狀及應對措施

富麗燕

【摘要】隨著信息技術的不斷普及，信息化技術已經滲透到事業單位各個環節當中，其已經成為事業單位發展過程中不可或缺的重要內容。檔案管理作為至關重要的一部分，必然也會受到信息技術發展的影響，檔案管理信息化建設就成為檔案管理事業發展的主要趨勢。鑒于此，本文主要針對檔案管理信息化建設的現狀進行了系統的分析，在此基礎上提出幾點應對措施與建議，僅供參考與借鑒。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；現狀；措施

通過多年的普及發展，信息化技術已經逐漸成為當前這個知識經濟時代最為耀眼的資源，社會中各行各業的信息化水平已經成為信息化時代衡量一個產業、一個地區、一個國家經濟能力與發展程度的關鍵性指標。對檔案管理事業來說，通過信息化建設不僅能夠進一步提升檔案管理工作的質量與效率，同時能夠與其他工作進行信息化對接，對事業單位的發展具有重要的促進作用。然而，我國事業單位檔案管理通過多年的信息化建設，在取得成績的同時，仍然存在一些不足，如何解決這些不足就成為各個事業單位急需解決的重要課題。

一、檔案管理信息化建設現狀分析

（一）信息化基礎設施薄弱。檔案本身的性質決定檔案信息化建設必然需要一定的軟硬件基礎，比如局域網、性能良好的電腦、檔案數據庫以及大容量服務器等等，同時還需要開發檔案管理專用軟件，加強檔案網絡日常維護管理工作等。然而，檔案管理部門本身不具有盈利水平，無法通過提供社會化服務獲得相關的收入，資金方面的撥付往往難以滿足信息化建設的資金投入，導致檔案管理信息化基礎設施較為薄弱。

（二）缺乏統一的標準與規范。檔案標準化、規范化是實現檔案管理信息化建設的先決條件，即需要共同的信息技術與信息語言組織檔案資料。從1979年開始，我國政府陸續頒布了不少檔案管理工作方面的標準，然而當中大部分都是針對音像、紙質等檔案類型，針對數字化檔案的標準與規范則相對較少，使得檔案管理信息化建設仍缺乏統一的標準與規范。

（三）檔案信息化與電子政務缺乏聯系。現階段，通行于互聯網中的有效信息超過80%左右均掌握在政府部門中，而政府部門中的信息大部分都儲存在檔案館中。檔案信息化建設的目的并不只是局限于檔案管理現代化的發展，同時還需要促進政務信息公開的發展。然而，我國當前仍然沒有形成政府信息資料開發利用的良好趨勢，缺乏合理的辦法與組織，檔案信息化與電子政務建設缺乏聯系。

二、檔案管理信息化建設的措施與建議

（一）加大各項基礎設施的建設力度。1.檔案管理硬件系統建設。各個事業單位應當高度重視檔案信息化建設的重要性，主動為檔案管理部門提供充足的資金，購置打印機、復印機、掃描儀及高性能計算機等硬件設施，針對一些關系到國計民生的機構，還應當配置專門用于檔案整理、收集的計算機，便于檔案信息的快速傳遞，進一步發揮硬盤儲存容量大、檢索快以及儲存方便的優勢。2.檔案管理數據庫建設。針對之前保留的傳統檔案，檔案管理部門應當加大檔案管理數據庫的建設力度，主動針對各種分散的、多種介質的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉化歸檔處理，真正實現檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，進一步提升檔案管理工作的精確度與質量。

（二）統一制定檔案信息化規范標準。標準規范與規章制度不僅是檔案信息化建設的重要基礎，同時也是檔案管理信息化建設的制度保證，只有建立在統一的標準與規范約束條件下，檔案管理信息化建設的作用才能夠得到最大程度的體現。對事業單位來說，在進行檔案信息管理系統設計的進程中，應當充分考慮檔案管理系統的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術標準、技術參數等實施標準化設置，例如制定數據的接口標準、安全標注及非同一類型之間的數據轉化標準等各個方面，通過針對整個檔案管理系統進行標準化建設，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現象。

（三）有效整合檔案信息化建設與電子政務建設。檔案信息資源作為電子政務建設當中不可或缺的公共信息資源，要想進一步保障檔案信息化建設的成效，應當有效整合檔案信息化建設與電子政務建設。這就需要將檔案信息化建設納入政府電子政務建設的層面去進行規劃，使得檔案信息化建設、信息資源開發能夠與電子政務進行有效的整合。對檔案部門來說，應當主動加強與電子政務建設機構的交流，統一協調信息化建設，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務建設當中，依托我國電子政務內網建設，構建部門網，建立檔案管理主頁，積極發布檔案政務相關的信息資料。除此之外，檔案管理機構應當加大網站方面的建設，在互聯網中主動實施現行文件服務中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務，以便于相關資料的共建共享。

三、結語

綜上所述，檔案管理信息化建設是一項系統、繁雜的工程，其不僅關系到檔案管理工作的質量與效率，并且還關系到事業單位未來的發展。這就需要各個事業單位高度重視檔案管理工作，正視當前檔案管理信息化建設存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項基礎設施的建設力度、統一制定檔案信息化規范標準以及有效整合檔案信息化建設與電子政務建設，全面促進檔案管理信息化建設的有序進行。

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